Una domanda comune tra gli imprenditori è se è possibile registrare un'azienda presso un indirizzo di ufficio virtuale. Sulle notizie che leggi spesso su società straniere con un indirizzo postale nei Paesi Bassi. Avere le cosiddette società di caselle postali ha i suoi vantaggi. La maggior parte degli imprenditori sa che questa possibilità esiste, ma il modo in cui la gestisci e quali requisiti devi soddisfare, non è ancora chiaro a molti. Tutto inizia con la registrazione presso la Camera di commercio. È possibile registrare la propria attività anche se si vive all'estero. Tuttavia, vi è una richiesta principale: la tua azienda deve avere un indirizzo di visita olandese o le attività commerciali della tua azienda devono svolgersi nei Paesi Bassi.
Negozio online di requisiti legali
In qualità di proprietario di un negozio online hai obblighi legali nei confronti del cliente. È obbligatorio avere una politica di restituzione, devi essere raggiungibile per le richieste dei clienti, sei responsabile della garanzia e ti viene richiesto di offrire almeno un'opzione dopo il pagamento. Nel caso di un acquisto da parte di un consumatore, la richiesta è anche che un consumatore non debba pagare in anticipo più del 50% dell'importo dell'acquisto. Ovviamente è consentito, se il consumatore lo fa volontariamente, effettuare un pagamento completo ma un rivenditore (web) non è autorizzato ad obbligarlo. Questa richiesta si applica solo quando si acquistano prodotti, per i servizi è richiesto il pagamento anticipato completo.
È obbligatorio menzionare un indirizzo?
La posizione delle informazioni di contatto deve essere chiaramente e logicamente reperibile nel negozio online. Il motivo è che un cliente ha il diritto di sapere con chi sta intrattenendo rapporti commerciali. Questo requisito è supportato dalla legge ed è quindi obbligatorio per ogni negozio online.
Le informazioni di contatto sono composte da tre parti:
- L'identità dell'azienda
- I dettagli di contatto dell'azienda
- L'indirizzo geografico dell'azienda.
Per identità dell'azienda si intendono i dati di registrazione dell'azienda come il numero della Camera di Commercio, il numero di partita IVA e la ragione sociale. I dettagli di contatto sono i dati che i consumatori possono utilizzare per contattare il negozio online. L'indirizzo geografico è indicato come l'indirizzo dal quale l'azienda svolge la propria attività. L'indirizzo geografico deve essere un indirizzo visitabile e non può essere un indirizzo di casella postale. In molti piccoli negozi online, l'indirizzo di contatto è lo stesso dell'indirizzo geografico. Potrebbe essere difficile rispettare l'obbligo di fornire i dettagli di contatto. Di seguito puoi leggere ulteriori informazioni su come soddisfare ancora questo requisito.
Indirizzo virtuale
Se non vuoi o non sei in grado di fornire un indirizzo visitabile sul tuo negozio online, puoi utilizzare un indirizzo di ufficio virtuale. Questo indirizzo può essere gestito anche dall'organizzazione a cui paghi l'affitto. Questo tipo di organizzazioni dispone anche di vari servizi come il monitoraggio e l'inoltro degli invii postali. Avere un indirizzo olandese fa bene alla fiducia dei visitatori del tuo negozio online.
Per chi?
Potrebbe essere necessario un indirizzo di ufficio virtuale per diversi motivi. Un indirizzo di ufficio virtuale è principalmente per:
- Le persone che fanno affari a casa; che vogliono mantenere separati gli affari e la vita privata.
- Persone che fanno affari all'estero, ma stanno anche tentando di mantenere un ufficio nei Paesi Bassi;
- Le persone con un'impresa nei Paesi Bassi, che vorrebbero avere un ufficio virtuale.
A determinate condizioni, un indirizzo virtuale può essere registrato presso la Camera di commercio.
Iscrizione alla Camera di commercio
Durante la procedura di registrazione verranno registrati uno o più rami della tua azienda. In questo processo verranno registrati sia l'indirizzo postale sia l'indirizzo di visita. L'indirizzo di visita si applicherà solo se puoi provare che la tua filiale si trova lì. Ciò può essere verificato mediante un contratto di noleggio. Questo vale anche se la tua azienda si trova in un centro business. Se il contratto di locazione mostra che stai affittando permanentemente un ufficio (spazio), puoi registrarlo come indirizzo di visita nel registro delle imprese. Avere un indirizzo di noleggio permanente non significa che devi sempre essere presente, ma devi avere la possibilità di essere permanentemente presente, se necessario. Ad esempio, se si affitta una scrivania o un ufficio per due ore alla settimana, non è sufficiente per soddisfare i requisiti per la registrazione della propria azienda.
Per registrare la tua azienda, devi avere diversi documenti disponibili:
- I moduli di registrazione della Camera di commercio;
- Un contratto di locazione firmato, - acquisto, - o leasing dall'indirizzo di visita olandese;
- Una copia legalizzata di un documento di identità in corso di validità (è possibile concordarlo con l'ambasciata olandese o un notaio);
- Un estratto originale o una copia legalizzata del registro della popolazione del comune straniero in cui vivi o un altro documento di un'organizzazione ufficiale che indichi il tuo indirizzo straniero.
Regolamento della Camera di Commercio in materia di 'Ufficio virtuale'
Negli ultimi anni è stato notato che un ufficio virtuale era un ufficio in cui si trovava un'azienda ma dove il lavoro vero e proprio non veniva eseguito. Un paio di anni fa, la Camera di Commercio ha cambiato le regole per un ufficio virtuale. In passato era comune per le cosiddette società "Ghost" stabilire le proprie attività all'indirizzo di un ufficio virtuale. Al fine di prevenire attività illecite, la Camera di Commercio verifica se le aziende hanno un ufficio virtuale che svolgono anche la loro attività da questo stesso indirizzo. La Camera di Commercio chiama questa pratica aziendale sostenibile. Ciò non significa che anche gli imprenditori che hanno un ufficio virtuale debbano essere permanentemente presenti lì, ma significa che devono avere la capacità di essere permanentemente presenti quando necessario.
In caso di domande su questo blog o in caso di difficoltà con la Camera di commercio, contattare gli avvocati di Law & More. Risponderemo alle tue domande e forniremo assistenza legale ove necessario.