Diritto societario olandese: forme giuridiche, processi decisionali e responsabilità degli amministratori

Il diritto societario olandese è contenuto nel Libro 2 del Codice Civile e, per la maggior parte degli imprenditori, si riduce a tre domande: quale forma giuridica adottare, chi decide cosa e chi è personalmente responsabile in caso di problemi.

La scelta della forma giuridica è il primo dilemma. L'impresa individuale e la società in nome collettivo sono veloci ed economiche da costituire, ma rendono l'imprenditore responsabile con il proprio patrimonio personale, mentre in una società di persone ogni socio è responsabile per l'intero debito. La società a responsabilità limitata (BV) è un'entità giuridica, richiede un atto notarile e non prevede un capitale minimo; la società per azioni (NV) prevede un capitale minimo ed è la forma utilizzata quando le azioni sono liberamente trasferibili. Le fondazioni e le associazioni perseguono scopi non commerciali, ma possono svolgere attività imprenditoriali.

Il processo decisionale segue lo statuto sociale entro i limiti stabiliti dal Libro 2. Il consiglio di amministrazione gestisce e rappresenta la società, l'assemblea generale nomina e revoca gli amministratori e approva il bilancio d'esercizio; può essere istituito un consiglio di sorveglianza o un consiglio di amministrazione monocratico. Un patto parasociale può disciplinare molti aspetti insieme allo statuto, ma non può sostituire le norme imperative di legge sulle società, e una delibera adottata in violazione di tale patto è generalmente ancora valida.

La terza questione, e quella più spesso fraintesa, riguarda la responsabilità. Gli amministratori hanno un dovere nei confronti della società ai sensi dell'articolo 2:9 e sono personalmente responsabili qualora svolgano i propri doveri in modo improprio e possano essere gravemente rimproverati. In caso di fallimento, gli articoli 2:138 e 2:248 rendono il consiglio di amministrazione responsabile del deficit qualora abbia manifestamente mancato ai propri doveri: la mancata presentazione dei bilanci annuali nei termini previsti o la mancata tenuta di una corretta contabilità rientrano in tale inadempienza, con l'onere della prova invertito.

Quali forme giuridiche puoi scegliere?

La scelta principale è tra una forma giuridica priva di personalità giuridica, in cui la responsabilità è estesa al patrimonio personale, e una società con personalità giuridica, in cui in linea di principio è responsabile solo la società. La maggior parte degli imprenditori che si assumono dei rischi opta per una società a responsabilità limitata (besloten vennootschap, BV).

Imprese individuali e società di persone

Una ditta individuale (eenmanszaak) non ha personalità giuridica distinta. Va registrata presso la Camera di Commercio olandese (Kamer van Koophandel, KvK) e il titolare è personalmente responsabile di tutti i debiti aziendali.

Una società in nome collettivo (vennootschap onder firma, vof) è costituita da due o più soci. Ai sensi dell'articolo 18 del Codice Commerciale olandese (Wetboek van Koophandel), ciascun socio è responsabile in solido per tutte le obbligazioni della società. In una società in accomandita semplice (commanditaire vennootschap, CV), il socio accomandante è responsabile solo fino al capitale conferito, a condizione che non agisca in nome e per conto della società.

società a responsabilità limitata privata e pubblica

Una BV viene costituita mediante atto notarile ai sensi dell'articolo 2:175 del Codice Civile tedesco (BW). A partire dalla legge Flex BV del 1° ottobre 2012, non è previsto un capitale minimo e lo statuto può prevedere la creazione di azioni senza diritto di voto o senza diritto agli utili.

Una società per azioni (naamloze vennootschap, NV) richiede un capitale sociale minimo di 45,000 euro ai sensi dell'articolo 2:67 del Codice Civile tedesco (BW). Le sue azioni sono liberamente trasferibili, il che rende la NV la forma societaria più comune per la quotazione in borsa. Le azioni di una BV vengono trasferite tramite atto notarile (articolo 2:196 del Codice Civile tedesco) e lo statuto può prevedere restrizioni al trasferimento.

Fino alla registrazione della BV successiva alla sua costituzione, le persone che agiscono per suo conto sono solidalmente responsabili degli atti conclusi, salvo ratifica da parte della società (articolo 2:203 del Codice Civile tedesco). La registrazione presso la Camera di Commercio deve avvenire entro una settimana dall'inizio dell'attività.

Foundation, association and branch

Una fondazione (stichting) non ha soci né azionisti e può svolgere un'attività commerciale, ma non può effettuare distribuzioni ai suoi fondatori (articolo 2:285 BW). Un'associazione (vereniging) ha soci e si usa per club, associazioni di categoria e cooperative.

Una società estera può operare nei Paesi Bassi tramite una succursale, senza la necessità di una sede legale olandese. La succursale deve essere registrata presso la Camera di Commercio olandese (KvK). Una società extra-UE che svolge quasi tutta la sua attività nei Paesi Bassi è soggetta alla Legge sulle società formalmente estere (Wet op de formeel buitenlandse vennootschappen), che impone obblighi di deposito nei Paesi Bassi e la responsabilità degli amministratori. La pianificazione fiscale non rientra nella nostra area di competenza; per questo, si prega di consultare un consulente fiscale.

Chi decide cosa in un BV o NV?

Il consiglio di amministrazione (bestuur) gestisce e rappresenta la società, mentre l'assemblea generale (algemene vergadering) detiene tutti i poteri non attribuiti ad altri organi. Lo statuto sociale definisce i dettagli entro i limiti del Libro 2 BW.

Ai sensi dell'articolo 2:239 BW (articolo 2:129 BW per le società per azioni), il consiglio di amministrazione gestisce la società e deve agire nell'interesse della società e della sua attività. Ciascun amministratore può rappresentare la società, salvo diversa disposizione dello statuto (articolo 2:240 BW). L'assemblea generale nomina e revoca gli amministratori, approva il bilancio d'esercizio e modifica lo statuto. In una società per azioni, lo statuto può obbligare il consiglio di amministrazione a seguire le istruzioni dell'assemblea generale, a meno che tali istruzioni non siano in conflitto con l'interesse della società (articolo 2:239(4) BW).

Una società può avere un consiglio di amministrazione a due livelli, con un consiglio di sorveglianza (raad van commissarissen), oppure un consiglio di amministrazione a un solo livello composto da amministratori esecutivi e non esecutivi (articolo 2:239a BW). Il consiglio di sorveglianza è obbligatorio solo per le società soggette al regime delle grandi imprese (structuurregime). Tale regime si applica quando, per tre anni consecutivi, il capitale sociale e le riserve superano la soglia stabilita per decreto, la società o una società dipendente ha un consiglio di fabbrica e almeno 100 dipendenti lavorano nei Paesi Bassi.

Gli azionisti hanno diritto di prelazione sulle nuove azioni in proporzione alla loro partecipazione, salvo diversa disposizione dello statuto (articolo 2:206a BW). Un accordo tra azionisti può disciplinare il voto, il trasferimento e l'uscita, ma non può sostituire le norme imperative di legge sulle società. Le delibere possono essere adottate anche al di fuori dell'assemblea, a condizione che tutti i soggetti aventi diritto di partecipare abbiano acconsentito a tale procedura (articolo 2:238 BW).

Quali sono gli obblighi di conformità di un'azienda?

Ogni società a responsabilità limitata (BV) e società senza scopo di lucro (NV) deve tenere una contabilità adeguata, preparare e depositare i bilanci annuali nei termini previsti e mantenere aggiornata la propria iscrizione al Registro delle Imprese (KvK). Questi obblighi sono semplici, ma la loro inosservanza ha conseguenze dirette per gli amministratori.

• Records: the board must keep records from which the company’s rights and obligations can be known at any time, and retain them for seven years (Article 2:10 BW).
• Bilancio d'esercizio: il consiglio di amministrazione di una BV lo redige entro cinque mesi dalla chiusura dell'esercizio finanziario, termine che l'assemblea generale può prorogare fino a cinque mesi (articolo 2:210 BW).
• Presentazione: i bilanci devono essere depositati presso la Camera di Commercio entro otto giorni dall'adozione e non oltre dodici mesi dalla fine dell'esercizio finanziario (articolo 2:394 BW). Le piccole imprese possono presentare bilanci abbreviati.
• Registri: il consiglio di amministrazione tiene un registro degli azionisti (articolo 2:194 BW per la BV) e registra i titolari effettivi presso la Camera di Commercio.
• Distribuzioni: in una società per azioni, il consiglio di amministrazione deve approvare ogni distribuzione e può farlo solo se la società è in grado di continuare a pagare i propri debiti in seguito (articolo 2:216 BW).

Le normative di settore si aggiungono al diritto societario. Ne sono un esempio il GDPR per la protezione dei dati personali, la legge contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo (WWFT) per le imprese finanziarie e alcune altre, e l'obbligo di istituire un consiglio di fabbrica quando un'azienda impiega abitualmente almeno 50 persone (legge sui consigli di fabbrica, Wet op de ondernemingsraden).

Quando un amministratore è personalmente responsabile?

Un amministratore è responsabile nei confronti della società solo se si può formulare un grave rimprovero (ernstig verwijt) per cattiva gestione ai sensi dell'articolo 2:9 del Codice fallimentare. In caso di fallimento, la soglia è rappresentata dalla manifesta inadempienza dei doveri ai sensi dell'articolo 2:248 del Codice fallimentare (articolo 2:138 del Codice fallimentare per il NV).

Il consiglio di amministrazione è responsabile collettivamente. Ai sensi dell'articolo 2:9(2) BW, un singolo amministratore è esonerato dalla responsabilità solo se la questione non rientrava nelle sue competenze, non può esserne incolpato e non è stato negligente nell'adottare misure per prevenire le conseguenze.

In caso di fallimento, il curatore fallimentare può ritenere ciascun amministratore solidalmente responsabile per il deficit se il consiglio di amministrazione ha manifestamente svolto i propri doveri in modo improprio e ciò è stato una causa determinante del fallimento. Se il consiglio di amministrazione non ha tenuto una contabilità adeguata o ha depositato i bilanci annuali in ritardo, si configura un comportamento improprio che si presume essere una causa determinante (articolo 2:248(2) BW). Conta solo il comportamento improprio verificatosi nei tre anni precedenti il ​​fallimento.

Gli amministratori possono essere ritenuti responsabili anche nei confronti di terzi, ad esempio un fornitore, se hanno indotto la società ad assumere un'obbligazione pur sapendo o dovendo sapere che non sarebbe stata in grado di adempierla. Gli amministratori che approvano una distribuzione pur sapendo o dovendo prevedere che la società non sarebbe stata in grado di continuare a pagare i propri debiti sono responsabili in solido per l'inadempimento (articolo 2:216(3) BW).

Come vengono risolte le controversie aziendali?

Le controversie tra azionisti e sulla politica aziendale vengono trattate dalla Camera delle Imprese (Ondernemingskamer) del Amsterdam Corte d'appello o tribunali ordinari. La procedura da seguire dipende da ciò che si vuole ottenere.

Nell'ambito di una procedura di indagine (enquêteprocedure) ai sensi degli articoli da 2:344 a 2:359 BW, la Camera delle Imprese può ordinare un'indagine sulla cattiva gestione e adottare misure immediate, come la sospensione di un amministratore o la nomina di un amministratore di sorveglianza temporaneo. In una BV o NV chiusa, un azionista può anche essere obbligato a cedere le proprie azioni o può chiedere di essere liquidato, attraverso la procedura di risoluzione delle controversie (geschillenregeling) di cui agli articoli da 2:335 a 2:343c BW. Una delibera in contrasto con la legge o con lo statuto può essere nulla o annullabile ai sensi degli articoli 2:14 e 2:15 BW.

Cosa dovresti verificare in qualità di fondatore o amministratore?

La maggior parte dei problemi per gli amministratori nasce da formalità che non sono mai state definite. Verificate questi punti al momento della costituzione della società e successivamente una volta all'anno.

• La forma giuridica scelta è adeguata al rischio: una ditta individuale o una società per azioni espone i vostri beni personali a rischi?
• Do the articles and the KvK registration correctly state who may represent the company?
• I bilanci annuali vengono redatti nei tempi previsti e depositati presso la Camera di Commercio entro dodici mesi dalla fine dell'esercizio finanziario?
• Ogni distribuzione è approvata dal consiglio di amministrazione con un test documentato ai sensi dell'articolo 2:216 BW?
• Le risoluzioni e i conflitti di interesse vengono documentati per iscritto?

Che cosa dovresti verificare in qualità di azionista o investitore?

As a shareholder, your influence depends on the articles, the shareholders’ agreement and the class of shares you hold. Check these points before you invest.

• Le sue azioni le conferiscono diritto di voto e di partecipazione agli utili, e il suo nome è iscritto nel registro degli azionisti?
• Which decisions require approval of the general meeting or of your share class?
• Lo statuto prevede restrizioni al trasferimento delle quote? E l'accordo tra gli azionisti stabilisce diritti di uscita, di trascinamento o di adesione?
• I vostri diritti di prelazione ai sensi dell'articolo 2:206a BW sono esclusi o limitati?
• Cosa succede in caso di stallo: esiste un meccanismo di risoluzione delle controversie, oppure ci si affida alla Camera delle Imprese?

In che modo possiamo esservi d'aiuto con il diritto societario olandese?

Offriamo consulenza a fondatori, amministratori e azionisti in materia di diritto societario olandese; la nostra pagina dedicata agli avvocati specializzati in diritto societario e il nostro articolo sulla struttura aziendale forniscono maggiori informazioni.

• Vi assistiamo nella scelta della forma giuridica e ci occupiamo della costituzione della vostra BV presso il notaio.
• Redigiamo e revisioniamo statuti societari e accordi tra azionisti.
• Redigiamo delibere del consiglio di amministrazione e dell'assemblea degli azionisti, comprese quelle relative alla distribuzione degli utili e ai conflitti di interesse.
• Valutiamo le richieste di risarcimento per responsabilità degli amministratori presentate da un fiduciario, un azionista o un creditore.
• Svolgiamo indagini e procedimenti di risoluzione delle controversie presso la Camera delle Imprese.

Sintesi

• Il diritto societario olandese è contenuto nel Libro 2 BW; la BV, senza capitale minimo, è la forma usuale per un'impresa che si assume dei rischi.
• I soci di una società di persone e i titolari di ditte individuali sono responsabili con il proprio patrimonio personale.
• The board manages the company in its interest; the general meeting appoints directors and adopts the annual accounts.
• La presentazione tardiva dei bilanci annuali o una documentazione inadeguata fanno presumere una gestione scorretta in caso di fallimento.
• Le controversie tra azionisti vanno alla Camera delle Imprese dell' Amsterdam Corte d'appello.

Domande frequenti