Conformità nel settore legale olandese

Il dolore burocratico al collo chiamato "compliance"

Introduzione

Con l'introduzione della legge olandese antiriciclaggio e antiterrorismo (Wwft) e le modifiche che sono state apportate a questa legge, è arrivata una nuova era di supervisione. Come indica il nome, la Wwft è stata introdotta nel tentativo di combattere il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo. Non solo gli istituti finanziari come le banche, le società di investimento e le compagnie assicurative, ma anche avvocati, notai, commercialisti e molte altre professioni devono assicurarsi che rispettino queste regole. Questo processo, inclusa la serie di passaggi che devono essere adottati per conformarsi a queste regole, è descritto con il termine generale "conformità". Se le regole della Wwft vengono violate, può seguire una forte ammenda. A prima vista, il regime della Wwft sembra ragionevole, se non fosse per il fatto che la Wwft è cresciuta fino a diventare un vero dolore burocratico al collo, combattendo più del semplice terrorismo e dei riciclatori di denaro: una gestione efficiente delle proprie operazioni commerciali.

Indagine del cliente

Al fine di conformarsi alla Wwft, le suddette istituzioni devono condurre un'indagine presso il cliente. Qualsiasi transazione (prevista) insolita deve essere segnalata all'Unità di informazione finanziaria olandese. Nel caso in cui l'esito dell'indagine non fornisca i giusti dettagli o approfondimenti o nel caso in cui l'indagine indichi attività illegali o che rientrano in una categoria ad alto rischio ai sensi della Wwft, l'ente deve rifiutare i propri servizi. L'indagine del cliente che deve essere condotta è piuttosto elaborata e chiunque legga la Wwft rimarrà impigliato in un labirinto di frasi lunghe, clausole complicate e riferimenti complessi. E questo è solo l'Atto stesso. Inoltre, la maggior parte dei supervisori di Wwft ha pubblicato il proprio complicato manuale di Wwft. In definitiva, non solo l'identità di ogni cliente, qualsiasi persona fisica o giuridica con la quale viene stabilita una relazione commerciale o per conto della quale viene (da) effettuare una transazione, ma anche l'identità del / i proprietario / i effettivo / i beneficiario ( UBO), eventuali soggetti politicamente esposti (PEP) e rappresentanti del cliente devono essere stabiliti e successivamente verificati. Le definizioni legali dei termini "UBO" e "PEP" sono infinitamente elaborate, ma si riducono alle seguenti. Poiché UBO qualificherà ogni persona fisica che detiene direttamente o indirettamente oltre il 25% dell'interesse (azionario) di una società, non essendo una società quotata in borsa. Un PEP è, in breve, qualcuno che lavora in una funzione pubblica di primo piano. L'entità effettiva dell'indagine del cliente dipenderà dalla valutazione del rischio specifica della situazione da parte dell'ente. L'indagine è di tre tipi: l'indagine standard, l'indagine semplificata e l'indagine intensificata. Al fine di stabilire e verificare l'identità di tutte le suddette persone ed entità, è o può essere necessaria una serie di documenti, a seconda del tipo di indagine. Uno sguardo ai possibili documenti richiesti porta alla seguente enumerazione non esaustiva: copie di passaporti (apostillati) o altre carte d'identità, estratti della Camera di commercio, statuti, registri degli azionisti e rassegne delle strutture aziendali. In caso di un'indagine intensificata, possono essere richiesti ancora più documenti come copie di bollette energetiche, contratti di lavoro, specifiche salariali ed estratti conto bancari. I risultati di cui sopra comportano uno spostamento dell'attenzione dal cliente e l'effettiva fornitura di servizi, un'enorme seccatura burocratica, maggiori costi, perdita di tempo, un'eventuale necessità di assumere dipendenti extra a causa di questa perdita di tempo, l'obbligo di educare il personale sulle regole della Wwft, i clienti irritati e soprattutto la paura di commettere errori, poiché, ultimo ma non meno importante, la Wwft ha scelto di assumersi una grande responsabilità per valutare ogni situazione specifica con le aziende stesse lavorando con norme aperte .

Rappresaglie: in teoria

La non conformità comporta una serie di possibili conseguenze. In primo luogo, quando un'istituzione non denuncia una transazione (prevista) inusuale, l'istituzione è colpevole di un reato economico ai sensi della legge olandese (penale). Quando si tratta dell'indagine del cliente, ci sono alcuni requisiti. L'istituzione deve in primo luogo essere in grado di condurre le indagini. In secondo luogo, i dipendenti dell'istituzione devono essere in grado di riconoscere una transazione insolita. Qualora un ente non rispetti le regole della Wwft, una delle autorità di vigilanza designate dalla Wwft può emettere una sanzione incrementale. L'autorità può anche emettere un'ammenda amministrativa, che varia normalmente tra gli importi massimi di € 10.000 e € 4.000.000, a seconda del tipo di reato. Tuttavia, il Wwft non è l'unico atto che prevede multe e sanzioni, poiché anche il Sanctionsewet ("Sanctiewet") potrebbe non essere dimenticato. La legge sulle sanzioni è stata adottata per attuare le sanzioni internazionali. Lo scopo delle sanzioni è porre rimedio a determinate azioni di paesi, organizzazioni e individui che, ad esempio, violano il diritto internazionale o i diritti umani. Come sanzioni, si possono pensare a embargo sulle armi, sanzioni finanziarie e restrizioni di viaggio per determinate persone. A tal fine, sono stati creati elenchi di sanzioni su cui vengono visualizzati individui o organizzazioni che (presumibilmente) sono collegati al terrorismo. Ai sensi della legge sulle sanzioni, gli istituti finanziari devono adottare misure amministrative e di controllo per assicurarsi che rispettino le norme sanzionatorie, in mancanza delle quali si commette un reato economico. Anche in questo caso, può essere inflitta una sanzione incrementale o un'ammenda amministrativa.

La teoria diventa realtà?

I rapporti internazionali hanno sottolineato che i Paesi Bassi stanno facendo piuttosto bene nella lotta al terrorismo e al riciclaggio di denaro. Quindi, cosa significa questo in termini di sanzioni effettivamente imposte in caso di non conformità? Fino ad ora, la maggior parte degli avvocati è riuscita a stare alla larga e le sanzioni sono state in gran parte definite come avvertimenti o sospensioni (condizionate). Questo è stato anche il caso della maggior parte dei notai e dei contabili. Tuttavia, non tutti sono stati così fortunati fino ad ora. La mancata registrazione e la verifica dell'identità di un UBO ha già comportato la sanzione di una multa di € 1,500. Un consulente fiscale ha ricevuto un'ammenda di € 20,000, di cui un importo di € 10,000 era condizionale, per non aver intenzionalmente segnalato una transazione insolita. Si è già verificato che un avvocato e un notaio sono stati rimossi dal loro ufficio. Tuttavia, queste pesanti sanzioni sono principalmente il risultato di una violazione intenzionale della Wwft. Ciononostante, un'ammenda di fatto di modesta entità, un avvertimento o una sospensione non significa che una sanzione non sia considerata così pesante. Dopotutto, le sanzioni possono essere rese pubbliche, creando una cultura di "denominazione e vergogna", che sicuramente non farà bene agli affari.

Conclusione

Il Wwft ha dimostrato di essere un insieme di regole indispensabile ma complesso. Soprattutto l'indagine del cliente richiede un po 'di lavoro, per lo più facendo spostare l'attenzione dall'attività reale e, soprattutto, il cliente, una perdita di tempo e denaro e non in ultimo luogo frustrato i clienti. Fino ad ora, le sanzioni sono state mantenute basse, nonostante la possibilità che queste multe raggiungano altezze enormi. Denominare e vergognarsi è, tuttavia, anche un fattore che è sicuramente in grado di svolgere un ruolo importante. Tuttavia, sembra che la Wwft stia raggiungendo i suoi obiettivi, anche se il percorso verso la conformità è pieno di ostacoli, montagne di scartoffie, rappresaglie spaventose e colpi di avvertimento.

Infine

In caso di ulteriori domande o commenti dopo aver letto questo articolo, non esitate a contattare sig. Maxim Hodak, avvocato presso Law & More tramite maxim.hodak@lawandmore.nl o mr. Tom Meevis, avvocato presso Law & More tramite tom.meevis@lawandmore.nl o chiamaci al +31 (0) 40-3690680.