Quadro di riferimento per la governance aziendale: chi decide e chi vigila?

Il quadro di governance aziendale è l'insieme di regole che determina chi, all'interno dell'azienda, decide cosa, chi esercita la supervisione e come gli amministratori devono rendere conto delle proprie decisioni. Nei Paesi Bassi, la maggior parte di tale quadro è sancita dalla legge nel Libro 2 del Codice Civile olandese (Burgerlijk Wetboek, BW); il Codice olandese di Corporate Governance aggiunge norme vincolanti di "rispetta o spiega" solo per le società quotate in borsa.

Per una società a responsabilità limitata (bv), il quadro normativo è costituito principalmente dallo statuto, dal patto parasociale e da alcune norme interne. Per una società quotata o di grandi dimensioni, include anche una struttura di vigilanza, comitati e ampi obblighi di rendicontazione. Di seguito, illustriamo gli elementi giuridici fondamentali, le scelte possibili e i passaggi necessari per implementare un quadro normativo efficace.

Perché un quadro di governance è importante?

Un quadro normativo chiaro previene controversie in merito all'autorità e protegge gli amministratori da responsabilità. Dimostra inoltre a investitori, banche e autorità di regolamentazione che le decisioni vengono prese con attenzione.

Secondo la legge olandese, gli amministratori devono svolgere i propri doveri in modo corretto (articolo 2:9 BW). Se una decisione si rivela errata, la questione è se l'amministratore abbia agito con la dovuta diligenza, abbia tenuto conto delle informazioni corrette e abbia rispettato le norme interne. Un quadro di riferimento che registri chi ha deciso cosa e su quali basi è la migliore prova in tal senso.

Cosa prevede la legge olandese in merito all'interesse della società?

Gli amministratori devono agire nell'interesse della società e della sua attività (vennootschappelijk belang). Non si tratta solo dell'interesse degli azionisti.

La Corte Suprema (Hoge Raad) ha confermato nella sentenza di Cancun (ECLI:NL:HR:2014:797) che gli amministratori devono tenere conto degli interessi di tutti coloro che sono coinvolti nella società, come azionisti, dipendenti e creditori. Pur perseguendo l'interesse della società, gli amministratori devono evitare di arrecare danno inutilmente o in modo sproporzionato a tali parti interessate.

Tabellone a uno o due livelli: quale struttura è più adatta?

La legge olandese ammette entrambe le soluzioni. In una struttura a due livelli, un consiglio di amministrazione gestisce la società e un consiglio di sorveglianza separato (raad van commissarissen) la controlla; in una struttura a un solo livello, amministratori esecutivi e non esecutivi siedono insieme in un unico consiglio.

Il tabellone a due livelli

Il consiglio di amministrazione a due livelli è il modello tradizionale olandese. Il consiglio di amministrazione (bestuur) gestisce l'azienda. Il consiglio di sorveglianza vigila sulla gestione e sull'andamento generale dell'attività e fornisce consulenza al consiglio di amministrazione.

Anche gli amministratori del consiglio di sorveglianza devono agire nell'interesse della società. Non sono rappresentanti degli azionisti che li hanno nominati. Il loro dovere è quello di vigilare in modo indipendente, porre domande critiche ed essere adeguatamente informati.

Il tabellone a un livello

Dal 1° gennaio 2013, una società per azioni (bv) o una società senza scopo di lucro (nv) può optare per un consiglio di amministrazione a un solo livello (articolo 2:129a e articolo 2:239a del Codice Civile tedesco). Gli amministratori esecutivi gestiscono la società, mentre gli amministratori non esecutivi ne supervisionano l'attività.

La legge prevede che il presidente di un consiglio di amministrazione a un solo livello sia un amministratore non esecutivo e che la ripartizione dei compiti sia formalizzata nello statuto o nel regolamento del consiglio. Il modello a un solo livello è spesso scelto da gruppi internazionali che lo conoscono bene, ma richiede accordi chiari in materia di informazioni e responsabilità. In linea di principio, tutti gli amministratori condividono la responsabilità collettiva, il che rende fondamentale una corretta ripartizione dei compiti per gli amministratori non esecutivi.

Quando è obbligatoria una struttura di supervisione?

Per la maggior parte delle società private, il consiglio di sorveglianza è facoltativo. Diventa obbligatorio con il regime delle grandi imprese (regime strutturato) quando una società soddisfa i criteri di legge per tre anni consecutivi.

In sintesi, i criteri sono: capitale sociale e riserve superiori a una soglia stabilita per legge, un consiglio di fabbrica istituito per obbligo legale e almeno 100 dipendenti nei Paesi Bassi (articoli 2:153 e 2:263 BW). Un'azienda soggetta a tale regime deve avere un consiglio di sorveglianza o un consiglio di amministrazione a un solo livello con poteri analoghi. Il consiglio di sorveglianza acquisisce quindi poteri, come la nomina e la revoca degli amministratori nel regime completo, e il consiglio di fabbrica ha il diritto di raccomandare un terzo degli amministratori del consiglio di sorveglianza. Sono previste esenzioni e un regime attenuato per alcuni gruppi internazionali.

Chi decide cosa: gli azionisti, il consiglio di amministrazione e il consiglio di sorveglianza?

L'assemblea generale nomina e revoca gli amministratori, approva il bilancio d'esercizio e delibera sulle modifiche allo statuto. Il consiglio di amministrazione gestisce la società e la rappresenta.

Per una società a responsabilità limitata (bv), l'assemblea generale deve riunirsi o deliberare per iscritto almeno una volta all'anno (articolo 2:218 BW); per una società senza scopo di lucro (nv), l'assemblea annuale deve tenersi entro sei mesi dalla fine dell'esercizio finanziario (articolo 2:108 BW). Lo statuto può conferire all'assemblea generale il potere di impartire istruzioni al consiglio di amministrazione. Il consiglio di amministrazione deve attenersi a tali istruzioni, a meno che non siano in conflitto con gli interessi della società (articolo 2:239(4) BW).

La maggior parte degli statuti societari prevede un elenco di materie riservate: decisioni che necessitano della previa approvazione dell'assemblea generale o del consiglio di sorveglianza. Esempi includono acquisizioni superiori a un determinato importo, l'assunzione di debiti significativi, l'ingresso in nuovi mercati e la nomina di dirigenti di alto livello. Tali diritti di approvazione operano internamente. Nei confronti di terzi, un amministratore autorizzato a rappresentare la società può generalmente vincolarla anche senza l'approvazione interna (articolo 2:240(3) del Codice Civile tedesco). Il nostro articolo sull'accordo tra soci spiega come i soci possono formalizzare ulteriori accordi tra di loro.

Come si registrano i diritti decisionali?

Inserite le regole di base nello statuto e i dettagli nel regolamento del consiglio di amministrazione e in una matrice di approvazione. In questo modo, lo statuto rimane stabile, mentre le regole operative quotidiane possono essere modificate.

Una matrice di approvazione pratica definisce, per ogni tipo di decisione, chi la prepara, chi la decide e chi deve approvarla, con soglie monetarie e regole di controfirma. Registra inoltre come vengono gestiti i conflitti e come vengono verbalizzate le decisioni. I verbali e le note decisionali costituiscono la prova, in un secondo momento, che il consiglio di amministrazione ha agito con diligenza.

Quali sono i doveri degli amministratori?

Gli amministratori devono svolgere i propri doveri in modo appropriato, agire nell'interesse della società ed evitare di prendere decisioni in cui sussista un conflitto di interessi personali. La violazione di tali doveri può comportare responsabilità personali.

Conflitti di interesse

Un amministratore che abbia un interesse personale diretto o indiretto in conflitto con l'interesse della società non può partecipare alle deliberazioni e al processo decisionale (articolo 2:129(6) e articolo 2:239(6) BW). Se, di conseguenza, non è possibile adottare una decisione da parte del consiglio di amministrazione, la decisione spetta al consiglio di sorveglianza o, in mancanza di quest'ultimo, all'assemblea generale, salvo diversa disposizione dello statuto.

Le transazioni con parti correlate, come la società di un amministratore o un azionista di maggioranza, meritano una procedura separata. È necessario registrare chi ha dichiarato l'interesse, chi ha preso la decisione e a quali condizioni. Per le società quotate, la legge prevede norme specifiche sulle transazioni significative con parti correlate.

Responsabilità degli amministratori

Un amministratore è responsabile nei confronti della società solo se può essere ritenuto gravemente colpevole (ernstig verwijt) di un'errata esecuzione dei suoi doveri. Nei confronti di terzi e in caso di fallimento, possono applicarsi norme più rigorose.

In caso di fallimento, gli amministratori possono essere ritenuti solidalmente responsabili per il deficit se hanno chiaramente svolto i propri doveri in modo improprio, e questo rappresenta una causa importante di fallimento (articolo 2:248 del Codice fallimentare tedesco). La mancata tenuta di una contabilità adeguata o la mancata presentazione del bilancio annuale nei termini previsti creano una presunzione legale di inadempimento dei doveri. Una società privata può distribuire utili agli azionisti solo previa approvazione del consiglio di amministrazione e solo se successivamente è in grado di onorare i propri debiti (articolo 2:216 del Codice fallimentare tedesco). I nostri articoli sulla responsabilità degli amministratori e sulla sicurezza finanziaria nel diritto societario approfondiscono questi rischi.

Un buon quadro di riferimento riduce questi rischi. Documenta quali informazioni aveva il consiglio di amministrazione, come sono stati valutati i rischi e chi ha approvato la decisione. La revoca dell'incarico da parte dell'assemblea generale copre solo i fatti che risultavano evidenti dal bilancio d'esercizio o che sono stati altrimenti comunicati all'assemblea, e l'assicurazione per amministratori e dirigenti di solito esclude la condotta dolosa.

Come si organizzano la gestione del rischio e il controllo interno?

Il consiglio di amministrazione è responsabile dell'individuazione dei rischi principali e dei controlli necessari per mantenerli entro limiti accettabili. Tale attività è supervisionata dal consiglio di sorveglianza o dagli amministratori non esecutivi.

Molte aziende utilizzano modelli riconosciuti, come COSO per il controllo interno, ISO 31000 per la gestione del rischio e il modello delle tre linee, in cui la direzione è responsabile dei rischi, una funzione di conformità definisce le politiche e l'audit interno fornisce una garanzia indipendente. Per le società quotate, la disposizione 1.4.3 del Codice olandese di Corporate Governance prevede l'inserimento di una dichiarazione di controllo interno nella relazione sulla gestione.

Per un'azienda di dimensioni più ridotte, un sistema più semplice funziona: separazione delle responsabilità per i pagamenti, principio del "controllo incrociato" al di sopra di un determinato importo, chiusura contabile mensile e un breve registro dei rischi condiviso con i soci. Il punto chiave è che il consiglio di amministrazione possa dimostrare di essere a conoscenza dei rischi principali e di aver agito di conseguenza.

Cosa dovresti predisporre per garantire l'integrità e la segnalazione di illeciti?

Ai sensi della legge sulla protezione dei segnalatori di illeciti (Wet bescherming klokkenluiders), i datori di lavoro con 50 o più dipendenti devono disporre di una procedura interna per la segnalazione di sospetti illeciti. I segnalatori sono protetti da ritorsioni.

Un codice di condotta definisce le regole in materia di conflitti di interesse, regali e lotta alla corruzione. Un canale di segnalazione funziona solo se le persone si fidano. Ciò richiede una gestione riservata, una procedura chiara per le indagini e un consiglio o un comitato che dia seguito alle segnalazioni e alle lezioni apprese.

Che ruolo svolgono il consiglio di fabbrica e gli altri soggetti interessati?

Nei Paesi Bassi, un'azienda con 50 o più dipendenti è tenuta a istituire un consiglio di fabbrica (ondernemingsraad) ai sensi della legge sui consigli di fabbrica (Wet op de ondernemingsraden, WOR). Il consiglio di fabbrica ha il diritto di essere consultato sulle decisioni economiche importanti e il diritto di esprimere il proprio consenso sulle norme di lavoro più rilevanti.

Il diritto di consulenza riguarda decisioni quali il trasferimento del controllo, una riorganizzazione, un investimento significativo o la nomina o la revoca di un amministratore (articoli 25 e 30 del Regolamento sulle società per azioni). La consulenza deve essere richiesta in una fase in cui può ancora influenzare la decisione. Il diritto di consenso riguarda accordi quali pensioni, orari di lavoro e sistemi di monitoraggio del personale (articolo 27 del Regolamento sulle società per azioni). È importante integrare questi diritti nella pianificazione delle decisioni, non considerarli un ripensamento successivo.

Gli azionisti esercitano i propri diritti in assemblea generale. Le società quotate mantengono inoltre un dialogo con gli investitori. Le banche e gli altri finanziatori spesso hanno diritti di informazione e di approvazione in base alla documentazione del prestito, che dovrebbero essere riflessi nella matrice di approvazione.

Quali sono gli obblighi di segnalazione?

Ogni società a responsabilità limitata (bv) e società senza scopo di lucro (nv) deve redigere un bilancio annuale e, a seconda delle dimensioni, una relazione sulla gestione, e depositarli presso la Camera di Commercio (KvK). Le società di maggiori dimensioni devono inoltre sottoporre i bilanci a revisione contabile.

Per una società a responsabilità limitata (bv), il consiglio di amministrazione redige il bilancio d'esercizio entro cinque mesi dalla chiusura dell'attività; l'assemblea generale può prorogare tale termine fino a cinque mesi (articolo 2:210 BW). Dopo l'approvazione, il bilancio deve essere depositato presso la Camera di Commercio entro otto giorni e comunque entro dodici mesi dalla chiusura dell'attività. Il deposito tardivo può comportare una sanzione e, in caso di fallimento, la presunzione di cattiva gestione di cui sopra.

La rendicontazione di sostenibilità ai sensi della Direttiva UE sulla rendicontazione di sostenibilità aziendale (CSRD) si applica alle grandi imprese e alle società quotate in borsa. Il suo ambito di applicazione e le relative tempistiche sono stati modificati dall'UE nel 2025, pertanto è necessario verificare se e quando la propria azienda rientra in tale ambito.

Quando si applica il Codice olandese di governance aziendale?

Il Codice si applica alle società quotate con sede legale nei Paesi Bassi. Queste devono dichiarare nella relazione sulla gestione se rispettano i principi e le migliori prassi previsti dal Codice, spiegando eventuali deviazioni.

Questo obbligo di "rispettare o spiegare" trova fondamento giuridico nell'articolo 2:391 del Codice di autoregolamentazione aziendale (BW) e nel relativo decreto sul contenuto della relazione sulla gestione. La versione attuale del Codice, risalente a dicembre 2022, pone maggiore attenzione alla creazione di valore sostenibile a lungo termine, alla diversità e alla cultura aziendale. Il Comitato di monitoraggio della governance aziendale redige rapporti sull'applicazione di tale codice da parte delle imprese.

Le società non quotate non sono vincolate dal Codice, ma molte lo utilizzano come riferimento, ad esempio quando si preparano per gli investitori o per una vendita. Scegliete gli elementi più adatti alla vostra realtà, anziché copiare l'intero Codice.

Diversità nel consiglio di amministrazione

Dal 1° gennaio 2022, il consiglio di sorveglianza di una società per azioni quotata in borsa deve essere composto da almeno un terzo di uomini e almeno un terzo di donne. Una nomina che non rispetti tale requisito è nulla.

Le grandi organizzazioni non profit e le organizzazioni di beneficenza devono inoltre fissare obiettivi adeguati e ambiziosi per l'equilibrio di genere nel consiglio di amministrazione, nel consiglio di sorveglianza e nell'alta dirigenza, elaborare un piano per raggiungerli e presentare una relazione annuale al Consiglio sociale ed economico (SER).

Quali norme dell'UE incidono sulla governance?

Oltre alla legislazione olandese in materia societaria, diverse normative UE attribuiscono responsabilità dirette al consiglio di amministrazione. Le più importanti riguardano la protezione dei dati, la sicurezza informatica e l'intelligenza artificiale.

• Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) impone all'azienda di dimostrare la conformità, di nominare un responsabile della protezione dei dati in determinati casi e di segnalare le violazioni dei dati all'Autorità olandese per la protezione dei dati (Autoriteit Persoonsgegevens) entro 72 ore.
• La direttiva NIS2, recepita nei Paesi Bassi attraverso la legge sulla sicurezza informatica (Cyberbeveiligingswet), impone ai soggetti interessati di adottare misure di sicurezza informatica che l'organo di gestione approvi e supervisioni.
• La legge europea sull'intelligenza artificiale (IA), entrata in vigore il 1° agosto 2024 e applicata gradualmente, stabilisce obblighi per le aziende che sviluppano o utilizzano sistemi di IA, a seconda del livello di rischio.

Assegna la responsabilità di ciascuna di queste aree a un membro del consiglio di amministrazione designato e assicurati che il consiglio riceva rapporti periodici.

Come si adatta la governance alle esigenze specifiche della propria azienda?

È importante che la struttura sia proporzionata. Una start-up necessita di chiari diritti decisionali e controlli di base; un gruppo con filiali estere necessita di una struttura di riferimento comune con integrazioni locali.

Gruppi e operazioni transfrontaliere

All'interno di un gruppo, la società madre definisce le politiche di base e le materie riservate. Il consiglio di amministrazione di ciascuna controllata deve comunque agire nell'interesse della propria società.

Questa tensione ha un impatto concreto. Un'istruzione della società madre che danneggi la controllata, ad esempio trasferendo beni al di fuori di essa, può esporre gli amministratori della controllata a responsabilità. È fondamentale tenere un registro centrale dell'entità con amministratori, firmatari e date di deposito, e assicurarsi che i consigli di amministrazione locali si riuniscano effettivamente e prendano decisioni.

Fondazioni e associazioni

Dal 1° luglio 2021, la legge sulla gestione e la supervisione delle persone giuridiche (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, WBTR) applica norme analoghe in materia di doveri, conflitti di interesse e responsabilità anche a fondazioni e associazioni.

Che cosa dovresti verificare in qualità di regista?

In qualità di amministratore, sei personalmente responsabile ai sensi degli articoli 2:9 e 2:248 del Codice Civile tedesco (BW), quindi verifica che il quadro normativo ti tuteli nella pratica:

• Sai quali decisioni richiedono un'approvazione preventiva ai sensi dello statuto o del patto parasociale, e tale approvazione è stata registrata?
• Hai dichiarato ogni conflitto di interessi personali e ti sei astenuto dal prendere tale decisione (articolo 2:239(6) BW per un bv)?
• Le decisioni del consiglio di amministrazione vengono verbalizzate, indicando anche i motivi su cui si basano?
• I bilanci annuali sono stati redatti e depositati presso la Camera di Commercio entro i termini di legge?
• Il consiglio di fabbrica è stato consultato tempestivamente in merito alle decisioni elencate nell'articolo 25 del Regolamento aziendale?

Che cosa dovresti verificare in qualità di azionista?

In qualità di azionista, eserciti la tua influenza attraverso l'assemblea generale e i documenti che firmi, quindi verifica:

• Quali decisioni lo statuto riserva all'assemblea generale e se è possibile dare istruzioni al consiglio (articolo 2:239(4) BW).
• Chi nomina e revoca gli amministratori e i membri del consiglio di sorveglianza, e se la normativa sulle grandi imprese limiti tale diritto.
• Quali diritti di informazione vi spettano tra un'assemblea e l'altra, ai sensi di legge o del patto parasociale.
• Se le distribuzioni vengono verificate in base al test di distribuzione di cui all'articolo 2:216 BW prima della loro ricezione.
• Come vengono risolte le situazioni di stallo e le uscite, ad esempio tramite una clausola di trasferimento o una procedura di indagine (enquêteprocedure) presso la Camera delle Imprese.

Cosa possiamo fare per voi in relazione al vostro quadro di governance?

Il nostro team di diritto societario si occupa della creazione e della revisione della governance per aziende olandesi e internazionali:

• Esaminiamo il vostro statuto e l'accordo tra gli azionisti confrontandoli con il Libro 2 BW e con le vostre effettive decisioni.
• Elaboriamo lo statuto del consiglio di amministrazione, una matrice di approvazione e una procedura per la gestione dei conflitti di interesse.
• Valutiamo se si applica il regime per le grandi imprese e quale esenzione o regime agevolato è disponibile.
• Pianifichiamo i diritti di parere e di consenso del consiglio di fabbrica in merito a decisioni importanti come una riorganizzazione o una vendita.
• Forniamo consulenza agli amministratori in merito alla responsabilità personale prima che venga presa una decisione ad alto rischio.

Sintesi

• Un quadro di governance aziendale definisce chi prende le decisioni, chi supervisiona e come gli amministratori devono rendere conto delle proprie decisioni.
• Nei Paesi Bassi, le norme fondamentali sono contenute nel Libro 2 BW; il Codice olandese di Corporate Governance si applica alle società quotate in borsa secondo il principio "rispetta o spiega".
• Gli amministratori devono agire nell'interesse della società, che comprende gli interessi dei dipendenti, dei creditori e delle altre parti interessate.
• È possibile scegliere tra un consiglio di amministrazione a due livelli e uno a un solo livello; per le grandi aziende, la supervisione è obbligatoria.
• Documentare l'autorità competente nello statuto, nel regolamento del consiglio di amministrazione e in una matrice di approvazione, e coinvolgere tempestivamente il consiglio di fabbrica.

Le norme di legge si trovano nel Libro 2 del Codice civile olandese.

Domande frequenti