Accordo di riservatezza: cosa comporta ai sensi della legge olandese

Un accordo di riservatezza in ambito commerciale è un contratto in cui una o più parti si impegnano a non divulgare informazioni specifiche e a non utilizzarle al di fuori dello scopo concordato. Secondo la legge olandese, non è sempre necessario stipularne uno, poiché la legge sui segreti commerciali (Wet bescherming bedrijfsgeheimen) tutela i veri segreti commerciali dal 23 ottobre 2018 anche in assenza di un accordo firmato; tuttavia, senza un contratto, altre informazioni sensibili sono scarsamente protette e dimostrare un danno a seguito di una fuga di notizie risulta difficile.

Il contratto si rivela utile rispondendo ai quesiti lasciati aperti dalla legge: cosa esattamente è riservato, per quanto tempo, chi può consultarlo e quali sono le conseguenze di una violazione. Per il documento completo, clausola per clausola, si veda la nostra guida completa all'accordo di non divulgazione.

Da dove derivano gli obblighi di riservatezza in un rapporto commerciale olandese?

Un obbligo di segretezza può derivare da un contratto, dalla legge sui segreti commerciali, da principi di ragionevolezza ed equità o da un rapporto di lavoro. Queste quattro fonti operano in modo indipendente e la fonte su cui ci si basa determina cosa si deve dimostrare.

Un contratto, o una clausola di riservatezza in un contratto più ampio, vincola le parti secondo i propri termini. È sufficiente dimostrare che le informazioni rientrano nella definizione concordata e che l'altra parte le ha divulgate o utilizzate. La legge sui segreti commerciali conferisce al titolare di un segreto commerciale dei rimedi contro chiunque lo acquisisca, lo utilizzi o lo divulghi illegalmente, inclusa una parte che non ha mai firmato alcun accordo.

I principi di ragionevolezza ed equità, sanciti dagli articoli 6:2 e 6:248 del Codice civile olandese (Burgerlijk Wetboek, BW), regolano anche i rapporti tra le parti e i contratti che non prevedono obblighi di riservatezza. Al di fuori di qualsiasi rapporto contrattuale, chi sfrutta deliberatamente informazioni riservate di un'altra azienda può essere ritenuto responsabile per illecito civile ai sensi dell'articolo 6:162 del BW.

Ai sensi dell'articolo 7:611 del Codice Civile tedesco (CCE), un dipendente deve comportarsi come un buon dipendente, il che include la riservatezza in merito agli affari del datore di lavoro. Ai sensi dell'articolo 7:678 del CCE, la divulgazione di informazioni aziendali che il dipendente era tenuto a mantenere segrete costituisce un motivo valido per il licenziamento immediato.

Cosa protegge la legge sui segreti commerciali in assenza di un contratto?

La legge tutela le informazioni che sono segrete, commercialmente preziose in quanto tali e soggette a misure ragionevoli per mantenerle tali. Le tre condizioni, tratte dalla Direttiva (UE) 2016/943, sono cumulative: se ne viene a mancare anche solo una, la procedura legale si chiude.

In pratica, la terza condizione è decisiva. Restrizioni di accesso, una politica documentata basata sul principio della necessità di sapere, documenti contrassegnati, registri delle sale dati e accordi di riservatezza firmati trasformano un'affermazione di segretezza in un fatto dimostrabile. Un modello di prezzi diffuso come un foglio di calcolo ad accesso libero sarà difficile da presentare in tribunale come segreto protetto.

L'acquisizione, l'utilizzo o la divulgazione sono illeciti se implicano accesso o copia non autorizzati, condotta contraria alle pratiche commerciali oneste o violazione di un obbligo di riservatezza. Anche la terza parte che sapeva o avrebbe dovuto sapere che il segreto derivava da tale violazione è responsabile, il che consente di intentare un'azione legale sia contro il nuovo datore di lavoro che contro il dipendente uscente.

La legge lascia anche dei margini di manovra. La scoperta indipendente e l'ingegneria inversa di un prodotto ottenuto legalmente sono lecite, a meno che un contratto non limiti validamente tale attività. Un tribunale deve respingere una richiesta di risarcimento qualora la divulgazione sia stata finalizzata alla libertà di espressione, alla denuncia di illeciti di interesse pubblico o alla rappresentanza dei dipendenti, e nessun contratto può escludere tali eccezioni.

Che cosa aggiunge un accordo di riservatezza alla tutela prevista dalla legge?

Un contratto tutela informazioni sensibili che non costituiscono segreti commerciali e stabilisce i limiti di utilizzo, le norme relative alla divulgazione, gli obblighi di restituzione e la scelta della legge applicabile e del foro competente. Il prezzo di un'offerta, l'identità di un potenziale acquirente o l'esistenza di trattative potrebbero non essere considerati segreti commerciali, ma ognuno di questi elementi può causare danni se finisce nelle mani sbagliate.

L'accordo limita l'utilizzo delle informazioni allo scopo concordato, nomina i consulenti, le società del gruppo e i subappaltatori che possono riceverle, stabilisce quando i materiali devono essere restituiti o distrutti e definisce la legge applicabile e il tribunale o l'organo arbitrale competente. La sottoscrizione e l'applicazione di tali accordi costituiscono inoltre prova delle misure ragionevoli richieste dalla legge sulla protezione dei segreti commerciali.

Consulta i contratti successivi. Un contratto di acquisto di azioni, di servizi o tra azionisti spesso contiene una clausola di riservatezza e una clausola di integrazione totale, che può sostituire l'accordo precedente a condizioni meno favorevoli, a meno che non sia espressamente previsto. La nostra panoramica sulle tipologie di accordi commerciali previste dalla legge olandese spiega come questi documenti si integrano tra loro.

Come si proteggono le informazioni durante le negoziazioni e la due diligence?

Firmare prima del primo incontro sostanziale e divulgare le informazioni gradualmente. Il dovere di ragionevolezza ed equità tra le parti negoziali è vago e difficile da far rispettare rapidamente, e quando un accordo sembra concreto, le informazioni sono solitamente già state condivise.

In un'acquisizione o in un round di investimenti, l'acquirente è solitamente attivo nello stesso mercato. È opportuno divulgare prima un profilo anonimizzato, poi informazioni finanziarie aggregate e solo dopo una lettera d'intenti i contratti con il cliente, i margini e i dati del personale. Una data room con accessi individuali registra chi ha consultato cosa. Si veda il nostro articolo sulla due diligence nelle fusioni e acquisizioni olandesi.

Aggiungete un patto di non concorrenza per i vostri dipendenti e clienti, perché la sola riservatezza non impedisce alla controparte di contattare il vostro direttore commerciale. Fate in modo che tale patto rimanga valido anche dopo la conclusione delle trattative; le norme olandesi sull'interruzione dei negoziati affrontano l'altra metà del problema.

Come si proteggono le informazioni lungo la catena di approvvigionamento?

Richiedete alla controparte di imporre ai propri subappaltatori gli stessi obblighi e di rimanere responsabile per essi come per la propria condotta. In caso contrario, sareste costretti a citare in giudizio un subappaltatore senza contratto, secondo le disposizioni di legge più stringenti.

Indica i paesi o gli enti verso cui le informazioni possono essere trasferite. Tieni presente che un accordo di riservatezza non è un accordo sul trattamento dei dati (verwerkersovereenkomst): qualora l'altra parte tratti dati personali su tue istruzioni, l'articolo 28 del GDPR richiede un accordo separato e l'Autorità olandese per la protezione dei dati (Autoriteit Persoonsgegevens) ne vigila l'applicazione. Il nostro articolo sull'accordo sul trattamento dei dati nei Paesi Bassi illustra cosa deve contenere.

Come si proteggono le informazioni riservate dai propri dipendenti?

Una clausola di riservatezza vincola il dipendente durante e dopo il rapporto di lavoro, ma non gli impedisce di rivolgersi a un concorrente. A differenza di una clausola di non concorrenza, non richiede particolari formalità per essere valida.

Le conoscenze acquisite come normale competenza professionale appartengono al dipendente; le informazioni concrete e identificabili appartengono al datore di lavoro. Per impedire a qualcuno di accedere al mercato del lavoro, è necessaria una clausola di non concorrenza (concurrentiebeding) o una clausola di non sollecitazione (relatiebeding) ai sensi dell'articolo 7:653 BW: in forma scritta e, in un contratto a tempo determinato, con una dichiarazione scritta del prevalente interesse commerciale. Si veda il nostro articolo sulle clausole di non concorrenza nel diritto del lavoro olandese.

Una penale in un contratto di lavoro deve essere conforme all'articolo 7:650 del Codice Civile tedesco (BW): deve essere redatta per iscritto, specificando le norme la cui violazione è sanzionata e l'importo della penale, e non può arrecare alcun beneficio diretto o indiretto al datore di lavoro. Per i dipendenti che percepiscono una retribuzione superiore al salario minimo legale, le parti possono derogare parzialmente a tale disposizione per iscritto. Per la stessa violazione, il datore di lavoro può richiedere o la penale o il risarcimento dei danni, ma non entrambi.

L'ultimo giorno lavorativo, prima di chiudere gli account, recuperate i dispositivi, revocate l'accesso e conservate i registri delle caselle di posta e dei trasferimenti di file. Se un dipendente inoltra documenti a un indirizzo privato poco prima di dimettersi, tali registri costituiscono solitamente la documentazione completa.

Cosa fa un tribunale olandese con una clausola penale?

Il tribunale applica la clausola, ma ai sensi dell'articolo 6:94 BW può ridurre la pena se l'equità lo richiede manifestamente. Una clausola penale (boetebeding) ti esonera dalla prova del danno economico derivante dalla violazione, che spesso è molto difficile da dimostrare.

Ai sensi dell'articolo 6:92 BW, la penale sostituisce il risarcimento danni previsto dalla legge, pertanto l'accordo deve specificare espressamente se si desidera richiedere anche il risarcimento del danno effettivo. Ai sensi dell'articolo 6:93 BW, la penale è dovuta solo dopo una diffida di inadempimento laddove una richiesta di risarcimento danni la richiederebbe, salvo diversa disposizione della clausola. La Corte Suprema (Hoge Raad) si aspetta che i tribunali esercitino il potere di riduzione con moderazione.

Una clausola a più livelli funziona meglio di un'unica somma forfettaria: un importo fisso per ogni violazione, un importo giornaliero per una violazione continuativa, un limite massimo complessivo e una riserva espressa di ulteriori danni e di un'ingiunzione. Un'unica somma elevata che equipara un'e-mail inviata per errore al furto di un database clienti induce a una riduzione.

Cosa fare in caso di fuga di informazioni riservate?

Raccogli le prove, invia una diffida scritta e, se la violazione persiste, rivolgiti al giudice per le misure cautelari (voorzieningenrechter) con un procedimento sommario (kort geding). In questi casi, la rapidità e le prove sono decisive.

Innanzitutto, mettete in sicurezza i registri degli accessi, la cronologia dei download, il traffico e-mail e la traccia di controllo della data room, in modo lecito e prima di affrontare chiunque. Quindi inviate una diffida con l'obbligo, i fatti, la richiesta di cessazione e restituzione del materiale e una scadenza; ciò stabilirà anche l'inadempimento che l'articolo 6:93 BW potrebbe imporre.

Il giudice può ordinare all'altra parte di cessare l'utilizzo delle informazioni, di consegnare o distruggere copie e di identificare i destinatari, e può mantenere il segreto fuori dalla parte pubblica del procedimento. Qualora le prove rischino di scomparire, può essere richiesto un sequestro probatorio (bewijsbeslag). Nel merito, il tribunale può disporre il risarcimento dei danni, compreso un ragionevole canone di licenza, e ordinare la pubblicazione della sentenza. La divulgazione intenzionale da parte di una persona vincolata al segreto può costituire reato ai sensi dell'articolo 273 del Codice penale olandese (Wetboek van Strafrecht).

Quali errori costano alle aziende la protezione legale?

Firmare troppo tardi, una definizione vaga, un termine scelto male e un contratto che nessuno fa rispettare. Un accordo firmato dopo che le informazioni sono state condivise non ripristina la tua posizione.

Una definizione generica di "tutte le informazioni divulgate" non offre al tribunale alcun elemento su cui basarsi; un elenco che includa solo disegni tecnici lascia le informazioni commerciali prive di tutela. È preferibile utilizzare categorie con esempi concreti e una procedura di conferma per le divulgazioni orali.

La legge olandese non prevede un termine massimo; di norma, un periodo compreso tra due e cinque anni è da considerarsi standard. Il termine deve essere commisurato alla vita commerciale dell'informazione. Un segreto commerciale rimane protetto ai sensi della legge finché resta segreto. Gli obblighi che nessuno controlla o fa rispettare indeboliscono anche la tesi di aver adottato misure ragionevoli; si veda il nostro articolo sulla protezione dei segreti commerciali.

Cosa dovresti verificare in qualità di soggetto che effettua la divulgazione?

• L'accordo deve essere firmato prima del primo incontro sostanziale o dell'accesso alla data room.
• La definizione elenca le categorie di informazioni con esempi concreti.
• Tale divulgazione a consulenti e subappaltatori richiede termini altrettanto rigorosi, con la controparte responsabile del loro rispetto.
• Che la clausola penale sia a scaglioni, pagabile senza preavviso di inadempimento e che riservi ulteriori risarcimenti ai sensi dell'articolo 6:92 BW.
• Che sia in vigore un accordo separato sul trattamento dei dati ai sensi dell'articolo 28 del GDPR qualora i dati personali vengano condivisi.

Cosa dovresti verificare in qualità di destinatario?

• La limitazione dello scopo consente comunque di svolgere la valutazione o il lavoro per cui si è stati incaricati.
• Le informazioni che già conoscevi, che hai sviluppato autonomamente o che sono di dominio pubblico non rientrano nella definizione.
• Che il mandato termini in una data fissa anziché essere a tempo indeterminato.
• Che la pena sia proporzionata e limitata, tenuto conto del potere di riduzione del tribunale ai sensi dell'articolo 6:94 BW.
• Questi obblighi di restituzione e distruzione consentono di conservare le copie richieste dalla legge o nei backup automatici.

Cosa possiamo fare per voi con un accordo di riservatezza?

I nostri avvocati specializzati in diritto societario assistono sia le parti che divulgano informazioni sia quelle che le ricevono, in transazioni, catene di fornitura e questioni relative al lavoro.

• Redigiamo o revisioniamo l'accordo di riservatezza, comprese le definizioni, la durata e la clausola penale.
• Verifichiamo come interagisce con successivi acquisti di azioni, servizi o accordi tra azionisti.
• Redigiamo la clausola di trasferimento dei diritti ai subappaltatori e l'accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell'articolo 28 del GDPR.
• Dopo una perdita, raccogliamo le prove e inviamo l'avviso di inadempimento.
• Avviamo un procedimento sommario dinanzi al giudice per le misure cautelari o tramite sequestro probatorio.

Sintesi

• La legge sui segreti commerciali tutela i veri segreti commerciali anche in assenza di contratto, ma solo se sono state adottate misure ragionevoli per mantenerli segreti.
• Un accordo di riservatezza copre anche le informazioni sensibili che non costituiscono un segreto commerciale, limitandone l'utilizzo e regolamentandone la divulgazione a terzi.
• Firma prima di condividere, definisci le informazioni per categoria e adatta la durata del contratto alla sua vita commerciale.
• Una clausola penale ti evita di dover dimostrare il danno subito, ma ai sensi dell'articolo 6:94 BW il tribunale può ridurlo.
• In seguito a una perdita, è fondamentale raccogliere prima le prove, inviare una notifica scritta e valutare l'opportunità di avviare un procedimento sommario.

Domande frequenti