Condizioni generali di contratto: redigerle in modo che siano applicabili secondo la legge olandese.

Le condizioni generali di contratto (algemene voorwaarden) tutelano la tua attività solo se ne costituiscono parte integrante. Secondo la legge olandese, ciò dipende soprattutto da un quesito: l'altra parte ha avuto la possibilità di leggerle prima o al momento della conclusione del contratto? In caso contrario, l'altra parte può annullare le condizioni e la tua limitazione di responsabilità decade.

L'eccezione principale riguarda i clienti aziendali di grandi dimensioni. Un'azienda che pubblica bilanci annuali o che ha almeno 50 dipendenti non può invocare questi motivi di annullamento. Per i consumatori, invece, la legge introduce una lista nera e una lista grigia di clausole eccessivamente onerose.

Cosa si intende per termini e condizioni generali?

Le condizioni generali di contratto sono clausole scritte redatte per essere utilizzate in diversi contratti. Le condizioni principali, come il prezzo e la descrizione di ciò che viene fornito, non rientrano in questa definizione, purché siano chiare e comprensibili.

Questa definizione deriva dall'articolo 6:231 del Codice Civile olandese (Burgerlijk Wetboek, BW). Le norme relative alle condizioni generali di contratto sono stabilite negli articoli da 6:231 a 6:247 del BW . Ciò che conta è lo scopo del testo, non il suo titolo. Un modello di preventivo standard con clausole di consegna, pagamento e responsabilità, utilizzato per ogni cliente, costituisce una condizione generale di contratto, anche se denominato in modo diverso. Una clausola negoziata per una specifica transazione non lo è.

La distinzione con le clausole essenziali è importante. Una clausola essenziale non può essere valutata in base alle norme sulle clausole eccessivamente onerose. Tuttavia, se il prezzo o l'obbligo principale vengono celati in una formulazione poco chiara, il tribunale considera tale clausola come una condizione ordinaria che può essere valutata.

Come si fa a integrare le proprie condizioni nel contratto?

È necessario dichiarare le condizioni applicabili prima o al momento della conclusione del contratto, ad esempio nel preventivo, nella conferma d'ordine o al momento del pagamento online. Un riferimento inviato solo con la fattura, dopo la stipula del contratto, arriva troppo tardi.

Una volta che la controparte ha accettato l'applicabilità delle vostre condizioni, è vincolata dal loro contenuto, anche se non le ha mai lette (articolo 6:232 BW). Per questo motivo, il riferimento stesso deve essere chiaro e incondizionato: "Le nostre condizioni generali si applicano a tutti i nostri preventivi e contratti; una copia è allegata."

Due serie di condizioni: la battaglia delle forme

Nel commercio tra imprese, il fornitore spesso fa riferimento alle proprie condizioni e l'acquirente risponde con un ordine di acquisto che fa riferimento alle proprie condizioni. Ai sensi dell'articolo 6:225(3) del Codice Civile tedesco (CCE), il secondo riferimento non ha effetto a meno che non respinga espressamente il primo. In pratica, prevale la prima parte che fa riferimento alle proprie condizioni, a meno che l'altra parte non le respinga esplicitamente.

Nelle vendite transfrontaliere di beni, la Convenzione di Vienna sulla vendita internazionale di beni (CISG) si applica spesso al posto del Codice civile olandese, e le sue norme in materia di condizioni contrastanti funzionano in modo diverso. Se operate a livello internazionale, verificate quale regime si applica e valutate la possibilità di inserire nel contratto stesso una clausola esplicita sulla legge applicabile e sul foro competente, e non solo nelle condizioni generali.

Quando l'altra parte può annullare i tuoi termini?

Ai sensi dell'articolo 6:233 BW, l'altra parte può annullare una clausola per due motivi: la clausola è eccessivamente onerosa, oppure non è stata data all'altra parte una ragionevole opportunità di prendere visione delle condizioni. Il secondo motivo incide sulle condizioni nel loro complesso.

L'obbligo di fornire le condizioni

L'articolo 6:234 del Codice civile tedesco (BW) definisce cosa si intende per "ragionevole opportunità". Di norma, le condizioni devono essere consegnate prima o al momento della conclusione del contratto. Solo se ciò non è ragionevolmente possibile, è possibile comunicare all'altra parte, prima della conclusione del contratto, dove le condizioni possono essere consultate, ad esempio presso la Camera di Commercio (KvK) o un registro giudiziario, e che saranno inviate gratuitamente su richiesta.

Per i contratti conclusi online, è necessario rendere le condizioni disponibili elettronicamente prima o al momento della conclusione del contratto, in modo che l'altra parte possa memorizzarle. Un link per scaricare un PDF nella pagina di pagamento o nell'e-mail di chiusura del contratto di solito soddisfa questo requisito. Una dicitura in piccolo che indica che le condizioni "sono disponibili su richiesta" non è sufficiente, se era possibile allegarle facilmente.

Chi non può fare affidamento su questi motivi?

Ai sensi dell'articolo 6:235 BW, una società che abbia pubblicato il proprio bilancio annuale, o che abbia almeno 50 dipendenti, non può invocare tali motivi di annullamento. Una parte che utilizzi le stesse condizioni, o condizioni sostanzialmente identiche, non può sostenere di non aver avuto la possibilità di leggerle. Nei confronti di tali parti, una clausola può comunque essere annullata se la sua applicazione risulterebbe inaccettabile secondo i principi di ragionevolezza ed equità (redelijkheid en billijkheid, articolo 6:248(2) BW).

Quali clausole non sono consentite nei contratti con i consumatori?

Nei contratti con i consumatori, le clausole incluse nella lista nera di cui all'articolo 6:236 del Codice Civile tedesco (BW) sono sempre irragionevolmente onerose, mentre quelle incluse nella lista grigia di cui all'articolo 6:237 del BW si presumono tali. Per una clausola inclusa nella lista grigia, l'azienda deve dimostrare che essa è ragionevole nel caso specifico.

Tra gli esempi presenti nella lista nera figurano clausole che privano il consumatore del diritto di recesso o di risoluzione del contratto, aumenti di prezzo entro tre mesi dalla stipula del contratto senza concedere al consumatore il diritto di recesso e la scelta di un foro diverso da quello di residenza del consumatore, a meno che al consumatore non venga concesso un mese di tempo per optare per tale foro. Anche il rinnovo tacito di un abbonamento è soggetto a restrizioni: dopo il primo periodo, il contratto può rinnovarsi solo a tempo indeterminato con un preavviso non superiore a un mese.

La lista grigia comprende clausole che escludono o limitano la tua responsabilità, ti danno il diritto di modificare sostanzialmente la tua prestazione o impongono al consumatore un periodo di preavviso superiore a tre mesi. Tali clausole non sono automaticamente nulle, ma in caso di controversia l'onere della prova spetta a te.

Ai consumatori si applicano altre due regole. Se una clausola non è chiara, prevale l'interpretazione più favorevole al consumatore (articolo 6:238(2) BW). Inoltre, alcuni diritti dei consumatori non possono essere esclusi in alcun modo, a prescindere dalle condizioni. Ne sono un esempio la garanzia legale (di conformità) per gli acquisti effettuati dai consumatori e la regola secondo cui un acquirente consumatore non può essere obbligato a pagare in anticipo più della metà del prezzo (articolo 7:26(2) BW).

Il diritto di recesso di 14 giorni si applica ai contratti a distanza, come le vendite online, e ai contratti stipulati al di fuori dei locali commerciali (articolo 6:230o BW). Non si applica a tutti i contratti con i consumatori, quindi è meglio non presentarlo in questo modo. L' Autorità per i Consumatori e i Mercati (ACM) può intraprendere azioni coercitive nei confronti delle imprese che utilizzano clausole abusive nei confronti dei consumatori.

Le liste tutelano anche i clienti aziendali?

Le liste nere e grigie non si applicano direttamente tra imprese. Un cliente di una piccola impresa può comunque chiedere al tribunale di annullare una clausola in quanto eccessivamente onerosa, secondo la regola generale dell'articolo 6:233(a) BW.

Nell'applicare tale principio di trasparenza, i tribunali possono tenere conto degli elenchi anche per le piccole imprese che si trovano in una posizione paragonabile a quella di un consumatore. Questo è noto come effetto riflesso (reflexwerking). Un lavoratore autonomo che acquista un furgone o un abbonamento a un software per la propria attività non è un consumatore, ma può comunque beneficiare di questa tutela.

Un unico limite si applica indipendentemente dal tipo di cliente. Una clausola che esclude la responsabilità per danni causati da dolo o colpa grave non sarà generalmente ritenuta valida, poiché farvi affidamento è inaccettabile secondo i principi di ragionevolezza ed equità. Redigete la vostra clausola di limitazione di responsabilità tenendo presente questo aspetto: fissate un limite massimo o pari alla somma assicurata ed escludete dal limite il dolo e la colpa grave.

Cosa dovrebbero includere i vostri termini e condizioni?

Le buone condizioni contrattuali accompagnano la vita di un contratto: come viene stipulato, cosa deve fare ciascuna parte, cosa succede in caso di problemi e come vengono risolte le controversie. La maggior parte delle aziende necessita almeno dei seguenti aspetti.

• Definizioni e ambito di applicazione: a quali preventivi e contratti si applicano le condizioni e che le condizioni dell'altra parte vengono respinte.
• Preventivi, accettazione, prezzi e termini di pagamento, inclusi gli interessi commerciali previsti dalla legge e le spese di riscossione.
• Consegna, trasferimento del rischio e riserva di proprietà (eigendomsvoorbehoud, articolo 3:92 BW)
• Garanzia, procedura di reclamo e limitazione di responsabilità
• Forza maggiore, sospensione e risoluzione
• Proprietà intellettuale e riservatezza, ove pertinente
• Legge applicabile e foro competente

Per i clienti aziendali, si raccomanda di prestare attenzione alle norme di legge in materia di termini di pagamento. Tra imprese, un termine di pagamento superiore a 60 giorni è valido solo se non risulta manifestamente iniquo per il creditore (articolo 6:119a BW). Dal 1° luglio 2022, una grande azienda che acquista da una piccola o media impresa non può concordare un termine di pagamento superiore a 30 giorni (articolo 6:119a BW). Tra il 2017 e la metà del 2022 il termine massimo era di 60 giorni.

Per i consumatori, è necessario aggiungere le informazioni richieste dalla legge, come i dati di contatto, il diritto di recesso (ove applicabile) e il funzionamento della garanzia legale. Molte aziende utilizzano due versioni: una per i clienti aziendali e una per i consumatori. Questo rende entrambe le versioni facilmente leggibili ed evita che una clausola destinata ai consumatori venga interpretata secondo le norme più restrittive previste per i contratti commerciali, o viceversa.

Come si redigono i termini e le condizioni passo dopo passo?

Iniziate analizzando i rischi specifici della vostra attività, non partendo da un modello predefinito. Chiedetevi se vendete a consumatori, aziende o entrambi, quali danni possono causare i vostri prodotti o servizi, se effettuate una consegna una tantum o fornite un servizio continuativo e come preferite essere pagati.

Dopodiché, decidete le basi. Molte associazioni di categoria offrono ai propri membri condizioni di lavoro specifiche per il settore. Alcune sono state negoziate con le organizzazioni dei consumatori sotto l'egida del Consiglio economico e sociale (SER). Verificate se sono adatte alla vostra attività e, se necessario, aggiungete ciò che manca.

Le condizioni contrattuali copiate da un concorrente o da un modello estero sono una fonte frequente di problemi. Possono fare riferimento a leggi straniere, utilizzare concetti inesistenti nel diritto olandese o contenere clausole che figurano nella lista nera.

È possibile modificare i termini e le condizioni in un secondo momento?

Sì, ma le nuove condizioni si applicano solo ai nuovi contratti, a meno che il contratto esistente non consenta di modificarle. Per i contratti in corso, come abbonamenti o contratti di servizio, è necessaria una clausola di modifica e le modifiche devono essere comunicate con congruo anticipo.

Per i consumatori, una clausola che consente di modificare sostanzialmente le prestazioni contrattuali è al limite della legalità. In pratica, una clausola di modifica è accettabile solo se il consumatore può recedere dal contratto qualora la modifica risulti svantaggiosa per lui. Un aumento di prezzo entro tre mesi dalla stipula del contratto è consentito solo se il consumatore ha la possibilità di recedere.

Con i clienti aziendali si ha maggiore flessibilità, ma il principio rimane lo stesso. È necessario comunicare le modifiche per iscritto, concedere un periodo di tempo ragionevole prima che entrino in vigore e inviare il nuovo testo. Un cliente che non abbia mai ricevuto la versione modificata potrà sostenere di non aver avuto la possibilità di leggerla.

È meglio depositare i termini e le condizioni presso la Camera di Commercio o presso un tribunale?

Il deposito non è obbligatorio per legge, ma può essere utile. Indica quale versione era in vigore in un dato momento e consente di fare riferimento alla versione depositata quando la comunicazione delle condizioni non è ragionevolmente possibile.

Il deposito non sostituisce l'obbligo di fornire le condizioni. La regola generale rimane quella di fornirle prima o al momento della conclusione del contratto. È possibile fare riferimento alla versione depositata solo quando la consegna delle condizioni non era ragionevolmente possibile, circostanza che i tribunali accettano solo raramente, ad esempio per un contratto concluso telefonicamente.

Quali errori dovresti evitare?

L'errore più frequente è quello di non aver fornito correttamente le condizioni. Una frase in calce a un preventivo che recita "le condizioni sono reperibili sul nostro sito web", senza un link diretto o un allegato, spesso si rivela insufficiente in tribunale.

Un secondo errore è quello di inserire una limitazione di responsabilità eccessiva. Una clausola che esclude ogni responsabilità, compresa quella per dolo e colpa grave, induce il tribunale ad annullarla completamente, lasciandovi senza alcuna limitazione. Un limite moderato ha molte più probabilità di essere applicato.

Cosa dovresti verificare in qualità di utente delle condizioni?

• Si prega di fare riferimento alle proprie condizioni in ogni preventivo, conferma d'ordine e procedura di pagamento online, prima della conclusione del contratto.
• Allega le condizioni o fornisci un link per il download e conserva la prova dell'avvenuta installazione (articolo 6:234 BW).
• Verifica le condizioni dei consumatori rispetto alla lista nera (articolo 6:236 BW) e alla lista grigia (articolo 6:237 BW).
• Escludi il dolo e la colpa grave dalla limitazione di responsabilità.
• Rifiutare espressamente le condizioni dell'altra parte per evitare di perdere la battaglia delle forme ai sensi dell'articolo 6:225(3) BW.

Cosa dovresti verificare tu, in qualità di controparte?

• Verifica se hai ricevuto le condizioni prima o al momento della conclusione del contratto.
• Verifica se la tua attività può avvalersi dei motivi di annullamento o se rientra nell'ambito di applicazione dell'articolo 6:235 BW (bilanci pubblicati o almeno 50 dipendenti).
• In qualità di consumatore, verifica le clausole relative alla responsabilità, ai periodi di preavviso e agli aumenti di prezzo confrontandole con le liste nere e grigie.
• Se desideri che si applichino le tue condizioni, rifiuta espressamente le condizioni contrastanti.

Cosa possiamo fare per voi in merito alle vostre condizioni generali?

I nostri avvocati specializzati in diritto societario redigono e revisionano i termini e le condizioni generali di contratto per aziende olandesi e internazionali.

• Redigiamo termini e condizioni generali adatti alla vostra attività, in versioni separate per consumatori e clienti aziendali.
• Esaminiamo le condizioni esistenti confrontandole con le liste nere e grigie e con le norme relative alle condizioni di pagamento.
• Verifichiamo che preventivi, conferme d'ordine e procedure di pagamento includano le condizioni contrattuali.
• Redigiamo una clausola di limitazione di responsabilità e una clausola di modifica che hanno buone probabilità di essere valide.
• Valutiamo la controversia relativa all'applicabilità delle condizioni e redigiamo la lettera di annullamento o la risposta.

Sintesi

• Le condizioni generali vincolano l'altra parte solo se le hai dichiarate applicabili e le hai consegnate prima o al momento della conclusione del contratto (articoli 6:232-6:234 del Codice Civile tedesco).
• Le grandi imprese e le parti con almeno 50 dipendenti non possono invocare questi motivi di annullamento (articolo 6:235 BW).
• Nei confronti dei consumatori si applicano la lista nera e la lista grigia (articoli 6:236 e 6:237 BW); le piccole imprese potrebbero trarne indirettamente vantaggio.
• Non escludere mai la responsabilità per dolo o colpa grave; un limite moderato e chiaro ha maggiori probabilità di essere confermato.
• Conserva le prove di aver fornito le condizioni richieste e rivedile almeno una volta all'anno.

Domande frequenti