Clausole contrattuali commerciali nei Paesi Bassi: cosa devono contenere?

Secondo la legge olandese, un contratto commerciale deve contenere clausole chiare relative alle parti, all'esecuzione, al prezzo e al pagamento, alle condizioni generali, alla responsabilità, alla risoluzione e alla legge applicabile e al foro competente. Non esistono requisiti formali generali: un contratto può essere concluso anche verbalmente, ma in assenza di clausole scritte esplicite si applicano le norme generali del Codice Civile olandese, che potrebbero non essere adatte alla vostra attività.

Le clausole che regolano le controversie raramente sono quelle che ricevono maggiore attenzione durante le negoziazioni. Quattro sono decisive. Primo, le condizioni generali di contratto: vincolano l'altra parte solo se rese disponibili prima o al momento della conclusione del contratto. Un riferimento su una fattura inviata successivamente è tardivo. Se entrambe le parti fanno riferimento alle proprie condizioni, generalmente prevale il primo riferimento, a meno che l'altra parte non lo rifiuti espressamente. Secondo, la limitazione di responsabilità: valida in linea di principio, non può essere invocata se risulterebbe inaccettabile nelle circostanze. Un limite proporzionato ha quindi maggiori probabilità di essere applicato rispetto a un'esclusione generalizzata. Terzo, le clausole di risoluzione: dovrebbero indicare espressamente quando il contratto può essere risolto per convenienza e con quale preavviso, poiché la risoluzione di un contratto a lungo termine senza una clausola esplicita dipende fortemente dalle circostanze. Quarto, le clausole sulla risoluzione delle controversie e sulla legge applicabile, che determinano non solo il foro competente per la risoluzione di una controversia, ma anche se una sentenza può essere eseguita nel luogo in cui si trovano i beni dell'altra parte.

Quali sono gli elementi fondamentali che devono essere inclusi in un contratto commerciale?

Un contratto commerciale dovrebbe quantomeno identificare con precisione le parti, descrivere chiaramente la prestazione e stabilire il prezzo e le condizioni di pagamento. Questi elementi prevengono le controversie più comuni su chi è vincolato e cosa è stato concordato.

Come descriveresti le feste, lo spettacolo e il prezzo?

Secondo la legge olandese, un contratto si perfeziona con l'offerta e l'accettazione (articolo 6:217 del Codice Civile olandese, Burgerlijk Wetboek , BW). Per i contratti commerciali è consigliabile mettere tutto per iscritto, a partire dalle parti: i loro nomi e cognomi completi, i numeri di iscrizione alla Camera di Commercio olandese ( Kamer van Koophandel , KvK) o a un registro estero e gli indirizzi registrati. Verificate che la persona che firma sia autorizzata a rappresentare l'azienda. Il registro delle imprese indica chi è autorizzato ad agire per conto di un'azienda olandese e se esistono restrizioni.

Anche la descrizione dei beni o servizi è altrettanto importante. Indicate con precisione cosa verrà consegnato, quali requisiti di qualità si applicano e entro quando. Descrizioni vaghe come "assistenza su richiesta" o "qualità standard" possono generare controversie sull'adeguatezza della prestazione.

Le condizioni finanziarie costituiscono la base del contratto: il prezzo, eventuali adeguamenti di prezzo, i termini di pagamento, la fatturazione e le conseguenze del ritardo nel pagamento. Tra imprese, se non è stato concordato un termine di pagamento, il pagamento è dovuto entro trenta giorni (articolo 6:119a del Codice Civile tedesco). È possibile concordare un termine più lungo, ma un termine superiore a sessanta giorni è valido solo se non risulta eccessivamente iniquo per il creditore e, dal 1° luglio 2022, una grande azienda che paga un fornitore di piccole o medie dimensioni non può concordare un termine superiore a trenta giorni. In caso di ritardo nel pagamento, sono dovuti gli interessi commerciali previsti dalla legge, senza necessità di diffida.

Quali clausole di protezione dovresti aggiungere?

Oltre alle clausole di base, la maggior parte dei contratti commerciali deve includere disposizioni generali, riservatezza, responsabilità, proprietà intellettuale e risoluzione delle controversie. Queste clausole determinano la vostra posizione in caso di problemi.

Le condizioni generali di contratto ( algemene voorwaarden ) sono disciplinate dagli articoli da 6:231 a 6:247 del Codice Civile tedesco (BW). Esse sono vincolanti solo se l'altra parte le ha accettate, il che può avvenire anche in modo implicito, ad esempio tramite un riferimento nell'offerta che non viene contestato. Inoltre, è necessario dare all'altra parte un'opportunità ragionevole di leggerle prima o al momento della conclusione del contratto, ad esempio inviandole insieme all'offerta; in caso contrario, l'altra parte può in linea di principio annullare le clausole su cui si basa (articolo 6:233(b) BW). Anche le clausole eccessivamente onerose possono essere annullate (articolo 6:233(a) BW). Le grandi imprese e le società che pubblicano il bilancio annuale non possono invocare questa tutela (articolo 6:235 BW). Quando entrambe le parti fanno riferimento alle proprie condizioni generali, prevale il primo riferimento, a meno che l'altra parte non lo respinga espressamente (articolo 6:225(3) BW).

La mediazione e l'arbitrato sono pratiche comuni nei contratti commerciali, ma non rappresentano la norma: in assenza di una clausola specifica, le controversie vengono deferite ai tribunali ordinari, a partire dal tribunale distrettuale (rechtbank).

Quali clausole deve contenere un contratto commerciale olandese?

Le clausole essenziali riguardano la riservatezza, la limitazione di responsabilità, la proprietà intellettuale, la risoluzione delle controversie e la legge applicabile, la risoluzione del contratto, il pagamento e l'esecuzione. Per ciascuna di esse, la formulazione è determinante per la sua validità in caso di controversia.

Come si redigono le clausole di riservatezza, responsabilità e proprietà intellettuale?

Una clausola di riservatezza dovrebbe definire quali informazioni sono riservate, la durata dell'obbligo, anche dopo la scadenza del contratto, e le conseguenze in caso di violazione. Una clausola penale ( boetebeding ) facilita l'esecuzione, poiché non è necessario dimostrare il danno subito. Il tribunale può tuttavia ridurre la penale se l'equità lo richiede chiaramente (articolo 6:94 BW). È importante ricordare che la legge sulla protezione dei segreti commerciali ( Wet bescherming bedrijfsgeheimen ) tutela solo le informazioni per le quali sono state adottate misure di segretezza ragionevoli; una clausola di riservatezza è una di queste misure.

Una clausola di limitazione di responsabilità pone un limite ai danni risarcibili, ad esempio al valore del contratto o all'importo coperto dall'assicurazione, e può escludere determinate tipologie di danno, come il danno indiretto o il mancato guadagno. Tali clausole sono valide in linea di principio. Tuttavia, una parte non può invocare un'esclusione se questa risulterebbe inaccettabile secondo i principi di ragionevolezza ed equità (articolo 6:248(2) BW), ad esempio in caso di dolo o colpa grave da parte della sua dirigenza. Quanto più equilibrata è la clausola, tanto più è probabile che venga ritenuta valida.

Le clausole sulla proprietà intellettuale definiscono chi detiene i diritti su opere, software, design e invenzioni creati nell'ambito del contratto e quale licenza riceve l'altra parte. Secondo la legge olandese, il trasferimento del diritto d'autore richiede un atto formale (articolo 2 della legge sul diritto d'autore, Auteurswet ). In assenza di una cessione scritta, i diritti rimangono in linea di principio al creatore, ad esempio un libero professionista o uno sviluppatore esterno, anche se il lavoro è stato pagato.

Come si gestisce la risoluzione delle controversie e la legge applicabile?

Scegliete espressamente la legge applicabile e il foro competente. Nei contratti internazionali, ciò determina quali norme si applicano, dove viene dibattuta la controversia e se la decisione può essere fatta valere nei confronti dell'altra parte.

Nell'ambito dell'UE, le parti sono libere di scegliere la legge applicabile (articolo 3 del Regolamento Roma I, 593/2008). In caso di mancata scelta, si applica di norma la legge del paese della parte che esegue l'obbligazione caratteristica, ad esempio il venditore o il fornitore di servizi. La scelta del foro competente, ovvero quello di uno Stato membro dell'UE, è in linea di principio rispettata ai sensi dell'articolo 25 del Regolamento Bruxelles I-bis (1215/2012), e le sentenze sono quindi esecutive in tutta l'UE. Se i beni della controparte si trovano al di fuori dell'UE, l'arbitrato è spesso la scelta migliore, poiché i lodi arbitrali possono essere eseguiti nei numerosi paesi aderenti alla Convenzione di New York del 1958.

Nei Paesi Bassi, tra le opzioni disponibili figurano i tribunali distrettuali ordinari, il Tribunale Commerciale Olandese (NCC), dove le controversie commerciali internazionali possono essere discusse in inglese, e l'arbitrato, ad esempio secondo il regolamento del Netherlands Arbitration Institute (NAI). Una clausola a più fasi, che preveda prima una negoziazione tra la direzione e poi una mediazione, può contribuire a risolvere i conflitti senza ricorrere a procedimenti giudiziari. È importante che tale clausola preveda scadenze chiare, in modo da non ritardare l'adozione di misure urgenti come i procedimenti sommari.

Come si redigono le clausole di risoluzione del contratto?

È necessario specificare espressamente quando il contratto termina, come può essere rescisso anticipatamente e con quale preavviso. In assenza di una clausola esplicita, non è chiaro se e a quali condizioni un contratto a lungo termine possa essere risolto.

Un contratto a tempo determinato si conclude alla scadenza del termine stabilito; la risoluzione anticipata è quindi, in linea di principio, possibile solo previo accordo o in caso di inadempimento. Per i contratti a tempo indeterminato, il Codice Civile olandese non prevede una norma generale. Secondo la giurisprudenza della Corte Suprema, tali contratti possono in linea di principio essere risolti, ma i requisiti di ragionevolezza ed equità possono comportare il rispetto di un determinato periodo di preavviso, l'offerta di un indennizzo o, in casi eccezionali, la sussistenza di una causa sufficientemente grave. Una clausola chiara sui periodi di preavviso e sull'eventuale indennizzo evita tale incertezza.

Regolamentare anche la risoluzione per inadempimento. Una parte può risolvere un contratto se l'altra parte non adempie (articolo 6:265 del Codice Civile tedesco), ma di solito solo dopo aver inviato una diffida (articoli 6:74 e 6:82 del Codice Civile tedesco). La diffida concede all'altra parte un termine finale ragionevole per adempiere. Non è necessaria se è stato concordato un termine fisso ( termine fatale ) o se l'adempimento è divenuto impossibile (articolo 6:83 del Codice Civile tedesco). È opportuno stabilire nel contratto le modalità di invio delle diffide, ad esempio tramite lettera raccomandata o e-mail a un indirizzo specifico.

Cosa dovrebbero prevedere le clausole di pagamento e di esecuzione?

Le clausole relative a pagamenti e prestazioni devono rendere gli obblighi misurabili: importi, scadenze, fatturazione, date di consegna e standard di qualità. Solo gli obblighi misurabili possono essere fatti rispettare facilmente.

Specificare la valuta, il metodo di pagamento, eventuali acconti o garanzie e le modalità di gestione delle variazioni di prezzo. Per i pagamenti in ritardo, la legge prevede già gli interessi commerciali legali (articolo 6:119a BW) e, tra imprese, il rimborso delle spese di riscossione di almeno 40 euro (articolo 6:96(4) BW). È possibile concordare altri interessi o spese di riscossione, nei limiti previsti dalla legge.

Per quanto riguarda la prestazione, descrivete i risultati attesi, i livelli di servizio e la procedura di accettazione. Una procedura di accettazione con scadenze chiare evita discussioni sull'adeguatezza della prestazione. Nei contratti a lungo termine, una clausola di indicizzazione dei prezzi, collegata ad esempio all'indice dei prezzi al consumo dell'Istituto Nazionale di Statistica dei Paesi Bassi (CBS), protegge dall'inflazione.

La tabella seguente riassume le clausole essenziali e il loro contenuto.

Quali sono i rischi più comuni e come si possono evitare?

I rischi più comuni sono la formulazione vaga dei contratti, i problemi di pagamento, la scarsa chiarezza in materia di proprietà intellettuale e gli eventi imprevisti. È possibile ridurli con un linguaggio preciso, verifiche sulla controparte e clausole che anticipano eventuali cambiamenti.

Dove solitamente sorgono problemi nei contratti?

L'ambiguità rappresenta il rischio più significativo. Secondo il diritto olandese, un contratto non viene interpretato solo in base al testo, ma anche in base a ciò che le parti possono ragionevolmente desumere dalle dichiarazioni e dalla condotta reciproche nelle circostanze (il test di Haviltex, Corte Suprema, 13 marzo 1981, ECLI:NL:HR:1981:AG4158). Una formulazione poco chiara lascia quindi spazio a controversie sul significato reale del contratto, e una clausola di "accordo integrale" non esclude completamente tale possibilità.

I rischi finanziari rappresentano un secondo punto debole. Il mancato pagamento e la mancanza di chiarezza sugli obblighi di pagamento possono mettere a dura prova il rapporto. Condizioni di pagamento chiare, garanzie come la riserva di proprietà o una fideiussione bancaria e una verifica della solvibilità della controparte contribuiscono a limitare le perdite.

La proprietà intellettuale rappresenta una terza area di rischio. In assenza di clausole esplicite, un fornitore potrebbe conservare i diritti su software o progetti per i quali avete pagato, oppure informazioni riservate potrebbero essere utilizzate dalla controparte anche dopo la scadenza del contratto. Clausole esplicite in materia di proprietà, utilizzo e cessione impediscono che ciò accada.

Quali tecniche riducono il rischio contrattuale?

Prima di firmare, verificate le informazioni fornite dalla controparte, includete una clausola di forza maggiore e valutate come il contratto dovrebbe adattarsi a eventuali mutate circostanze. Questi accorgimenti rendono il contratto più solido.

Una verifica di base della controparte include il controllo del registro delle imprese (chi è autorizzato a firmare, se l'azienda è ancora attiva), della sua situazione finanziaria e della sua reputazione. Per contratti di importo maggiore, richiedete referenze o bilanci.

Il diritto olandese prevede una norma di forza maggiore: una parte non è responsabile per un inadempimento che non le sia imputabile per legge, per contratto o secondo i principi generalmente accettati (articolo 6:75 del Codice Civile olandese). Poiché tale norma è di carattere generale, è opportuno specificare nella clausola di forza maggiore quali eventi la configurino, come calamità naturali, pandemie, scioperi o provvedimenti governativi, e cosa accada se la situazione si protrae a lungo, ad esempio prevedendo il diritto di recesso dopo un certo periodo. Inoltre, un tribunale può modificare o risolvere un contratto in presenza di circostanze impreviste di gravità tale da non consentire all'altra parte di ragionevolmente aspettarsi che il contratto rimanga invariato (articolo 6:258 del Codice Civile olandese). I tribunali applicano tale norma con cautela.

Quali garanzie legali e finanziarie si rivelano utili nel lungo periodo?

Le revisioni periodiche del contratto e un meccanismo di adeguamento dei prezzi ti tutelano per tutta la durata del contratto, insieme a un'assicurazione che copre la responsabilità che ti assumi.

Rivedete regolarmente i contratti a lungo termine, ad esempio una volta all'anno. Verificate inoltre che le vostre condizioni generali di contratto siano ancora aggiornate e che vengano effettivamente fornite ai clienti.

Una clausola di indicizzazione dei prezzi consente adeguamenti periodici del prezzo in base a un indice oggettivo. Ciò impedisce che un contratto a lungo termine diventi non redditizio a causa dell'inflazione. Senza tale clausola, in genere si è vincolati al prezzo concordato e un aumento di prezzo può essere imposto solo in casi eccezionali.

Come si adatta un contratto alle esigenze specifiche della propria azienda?

La legge olandese concede alle parti ampia libertà contrattuale, permettendovi di adattare il contratto alle esigenze della vostra attività. Partite dai vostri rischi e obiettivi specifici e utilizzate i modelli solo come punto di partenza.

Quali sono le differenze tra i vari settori?

Ogni settore ha i suoi punti focali. Le aziende tecnologiche necessitano di clausole rigorose in materia di proprietà intellettuale, licenze, dati e livelli di servizio. I produttori richiedono specifiche di qualità dettagliate, termini di consegna e procedure di ispezione che vadano oltre le formulazioni standard.

I fornitori di servizi dovrebbero prestare particolare attenzione alla descrizione dei servizi e dei risultati attesi, poiché è proprio in questi aspetti che sorgono la maggior parte delle controversie. I contratti di costruzione spesso utilizzano condizioni standard, come le UAV 2012, mentre nel settore finanziario si applicano requisiti normativi specifici. I contratti che coinvolgono dati personali devono inoltre essere conformi al GDPR, il che potrebbe richiedere un accordo separato sul trattamento dei dati.

Come si fa ad adattare il contratto ai propri obiettivi?

Nei progetti tecnologici e di innovazione, i contratti dovrebbero prevedere gli sviluppi futuri: chi è responsabile dei miglioramenti, come vengono gestite le modifiche all'ambito del progetto e come il contratto si adatta alle nuove versioni o tecnologie. Una procedura di modifica con regole chiare in materia di prezzi e pianificazione evita discussioni successive.

Se svolgete attività commerciali in diversi paesi, verificate che i termini contrattuali siano compatibili con la legislazione di ciascun paese, ad esempio per quanto riguarda le norme imperative a tutela dei consumatori o del rappresentante. La scelta del diritto olandese non sempre prevale sulle norme imperative di un altro paese.

Come si fa a mantenere flessibile un contratto?

Prevedi un sistema di indicizzazione, revisioni periodiche delle prestazioni e una procedura di rinegoziazione. In assenza di questi elementi, un tribunale potrà modificare il contratto solo in casi eccezionali, ai sensi dell'articolo 6:258 del Codice Civile tedesco (BW).

Assegna ciascun rischio alla parte che è più in grado di controllarlo o assicurarlo, e dichiaralo esplicitamente, altrimenti gli articoli 6:74 e 6:75 BW stabiliscono chi se ne assume la responsabilità.

Le clausole di forza maggiore e di eccessiva onerosità sopravvenuta hanno acquisito maggiore importanza negli ultimi anni, a seguito della pandemia e delle interruzioni nelle catene di approvvigionamento e delle fluttuazioni dei prezzi energetici. Una clausola che definisca cosa accade in tali situazioni, ad esempio l'obbligo di rinegoziare o il diritto di sospendere o risolvere il contratto, offre maggiore certezza rispetto al semplice affidamento alle norme generali di cui agli articoli 6:75 e 6:258 del Codice Civile tedesco (CBD).

Che cosa dovresti verificare come fornitore?

In qualità di soggetto che effettua la consegna, hai bisogno principalmente di protezione contro il mancato pagamento e di una responsabilità illimitata. Verifica questi punti prima di firmare.

• Hai inviato le condizioni generali insieme all'offerta, in modo che il cliente non possa annullarle ai sensi dell'articolo 6:233(b) BW?
• La tua responsabilità è limitata, ad esempio al valore del contratto o all'importo assicurato, con un'eccezione per dolo e colpa grave?
• Il termine di pagamento rimane entro trenta giorni, o al massimo sessanta giorni, ai sensi dell'articolo 6:119a BW?
• Avete concordato una clausola di riserva di proprietà o un'altra forma di garanzia per gli ordini di grandi dimensioni?
• Una clausola di indicizzazione dei prezzi ti tutela in un contratto di durata superiore a un anno?

Cosa dovresti verificare in qualità di cliente?

In qualità di acquirente, hai bisogno principalmente di una descrizione chiara della prestazione e dei diritti relativi a ciò per cui paghi. Verifica questi punti prima di firmare.

• I risultati attesi, i livelli di servizio e la procedura di accettazione sono descritti in termini misurabili?
• Il diritto d'autore su software o design ti è stato ceduto tramite atto notarile, come richiesto dall'articolo 2 della legge sul diritto d'autore?
• Il limite di responsabilità del fornitore ti garantisce un risarcimento sufficiente in caso di problemi?
• È possibile recedere anticipatamente dal contratto? Con quale preavviso? E cosa succede ai dati personali al termine del contratto?
• La persona che firma per conto del fornitore risulta iscritta nel registro delle imprese della Camera di Commercio (KvK) come autorizzata a farlo?

Come possiamo aiutarvi con i contratti commerciali?

Redigiamo e revisioniamo contratti commerciali secondo la legge olandese per aziende olandesi e internazionali; la nostra pagina dedicata al diritto societario descrive questo lavoro in modo più dettagliato.

• Esaminiamo la bozza del contratto e segnaliamo le clausole che comportano dei rischi per voi.
• Redigiamo o aggiorniamo le vostre condizioni generali di contratto e vi forniamo consulenza su come renderle disponibili.
• Redigiamo clausole di responsabilità, risoluzione, forza maggiore e indicizzazione su misura per la tua attività.
• Offriamo consulenza sulla scelta della legge applicabile e del foro competente, inclusi il Tribunale Commerciale dei Paesi Bassi e l'arbitrato NAI.
• Inviamo un avviso di inadempimento o una lettera di risoluzione del contratto quando l'altra parte non adempie ai propri obblighi.

Sintesi

• Un contratto commerciale olandese non prevede requisiti formali, ma clausole scritte chiare relative alle parti, all'esecuzione, al prezzo e al pagamento prevengono la maggior parte delle controversie.
• Le condizioni generali devono essere accettate e fornite prima o al momento della conclusione del contratto; in caso di controversia tra le diverse formule, prevale la prima, salvo espressa disapprovazione.
• È più probabile che venga confermata una limitazione di responsabilità proporzionata rispetto a un'esclusione generalizzata (articolo 6:248(2) BW).
• Regolamentare espressamente la risoluzione del contratto, le notifiche di inadempimento, la forza maggiore e l'indicizzazione dei prezzi, poiché le norme di legge sono di carattere generale.
• Scegliete la legge e il foro applicabili tenendo conto dell'esecuzione: le sentenze dei tribunali dell'UE hanno validità all'interno dell'Unione, mentre i lodi arbitrali sono validi anche al di fuori di essa.

Domande frequenti