Frequentare un collega: cosa è consentito dalla legge olandese sul lavoro?

La legge olandese non vieta le relazioni tra colleghi e un datore di lavoro non può semplicemente proibirle. Il diritto al rispetto della vita privata è tutelato dall'articolo 8 della Convenzione europea dei diritti dell'uomo e dall'articolo 10 della Costituzione olandese. L'articolo 7:660 del Codice civile conferisce al datore di lavoro il potere di impartire istruzioni, ma tale potere riguarda lo svolgimento del lavoro e il buon ordine aziendale, non la vita privata delle persone che lo svolgono. Un divieto generalizzato delle relazioni sul luogo di lavoro è quindi molto difficile da giustificare.

Le azioni che un datore di lavoro può intraprendere sono più circoscritte e specifiche. Può richiedere la divulgazione di informazioni qualora una relazione crei un conflitto di interessi, in particolare quando un partner risponde all'altro, ne valuta le prestazioni o decide sulla sua retribuzione. Può riassegnare uno dei due per eliminare tale conflitto, a condizione che il cambiamento sia ragionevole. E può agire con fermezza contro comportamenti che ledono gli altri, poiché la legge sulle condizioni di lavoro (Arbeidsomstandighedenwet) obbliga il datore di lavoro a prevenire comportamenti indesiderati sul luogo di lavoro. Una relazione finita male può trasformarsi proprio in questo.

Il licenziamento basato unicamente su una relazione sentimentale è raramente giustificato. Richiede infatti la sussistenza di uno dei motivi previsti dall'articolo 7:669 del Codice Civile, e un tribunale cercherà elementi che vadano oltre la semplice relazione: un effettivo conflitto di interessi irrisolvibile, la violazione di una politica aziendale chiaramente comunicata e proporzionata, o una condotta che abbia leso l'ambiente di lavoro.

Secondo la legge olandese, è consentito avere una relazione con un collega?

Sì. Nessuna legge olandese vieta una relazione tra colleghi e il diritto alla vita privata limita la possibilità di interferenza da parte del datore di lavoro. Tuttavia, il datore di lavoro può stabilire regole ragionevoli qualora una relazione influisca sul lavoro, in particolare in caso di conflitto di interessi o di differenza di posizione.

Quali regole si applicano ai rapporti sul posto di lavoro?

In questo contesto convergono diverse norme. L'articolo 8 della Convenzione europea dei diritti dell'uomo e l'articolo 10 della Costituzione tutelano la vita privata del dipendente. L'articolo 7:660 del Codice civile consente al datore di lavoro di impartire istruzioni sul lavoro e sull'organizzazione aziendale. L'articolo 7:611 del Codice civile impone sia al datore di lavoro che al dipendente di comportarsi da buoni datori di lavoro e da buoni dipendenti. Nel loro insieme, queste norme stabiliscono che il datore di lavoro deve avere una motivazione legittima per qualsiasi norma che riguardi la vita privata del dipendente e che tale norma deve essere proporzionata a tale motivazione.

La legge sulle condizioni di lavoro impone un obbligo al datore di lavoro. Ai sensi dell'articolo 3(2) di tale legge, il datore di lavoro deve adottare una politica volta a prevenire, o, laddove ciò non sia possibile, a limitare, il carico di lavoro psicosociale. La legge definisce tale termine includendo comportamenti indesiderati come molestie sessuali, aggressioni, violenza e bullismo. Inoltre, l'articolo 7:658 del Codice civile rende il datore di lavoro responsabile di un ambiente di lavoro sicuro. Anche la legislazione sulla parità di trattamento vieta le molestie sessuali sul lavoro.

Il risultato è una netta distinzione. Una relazione consensuale tra due adulti è affare loro. I comportamenti che mettono gli altri a disagio o che compromettono decisioni eque sui colleghi sono affare del datore di lavoro.

Devi informare il tuo datore di lavoro?

La legge non prevede un obbligo generale di denunciare una relazione. L'obbligo di divulgazione può derivare da un codice di condotta aziendale o da una politica di integrità, nonché dal dovere generale di comportarsi da buon dipendente, soprattutto quando si supervisiona o si valuta il proprio partner.

Molte organizzazioni chiedono ai dipendenti di dichiarare l'esistenza di una relazione quando un partner ha influenza sul lavoro, sulla retribuzione o sulla carriera dell'altro. Lo scopo non è giudicare la relazione, ma consentire al datore di lavoro di adottare semplici misure, come spostare una linea gerarchica o affidare a qualcun altro la valutazione. Quando entrambi i partner lavorano allo stesso livello in team diversi, il datore di lavoro di solito non ha motivo di richiedere alcuna informazione.

Se decidi di divulgare le tue informazioni, il datore di lavoro potrà utilizzarle esclusivamente per lo scopo per cui sono state fornite. Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR, in olandese AVG), il datore di lavoro è tenuto a limitare i dati a quanto strettamente necessario, a mantenerli riservati e a limitarne l'accesso alle sole persone che ne hanno effettivamente bisogno (articolo 5 del GDPR).

Quali rischi legali comporta una relazione sul luogo di lavoro?

I rischi principali sono il conflitto di interessi, l'accusa di favoritismo e, in caso di problemi, la denuncia per molestie. Nessuno di questi rischi deriva automaticamente dalla relazione in sé, ma ognuno può scaturire dal modo in cui la relazione viene gestita.

Per il datore di lavoro, il rischio risiede in decisioni ingiuste e nella mancata tutela degli altri dipendenti. Un collega che viene escluso da una promozione a favore del partner di un dirigente potrebbe contestare la decisione. Un dipendente che si sente sotto pressione da parte di un ex partner che ricopre una posizione di rilievo potrebbe ritenere responsabile il datore di lavoro se quest'ultimo non ha intrapreso alcuna azione in seguito a una segnalazione.

Per i dipendenti, il rischio sta nel oltrepassare il limite tra una relazione e un comportamento indesiderato. Il consenso non è una questione isolata: le attenzioni che erano gradite durante la relazione possono diventare indesiderate una volta che questa è terminata. Avanzamenti sessuali indesiderati, pressioni o ritorsioni sul lavoro possono portare a provvedimenti disciplinari e, nei casi più gravi, al licenziamento.

Cosa può consentire e cosa può limitare una politica aziendale?

Una politica aziendale può regolamentare gli effetti di una relazione sul lavoro, non la relazione in sé. Le norme chiare, proporzionate e applicate allo stesso modo a tutti hanno maggiori probabilità di essere considerate valide in tribunale.

Cosa deve contenere una politica di relazioni efficace?

Una politica efficace di solito si articola in quattro punti. Stabilisce quando è richiesta la divulgazione, in genere solo in presenza di un rapporto gerarchico o di un reale conflitto di interessi. Indica un referente confidenziale, come le risorse umane o un responsabile della conformità. Descrive le misure che il datore di lavoro può adottare, come ad esempio la modifica della linea gerarchica. E spiega cosa succede in caso di mancato rispetto delle norme.

La politica dovrebbe inoltre fare riferimento alle norme generali di condotta e alla procedura di reclamo per comportamenti indesiderati. Una politica che si limita a elencare i divieti, senza spiegarne il motivo e le modalità di applicazione, è più difficile da far rispettare.

Qualora l'azienda disponga di un consiglio di fabbrica (ondernemingsraad), potrebbe essere necessario il suo consenso. Ai sensi dell'articolo 27, paragrafo 1, della legge sui consigli di fabbrica (WOR), il consiglio di fabbrica ha il diritto di esprimere il proprio consenso, tra l'altro, in merito alle norme sulle condizioni di lavoro, alla gestione dei reclami e al trattamento e alla protezione dei dati personali dei dipendenti. Una politica aziendale in materia di rapporti di lavoro spesso riguarda uno o più di questi argomenti.

Perché le linee gerarchiche sono così importanti?

Quando un socio gestisce l'altro, il rischio di un conflitto di interessi è reale e il datore di lavoro può quindi richiedere la divulgazione di tali informazioni e adottare provvedimenti. Questa è la situazione in cui una politica aziendale trova la sua massima giustificazione.

Un manager che valuta un collaboratore, ne stabilisce la retribuzione o decide sulla sua promozione non può farlo in modo obiettivo agli occhi dei colleghi. Anche se ogni decisione è equa, l'apparenza di favoritismo può minare la fiducia all'interno del team. Il rimedio usuale è quello di trasferire la valutazione o la linea gerarchica a un altro manager. È possibile anche un trasferimento a un altro team, ma il cambiamento deve essere ragionevole e il datore di lavoro dovrebbe prima valutare misure meno drastiche.

Le politiche spesso richiedono ai dipendenti che si trovano in situazioni simili di:

• comunicare la relazione al personale delle Risorse Umane o a un contatto designato;
• astenersi dal prendere decisioni in merito alla retribuzione, alla valutazione o alla promozione del partner;
• comportatevi in ​​modo professionale sul lavoro ed evitate manifestazioni di affetto che possano mettere a disagio i colleghi;
• cooperare adottando misure ragionevoli per eliminare un conflitto di interessi.

Cosa può fare un datore di lavoro in caso di violazione della politica aziendale?

Il datore di lavoro può intervenire, ma il provvedimento deve essere proporzionato alla violazione. Un colloquio o un richiamo scritto sono solitamente il primo passo; il licenziamento è una soluzione realistica solo in caso di violazione grave o ripetuta.

Le possibili misure vanno da un colloquio e un richiamo a un cambio di ruolo o di linea gerarchica. L'accettabilità di una misura dipende dalle circostanze: quanto fosse chiara la regola, se il dipendente ne fosse a conoscenza, quale danno sia stato arrecato e come il dipendente abbia reagito. Il dovere di agire come un buon datore di lavoro (articolo 7:611 del Codice Civile) impone inoltre al datore di lavoro di ascoltare il dipendente prima di prendere una decisione.

I tribunali esaminano attentamente la proporzionalità. In un caso dinanzi al tribunale distrettuale di Amsterdam Nel caso (14 luglio 2020, ECLI:NL:RBAMS:2020:3452), un dirigente non aveva rivelato una precedente relazione con una collega subordinata. Il tribunale ha stabilito che avrebbe dovuto segnalarla, ma che tale circostanza di per sé non costituiva motivo sufficiente per la risoluzione del contratto di lavoro: la relazione era terminata anni prima e non era stato dimostrato alcun danno. Il tribunale ha comunque sciolto il contratto a causa della rottura del rapporto di lavoro, ma ha ritenuto il datore di lavoro responsabile di tale rottura, in parte per aver effettuato una ricerca nella casella di posta elettronica della dipendente senza una valida ragione. Ha inoltre riconosciuto un equo indennizzo (billijke vergoeding) oltre all'indennità di transizione (transitievergoeding).

La tabella seguente offre un quadro generale di come i datori di lavoro gestiscono solitamente le situazioni tipiche. Descrive le prassi comuni, non i requisiti di legge.

Che cosa dovresti controllare come dipendente?

In qualità di dipendente, ai sensi dell'articolo 7:611 del Codice Civile, devi comportarti da buon dipendente. In pratica, ciò si traduce nei seguenti controlli:

• Consulta il codice di condotta o la politica di integrità per verificare se è richiesta la divulgazione di informazioni e a chi.
• Se gestisci o valuti il ​​tuo partner, segnala il conflitto di interessi prima della prossima decisione in merito a retribuzione, valutazione o promozione.
• Non prendere parte alle decisioni riguardanti la retribuzione, l'orario di lavoro, la valutazione o la promozione del tuo partner.
• Non utilizzare mai i sistemi aziendali, come la rilevazione delle presenze, le immagini delle telecamere o i fascicoli del personale, per scopi personali; questo comportamento ha portato allo scioglimento dell'azienda nel caso ECLI:NL:RBROT:2020:9434.
• Dopo una rottura, segnala tempestivamente i comportamenti indesiderati al consulente di fiducia, alle risorse umane o tramite la procedura di reclamo.

Che cosa dovresti verificare in qualità di datore di lavoro?

In qualità di datore di lavoro, devi proteggere tutto il personale da comportamenti indesiderati ai sensi dell'articolo 3(2) della legge sulle condizioni di lavoro e applicare le tue norme in modo coerente. Verifica quanto segue:

• Limitare qualsiasi norma di divulgazione a un collegamento gerarchico o a un reale conflitto di interessi.
• Verificare se la politica necessita del consenso del consiglio di fabbrica ai sensi dell'articolo 27(1) WOR.
• Illustra la politica aziendale al momento della sua presentazione e durante la fase di inserimento dei nuovi dipendenti, e applicala in modo equo a tutti.
• Conservare le informazioni divulgate in modo confidenziale e solo nella misura necessaria (articolo 5 del GDPR).
• Prima di adottare qualsiasi misura, ascolta il dipendente e scegli la soluzione meno drastica che elimini il conflitto.
• Non perquisire la casella postale di un dipendente senza una valida ragione; come stabilito nel caso ECLI:NL:RBAMS:2020:3452, che ha contribuito al riconoscimento di un equo compenso.

Una relazione può portare al licenziamento?

La presenza di un rapporto di lavoro di per sé non costituisce motivo di licenziamento. Il licenziamento è possibile solo per uno dei motivi previsti dall'articolo 7:669 del Codice Civile, oppure, in caso di urgenza, mediante licenziamento sommario ai sensi dell'articolo 7:678 del Codice Civile.

In pratica, due sono i motivi più frequenti. Il primo è la condotta colposa del dipendente (articolo 7:669(3)(e) del Codice Civile), ad esempio quando un dipendente viola una norma chiara o abusa della propria posizione. Il secondo è un rapporto di lavoro gravemente e permanentemente compromesso (articolo 7:669(3)(g) del Codice Civile). In entrambi i casi, il datore di lavoro deve anche dimostrare che il trasferimento a un'altra posizione idonea non è possibile o non è ragionevole.

La sentenza del Tribunale distrettuale di Rotterdam (13 luglio 2020, ECLI:NL:RBROT:2020:9434) chiarisce dove si colloca il confine. Dopo la fine di una relazione con un collega, una dipendente ha utilizzato le informazioni provenienti dai sistemi di rilevazione presenze e dalle telecamere, a cui aveva accesso per via del suo lavoro, per fare commenti al suo ex partner e a un altro collega. Il tribunale ha rescisso il contratto di lavoro per condotta colposa. Poiché la condotta non è stata considerata gravemente colposa, la dipendente ha mantenuto il diritto all'indennità di transizione. Il datore di lavoro avrebbe potuto trattenere tale indennità solo se la condotta fosse stata gravemente colposa.

Come si gestisce in pratica una relazione sul posto di lavoro?

Verifica le politiche aziendali, sii trasparente in caso di conflitto di interessi e tieni separate la vita lavorativa e quella privata. Se la relazione finisce, concordate le modalità di collaborazione e segnalate tempestivamente eventuali comportamenti indesiderati.

Come si rende pubblica una relazione?

Iniziate leggendo le norme aziendali o il codice di condotta, in modo da sapere se è richiesta una comunicazione e a chi. Laddove sia richiesta, comunicatela tempestivamente e in modo conciso.

Una dichiarazione di solito include:

• il fatto che esista una relazione, senza dettagli privati;
• il collegamento lavorativo tra voi, come ad esempio una linea gerarchica o progetti condivisi;
• una proposta per evitare conflitti di interesse, ad esempio chi effettuerà la valutazione del vostro partner;
• una richiesta di trattare le informazioni in modo confidenziale.

È possibile chiedere al datore di lavoro come verranno archiviate le informazioni e chi vi avrà accesso. Il datore di lavoro non può richiedere più informazioni di quelle necessarie per gestire il conflitto di interessi.

E se la relazione finisse?

La fine di un rapporto di lavoro è il momento in cui i rischi legali sono maggiori. Concordate tra di voi, e se necessario con il vostro responsabile, le modalità di collaborazione future e segnalate tempestivamente qualsiasi comportamento indesiderato.

Se il tuo ex partner continua a importunarti contro la tua volontà, contatta il consulente confidenziale o avvia la procedura di reclamo. Il datore di lavoro è quindi obbligato a prendere sul serio la tua segnalazione e ad agire di conseguenza. Se sei tu la persona accusata, collabora con le indagini e assicurati che la tua versione dei fatti venga ascoltata. Non utilizzare le informazioni provenienti dai sistemi aziendali per pedinare o avvicinare il tuo ex partner: come dimostra il caso di Rotterdam, questo può costarti il ​​posto di lavoro.

Il datore di lavoro può valutare la possibilità di trasferire uno dei due in un altro team. Tale misura deve essere ragionevole e non deve configurarsi come una penalità occulta per la persona che ha segnalato il problema.

Cosa possiamo fare per voi per quanto riguarda le relazioni sul posto di lavoro?

I nostri avvocati specializzati in diritto del lavoro offrono consulenza a dipendenti e datori di lavoro in merito ai rapporti sul luogo di lavoro e alle controversie che possono derivarne.

• Esaminiamo la vostra politica aziendale o il vostro codice di condotta alla luce dell'articolo 7:660 del Codice Civile, del GDPR e dei diritti di consenso del consiglio di fabbrica.
• Stiamo elaborando una norma di divulgazione proporzionata e una procedura per lo spostamento delle linee di segnalazione o delle valutazioni.
• Vi informiamo prima di una conversazione, di un avvertimento o di un trasferimento, in modo che la misura sia proporzionata alla violazione.
• Valutiamo la richiesta di rigetto o di scioglimento del matrimonio in base ai motivi previsti dall'articolo 7:669 del Codice Civile e calcoliamo l'indennità transitoria.
• Vi assistiamo nelle denunce di molestie, sia come denuncianti che come accusati, compresa l'audizione di entrambe le parti.

Sintesi

• La legge olandese non vieta le relazioni tra colleghi e un divieto generalizzato da parte del datore di lavoro è molto difficile da giustificare.
• Il datore di lavoro può richiedere la divulgazione di informazioni e adottare provvedimenti in caso di conflitto di interessi, soprattutto tra un dirigente e un suo collaboratore diretto.
• Ai sensi della legge sulle condizioni di lavoro, il datore di lavoro deve prevenire comportamenti indesiderati sul luogo di lavoro e tutelare i dipendenti ai sensi dell'articolo 7:658 del codice civile.
• Il licenziamento richiede un motivo valido ai sensi dell'articolo 7:669 del Codice Civile; la sola relazione non è sufficiente, ma una condotta scorretta in relazione ad essa può esserlo.
• Quando una relazione finisce, concordate insieme le modalità di collaborazione e segnalate tempestivamente i comportamenti indesiderati.

Domande frequenti