Firma elettronica: quando è legalmente valida nei Paesi Bassi?

Ai sensi dell'articolo 3:15a del Codice civile olandese (BW), una firma elettronica ha lo stesso valore legale di una firma autografa. Per una firma elettronica qualificata, ciò deriva direttamente dalla legge; una firma elettronica avanzata o semplice ha tale valore solo se il metodo di firma era sufficientemente affidabile, tenuto conto dello scopo della firma e di tutte le altre circostanze.

Il diritto olandese ed europeo, pertanto, non prescrivono una tecnologia specifica. Stabiliscono invece uno standard di affidabilità che deve essere commisurato alla posta in gioco. Alcune transazioni, come il trasferimento di una casa o di quote di una società a responsabilità limitata (BV), non possono essere firmate elettronicamente perché richiedono un atto notarile.

Perché lo standard di affidabilità è importante?

Una firma debole raramente invalida un contratto, ma ne indebolisce la validità probatoria. Ai sensi dell'articolo 6:217 del Codice Civile tedesco (BW), un contratto si perfeziona con l'offerta e l'accettazione e, nella maggior parte dei casi, non è necessaria alcuna firma.

Una firma debole può costare cara in termini di posizione in tribunale. Se la controparte nega di aver firmato e l'unica prova a disposizione è un indirizzo e-mail e un clic, è necessario dimostrare che la persona in questione ha firmato con l'intenzione di vincolarsi. Ai sensi dell'articolo 159(2) del Codice di procedura civile olandese (Rv), un atto privato firmato non ha valore probatorio finché la firma negata non viene ricondotta al firmatario.

L'impegno profuso nell'autenticazione dovrebbe quindi essere proporzionale al livello di visibilità del documento. Un'approvazione interna, una conferma d'ordine di routine e un contratto di locazione quindicennale non richiedono lo stesso livello di accuratezza. La nostra nota sugli obblighi di conformità legale inquadra la questione in un contesto più ampio.

Quali norme europee e olandesi si applicano?

La base giuridica è il Regolamento (UE) n. 910/2014, il Regolamento eIDAS, le cui norme sulle firme elettroniche sono in vigore dal 1° luglio 2016. L'articolo 3:15a della Legge olandese sulle prove (BW) fa riferimento a tale regolamento e lo collega alla normativa olandese in materia di prove.

Il regolamento eIDAS stabilisce che una firma non può essere privata di validità legale o di ammissibilità come prova solo perché è elettronica o perché non qualificata. Una firma elettronica qualificata ha lo stesso valore legale di una firma autografa in tutti gli Stati membri dell'UE.

Il regolamento (UE) 2024/1183, in vigore dal 20 maggio 2024, ha modificato il regolamento eIDAS e introdotto il portafoglio digitale europeo (EDIT). Gli Stati membri dovranno offrire il portafoglio a partire dalla fine del 2026 circa, e si prevede che diventerà un metodo comune per dimostrare la propria identità al momento della firma.

Cosa dice l'articolo 3:15a BW?

L'articolo 3:15a del Codice civile tedesco (BW) attribuisce alla firma qualificata lo stesso effetto di una firma autografa. La firma elettronica, sia essa avanzata o semplice, ha lo stesso effetto solo se il metodo utilizzato è sufficientemente affidabile, tenuto conto dello scopo della firma e di tutte le altre circostanze del caso.

Una semplice firma non è quindi invalida. La sua validità non è provata finché non viene dimostrata, e sarà il tribunale a decidere se il metodo fosse sufficientemente affidabile per quel documento. Nei contratti commerciali è possibile concordare in anticipo quale metodo di firma entrambe le parti accettano, il che rende meno probabile una successiva controversia sull'affidabilità.

Quando viene chiuso il percorso elettronico?

Alcune transazioni richiedono un atto notarile e non possono essere completate con una firma elettronica. Il trasferimento di beni immobili richiede un atto notarile ai sensi dell'articolo 3:89 della legge olandese sulle società (BW), mentre il trasferimento di quote di una società a responsabilità limitata (BV) richiede un atto redatto dinanzi a un notaio olandese ai sensi dell'articolo 2:196 della legge olandese sulle società (BW).

Un accordo prematrimoniale e un testamento seguono lo stesso iter notarile; in questi casi, l' autenticazione notarile non è facoltativa. Laddove la legge richieda solo un contratto in forma scritta, l'articolo 6:227a del Codice civile tedesco (BW) ammette un contratto elettronico se le parti possono consultarlo, se la sua autenticità è sufficientemente garantita e se il momento della conclusione e l'identità delle parti possono essere accertati con sufficiente certezza.

L'articolo 6:227a(2) BW esclude i contratti per i quali la legge richiede il coinvolgimento di un tribunale, di un ente pubblico o di un professionista con un incarico pubblico. Quindi il primo passo è sempre quello di verificare se il documento necessita di un notaio, di una forma scritta o di nessuna delle due.

Qual è il valore dei tre livelli di firma?

Il regolamento eIDAS distingue tre livelli, la cui differenza risiede nella prova. Una firma elettronica semplice è qualsiasi dato elettronico utilizzato per firmare: un nome digitato, un clic sul pulsante "accetta" o un'immagine scansionata di una firma.

Una firma elettronica avanzata è univocamente collegata al firmatario, lo identifica, viene creata con dati sotto il suo esclusivo controllo ed è collegata al documento in modo che qualsiasi modifica successiva possa essere rilevata. Una firma elettronica qualificata è una firma avanzata apposta con un dispositivo qualificato per la creazione di firme e basata su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari presente nell'elenco UE dei prestatori di servizi fiduciari.

Solo la firma qualificata è equiparata per legge a una firma autografa. Per gli altri due livelli, il tribunale applica il criterio di affidabilità di cui all'articolo 3:15a del Codice Civile tedesco (BW). Utilizzare firme semplici quando l'esposizione è limitata e il rapporto è consolidato; utilizzare almeno una firma avanzata per contratti di valore elevato o a lungo termine e per controparti sconosciute.

Che valore ha una firma in un procedimento olandese?

Un atto privato firmato (onderhandse akte) fornisce prova convincente (dwingend bewijs) tra le parti delle dichiarazioni in esso contenute, ai sensi dell'articolo 157(2) Rv. Se l'altra parte nega fermamente la firma, l'articolo 159(2) Rv revoca tale forza probatoria fino a quando non si dimostri da dove proviene la firma.

Con una firma qualificata, la prova è semplice perché il certificato e i dati di audit identificano il firmatario. Con una semplice firma, tutto dipende da ciò che la piattaforma di firma ha registrato al momento della firma. Tale registrazione non può essere ricostruita in seguito.

Come si dimostra l'identità, l'intento e l'integrità?

L'identità viene dimostrata tramite le informazioni registrate dal processo prima dell'apposizione della firma. Un link inviato via e-mail dimostra solo il controllo di una casella di posta elettronica; un secondo fattore di verifica tramite telefono, una transazione bancaria verificata, un controllo dell'identità tramite video o un certificato qualificato elevano il livello di verifica e lasciano una traccia.

Quando più persone condividono un unico login dipartimentale, il processo non dimostra nulla su chi abbia firmato. Questa è una debolezza ricorrente nei fascicoli relativi all'impiego e agli appalti, ed è esattamente il punto che un tribunale esaminerà ai sensi dell'articolo 159(2) Rv.

L'intento è dimostrato dall'atto stesso: aprire il documento, scorrerlo e scegliere di firmare la versione presentata. Una piattaforma che registra l'hash del documento, l'ora, l'autenticazione utilizzata e la sequenza dei passaggi fornisce tale prova. L'integrità è l'aspetto tecnico: un documento sigillato mostra qualsiasi modifica successiva, quindi una correzione dopo la firma richiede un nuovo ciclo di firma.

Per quanto tempo è opportuno conservare la traccia di controllo?

Conservare la traccia di controllo con il documento firmato almeno per il periodo di conservazione dei documenti sottostanti. Ai sensi dell'articolo 52(4) della Legge generale sulle imposte statali (AWR), le imprese devono conservare i propri documenti rilevanti ai fini fiscali per sette anni.

La traccia di controllo dovrebbe mostrare chi è stato invitato, chi ha aperto il documento, come si è autenticato, quando ha firmato e l'esito della convalida di qualsiasi certificato al momento della firma. I certificati hanno una scadenza, quindi una firma rimane verificabile successivamente solo se la convalida è stata registrata al momento della firma.

Dove si commettono errori con le firme elettroniche?

La maggior parte degli errori segue quattro schemi. Il primo è una discrepanza tra l'autenticazione utilizzata e il valore del documento, come ad esempio una firma digitale su un contratto del valore di un anno di fatturato.

Il secondo è una casella di posta o un login condiviso, che rende impossibile collegare la firma a una persona. Il terzo è un firmatario senza autorità per vincolare l'azienda: verificare chi può rappresentare l'azienda presso la Camera di Commercio (KVK) registrarsi prima della firma, non dopo. Il quarto caso è una registrazione incompleta, in cui l'abbonamento alla piattaforma termina e i dati di audit scompaiono con esso.

Prima di firmare un contratto , concordate il livello di firma richiesto e chi, da entrambe le parti, può utilizzarlo. Qualora qualcuno firmi per conto di un'altra persona, la procura deve essere documentata con la stessa cura riservata alla firma stessa.

Quali documenti richiedono particolare attenzione?

Alcune clausole sono valide solo se concordate per iscritto. Ai sensi dell'articolo 7:652(2) BW, il periodo di prova deve essere concordato per iscritto, e ai sensi dell'articolo 7:653 BW, una clausola di non concorrenza è valida solo se concordata per iscritto con un dipendente maggiorenne.

Un contratto di lavoro concluso tramite un portale HR soddisfa il requisito della forma scritta solo se rispetta l'articolo 6:227a del Regolamento UE sulle relazioni industriali (BW): il dipendente può consultare il testo e il momento della firma può essere accertato. Per le controparti al di fuori dell'UE, è necessario verificare se la firma sarà riconosciuta nel paese di destinazione, poiché la regola di equivalenza del regolamento eIDAS si applica solo all'UE.

Come si imposta un processo di firma che funzioni?

Una politica di firma efficace si riassume in una sola pagina. Suddividete i documenti in tre livelli, collegate ciascun livello a un grado di firma, specificate chi può firmare per ogni livello, archiviate la traccia di controllo insieme al documento ed elencate le transazioni che devono essere autenticate da un notaio ai sensi degli articoli 3:89 e 2:196 del Codice Civile tedesco (BW).

Mettete alla prova la polizza confrontandola con i vostri contratti standard e con i contratti che le vostre principali controparti vi chiedono di firmare. Il secondo gruppo presenta solitamente il rischio maggiore, perché non avete alcun controllo sulla loro piattaforma di firma né sui relativi registri.

Cosa bisogna verificare prima di affidarsi a una firma elettronica?

Che firmiate voi o chiediate a qualcun altro di firmare, gli stessi controlli si applicano. Effettuateli prima che inizi la fase di firma.

• Verificare se il documento necessita di un atto notarile (per immobili, azioni BV) o se è sufficiente la forma scritta ai sensi dell'articolo 6:227a BW.
• Scegli il livello di firma (semplice, avanzata o qualificata) più adatto al valore e alla durata del contratto.
• Controlla in KVK registro commerciale in cui ogni firmatario può rappresentare l'azienda.
• Assicurati che la piattaforma registri i controlli di identità, i timestamp e l'hash del documento.
• Archiviare la traccia di controllo insieme al contratto per almeno sette anni.
• Per le controparti al di fuori dell'UE, verificare che la firma sia riconosciuta in tale paese.

Cosa possiamo fare per voi con le firme elettroniche?

I nostri avvocati specializzati in diritto informatico e contrattuale si occupano di firme elettroniche per le aziende.

• Analizziamo la vostra politica di firma e associamo ogni tipo di contratto al livello di firma appropriato.
• Verifichiamo se un determinato contratto può essere firmato elettronicamente o se richiede l'autenticazione notarile.
• Esaminiamo le clausole che richiedono la forma scritta, come i periodi di prova e le clausole di non concorrenza.
• Analizziamo la traccia di controllo e le prove quando l'altra parte nega di aver firmato.
• Gestiamo procedimenti in cui viene contestata la validità di una firma elettronica.

Sintesi

• Ai sensi dell'articolo 3:15a della legge tedesca sulla protezione dei dati personali (BW), una firma elettronica qualificata equivale a una firma autografa; lo stesso vale per le altre firme elettroniche se il metodo utilizzato è sufficientemente affidabile.
• Se l'altra parte nega una firma, l'articolo 159(2) Rv richiede di provare da dove proviene.
• I trasferimenti di proprietà immobiliari e di quote societarie richiedono un atto notarile e non possono essere firmati elettronicamente.
• I requisiti relativi alla forma scritta possono essere soddisfatti elettronicamente alle condizioni di cui all'articolo 6:227a del Codice civile tedesco (BW).
• È necessario conservare la documentazione relativa alle verifiche contabili insieme al contratto; i documenti rilevanti ai fini fiscali devono essere conservati per sette anni.

Domande frequenti