In qualità di datore di lavoro, è importante archiviare correttamente i dati dei dipendenti. In tal modo, sei obbligato a conservare i registri del personale dei dati personali dei dipendenti. Quando si memorizzano tali dati, è necessario tenere conto del regolamento generale sulla protezione dei dati (AVG) della legge sulla privacy e del regolamento generale sulla protezione dei dati (UAVG) della legge di attuazione. L'AVG impone obblighi al datore di lavoro in relazione al trattamento dei dati personali. Attraverso questa lista di controllo, saprai se i tuoi fascicoli personali sono conformi ai requisiti.
- Quali dati possono essere trattati in un fascicolo personale?
La regola principale che viene seguita è che possono essere inclusi solo i dati necessari ai fini del fascicolo personale: la corretta esecuzione del contratto di lavoro con il dipendente.
In ogni caso saranno conservati dati personali 'ordinari' quali:
- nome;
- indirizzo;
- Data di nascita;
- Copia del passaporto/carta d'identità;
- numero BSN
- Contratto di lavoro firmato comprensivo di termini e condizioni di lavoro e allegati;
- Dati sulle prestazioni e sullo sviluppo dei dipendenti, come i rapporti di valutazione.
I datori di lavoro possono scegliere di ampliare il fascicolo del personale per includere altri dati come note personali del datore di lavoro, un record di assenteismo, reclami, avvisi, record di colloqui e così via.
In qualità di datore di lavoro, è importante aggiornare regolarmente questi dati per perseguire la correttezza e l'accuratezza in relazione ai periodi di conservazione previsti dalla legge.
- Quando possono essere trattati dati personali "ordinari" in un fascicolo personale?
Il datore di lavoro deve considerare quando e quali dati personali "ordinari" possono essere conservati nel fascicolo del personale. Ai sensi dell'articolo 6 AVG, i datori di lavoro possono conservare i dati personali "ordinari" nel fascicolo del personale per 6 motivi. Questi motivi includono:
- Il dipendente ha prestato il consenso al trattamento;
- Il trattamento è necessario per l'esecuzione del contratto di lavoro dipendente;
- Il trattamento è necessario a causa di un obbligo legale incombente sul datore di lavoro (come il pagamento di tasse e contributi);
- Il trattamento è necessario per proteggere gli interessi vitali del dipendente o di un'altra persona fisica (si gioca un esempio quando il pericolo acuto è imminente ma il dipendente è mentalmente incapace di prestare il consenso);
- il trattamento è necessario per il pubblico interesse/ordine pubblico;
- Il trattamento è necessario per soddisfare gli interessi legittimi del datore di lavoro o di terzi (tranne nel caso in cui gli interessi del dipendente prevalgano sugli interessi legittimi del datore di lavoro).
- Quali dati non devono essere trattati in un fascicolo personale?
Oltre ai dati "normali" che sono inclusi nel file, ci sono anche dati che (normalmente) non dovrebbero essere inclusi perché sono di natura particolarmente sensibile. Questi sono i dati 'particolari' e comprendono:
- Credenze;
- Orientamento sessuale;
- Razza o etnia;
- Dati medici (anche quando forniti volontariamente dal dipendente).
I dati "speciali" possono essere archiviati ai sensi dell'AVG solo in 10 eccezioni. Le 3 eccezioni principali sono le seguenti:
- Il dipendente ha prestato esplicito consenso al trattamento;
- tratti i dati personali che il dipendente stesso ha intenzionalmente divulgato;
- Il trattamento è necessario per un interesse pubblico prevalente (è necessaria una base giuridica olandese per invocarlo).
- Misure di sicurezza dei file del personale
Chi è autorizzato a prendere visione del fascicolo personale?
Il fascicolo personale può essere visualizzato solo da persone per le quali l'accesso è necessario per svolgere il lavoro. Queste persone includono, ad esempio, il datore di lavoro e i dipendenti del dipartimento delle risorse umane. Il dipendente stesso ha anche il diritto di prendere visione del proprio fascicolo personale e di rettificare le informazioni errate.
Requisiti di sicurezza per il file
Oltre a ciò, è importante tenere conto del fatto che l'AVG impone requisiti sull'archiviazione digitale o cartacea dei fascicoli personali. In qualità di datore di lavoro, sei obbligato ad adottare misure per proteggere la privacy dei dipendenti. Il file deve quindi essere protetto dalla criminalità informatica, dall'accesso non autorizzato, dalla modifica o dalla cancellazione.
- Periodo di conservazione dei file del personale
L'AVG afferma che i dati personali possono essere conservati per un periodo limitato. Alcuni dati sono soggetti a un periodo di conservazione previsto dalla legge. Per gli altri dati, il datore di lavoro è tenuto a fissare termini per la cancellazione o la verifica periodica dell'esattezza dei dati. L'AVG afferma che devono essere prese misure ragionevoli per garantire che i dati inesatti siano conservati in archivio.
Vuoi saperne di più sui periodi di conservazione dei file del personale? Allora leggi il nostro blog periodi di conservazione dei file dei dipendenti.
Il tuo fascicolo personale soddisfa i requisiti sopra elencati? Quindi è probabile che sia compatibile con AVG.
Se, dopo aver letto questo blog, hai ancora domande su una cartella personale o su AVG, contattaci. Nostro avvocati del lavoro sarà felice di aiutarti!