La legge sul deposito elettronico nei registri commerciali: come il governo si muove con i tempi
Introduzione
Aiutare i clienti internazionali che hanno un'attività nei Paesi Bassi fa parte della mia pratica quotidiana. Dopotutto, i Paesi Bassi sono un ottimo paese in cui condurre un'attività, ma imparare la lingua o abituarsi alle pratiche commerciali olandesi può essere a volte complicato per le aziende straniere. Pertanto, una mano è spesso apprezzata. La portata della mia assistenza spazia dall'assistenza in compiti complessi all'aiuto nella comunicazione con le autorità olandesi.
Di recente, ho ricevuto una domanda da un cliente che mi chiedeva di spiegare cosa fosse esattamente affermato in una lettera della Camera di commercio olandese. Questa lettera semplice, ma importante e informativa, riguardava una novità nella presentazione dei bilanci finanziari, che a breve sarà possibile solo elettronicamente. La lettera è stata il risultato del desiderio del governo di stare al passo con i tempi, di sfruttare i vantaggi dello scambio elettronico di dati e di introdurre un modo standardizzato di gestire questo processo ricorrente annuale.
Ecco perché i bilanci devono essere depositati elettronicamente a partire dall'anno finanziario 2016 o 2017, come sancito dal Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (la legge sulla presentazione elettronica nei registri commerciali), che è stata introdotta insieme al Besluit elektronische deponering handelsregisters (la risoluzione sulla presentazione elettronica nei registri commerciali); quest'ultimo fornisce regole aggiuntive e dettagliate. Un bel boccone, ma cosa comportano esattamente questa legge e risoluzione?
Allora e ora
In precedenza, i bilanci potevano essere depositati presso la Camera di Commercio sia elettronicamente che su carta. Il Codice civile olandese conosce ancora ampiamente disposizioni basate sul deposito su carta. Attualmente, questo metodo può essere considerato obsoleto e in realtà sono rimasto un po' sorpreso che questo sviluppo non si sia verificato prima. Non è difficile immaginare che la presentazione dei bilanci su carta abbia molti svantaggi rispetto alla presentazione elettronica di questi documenti quando si guarda da una prospettiva di costi e tempi. T
Si pensi ai costi della carta, ai costi e al tempo necessari per mettere su carta i bilanci annuali e presentarli – sempre in forma cartacea – alla Camera di Commercio, che poi deve elaborare questi documenti scritti, per non parlare del tempo e dei costi che si generano quando si fa redigere o verificare da un commercialista questi bilanci (non standardizzati).
Pertanto, il governo ha proposto di utilizzare “SBR” (abbreviazione di: Standard Business Report), che è un metodo elettronico standardizzato per creare e inviare informazioni e documenti finanziari, basato su un catalogo di dati (la Dutch Taxonomie). Questo catalogo contiene definizioni di dati, che possono essere utilizzate per creare i rendiconti finanziari.
Un altro vantaggio del metodo SBR è che non solo lo scambio di dati tra la società e la Camera di commercio sarà semplificato, ma, come risultato della standardizzazione, anche lo scambio di dati con terze parti diventerà più facile. Le piccole società possono già presentare le dichiarazioni annuali elettronicamente tramite l'uso del metodo SBR dal 2007. Per le medie e grandi imprese questa possibilità è stata introdotta nel 2015.
Quindi, quando e per chi?
Il governo ha chiarito che la risposta a questa domanda è un tipico caso di "dimensioni importanti". Le piccole imprese saranno obbligate a presentare i bilanci finanziari elettronicamente tramite SBR dall'anno finanziario 2016 in poi. In alternativa, le piccole imprese che (redigono e) presentano i bilanci finanziari autonomamente, hanno la possibilità di depositare i bilanci tramite un servizio online gratuito, il servizio "zelf deponeren jaarrekening", operativo dal 2014.
Il vantaggio di questo servizio è che non sarà necessario acquistare un software "compatibile con SBR". Le medie imprese dovranno presentare i bilanci tramite SBR a partire dall'anno finanziario 2017 in poi. Anche per queste imprese verrà introdotto un servizio online temporaneo e alternativo ("opstellen jaarrekening"). Tramite questo servizio, le medie imprese possono redigere autonomamente i bilanci in formato XBRL. Successivamente, questi bilanci possono essere presentati tramite un portale online ("Digipoort"). Ciò significa che la società non dovrà necessariamente acquistare immediatamente un software "compatibile con SBR".
Questo servizio sarà temporaneo e cesserà dopo cinque anni, a partire dal 2017. Non vi è ancora alcun obbligo per le grandi aziende e le strutture di gruppo di medie dimensioni di presentare i bilanci tramite SBR. Questo perché queste aziende devono far fronte a una serie di requisiti molto complessi. Ci si aspetta che queste aziende avranno l'opportunità di scegliere tra la presentazione tramite SBR o la presentazione tramite uno specifico formato europeo dal 2019 in poi.
Nessuna regola senza eccezioni
Una regola non sarebbe una regola se non ci fossero eccezioni da fare. Due, per essere precisi. Le nuove regole riguardanti la presentazione dei bilanci non sono applicabili alle persone giuridiche e alle società con sede legale al di fuori dei Paesi Bassi, che, in base all'Handelsregisterbesluit 2008 (Risoluzione del registro commerciale 2008), hanno l'obbligo di depositare i documenti finanziari presso la Camera di commercio, nella misura e nella forma in cui tali documenti dovrebbero essere divulgati nel paese della sede legale.
La seconda eccezione è fatta per gli emittenti come definiti nell'articolo 1:1 del Wft (Financial Supervision Act) e le sussidiarie di un emittente, nel caso in cui siano essi stessi emittenti. Un emittente è chiunque desideri emettere titoli o intenda emettere titoli.
Altri punti di attenzione
Ma non è tutto. Le stesse entità legali devono prendere nota di alcuni aspetti aggiuntivi di importanza. Uno di questi aspetti è il fatto che l'entità legale rimarrà responsabile della presentazione di rendiconti finanziari conformi al legge. Tra le altre cose, ciò significa che i bilanci finanziari dovrebbero essere in grado di creare una tale comprensione che si possa valutare sufficientemente la posizione finanziaria dell'entità giuridica.
Pertanto consiglio a ogni azienda di controllare attentamente i dati nei bilanci prima di depositarli in ogni momento. Ultimo ma non meno importante, prestare attenzione al fatto che rifiutarsi di depositare i bilanci nel modo prescritto, costituirà un reato ai sensi del Wet op de Economische Delicten (Legge sui reati economici). Piuttosto opportunamente, è stato confermato che i bilanci creati tramite il metodo SBR possono essere utilizzati dall'assemblea degli azionisti per stabilire tali bilanci. Questi conti possono anche essere soggetti a revisione contabile da parte di un contabile in conformità con l'articolo 2:393 del Codice civile olandese.
Conclusione
Con l'introduzione della legge sull'archiviazione elettronica nei registri commerciali e la risoluzione associata, il governo ha mostrato un gradevole progresso. Di conseguenza, diventerà obbligatorio per le piccole e medie imprese depositare i bilanci elettronicamente rispettivamente dagli anni 2016 e 2017, a meno che la società non rientri nell'ambito di applicazione di una delle eccezioni. I vantaggi sono numerosi. Tuttavia, consiglio a tutte le aziende di mantenere il loro ingegno poiché la responsabilità finale spetta ancora alle società obbligate a presentare le stesse e in qualità di direttore della società, non vorrai certo lasciarti occupare delle conseguenze.
Contatti
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