Diritto commerciale per imprenditori nei Paesi Bassi: cosa organizzare per prima cosa

Un imprenditore che avvia un'attività nei Paesi Bassi prende tre decisioni nelle prime settimane che saranno difficili da modificare in seguito, ed è quindi opportuno prenderle tutte con cognizione di causa.

Il primo elemento è la forma giuridica. Un'impresa individuale o una società in nome collettivo sono forme societarie rapide ed economiche da costituire, ma rendono l'imprenditore responsabile dei debiti dell'attività con il proprio patrimonio personale; in una società in nome collettivo, ogni socio è responsabile per l'intero debito sociale. Una società a responsabilità limitata limita la responsabilità alla società stessa, ma comporta gli obblighi previsti dal Libro 2 del Codice Civile, inclusi gli adempimenti annuali e i doveri degli amministratori, che sono esigibili personalmente nei confronti degli amministratori in caso di fallimento della società. Il secondo elemento è la base contrattuale: termini e condizioni generali che vengono effettivamente definiti prima della conclusione dei contratti e, in presenza di più soci fondatori, un accordo tra soci che disciplina il recesso, la situazione di stallo e il trasferimento delle quote. Il terzo elemento è la proprietà intellettuale, dove i tempi sono imperdonabili: un marchio non registrato prima che qualcun altro lo registri è generalmente perso, e i diritti creati da un appaltatore appartengono all'appaltatore stesso, a meno che non siano stati ceduti per iscritto.

L'assunzione aggiunge un quarto livello e la legislazione olandese in materia di lavoro è in gran parte obbligatoria: i contratti a tempo determinato si convertono in contratti a tempo indeterminato secondo la regola della catena, diverse clausole standard sono nulle a meno che non soddisfino condizioni rigorose e il licenziamento richiede una procedura formale.

Quale forma giuridica dovresti scegliere?

Scegli una società a responsabilità limitata (besloten vennootschap, BV) se la tua attività comporta un rischio finanziario reale; scegli un'impresa individuale o una società di persone se il rischio è basso e desideri contenere i costi. La differenza sta nel fatto che il tuo patrimonio personale sia esposto o meno.

Una ditta individuale (eenmanszaak) non ha personalità giuridica distinta: il titolare è responsabile di tutti i debiti dell'attività. In una società in nome collettivo (vennootschap onder firma, vof), ogni socio è responsabile in solido per tutti i debiti della società ai sensi dell'articolo 18 del Codice Commerciale olandese (Wetboek van Koophandel). Una BV (società a responsabilità limitata) viene costituita da un notaio (articolo 2:175 BW) e non ha un capitale minimo dal 1° ottobre 2012.

Un BV non ti protegge completamente. Ai sensi dell'articolo 2:248 BW, gli amministratori sono responsabili per il deficit in caso di fallimento se hanno manifestamente svolto i loro doveri in modo improprio, e la presentazione tardiva del bilancio annuale fa presumere tale negligenza.

Cosa bisogna registrare prima di iniziare?

È obbligatorio registrare la propria attività presso la Camera di Commercio olandese (Kamer van Koophandel, KvK) al più presto una settimana prima e al più tardi una settimana dopo l'inizio dell'attività. Nel caso di una società a responsabilità limitata (BV), la registrazione viene solitamente effettuata dal notaio dopo la costituzione.

La Camera di Commercio (KvK) trasmette i vostri dati all'Agenzia delle Entrate e delle Dogane (Belastingdienst), che valuta se siete un imprenditore ai fini IVA e vi rilascia un numero di identificazione IVA. Se assumete personale, dovete anche registrarvi come datore di lavoro per le imposte sui salari. La pianificazione e la strutturazione fiscale non rientrano nella nostra area di competenza; per questi aspetti, vi invitiamo a consultare un consulente fiscale.

Alcune attività richiedono un permesso. Dal 1° gennaio 2024, i permessi per le attività edilizie e ambientali sono disciplinati dalla legge sull'ambiente e la pianificazione (Omgevingswet), mentre il comune rilascia permessi per la ristorazione, la vendita di alcolici e molte altre attività locali. I servizi finanziari richiedono una licenza rilasciata dall'Autorità olandese per i mercati finanziari (AFM) o dalla Banca olandese (DNB).

Di quali contratti hai bisogno fin dal primo giorno?

La maggior parte delle startup necessita di termini e condizioni generali e, in caso di più fondatori, di un accordo tra gli azionisti. Entrambi sono efficaci solo se stipulati prima della prima controversia.

Le condizioni generali di contratto (algemene voorwaarden) sono disciplinate dagli articoli da 6:231 a 6:247 del Codice Civile tedesco (BW). Esse vincolano il cliente solo se sono state rese disponibili prima o al momento della conclusione del contratto, ad esempio inviandole insieme al preventivo; in caso contrario, il cliente può annullarle ai sensi dell'articolo 6:233(b) del BW. I consumatori godono di una maggiore tutela: alcune clausole sono considerate irragionevoli o vietate ai sensi degli articoli 6:236 e 6:237 del BW.

Concordare espressamente i termini di pagamento. Tra imprese, la fattura è pagabile entro trenta giorni, salvo diverso accordo, e in caso di ritardo nel pagamento senza sollecito sono dovuti gli interessi di mora previsti dalla legge (articolo 6:119a del Codice Civile tedesco).

Un accordo tra soci (aandeelhoudersovereenkomst) disciplina ciò che lo statuto sociale solitamente non prevede: cosa accade quando un fondatore esce, come si risolve una situazione di stallo e a quale prezzo le azioni devono essere offerte agli altri. In assenza di tali disposizioni, una controversia tra soci fondatori in una società per azioni (BV) spesso si conclude con un procedimento ai sensi delle norme di risoluzione delle controversie di cui agli articoli da 2:335 a 2:343c del Codice Civile tedesco (BW).

Come si proteggono il proprio nome e le proprie idee?

Registra il tuo marchio prima di investire nel brand e fai in modo che ogni libero professionista o agenzia ti ceda per iscritto i propri diritti. Entrambe le procedure sono economiche all'inizio, ma costose da correggere in seguito.

Un marchio è protetto nel Benelux tramite la registrazione presso l'Ufficio Benelux per la Proprietà Intellettuale (BOIP), oppure a livello europeo tramite l'Ufficio dell'Unione europea per la proprietà intellettuale (EUIPO). La registrazione ha una validità di dieci anni ed è rinnovabile. Generalmente, chi deposita la registrazione per primo ottiene il diritto di utilizzo, quindi è consigliabile consultare i registri prima di scegliere un nome. Un nome commerciale (handelsnaam) è protetto dall'uso ai sensi della legge sui nomi commerciali (Handelsnaamwet); la sola registrazione presso la Camera di Commercio e Industria (KvK) non conferisce diritti esclusivi.

Il diritto d'autore sulle opere create dai vostri dipendenti nell'esercizio delle loro funzioni appartiene a voi in qualità di datore di lavoro (articolo 7 della legge sul diritto d'autore). Le opere create da freelance, designer o sviluppatori di software rimangono di loro proprietà, a meno che i diritti non vengano trasferiti mediante atto scritto (articolo 2 della legge sul diritto d'autore). Il pagamento della fattura non è sufficiente.

Cosa cambia quando assumi il tuo primo dipendente?

Fin dal primo dipendente, si applica la legislazione olandese sul lavoro, gran parte della quale è vincolante. I punti principali riguardano la regola della catena di assunzione, il periodo di prova, la continuazione della retribuzione durante la malattia e le norme sul licenziamento.

Ai sensi dell'articolo 7:668a della legge tedesca sul lavoro (BW), il quarto contratto a tempo determinato, o una serie di contratti di durata superiore a 36 mesi, si trasforma in contratto a tempo indeterminato. Non è previsto un periodo di prova per i contratti di durata pari o inferiore a sei mesi, mentre per i contratti a tempo determinato di durata inferiore a due anni la durata massima è di un mese (articolo 7:652 BW). La clausola di non concorrenza in un contratto a tempo determinato è valida solo se il datore di lavoro ne specifica per iscritto i sostanziali interessi aziendali (articolo 7:653 BW).

Se un dipendente si ammala, è necessario continuare a corrispondergli almeno il 70% della retribuzione per un massimo di 104 settimane (articolo 7:629 BW) e ad adoperarsi per il suo reinserimento. Molte piccole imprese si assicurano contro questo rischio. Un dipendente a tempo indeterminato può essere licenziato solo per giusta causa con l'autorizzazione dell'Agenzia per l'assicurazione dei lavoratori (UWV) o con una decisione del tribunale distrettuale (kantonrechter), oppure con il consenso del dipendente, e ha in linea di principio diritto a un'indennità di transizione (transitievergoeding) ai sensi dell'articolo 7:673 BW.

Cosa dovresti verificare in qualità di fondatore?

Utilizzate questo elenco prima di firmare il vostro primo contratto con un cliente.

• La forma giuridica della tua azienda è adeguata al rischio finanziario che comporta?
• L'attività è stata registrata presso la Camera di Commercio entro una settimana dall'inizio dell'attività?
• Le vostre condizioni generali vengono inviate insieme a ogni preventivo?
• Con i co-fondatori: esiste un accordo tra azionisti firmato che disciplini l'uscita, la situazione di stallo e il trasferimento delle azioni?
• Il vostro marchio è registrato presso il BOIP o l'EUIPO e i vostri collaboratori freelance hanno ceduto i diritti tramite atto notarile?

Cosa dovresti verificare se sei un nuovo datore di lavoro?

Utilizzate questo elenco prima che il vostro primo dipendente inizi a lavorare.

• Sei registrato presso il Belastingdienst come datore di lavoro ai fini delle imposte sui salari?
• Il contratto di lavoro rispetta i limiti relativi al periodo di prova e alle clausole di non concorrenza previsti dagli articoli 7:652 e 7:653 del Codice Civile tedesco (BW)?
• Nel vostro settore si applica un contratto collettivo di lavoro (CAO)?
• La retribuzione oraria è almeno pari al salario minimo previsto dalla legge?
• Hai stipulato un'assicurazione o previsto un budget per un massimo di due anni di retribuzione continuativa durante la malattia?

In che modo possiamo esservi d'aiuto in materia di diritto commerciale?

Offriamo consulenza agli imprenditori per l'avvio e la gestione della loro attività nei Paesi Bassi; la nostra pagina dedicata al diritto societario descrive questo lavoro in modo più dettagliato.

• Vi assistiamo nella scelta della forma giuridica e ci occupiamo della costituzione della vostra BV presso il notaio.
• Redigiamo le vostre condizioni generali di contratto e il vostro accordo tra azionisti.
• Redigiamo e revisioniamo contratti di lavoro, comprese le clausole relative al periodo di prova e ai patti di non concorrenza.
• Esaminiamo i contratti commerciali con clienti, fornitori e liberi professionisti, comprese le cessioni di diritti di proprietà intellettuale.
• Inviamo lettere di diffida e gestiamo le controversie con clienti, fornitori o co-fondatori.

Sintesi

• Una società a responsabilità limitata (BV) limita la responsabilità, ma gli amministratori restano responsabili per una gestione impropria, soprattutto in caso di deposito tardivo del bilancio annuale.
• Registrati presso la KvK da una settimana prima a una settimana dopo l'inizio della tua attività.
• Le condizioni generali vincolano il cliente solo se le hai rese disponibili prima o al momento della conclusione del contratto.
• Registra il tuo marchio tempestivamente e ottieni i diritti di proprietà intellettuale dai freelance, ceduti tramite atto scritto.
• La normativa sul lavoro è in gran parte vincolante: la regola della catena di assunzione, i limiti del periodo di prova e i due anni di retribuzione durante la malattia si applicano fin dal primo dipendente.

Domande frequenti