Progetto software fallito: chi è responsabile e quali sono le opzioni a disposizione?

Se il vostro progetto software fallisce, il fornitore è responsabile solo se non ha consegnato quanto concordato e tale fallimento è a lui imputabile (articolo 6:74 del Codice Civile olandese, BW). In pratica, la responsabilità è spesso condivisa: se il cliente ha cambiato idea, ha deciso in ritardo o non ha fornito i dati di test, il tribunale può ridurre il risarcimento per concorso di colpa, e il ritardo causato dal cliente non viene imputato al fornitore.

Questo articolo illustra le cause più comuni di inadempimento, la valutazione legale, l'obbligo di collaborazione del cliente, il ruolo del perito nominato dal tribunale, i possibili esiti e cosa clienti e fornitori dovrebbero verificare per prevenire o vincere una controversia.

Perché i progetti software falliscono?

Alcune cause si ripresentano e spesso si rafforzano a vicenda. Un progetto che inizialmente subisce solo dei ritardi può finire per fallire completamente.

• Scope creep: i requisiti continuano ad aumentare senza una procedura di modifica che stabilisca l'impatto sulla pianificazione e sul budget.
• Specifiche funzionali poco chiare o incomplete, per cui in seguito non è chiaro se il risultato sia conforme.
• Un sistema progettato in modo inadeguato al carico effettivo, alle interfacce con altri sistemi o alla crescita futura.
• Complessità e tempi di realizzazione sottovalutati, soprattutto quando è necessario connettere diversi sistemi esistenti.
• Collaborazione tardiva o limitata da parte del cliente.

Quando è responsabile il fornitore?

Quando il debitore non adempie alla propria prestazione e l'inadempimento è a lui imputabile. Ai sensi dell'articolo 6:74 del Codice Civile, il debitore è tenuto a risarcire il danno causato dall'inadempimento, a meno che l'inadempimento non sia a lui imputabile, ad esempio in caso di forza maggiore (articolo 6:75 del Codice Civile).

Il cliente deve quindi dimostrare che il fornitore non ha fornito quanto concordato, ad esempio un software che non soddisfa le specifiche registrate. Finché l'adempimento è ancora possibile, di norma anche il fornitore deve essere considerato inadempiente, dopo aver ricevuto una diffida scritta con un termine ragionevole (articolo 6:82 BW).

E se il cliente avesse contribuito al fallimento?

In tal caso, il risarcimento viene ridotto. Ai sensi dell'articolo 6:101 BW, la perdita viene ripartita tra le parti in proporzione al contributo di ciascuna alle circostanze a essa imputabili; per ragioni di equità, si può optare per una ripartizione diversa o per la non corresponsione di alcun risarcimento.

I tipici contributi del cliente includono decisioni tardive sui requisiti, cambiamenti di volontà senza accettarne l'impatto sulla pianificazione e sui costi, e la mancanza di un ambiente di test utilizzabile. È fondamentale documentare, durante tutto il progetto, chi decide cosa, quali modifiche vengono apportate e quando le informazioni vengono fornite.

Che cosa significa l'obbligo di cooperazione del cliente?

L'implementazione di un software è uno sforzo congiunto. Il fornitore dipende dal cliente per ottenere specifiche complete e tempestive, dati di test utilizzabili, decisioni rapide e l'accettazione puntuale dei componenti consegnati.

Se l'esecuzione del contratto viene impedita a causa della mancata collaborazione del cliente, quest'ultimo è inadempiente nei confronti del creditore (Schuldeisersverzuim, articolo 6:58 BW). Il fornitore, invece, non è inadempiente per tale ritardo. Nei progetti iterativi, in cui ogni fase si basa sul feedback della fase precedente, la mancanza di input è spesso determinante nell'attribuire il ritardo.

Per i clienti: le critiche sui progressi hanno poco peso se il vostro processo decisionale è lento. Per i fornitori: segnalate immediatamente e per iscritto i ritardi causati dal cliente. In seguito, spesso è impossibile ricostruire chi ha causato quale ritardo.

Che ruolo svolge un esperto nominato dal tribunale?

Spesso decisiva. Se il software rispettasse le specifiche, dove si sia verificato il ritardo e se il lavoro extra fosse giustificato sono questioni tecniche, quindi il tribunale può ordinare una perizia (deskundigenbericht) su richiesta di una parte o di propria iniziativa (articolo 186 del Codice di procedura civile olandese, Rv).

Prima dell'inizio del procedimento, una parte può anche chiedere al tribunale una perizia preliminare (voorlopeig deskundigenbericht) per valutare la propria posizione (articoli 196 e 202 Rv). Di solito, la perizia deve:

• il contratto, i suoi allegati e le condizioni generali applicabili;
• le specifiche funzionali e tecniche e le richieste di modifica;
• la pianificazione del progetto, i rapporti di avanzamento e i rapporti di collaudo;
• la corrispondenza relativa al ritardo e all'accettazione;
• il codice sorgente e la documentazione.

In caso di documenti mancanti, l'esperto spesso non è in grado di rispondere alla domanda, il che danneggia la parte che si basa sui fatti in questione. È importante mantenere il fascicolo del progetto in ordine durante tutto il suo svolgimento, non solo quando sorge una controversia.

Cosa può decidere il tribunale?

Se solo una parte del progetto è fallita, ad esempio un modulo non funzionante mentre il resto è utilizzabile, il tribunale può disporre la rescissione parziale (articolo 6:265 BW). La rescissione parziale riduce proporzionalmente l'adempimento di entrambe le parti (articolo 6:270 BW), in modo che la parte funzionante rimanga in essere.

Il tribunale può concedere un risarcimento danni ai sensi dell'articolo 6:74 BW, ridotto in caso di concorso di colpa ai sensi dell'articolo 6:101 BW. Può anche attenuare l'obbligo legale di risarcimento danni se un indennizzo integrale porterebbe a conseguenze chiaramente inaccettabili, ad esempio quando la richiesta è del tutto sproporzionata rispetto al valore del contratto (articolo 6:109 BW); i tribunali esercitano questo potere con parsimonia.

Many failed projects end with a restart at another supplier. That raises its own questions: who gets the source code, who holds the intellectual property rights, and is there an escrow arrangement? Settle these points at the start of the project.

In che modo l'arbitrato può essere d'aiuto nelle controversie informatiche?

Molti contratti IT prevedono il ricorso alla Fondazione per la Risoluzione delle Controversie sull'Automazione (Stichting Geschillenoplossing Automatisering, SGOA), che offre servizi di arbitrato, mediazione e consulenza vincolante con arbitri esperti nel settore IT. L'arbitrato è possibile solo se concordato dalle parti, di solito tramite una clausola contrattuale o nelle condizioni generali di contratto.

In assenza di tale clausola, la controversia viene devoluta ai tribunali ordinari: al tribunale di primo grado per le controversie fino a 25,000 euro e alla sezione commerciale del tribunale distrettuale per le controversie di importo superiore (articolo 93 Rv).

Che cosa dovresti verificare come cliente?

• Le specifiche funzionali e i criteri di accettazione sono stati registrati e corrispondono a quanto vi aspettate ora?
• Avete fornito le specifiche, i dati di prova, le decisioni e le accettazioni nei tempi previsti e potete provarlo?
• Hai inviato una diffida scritta di inadempimento con un termine ragionevole prima di richiedere un risarcimento danni o recedere dal contratto?
• Il contratto pone un limite alla responsabilità del fornitore o esclude i danni consequenziali?
• Hai accesso al codice sorgente e alla documentazione, oppure un accordo di deposito a garanzia, per riavviare il progetto altrove?
• Il contratto contiene una clausola compromissoria, ad esempio per la SGOA?

Che cosa dovresti verificare come fornitore?

• Avete documentato per iscritto ogni richiesta di modifica, specificandone l'impatto sulla pianificazione e sul costo?
• Avete segnalato immediatamente e per iscritto il ritardo causato dalla mancanza di input da parte del cliente?
• Potete dimostrare, tramite rapporti di prova e verbali di collaudo, quali componenti sono stati consegnati e accettati?
• Si applicano anche le vostre condizioni generali, compreso il limite di responsabilità?
• Il fascicolo del progetto è sufficientemente completo da permettere a un esperto di ricostruire lo svolgimento del progetto?

Come si può prevenire una controversia?

La maggior parte delle controversie può essere prevenuta redigendo un contratto adeguato. Cinque accorgimenti possono essere d'aiuto:

• suddividere il progetto in release o milestone, ognuna con i propri criteri di accettazione;
• concordare test di accettazione formali prima della scadenza della fattura;
• Documentare una procedura di modifica: chi può richiedere una modifica, chi decide e come vengono adeguati la pianificazione e il prezzo;
• concordare una procedura di escalation: gruppo di progetto, comitato direttivo, mediatore e solo successivamente arbitrato o procedimento giudiziario;
• Se preferisci un forum specializzato in diritto informatico come la SGOA, includi una clausola arbitrale.

Cosa possiamo fare per voi in caso di progetto software fallito?

I nostri avvocati specializzati in diritto informatico assistono clienti e fornitori in progetti IT in difficoltà. Possiamo:

• Esamina il contratto e la documentazione del progetto e determina chi è responsabile di ciascun ritardo;
• redigere un avviso di inadempimento o un avvertimento scritto in caso di mancata collaborazione;
• negoziare un accordo o un'uscita ordinata, incluso il trasferimento del codice sorgente;
• richiedere una relazione preliminare di un esperto o redigere le domande per un esperto nominato dal tribunale;
• avviare procedimenti dinanzi al tribunale o in sede arbitrale in merito alla rescissione del contratto e al risarcimento danni.

Scopri di più su cosa fa un avvocato specializzato in diritto informatico.

Sintesi

• Il fallimento di un progetto non implica automaticamente un inadempimento da parte del fornitore; l'inadempimento deve essere a lui imputabile (articolo 6:74 BW).
• La colpa concorrente del cliente riduce il risarcimento dei danni (articolo 6:101 BW); la mancata collaborazione può comportare la responsabilità inadempiente del cliente stesso (articolo 6:58 BW).
• Spesso è un esperto nominato dal tribunale a decidere sulle questioni tecniche, quindi è importante che il fascicolo del progetto sia completo.
• Il tribunale può ordinare la rescissione parziale in modo che la parte funzionante rimanga.
• La consegna a fasi, i test di accettazione, una procedura di modifica e una scala di escalation prevengono la maggior parte delle controversie.

Domande frequenti