Consigli legali per gli imprenditori nei Paesi Bassi: cinque priorità

I consigli legali più utili per gli imprenditori nei Paesi Bassi si riducono a cinque decisioni iniziali: la forma giuridica e la responsabilità personale che ne deriva, le registrazioni e i documenti da conservare, i contratti e le condizioni generali, la protezione del marchio e dei dati, e le modalità di assunzione dei dipendenti. La principale eccezione all'idea che una società protegga l'imprenditore riguarda la responsabilità degli amministratori: questi ultimi possono essere ritenuti personalmente responsabili in determinate circostanze.

Ciascuna di queste materie è regolata da specifiche norme olandesi. Risolvere una controversia dopo il suo inizio è inoltre molto più costoso che prima. Di seguito riassumiamo gli obblighi che effettivamente si applicano a un'impresa costituita nei Paesi Bassi, con le relative disposizioni di legge. Questo articolo è rivolto a fondatori di imprese, liberi professionisti e società straniere che intendono avviare un'attività nei Paesi Bassi.

Quale forma giuridica dovresti scegliere e quali implicazioni ha per la tua responsabilità personale?

Scegliete una forma giuridica specifica se desiderate tenere separati i debiti aziendali dal vostro patrimonio personale. Un'impresa individuale e una società in nome collettivo non offrono tale separazione; una società a responsabilità limitata, invece, la consente, entro certi limiti.

Un imprenditore individuale (eenmanszaak) e una società in nome collettivo (vennootschap onder firma, vof) non hanno personalità giuridica propria. Come imprenditore, sei responsabile con tutto il tuo patrimonio personale. In una vof, ogni socio è responsabile in solido per i debiti della società.

Una società a responsabilità limitata (besloten vennootschap, BV) è una persona giuridica. Viene costituita tramite atto notarile e, in linea di principio, ha debiti propri. A seguito della riforma Flex-BV, non è più previsto un capitale minimo. La scelta, quindi, è dettata dal livello di rischio e dalle modalità di finanziamento dell'attività, non dalla somma di denaro necessaria per l'avvio.

In quali casi un amministratore di una BV può ancora essere ritenuto personalmente responsabile?

La separazione patrimoniale prevista da una società a responsabilità limitata (BV) non è assoluta. Un amministratore è tenuto a svolgere correttamente i propri doveri nei confronti della società, ai sensi dell'articolo 2:9 del Codice Civile olandese (BW).

Un amministratore può essere ritenuto personalmente responsabile nei confronti dei creditori anche ai sensi dell'articolo 6:162 del Codice fallimentare olandese (BW). Ciò si applica, ad esempio, quando l'amministratore ha assunto obbligazioni per conto della società pur sapendo che quest'ultima non sarebbe stata in grado di onorarle. In caso di fallimento, l'articolo 2:248 del BW prevede la responsabilità dell'amministratore per il deficit se il consiglio di amministrazione ha manifestamente svolto i propri doveri in modo improprio e ciò è stato una causa determinante del fallimento. Il nostro articolo sulla responsabilità degli amministratori nei Paesi Bassi spiega quando tale soglia viene superata.

Cosa succede se si firmano contratti prima che la BV sia stata costituita?

A quel punto, la responsabilità personale sussiste. Tale responsabilità personale perdura fino a quando la società, una volta costituita, non ratifica l'atto.

La tempistica è quindi fondamentale. Tra la firma dei contratti a nome di una BV in costituzione e l'effettiva costituzione, intercorre un periodo in cui il rischio è a carico della persona che agisce. Questo è l'argomento della nostra guida alla costituzione di una BV . La sequenza pratica, dall'idea all'avvio di un'attività, è illustrata nel nostro articolo sui passaggi legali imprescindibili per avviare un'impresa.

Quali registrazioni e documenti sono richiesti dalla legge?

Ogni attività commerciale deve essere iscritta nel registro delle imprese e tenere una contabilità adeguata. Anche le persone giuridiche devono registrare i propri titolari effettivi.

Nei Paesi Bassi, ogni attività commerciale deve essere iscritta nel registro delle imprese (Handelsregister) tenuto dalla Camera di Commercio (Kamer van Koophandel, KvK). Anche i cambiamenti di indirizzo, di amministratori e di firmatari autorizzati devono essere comunicati. Le persone giuridiche, inoltre, devono registrare i propri titolari effettivi nel registro UBO (Uniform Benefit Officer).

Tale registro esiste ancora e la registrazione rimane obbligatoria. Tuttavia, l'accesso al pubblico è stato limitato a seguito della sentenza della Corte di giustizia dell'Unione europea del novembre 2022. La consultazione è ora riservata alle autorità e ai soggetti che vantano un interesse legittimo.

Perché la tenuta della contabilità è un obbligo legale piuttosto che una scelta contabile?

Perché la legge lo impone e perché la mancata osservanza può comportare la responsabilità personale dell'amministratore. L'articolo 2:10 del Codice Civile tedesco (BW) obbliga il consiglio di amministrazione di una persona giuridica a tenere registri dai quali sia possibile conoscere in qualsiasi momento i diritti e gli obblighi della società.

Tali registrazioni devono essere conservate per sette anni. Lo stesso obbligo incombe sulle persone fisiche che esercitano un'attività commerciale ai sensi dell'articolo 3:15i del Codice Civile tedesco (BW). Anche una società a responsabilità limitata (BV) deve depositare i propri bilanci annuali presso il Registro delle Imprese entro i termini previsti dalla legge.

La mancata osservanza di tale obbligo non è una mera formalità. In caso di fallimento, la mancata tenuta di una contabilità adeguata o la mancata presentazione dei bilanci nei termini previsti creano una presunzione legale di cattiva gestione e di nesso di causalità. In pratica, questo rappresenta un importante percorso verso la responsabilità personale per un amministratore olandese.

È possibile chiudere rapidamente un'azienda priva di beni?

Sì, tramite una liquidazione accelerata (turboliquidatie). Il criterio è che la società non abbia attività al momento dello scioglimento; può comunque avere debiti.

In base alle norme sulla trasparenza delle liquidazioni accelerate, il consiglio di amministrazione è tenuto a depositare presso il Registro delle Imprese i bilanci e una spiegazione dello scioglimento. I creditori possono consultare questi documenti. Una liquidazione accelerata non è quindi un modo per tenere i creditori all'oscuro.

I vostri accordi devono essere in forma scritta? E come fate a far valere le vostre condizioni generali?

La maggior parte degli accordi è valida anche senza essere in forma scritta, ma è un documento scritto che permette di provarne la validità. Le condizioni generali ti tutelano solo se le fornisci correttamente.

Il diritto contrattuale olandese è informale. Un accordo si perfeziona mediante offerta e accettazione ai sensi dell'articolo 6:217 del Codice civile olandese (BW). A parte alcune eccezioni, come la vendita di una casa a un consumatore o il trasferimento del diritto d'autore, non è necessaria la forma scritta.

That freedom is not a reason to trade on email confirmations alone. Under Article 150 of the Dutch Code of Civil Procedure (Rv), the party who relies on what was agreed has to prove it.

Come si fa a evitare di perdere le proprie condizioni generali di contratto?

Date all'altra parte un'opportunità ragionevole di prenderne visione, idealmente consegnandoveli prima o al momento della conclusione del contratto. La legge olandese rende facile perdere le clausole generali se si omette questo passaggio.

Under Articles 6:233 and 6:234 BW, a reference to a website is only sufficient in defined situations. Terms that were not properly provided can be annulled, and your clause limiting liability then disappears with them.

Where both parties refer to their own terms, Article 6:225(3) BW provides that the first reference prevails unless the other party expressly rejects it. The order of the exchange therefore decides whose small print governs the deal. Our explanation of Termini generali e condizioni e la nostra panoramica del tipi di accordo commerciale esporre le regole in modo più dettagliato.

Quali clausole meritano particolare attenzione?

Due clausole ricompensano il tempo dedicato alla loro elaborazione: la clausola sulla responsabilità e la clausola sulla legge applicabile e sulla giurisdizione.

A liability clause with a cap that relates to the contract value, combined with an exclusion of indirect loss, stands a much better chance in court than a blanket exclusion. A judge may set a blanket exclusion aside as unacceptable under Article 6:248(2) BW.

Una clausola che specifica la legge olandese e il foro competente nei Paesi Bassi impedisce che una controversia con una controparte straniera debba essere risolta all'estero. In assenza di tale clausola, le norme europee in materia di legge applicabile e giurisdizione potrebbero, per impostazione predefinita, far riferimento a un altro paese.

Come fai a essere sicuro di essere pagato puntualmente?

Definisci termini di pagamento chiari, emetti fatture con una data di scadenza e agisci tempestivamente in caso di ritardo nei pagamenti. Il ritardo nei pagamenti è un problema legale prima ancora di essere un problema di liquidità.

Tra imprese, il termine di pagamento legale è di trenta giorni dal ricevimento della fattura, salvo diverso accordo. Un termine di pagamento concordato tra aziende non può, in linea di principio, superare i sessanta giorni. Una grande azienda non può imporre un termine di pagamento superiore a trenta giorni a un fornitore di piccole o medie dimensioni. Un termine più lungo è nullo e gli interessi commerciali legali decorrono dal trentunesimo giorno.

L'interesse commerciale legale previsto dall'articolo 6:119a della legge tedesca sui titoli (BW) è considerevolmente superiore all'interesse legale ordinario. Matura automaticamente, senza necessità di sollecito.

Quali misure adottate quando un cliente non paga?

Segui una sequenza fissa. Tale sequenza determinerà cosa potrai richiedere in seguito.

• Invia una fattura con una data di scadenza ben definita.
• Invia un sollecito scritto che dichiari il debitore inadempiente.
• Richiedi gli interessi legali e le spese di riscossione.
• Solo allora si può avviare un'azione legale. Qualora il debito non sia contestato e l'azienda non sia in grado di pagare, si può ricorrere alla procedura fallimentare come strumento di pressione.

Retention of title (eigendomsvoorbehoud, Article 3:92 BW), agreed in your general terms and communicated before delivery, remains the cheapest security a supplier can have.

Come proteggere il proprio marchio, le proprie creazioni e il proprio know-how?

Registra il tuo marchio, proteggi il copyright delle opere che commissioni e mantieni riservato il tuo know-how. Un nome commerciale da solo non basta per un'azienda in crescita.

Un nome commerciale è protetto solo dall'uso e solo nella regione in cui viene utilizzato. La registrazione di un marchio presso l'Ufficio Benelux per la Proprietà Intellettuale (BOIP), o un marchio UE, conferisce un diritto esclusivo sui beni e servizi registrati.

Tale registrazione può essere revocata se il marchio non viene effettivamente utilizzato entro cinque anni dalla registrazione. Registrare tutto, quindi, non è una strategia. Il diritto d'autore su software, testi, fotografie e disegni si acquisisce automaticamente, senza necessità di registrazione.

A chi appartengono i diritti d'autore delle opere realizzate dai freelance?

Il libero professionista, a meno che i diritti non vengano trasferiti a te tramite un atto firmato. Questa è la regola che mette in difficoltà molti imprenditori.

L'articolo 7 della legge sul diritto d'autore (Auteurswet) attribuisce al datore di lavoro il diritto d'autore sulle opere create dai dipendenti nell'esercizio delle loro funzioni. Non si applica ai liberi professionisti, alle agenzie o ai collaboratori esterni. Le opere commissionate a un libero professionista, come un programmatore o un designer, rimangono di proprietà di quest'ultimo, a meno che i diritti non vengano ceduti.

Il know-how che viene deliberatamente mantenuto segreto e protetto con misure ragionevoli si qualifica come segreto commerciale ai sensi della legge sulla protezione dei segreti commerciali (Wet bescherming bedrijfsgeheimen). Ciò vi dà il diritto di agire contro l'acquisizione o l'utilizzo illecito. Le clausole di riservatezza e i controlli di accesso sono ciò che crea tale protezione. Per quanto riguarda i brevetti, ricordate che qualsiasi divulgazione pubblica prima del deposito della domanda di brevetto compromette la novità. La nostra guida al diritto della proprietà intellettuale nei Paesi Bassi illustra le registrazioni e le relative condizioni.

Cosa bisogna fare in merito ai dati personali e alla sicurezza informatica?

Se trattate dati personali, il GDPR si applica anche a voi. Le organizzazioni che operano in settori specifici devono inoltre conformarsi alla legge olandese sulla sicurezza informatica.

Qualsiasi azienda che tratti dati personali è soggetta al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Nei Paesi Bassi, la sua applicazione è supervisionata dall'Autorità olandese per la protezione dei dati (Autoriteit Persoonsgegevens). Quasi tutte le aziende sono tenute a rispettare tre obblighi principali:

• Per ogni operazione di trattamento dei dati è necessaria una base giuridica e bisogna essere in grado di indicarla. Il consenso è solo una delle sei basi giuridiche e, per i normali rapporti di lavoro o di fornitura, di solito non è quella appropriata.
• È necessario tenere traccia delle attività di elaborazione.
• Qualora un'altra parte tratti dati personali su vostre istruzioni, come ad esempio un fornitore di servizi di elaborazione paghe, una società di hosting o un fornitore di CRM, l'articolo 28 del GDPR richiede un accordo scritto sul trattamento dei dati.

Quando è necessario segnalare una violazione dei dati?

Entro settantadue ore dal momento in cui ne vieni a conoscenza, devi segnalarlo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (Autoriteit Persoonsgegevens), a meno che la violazione non comporti un rischio per le persone interessate.

Ai sensi della legge sulle telecomunicazioni (Telecommunicatiewet), i cookie e le tecnologie simili non strettamente necessarie richiedono il consenso preventivo. Un banner che si limita a informare i visitatori non soddisfa tale requisito.

La legge sulla sicurezza informatica si applica alla tua azienda?

Potrebbe essere applicabile se operi in uno dei settori indicati. Dal 15 agosto 2026, la legge sulla sicurezza informatica (Cyberbeveiligingswet), che attua la direttiva europea NIS2, aggiunge un ulteriore livello di obblighi.

Entities within its scope must register with the competent authority and take appropriate risk management measures. They must report a significant incident within twenty-four hours, followed by a fuller notification within seventy-two hours. The first step is to establish whether your business is in scope, because the obligations do not depend on size alone. Our overview of Requisiti di conformità per le imprese mappa i regimi che possono essere applicati contemporaneamente.

La persona che lavora per te è un dipendente o un lavoratore autonomo?

Dipende da come il lavoro viene effettivamente svolto, non da come viene definito nel contratto. La legge olandese si concentra sulla sostanza del rapporto di lavoro.

Ai sensi dell'articolo 7:610 della legge tedesca sul lavoro (BW), si configura un contratto di lavoro subordinato quando una parte svolge un'attività per un'altra per un determinato periodo di tempo, viene retribuita e opera in un rapporto di autorità. Nella sentenza Deliveroo del 24 marzo 2023, la Corte Suprema (Hoge Raad) ha confermato che la questione è determinata dalla valutazione complessiva di tutte le circostanze. Queste includono l'organizzazione del lavoro, la condotta del lavoratore in qualità di imprenditore e le modalità di determinazione della retribuzione. Un contratto che preveda diversamente non modifica l'esito.

Perché questo è più importante ora che prima?

Perché le autorità fiscali sono tornate a far rispettare le norme. La moratoria sull'applicazione della legge sulla deregolamentazione dei rapporti di lavoro (Wet DBA) è terminata il 1° gennaio 2025.

L'Agenzia delle Entrate (Belastingdienst) può quindi nuovamente imporre accertamenti aggiuntivi qualora un rapporto di lavoro possa essere qualificato come tale. Il legislatore sta inoltre lavorando a ulteriori norme, tra cui una presunzione legale di rapporto di lavoro legata alla retribuzione oraria. Verificate lo stato attuale di tali norme quando assumete qualcuno.

Qualora il rapporto sia effettivamente quello di un lavoratore autonomo, è fondamentale che l'accordo lo rifletta nella sostanza: un risultato definito, la libertà di nominare un sostituto, l'utilizzo della propria attrezzatura e la possibilità di avere più clienti. La nostra spiegazione sul falso rapporto di lavoro autonomo illustra i fattori di rischio.

Quali sono i requisiti necessari quando si assumono dipendenti?

Un contratto di lavoro scritto e clausole che rispettino i limiti di legge. Gli errori in questa fase spesso rendono una clausola nulla.

• una scritta contratto di lavoro indicando stipendio, orario, durata e il contratto collettivo di lavoro applicabile.
• Un periodo di prova che rispetti i limiti di legge. Un periodo di prova concordato di durata eccessiva è nullo nella sua interezza.
• Una clausola di non concorrenza concordata per iscritto con un dipendente maggiorenne. In un contratto a tempo determinato, è valida solo se specifica i legittimi interessi aziendali che la giustificano.

Si noti inoltre che l'indennità di transizione (transitievergoeding) in caso di licenziamento è dovuta fin dal primo giorno di lavoro. Pertanto, potrebbe essere già esigibile se il contratto viene rescisso durante il periodo di prova.

What can we do for you as an entrepreneur?

avvocati aziendali and avvocati d'affari work in Dutch and English for founders, established businesses and foreign companies with a Dutch operation.

• We compare the sole trader, vof and BV for your situation and coordinate the notarial deed of incorporation of your BV.
• We draft your shareholders’ agreement and the articles of association of the BV.
• We write or review your general terms and conditions, including the liability cap and the choice of Dutch law and a Dutch court.
• We review the agreement with your first employee or freelancer against Article 7:610 BW and the enforcement rules of the Belastingdienst.
• We send the formal reminder (ingebrekestelling) to a customer who does not pay and claim statutory commercial interest and collection costs.
• We check whether the GDPR and the Cybersecurity Act require a processing agreement, a processing record or a registration from you.

Sintesi

• Un BV separa i debiti aziendali dal patrimonio personale, ma un amministratore può comunque essere ritenuto personalmente responsabile ai sensi degli articoli 2:9, 2:248 e 6:162 del BW.
• Iscrivetevi al KvK (Camera di Commercio e Industria) e al registro dei titolari effettivi, conservate una documentazione adeguata per sette anni e presentate i bilanci annuali nei termini previsti.
• Consegna le tue condizioni generali prima o al termine del contratto e concorda un limite di responsabilità ragionevole, nonché la legge e la giurisdizione olandesi.
• Tutela il diritto d'autore sulle opere commissionate tramite un atto firmato, registra il tuo marchio e proteggi i tuoi segreti commerciali.
• Valutate nel dettaglio ogni rapporto di lavoro e verificate se il GDPR e la legge sulla sicurezza informatica impongono un vostro intervento.

Domande frequenti