Costo della risoluzione alternativa delle controversie: quanto paghi e chi lo sostiene.

Nei Paesi Bassi, il costo della risoluzione alternativa delle controversie si compone di tre elementi: l'onorario del mediatore, dell'arbitro o del consulente vincolante, le spese amministrative dell'istituto e le spese legali e peritali della parte interessata. Nessuna di queste voci è fissata per legge; ciò che conta è chi, in ultima analisi, deve pagare. Nella mediazione, le parti di norma condividono l'onorario del mediatore; nell'arbitrato, il tribunale arbitrale ripartisce le spese nel lodo arbitrale; e in tribunale, la parte soccombente paga le spese processuali e un contributo fisso alle spese legali della controparte, ai sensi dell'articolo 237 del Codice di procedura civile olandese (Rv).

Gli enti neutrali e le istituzioni stabiliscono le proprie tariffe e le rivedono regolarmente, mentre le spese processuali e i contributi per il patrocinio a spese dello Stato cambiano ogni anno il 1° gennaio. Richiedete il listino prezzi aggiornato prima di impegnarvi; questa pagina spiega cosa include e come le diverse opzioni incidono sul totale.

Per cosa stai effettivamente pagando?

Si pagano il mediatore, l'istituzione e i propri consulenti. Il numero dei mediatori è la variabile più rilevante: un tribunale arbitrale composto da tre membri costa circa tre volte di più rispetto a un arbitro unico per lo stesso caso.

I mediatori solitamente applicano una tariffa oraria, per mezza giornata o per giornata intera. Gli arbitri applicano una tariffa oraria o giornaliera, oppure, nell'arbitrato istituzionale, una tariffa proporzionale all'importo della controversia. Istituzioni come il Netherlands Arbitration Institute (Nederlands Arbitrage Instituut, NAI) richiedono una quota di iscrizione e amministrativa e un anticipo sulle spese, che entrambe le parti devono versare in parti uguali. Se una delle parti non effettua il pagamento, la procedura viene sospesa fino al versamento dell'anticipo.

La terza voce di spesa è solitamente la più consistente: il proprio avvocato e i propri esperti. In una controversia commerciale con una documentazione complessa, gli onorari degli avvocati superano di gran lunga le spese processuali. L'IVA sui servizi legali e di assistenza legale nei Paesi Bassi è applicata all'aliquota standard del 21%; un'azienda olandese può normalmente richiederne il rimborso, mentre un privato non può.

Come vengono calcolati e ripartiti i costi della mediazione?

L'accordo di mediazione che firmerete con il mediatore stabilisce la tariffa, la ripartizione del compenso e la riservatezza. Non esiste una legge olandese sulla mediazione; la maggior parte dei mediatori è iscritta alla Federazione dei Mediatori dei Paesi Bassi (Mediatorsfederatie Nederland, MfN), il cui registro viene utilizzato dai tribunali per i rinvii.

I costi della mediazione sono contenuti e concentrati nella fase iniziale: un colloquio conoscitivo di un'ora o due, una o due sessioni di mezza giornata o di una giornata intera e la redazione dell'accordo. La prassi olandese prevede una ripartizione equa dell'onorario del mediatore e delle spese di sede, con ciascuna parte che paga il proprio consulente. Una diversa ripartizione, ad esempio con l'azienda che si fa carico dell'intero costo in caso di controversia con un consumatore o un dipendente, è comune; tale ripartizione va concordata per iscritto prima della prima sessione.

Il risultato è un accordo transattivo (vaststellingsovereenkomst) ai sensi dell'articolo 7:900 del Codice civile olandese (BW), che vi vincola anche se si discosta dalla vostra posizione giuridica. Non è automaticamente esecutivo. Per incaricare un ufficiale giudiziario senza una sentenza, è necessario registrarlo in un atto notarile o, se è pendente un procedimento, in un verbale di citazione (proces-verbaal). La nostra pagina sull'accordo transattivo spiega questo passaggio.

Ai sensi della Direttiva UE sulla mediazione (2008/52/CE), recepita nel diritto olandese, la mediazione transfrontaliera sospende i termini di prescrizione e, in linea di principio, i mediatori non possono essere obbligati a testimoniare su quanto è stato detto. La mediazione è inoltre coperta dal patrocinio a spese dello Stato: se il vostro reddito e patrimonio sono inferiori ai limiti previsti dalla legge, il Consiglio per il patrocinio a spese dello Stato (Raad voor Rechtsbijstand) può rilasciare un'autorizzazione alla mediazione (toevoeging), e in tal caso dovrete pagare solo un contributo personale.

Come vengono calcolati e ripartiti i costi dell'arbitrato?

L'arbitrato è disciplinato dal Libro 4 del Regolamento di procedura civile. Una clausola compromissoria sottrae la controversia alla giurisdizione ordinaria, e un tribunale deve declinare la propria competenza se l'altra parte invoca la clausola prima della sua prima difesa nel merito.

Le spese di iscrizione sono dovute all'inizio del procedimento e il tribunale arbitrale non procederà finché non verrà versato l'anticipo sulle spese. I principali fattori che incidono sui costi sono, in ordine: il numero di arbitri, il numero di giorni di udienza, il volume dei documenti e il numero di esperti. Un arbitro unico, un unico blocco di udienze, un limite di pagine concordato e un unico esperto incaricato congiuntamente riducono i costi senza indebolire la vostra posizione. Il Regolamento di arbitrato NAI vi consente di concordare un arbitro unico, anche per controversie di notevole entità.

A differenza della mediazione, l'arbitrato emette una decisione sui costi. Il tribunale arbitrale stabilisce i costi, decide chi li sostiene e può ordinare a una parte di pagare le spese legali dell'altra. Non essendo vincolato al tariffario fisso dei tribunali civili, il risarcimento può essere considerevolmente più elevato. Nei Paesi Bassi, l'esecuzione del lodo arbitrale richiede l'autorizzazione (exequatur) del giudice provvisorio (voorzieningenrechter) del tribunale distrettuale, e il lodo straniero è eseguito ai sensi della Convenzione di New York del 1958.

Un lodo arbitrale può essere annullato solo per motivi limitati previsti dalla legge, come l'assenza di un valido accordo arbitrale o un conflitto con l'ordine pubblico, e il ricorso deve essere presentato entro tre mesi (articolo 1064a Rv). È consigliabile prevedere un budget per una procedura corretta, non per un ricorso in appello, come spieghiamo nella nostra panoramica sulla risoluzione delle controversie commerciali nei Paesi Bassi.

Che dire delle consulenze vincolanti e dei sistemi di risoluzione delle controversie dei consumatori?

La consulenza vincolante (bindend advies) è un accordo transattivo in cui le parti concordano preventivamente di essere vincolate dalla decisione di una terza parte. È più economica dell'arbitrato, ma non è direttamente esecutiva: se la parte soccombente non si conforma, la parte vincente deve comunque ricorrere al tribunale.

Il tribunale può annullare un parere vincolante solo se obbligare una parte a rispettarlo risulterebbe inaccettabile secondo i principi di ragionevolezza ed equità (articolo 7:904 BW). Tale soglia elevata rende il parere vincolante un vero e proprio punto di arrivo nella pratica.

La maggior parte delle controversie dei consumatori viene risolta tramite parere vincolante attraverso la De Geshillencommissie (Fondazione per la risoluzione delle controversie dei consumatori) o, per i settori bancario, assicurativo e degli investimenti, tramite il Financial Services Complaints Institute (Kifid). In base alla Direttiva UE sulla risoluzione alternativa delle controversie dei consumatori (2013/11/UE), questi sistemi devono essere gratuiti o disponibili a un costo simbolico per i consumatori. Il consumatore paga una modesta tassa per la presentazione del reclamo, generalmente rimborsata in caso di esito positivo, e la maggior parte dei costi è a carico dell'operatore commerciale affiliato.

Come si confrontano i costi con quelli di un'azione legale?

Il procedimento giudiziario inizia con una tassa giudiziaria fissa e pubblicata (griffierecht) ai sensi della legge sulle tasse giudiziarie (cause civili) (Wet griffierechten burgerlijke zaken), che viene adeguata ogni anno. L'importo dipende dal tipo di causa, dal valore della richiesta e dalla qualifica di persona fisica, persona giuridica o persona a basso reddito.

Il tribunale distrettuale (kantonrechter) si occupa di controversie fino a 25,000 euro e di tutte le cause in materia di lavoro, locazione e tutela dei consumatori (articolo 93 Rv); le spese processuali sono contenute. D'altro canto, i procedimenti giudiziari sono pubblici, di solito richiedono più tempo rispetto alla mediazione o all'arbitrato e una sentenza può essere impugnata.

La differenza decisiva sta nel recupero delle spese. Nei procedimenti civili olandesi , la parte soccombente contribuisce alle spese legali della controparte vincente sulla base di una tariffa fissa (liquidatietarief), che è ben inferiore alle spese effettive. I casi di proprietà intellettuale costituiscono un'eccezione: l'articolo 1019h della legge olandese (Rv) consente il recupero delle spese ragionevoli e proporzionate effettivamente sostenute. Le spese ragionevoli sostenute prima dell'inizio del contenzioso possono essere richieste ai sensi dell'articolo 6:96 della legge olandese (BW), mentre per i crediti dei consumatori sono limitate dal Decreto sulle spese di riscossione extragiudiziale (Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten).

Questa asimmetria rappresenta il vero argomento finanziario a favore della risoluzione alternativa delle controversie. È più economica quando pone fine alla controversia in anticipo e più costosa quando funge da preludio a un contenzioso che comunque seguirà. Nella mediazione, ciascuna parte sostiene i propri costi indipendentemente dall'esito, quindi, in presenza di un caso solido contro un avversario ostinato, il ricorso al tribunale, laddove si applichi l'articolo 237 del Regolamento di procedura civile, può essere la scelta migliore. La nostra panoramica sulle procedure disponibili per la risoluzione di un problema vi aiuterà in questa scelta.

Chi può aiutarti a pagare?

Tre sono le principali vie di finanziamento: l'assicurazione per le spese legali, il patrocinio a spese dello Stato e il finanziamento da parte di terzi. La maggior parte delle polizze di assicurazione per le spese legali copre la mediazione e l'arbitrato, oltre al contenzioso.

Se l'assicuratore ritiene necessaria una rappresentanza legale esterna, hai la libertà di scegliere il tuo avvocato, come confermato dalla Corte di giustizia dell'UE nella sentenza Sneller (C-442/12, ECLI:EU:C:2013:717). L'assicuratore può porre un limite massimo al risarcimento, ma non può importi un proprio avvocato.

Ai sensi della legge sul patrocinio a spese dello Stato (Wet op de rechtsbijstand), l'Ufficio per il patrocinio a spese dello Stato rilascia un'autorizzazione (toevoeging) se il reddito e il patrimonio nell'anno di riferimento sono inferiori alle soglie previste; in tal caso, si paga un contributo personale proporzionale al reddito, ridotto se ci si è rivolti preventivamente allo sportello di assistenza legale (Juridisch Loket). I finanziatori terzi anticipano le spese legali in cambio di una quota del risarcimento; nelle azioni collettive, il tribunale ne valuta la remunerazione. In linea di principio, gli avvocati olandesi non possono lavorare con la formula "nessun risultato, nessun compenso" o a percentuale; l'unica eccezione, per i casi di lesioni personali e morte ingiusta, è parte integrante del codice deontologico dell'Ordine degli Avvocati dei Paesi Bassi (NOvA) dal 1° gennaio 2026.

A quali costi nascosti dovresti fare attenzione?

Le fatture inattese derivano solitamente da elementi non discussi all'inizio. È opportuno concordarli nel primo atto processuale o nell'accordo di mediazione.

• Rinvii: un'udienza annullata in ritardo viene generalmente comunque addebitata. Stabilite scadenze precise per la presentazione dei documenti.
• Traduzione: la traduzione certificata ha un costo a parola. Concordate una lingua di lavoro e traducete solo ciò che il tribunale leggerà.
• IVA al 21%: nessun costo per un'impresa che può detrarla, un costo reale per un consumatore, una fondazione o un ente esente.
• Esecuzione forzata: una sede lontana dai beni del debitore significa pagare due volte, una volta per vincere e una volta per riscuotere.
• La clausola di escalation: una clausola a più livelli che rende la mediazione una condizione preliminare senza una scadenza, concede all'altra parte un periodo di tempo gratuito.

Come si fa a mantenere i costi proporzionati all'entità della controversia?

La maggior parte delle decisioni sui costi viene presa prima della prima seduta. Scegliete un unico perito neutrale, a meno che il caso o la sua complessità non richiedano la presenza di tre periti, e concordate per iscritto la base di pagamento, includendo il tempo di lettura, le spese di viaggio e gli eventuali costi per cancellazioni tardive.

Utilizzate un unico esperto incaricato congiuntamente anziché due perizie di parte contrapposta e tenete le udienze procedurali online. Un fascicolo cronologico, allegati numerati e un elenco di due pagine delle questioni in discussione consentono di risparmiare ore di lavoro agli avvocati. Inserite nei vostri contratti una clausola di risoluzione delle controversie a più livelli, specificando l'istituzione, il numero di mediatori, la lingua e la sede. I nostri avvocati specializzati in diritto processuale civile redigono e revisionano tali clausole.

Cosa possiamo fare per voi in merito ai costi della risoluzione alternativa delle controversie?

Aiutiamo aziende e privati ​​a scegliere la strategia più adatta e a definire il budget; consulta anche la nostra pagina dedicata agli avvocati d'impresa.

• Confrontiamo i costi previsti per la mediazione, l'arbitrato, la consulenza vincolante e i procedimenti giudiziari relativi alla vostra controversia.
• Prima della firma, esaminiamo l'accordo di mediazione o la proposta di onorario dell'arbitro.
• Redigiamo e revisioniamo clausole arbitrali e di escalation, inclusi termini, istituzione e sede.
• Verifichiamo se la tua polizza di spese legali o un'autorizzazione al patrocinio a spese dello Stato (toevoeging) copre il tuo caso.
• Agiamo come vostri consulenti legali in mediazione, arbitrato o consulenza vincolante.
• Registriamo l'accordo in una forma che ne consenta l'esecuzione forzata, tramite un notaio o un atto giudiziario.

Sintesi

• I costi della risoluzione alternativa delle controversie si suddividono in tre voci: l'onorario del mediatore, l'onorario dell'istituzione e le spese per il proprio avvocato e i propri esperti; nessuna di queste voci è stabilita per legge.
• I costi della mediazione sono normalmente divisi equamente; un accordo transattivo diventa direttamente esecutivo solo tramite un atto notarile o una registrazione in tribunale.
• Un tribunale arbitrale può ordinare il rimborso integrale delle spese, a differenza della tariffa fissa applicata nei tribunali ordinari, ma l'arbitrato richiede un anticipo sulle spese.
• I procedimenti giudiziari prevedono una tassa giudiziaria annuale fissa e un recupero delle spese limitato, fatta eccezione per i casi di proprietà intellettuale (articolo 1019h Rv).
• L'assicurazione per le spese legali, il patrocinio a spese dello Stato e il finanziamento da parte di terzi possono ridurre la somma che dovrai pagare di tasca tua.

Domande frequenti