È uno scenario che frustra ogni imprenditore e responsabile delle risorse umane. Un dipendente si ammala con una frequenza sospetta, magari regolarmente il lunedì, subito dopo un conflitto con un responsabile o poco prima di una scadenza cruciale. Sui social media, potrebbe apparire perfettamente in salute, oppure la sua storia semplicemente non torna.
Ciò crea una difficile tensione. Da un lato, si ha un rigoroso dovere di diligenza nei confronti del personale. Dall'altro, si ha la legittima necessità di controllare l'assenteismo e tutelare gli interessi dell'azienda. La domanda fondamentale è: cosa può fare legalmente un datore di lavoro quando dubita della legittimità della malattia di un dipendente?
La legislazione olandese in materia di lavoro è nota per la sua forte tutela dei dipendenti, ma non concede ai lavoratori il via libera per simulare malattie. I datori di lavoro dispongono di specifici strumenti legali, dai regolamenti di controllo alle sanzioni salariali e, nei casi più estremi, al licenziamento. Tuttavia, il percorso per raggiungere queste soluzioni è disseminato di insidie procedurali. Un errore può comportare il rigetto del licenziamento o una richiesta di risarcimento danni sostanziosa. Questa guida esplora il quadro giuridico, i diritti e le procedure necessarie per gestire le assenze per malattia dubbie secondo la legge olandese.
Il quadro giuridico: diritti e obblighi
Per agire efficacemente, è necessario innanzitutto comprendere il quadro giuridico definito dal Codice civile olandese ( Burgerlijk Wetboek o BW) e dalla Legge sul miglioramento della tutela dei cittadini ( Wet verbetering poortwachter ).
Obblighi del dipendente
Il dipendente malato gode di tutela, ma questa comporta obblighi rigorosi. Ai sensi dell'articolo 7:660a del Codice Civile tedesco (BW) , il dipendente malato è legalmente obbligato a collaborare al proprio recupero e al reinserimento lavorativo. Tale obbligo non è facoltativo. Ciò significa che il dipendente deve:
- Rispettare le istruzioni ragionevoli fornite dal datore di lavoro o dal Servizio di salute e sicurezza sul lavoro (Arbodienst).
- Cooperare con misure volte a consentire loro di svolgere il proprio lavoro o altri lavori idonei.
- Accettare un lavoro idoneo se offerto e ritenuto opportuno dal medico aziendale (attività commerciali).
Il mancato rispetto di questi obblighi consente al datore di lavoro di imporre sanzioni. La legge è chiara: il diritto alla continuazione del pagamento della retribuzione è indissolubilmente legato al dovere di cooperazione.
Obblighi del Datore di Lavoro
Anche il ruolo del datore di lavoro è regolamentato. L'articolo 7:658a della legge tedesca sul lavoro (BW ) stabilisce che il datore di lavoro deve promuovere attivamente il reinserimento del dipendente. Non ci si può limitare ad aspettare passivamente la guarigione. È necessario agevolare l'accesso a un lavoro adeguato ed elaborare un piano d'azione ( Plan van Aanpak ).
Inoltre, ai sensi dell'articolo 25 della legge sul lavoro e il reddito ( Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen ), la segnalazione accurata e la compilazione del fascicolo sono obbligatorie, soprattutto in caso di assenze prolungate. Il datore di lavoro deve bilanciare la necessità di controllare l'assenteismo con il proprio dovere di diligenza. Fare pressione su un dipendente realmente malato può essere considerato una negligenza in tal senso, mentre non monitorare un dipendente potenzialmente disonesto può essere considerato una cattiva gestione.
Opzioni di controllo e sanzioni
Quando sorge un sospetto, non sei impotente. La legge prevede meccanismi specifici per verificare la presenza di una malattia e far rispettare le norme.
Regolamenti di controllo ammissibili
Ai sensi dell'articolo 3 del Regolamento sul controllo delle indennità di malattia del 2020 , il datore di lavoro ha il diritto di stabilire regolamenti di controllo ragionevoli. Tali regolamenti devono essere redatti per iscritto e comunicati chiaramente al personale. Le norme generalmente ammissibili includono:
- Regole di segnalazione: Richiedere al dipendente di chiamare un numero specifico prima di un certo orario (ad esempio, le 09:00).
- Accessibilità: Il dipendente deve essere raggiungibile telefonicamente o via e-mail durante orari specifici.
- Disponibilità per controlli: Il dipendente deve essere disponibile per la visita di un ispettore laico (controllore di velocità) oppure deve presentarsi all'orario di visita del medico aziendale.
Se un dipendente non rispetta queste regole amministrative, ad esempio rifiutandosi di rispondere al telefono o non presentandosi dal medico aziendale, è possibile che vengano applicate delle sanzioni.
Sanzioni salariali: sospensione vs. interruzione
È fondamentale distinguere tra due tipi di sanzioni salariali, poiché confonderle può rivelarsi legalmente fatale.
- Sospensione salariale (Loonopschorting): Si tratta di uno strumento di pressione. Si sospende il pagamento dello stipendio perché il dipendente impedisce di verificare se è effettivamente malato (ad esempio, mancando a un appuntamento medico). Se in seguito collabora e si scopre che è effettivamente malato, si è tenuti a pagare retroattivamente lo stipendio sospeso.
- Blocco salariale (Loonstopzetting): Si tratta di una sanzione definitiva. Si interrompe il pagamento dello stipendio perché il dipendente si rifiuta di svolgere un lavoro adeguato o di collaborare con ragionevoli istruzioni di reinserimento (articolo 7:629 BW). Lo stipendio viene perso definitivamente.
La giurisprudenza recente, come ad esempio i casi ECLI:NL:HR:2024:579 e ECLI:NL:GHSHE:2025:1737 , conferma che le sanzioni sono giustificate se un dipendente ostacola il processo di controllo. Tuttavia, la sanzione deve essere proporzionata e comunicata per iscritto immediatamente.
Licenziamento per motivi sommari
Il licenziamento sommario ( ontslag op staande voet ) è la sanzione più severa. I requisiti per ottenerlo sono estremamente rigorosi. È riservato a cause urgenti, come la frode o il rifiuto persistente di obbedire a ordini ragionevoli (articolo 7:677 BW).
La giurisprudenza (ad esempio, ECLI:NL:GHSGR:2006:AX8698 e ECLI:NL:GHARL:2014:2600 ) dimostra che il licenziamento in tronco per "simulazione di malattia" richiede una prova inconfutabile. Il mero sospetto non è sufficiente. Inoltre, il divieto di licenziamento per malattia ( opzegverbod ) si applica solo alle malattie reali. Se si dimostra che un dipendente sta simulando una malattia, tale tutela può decadere, ma l'onere della prova spetta al datore di lavoro.
Onere della prova e medico aziendale
Un'idea sbagliata diffusa tra i datori di lavoro è che possano stabilire se un dipendente è malato. Secondo la legge olandese sulla privacy e sul lavoro, non è possibile.
Chi deve provare cosa?
La regola generale in materia di onere della prova è rigorosa: il datore di lavoro deve dimostrare che il dipendente non è malato. Ciò è logicamente difficile (dimostrare un fatto negativo). Tuttavia, l'onere della prova si inverte se il dipendente viola le norme di controllo in misura tale da rendere impossibile la verifica.
Come evidenziato in ECLI:NL:RBOVE:2023:777 , se un dipendente rende impossibile il controllo, il rischio ricade su di lui.
Il ruolo cruciale del medico aziendale (Bedrijfsarts)
Il medico aziendale è l'unico soggetto legalmente autorizzato a stabilire l'incapacità lavorativa per motivi di salute. L'"istinto" del datore di lavoro non ha alcun valore legale.
- Valutazione oggettiva: I tribunali stabiliscono costantemente che è necessaria una valutazione medica (vedi ECLI:NL:GHSHE:2025:1793).
- Rischi del bypass: Procedere al licenziamento senza il parere del medico aziendale è pericoloso. Come si è visto in ECLI:NL:CRVB:2024:9393, licenziare un dipendente per assenza ingiustificata quando questi dichiara di essere malato, senza un parere medico, porterà probabilmente all'annullamento del licenziamento.
Se il medico aziendale dichiara che non vi è alcun impedimento medico al lavoro e il dipendente continua a rifiutarsi di tornare, la situazione passa da "malattia" a "rifiuto di lavorare", il che costituisce motivo di provvedimento disciplinare.
Proporzionalità e dovuta diligenza
Anche se un dipendente è in errore, un giudice applicherà sempre un test di proporzionalità. La sanzione (in particolare il licenziamento) è stata una risposta proporzionale alla condotta scorretta?
Il test di proporzionalità
In casi come ECLI:NL:HR:2021:596 e ECLI:NL:CRVB:2025:624 , i giudici valutano tutte le circostanze:
- Natura e serietà: Si è trattato di una bugia isolata o di una frode sistematica?
- Durata del servizio: Un dipendente di lunga data con un curriculum impeccabile ha più credito di un nuovo assunto.
- Circostanze personali: Il dipendente ha problemi personali latenti?
- Cronologia degli avvisi: Ci sono stati avvertimenti chiari e scritti in precedenza?
L'importanza di un percorso di miglioramento
Il licenziamento dovrebbe essere l' ultima risorsa . I tribunali prevedono una procedura di escalation.
- Avvertimento verbale.
- Avvertimento scritto.
- Sospensione dello stipendio.
- Licenziamento.
Saltare delle fasi spesso si rivela fatale in tribunale (cfr. ECLI:NL:RBZWB:2025:8726 ). È necessario applicare il principio di "hoor en wederhoor" (ascoltare entrambe le parti); al dipendente deve essere data la possibilità di spiegare la propria versione dei fatti prima che venga imposta una sanzione severa.
Circostanze attenuanti
Spesso i datori di lavoro perdono le cause a causa di negligenze procedurali. Se il protocollo per il congedo per malattia non era chiaro o se la comunicazione era ambigua, un giudice può pronunciarsi a favore del dipendente ( ECLI:NL:RBZWB:2025:8728 ).
Piano passo dopo passo: creare un dossier a prova di bomba
Per ridurre al minimo i rischi legali, i datori di lavoro dovrebbero adottare un approccio strutturato quando si tratta di assenteismo sospetto.
Fase 1: garantire un protocollo chiaro sull'assenteismo
Non è possibile applicare regole inesistenti. Assicuratevi di disporre di un protocollo scritto che specifichi come e quando segnalare la malattia, i requisiti di accessibilità e le conseguenze del mancato rispetto. Assicuratevi che il dipendente lo abbia ricevuto.
Fase 2: Registra e documenta tutto
Dal momento in cui emerge il modello “sospetto”, documentatelo.
- Tieni un registro delle date, degli orari e dei motivi delle assenze.
- Salva tutte le email e le lettere.
- Scrivi riassunti di tutte le conversazioni e condividili con il dipendente per conferma.
Fase 3: contattare immediatamente il medico aziendale
Non discutete della malattia con il dipendente. Mandatelo dal medico aziendale. Chiedete specificamente: "Sussiste un'incapacità medica a svolgere le sue mansioni specifiche?". Se non siete d'accordo con il medico, o se non lo è il dipendente, richiedete un parere di un esperto ( Deshundigenoordeel ) all'UWV.
Fase 4: Avvisare e segnalare
Se il dipendente viola le regole (ad esempio, salta un appuntamento), emettete un richiamo scritto immediato. Se il problema si ripete, procedete alla sospensione dello stipendio. Citate sempre l'articolo specifico del protocollo violato.
Fase 5: Valutare la proporzionalità
Prima di procedere al licenziamento, chiediti: abbiamo provato misure più leggere? Sono proporzionate? Consulta un consulente legale prima di compiere il passo finale.
Passaggio 6: raccogliere prove
Se sospetti una frode (ad esempio, lavorare altrove mentre sei malato), hai bisogno di prove concrete. Tuttavia, fai attenzione alle leggi sulla privacy in materia di sorveglianza. Affidati principalmente alla non conformità amministrativa (rifiuto di sottoporti a visita medica) piuttosto che a speculazioni mediche.
Casi di studio nella pratica
Caso 1: Assenze frequenti di breve durata senza causa medica
Un dipendente si è ammalato quasi ogni lunedì. Il medico aziendale non ha riscontrato alcuna causa medica di inabilità. Il datore di lavoro ha emesso diffide ufficiali per questo schema. Quando il dipendente si è rifiutato di tornare al lavoro nonostante la diagnosi di "idoneità", il datore di lavoro ha sospeso il pagamento dello stipendio. Alla fine, il datore di lavoro ha chiesto la risoluzione del contratto sulla base di un rapporto di lavoro danneggiato e di una condotta colpevole. Il tribunale ha accolto la richiesta perché il fascicolo mostrava un chiaro rifiuto di lavorare senza giustificazione medica.
Caso 2: Rifiuto di cooperare con il controllo
Un dipendente ha ripetutamente mancato di presentarsi agli appuntamenti con il medico aziendale. Il datore di lavoro ha sospeso lo stipendio e inviato diverse lettere raccomandate. Dopo il terzo appuntamento mancato senza una valida giustificazione, il dipendente è stato licenziato in tronco. Il tribunale ha confermato il licenziamento ( ECLI:NL:GHSHE:2025:1737 ) poiché il persistente rifiuto di sottoporsi a controlli medici ha reso insostenibile il rapporto di lavoro.
Caso 3: Il protocollo poco chiaro
Un datore di lavoro ha licenziato un dipendente per non essere stato a casa durante un controllo. Tuttavia, il manuale aziendale non specificava gli orari di "reperibilità da casa". Il dipendente ha sostenuto di trovarsi in farmacia. Il tribunale ha annullato il licenziamento ( ECLI:NL:RBZWB:2025:8728 ) per mancanza di chiarezza e sproporzione.
Errori comuni da evitare
- Giocare al dottore: Non dire mai a un dipendente "Non credo che tu sia malato". Piuttosto, digli "Abbiamo bisogno che il medico aziendale valuti la tua capacità lavorativa".
- Licenziamento immediato: Licenziare qualcuno all'improvviso senza preavviso o senza una sanzione salariale raramente è valido in tribunale per questioni di assenteismo.
- File vaghi: "È sempre malato" non è una prova. "Era assente in queste 12 date specifiche" è una prova.
- Ignorare le circostanze personali: Non chiedere se ci sono altri problemi (ad esempio, divorzio, debiti) può far sembrare un datore di lavoro irragionevole.
- Incoerenza: Non puoi punire il dipendente A per qualcosa che hai lasciato fare al dipendente B.
Conclusione
Avere a che fare con un dipendente che sembra "fingere" è una prova di pazienza e disciplina procedurale. Sebbene l'istinto possa suggerire di licenziare immediatamente il dipendente, la legge olandese richiede un approccio più misurato.
La chiave sta nello spostare l'attenzione dalla verità medica (che non si può giudicare) al processo (che si può controllare). Applicando rigorosamente un protocollo chiaro, utilizzando efficacemente il medico aziendale e creando una documentazione dettagliata, è possibile costruire un caso difendibile per sanzioni o licenziamento. Tuttavia, data la complessità del divieto di licenziamento per malattia, è fortemente consigliato richiedere una consulenza legale al primo segno di non conformità strutturale.
Domande frequenti
1. Posso, in qualità di datore di lavoro, giudicare se un dipendente è veramente malato?
No. Secondo la legge olandese, non sei autorizzato a valutare le condizioni mediche di un dipendente. Solo il medico aziendale ( bedrijfsarts ) o il Servizio di Salute e Sicurezza sul Lavoro ( Arbodienst ) possono valutare oggettivamente l'incapacità lavorativa. Esprimere giudizi medici autonomamente comporta rischi e responsabilità legali significativi. In caso di dubbio, rivolgiti sempre al medico aziendale ( ECLI:NL:GHSHE:2025:1793 ).
2. Quando posso sospendere o interrompere il pagamento dello stipendio di un dipendente malato?
È possibile sospendere la retribuzione se un dipendente viola le norme di controllo (ad esempio, non presentandosi a una visita medica), impedendovi di verificare la malattia. La sospensione è temporanea; se in seguito viene accertata la malattia, dovrete corrispondere gli arretrati. Potete sospendere definitivamente la retribuzione se il medico aziendale conferma l'idoneità del dipendente a svolgere un lavoro adeguato, ma questi si rifiuta di farlo, oppure se si rifiuta di collaborare al reinserimento lavorativo (articolo 7:629 del Codice Civile tedesco). In entrambi i casi è necessaria una notifica scritta preventiva.
3. Cosa deve essere incluso in un protocollo di assenteismo?
Un protocollo solido deve includere:
- Regole di segnalazione: Entro quale termine e tramite quale mezzo (telefono/e-mail) è necessario segnalare la malattia?
- Accessibilità: Quando il dipendente deve essere raggiungibile?
- Regole di controllo: Obbligo di presentarsi presso l'ambulatorio del medico aziendale.
- Doveri di reinserimento: Cosa ci si aspetta dagli sforzi di recupero?
- sanzioni: Le conseguenze della non conformità.
Dovrebbe essere scritto, comunicato e idealmente inserito nel manuale del dipendente.
4. Posso licenziare un dipendente che è malato per motivi organizzativi il lunedì?
Il licenziamento diretto basato esclusivamente su un comportamento sospetto non è generalmente possibile. È necessario seguire una procedura specifica: consultare il medico aziendale, documentare il comportamento, emettere richiami scritti e applicare sanzioni proporzionate. Se il medico non riscontra alcuna causa medica e il comportamento persiste, è possibile avviare una procedura di scioglimento per colpa (articolo 7:669 comma 3 e BW). Un solido dossier è essenziale ( ECLI:NL:RBLIM:2025:8341 ).
5. Cosa succede se il medico aziendale dichiara che il dipendente è idoneo, ma lui sostiene il contrario?
Se il medico aziendale stabilisce che non sussiste alcuna incapacità lavorativa, il dipendente generalmente non ha diritto all'indennità di malattia ed è tenuto a lavorare. In caso di rifiuto, è possibile sospendere il pagamento dello stipendio. Se il dipendente non è d'accordo, deve richiedere un parere medico specialistico ( Deshundigenoordeel ) all'UWV (Associazione dei Medici del Lavoro e dell'Infermieristica). Fino a quando l'UWV non si pronunci diversamente, il parere del medico aziendale rimane valido. Il persistente rifiuto di lavorare può comportare sanzioni fino al licenziamento.
6. Devo sempre avvisare prima di un licenziamento sommario?
Sebbene per legge esista il licenziamento immediato per cause urgenti, in pratica la mancanza di un percorso di avvertimento è spesso fatale. I giudici valutano la proporzionalità. A meno che la condotta scorretta non sia estrema (ad esempio, frode), un giudice si aspetta avvertimenti preventivi e misure più lievi per le violazioni del protocollo ( ECLI:NL:RBZWB:2025:8726 ).
7. Un dipendente può affermare di non aver conosciuto le regole?
Sì. Se il protocollo non è stato comunicato chiaramente o era ambiguo (ad esempio, è consentito l'uso di WhatsApp?), questa costituisce una valida difesa. I giudici valutano se il dipendente avrebbe potuto ragionevolmente comprendere le aspettative. La mancanza di chiarezza spesso porta all'annullamento delle sanzioni ( ECLI:NL:RBZWB:2025:8728 ).
8. Quali sono i rischi finanziari di un blocco salariale ingiustificato?
Se interrompi il pagamento degli stipendi senza validi motivi legali, devi restituire gli stipendi arretrati maggiorati di un aumento legale ( wettelijke verhoging ) fino al 50%, oltre agli interessi di legge. Il dipendente può anche richiedere un risarcimento per le spese legali o per il danno morale subito. Inoltre, ciò indebolisce notevolmente la tua posizione in qualsiasi futuro caso di licenziamento ( ECLI:NL:HR:2024:579 ).
9. Posso disciplinare un dipendente per l'attività sui social media mentre è malato?
L'attività sui social media di per sé non costituisce prova di idoneità al lavoro. Chi soffre di burnout o ha subito un infortunio alla schiena può comunque pubblicare online. Tuttavia, se l'attività contraddice le limitazioni mediche (ad esempio, pubblicare foto di sollevamento pesi durante un periodo di assenza per un infortunio alla schiena), usate questo come pretesto per richiedere una rivalutazione da parte del medico aziendale. Non interrompete gli stipendi basandovi esclusivamente sui post su Instagram; lasciate che sia il medico a valutare la contraddizione medica.
