Introduzione

L'articolo 2:9 del Codice Civile regola la responsabilità interna degli amministratori: un amministratore può essere ritenuto personalmente responsabile nei confronti della società stessa in caso di inadempimento dei propri doveri e in caso di colpa grave. Questa disposizione costituisce la base del rapporto tra amministratori e persone giuridiche nel diritto societario olandese; a tal fine, la legge fa riferimento al diligente svolgimento dei doveri che ci si può aspettare da un amministratore.

Il concetto di "corretta gestione" è complesso e ha diverse interpretazioni giuridiche e organizzative. Questo concetto è utilizzato per indicare il grado di attenzione e responsabilità richiesto agli amministratori nel prendere decisioni e gestire i rischi.

La distinzione con la responsabilità esterna è essenziale. La responsabilità interna riguarda i danni subiti dalla società a seguito di azioni del proprio amministratore, mentre la responsabilità esterna riguarda i danni subiti da terzi o creditori. La responsabilità esterna, invece, riguarda le pretese di terzi, come i creditori, ai sensi degli articoli 2:138/148 del Codice Civile olandese in caso di fallimento o dell'articolo 6:162 del Codice Civile olandese in caso di atti illeciti.

Questa spiegazione è rivolta principalmente agli amministratori di società a responsabilità limitata, società per azioni e altre persone giuridiche che desiderano approfondire i propri rischi di responsabilità personale. Anche amministratori, azionisti e consulenti legali troveranno qui indicazioni pratiche. Gli amministratori hanno l'obbligo di svolgere i propri doveri statutari e contrattuali con la dovuta diligenza. L'imprenditorialità comporta delle responsabilità, per cui gli amministratori devono agire nell'interesse della società ed evitare comportamenti negligenti che potrebbero danneggiare la società o i suoi creditori.

Risposta alla domanda chiave: Ai sensi dell'articolo 2:9 del Codice Civile olandese, un amministratore è responsabile se ha svolto i propri compiti in modo improprio e può esserne sufficientemente gravemente accusato, essendo la persona giuridica l'unica parte legittimata a proporre reclamo. I criteri di ragionevolezza ed equità svolgono un ruolo importante nella valutazione della soglia di grave colpa.

Punti chiave di questo articolo:

• L'elevata soglia di colpa grave protegge le normali decisioni politiche
• La responsabilità collettiva si applica in caso di gestione plurimandataria, con limitate possibilità di esonero
• Situazioni specifiche come la cattiva amministrazione o la violazione delle disposizioni di legge sono aree di rischio
• La prevenzione attraverso strutture di governance adeguate è più efficace della difesa a posteriori
• Avere una gestione del rischio e un controllo interno in ordine è essenziale per prevenire una gestione impropria e la responsabilità
• Esiste una stretta relazione tra la gestione del rischio, i sistemi interni e le scelte politiche prese dal consiglio di amministrazione

Principi fondamentali dell'articolo 2:9 del codice civile olandese

L'articolo 2:9 del Codice Civile olandese codifica il dovere di diligenza e gli obblighi di ogni amministratore nei confronti della persona giuridica. Il paragrafo 1 stabilisce che ogni amministratore è tenuto a svolgere correttamente i propri doveri nei confronti della persona giuridica. Il paragrafo 2 specifica che la responsabilità dell'amministratore sorge in caso di cattiva gestione connessa a un grave illecito, con la società come unica causa.

Il termine "corretto svolgimento dei doveri" è interpretato in termini giuridici come l'insieme delle azioni di un amministratore che ci si potrebbe aspettare da un amministratore ragionevolmente competente e attento. Questo concetto implica la valutazione della condotta degli amministratori sulla base delle circostanze del caso. Esiste una stretta relazione tra il dovere di diligenza degli amministratori e le scelte politiche da essi operate; scelte politiche attente e responsabili sono essenziali per soddisfare lo standard giuridico.

Corretta esecuzione dei doveri

Migliori legge impone a ogni amministratore l'obbligo di svolgere correttamente i propri compiti. Questo standard deriva dal rapporto fiduciario tra l'amministratore e l'entità giuridica. Si tratta di uno standard di diligenza che richiede all'amministratore di anteporre gli interessi della società.

Una gestione impropria è la mancata applicazione della dovuta attenzione che un direttore ragionevole ed esperto eserciterebbe nella stessa situazione.

Il criterio è quello di un amministratore che agisce ragionevolmente. Questo criterio chiede cosa avrebbe fatto un amministratore competente e attento in circostanze simili. Il concetto di "corretto svolgimento dei doveri" significa che gli amministratori svolgono i propri doveri con la cura e la responsabilità che ci si può aspettare da loro. Inoltre, ci si aspetta che gli amministratori agiscano sempre nell'interesse della società e dei suoi creditori nello svolgimento della loro attività e che adempiano ai propri obblighi legali e contrattuali. Nel fare ciò, il tribunale valuta le informazioni disponibili, la natura della società e la situazione specifica in cui è stata presa la decisione.

Rimprovero serio come soglia

Non tutti gli errori comportano responsabilità. Nella sentenza Staleman/Van de Ven (ECLI:NL:HR:1997:ZC2243), la Corte Suprema ha stabilito che solo una colpa grave può comportare una responsabilità. Questa soglia elevata rispetta la libertà politica degli amministratori e impedisce che ogni risultato sfavorevole comporti una responsabilità retroattiva. La giurisprudenza ha ulteriormente definito il concetto di "correttezza": ci si aspetta che un amministratore agisca come un amministratore ragionevolmente esperto che, nelle stesse circostanze, si sarebbe astenuto dal prendere la stessa decisione.

Nel valutare se sia possibile muovere un rimprovero sufficientemente grave, il tribunale valuta tutte le circostanze del caso. In tal senso, il criterio di ragionevolezza svolge un ruolo significativo nel determinare se le azioni dell'amministratore possano essere considerate seriamente riprovevoli. Il concetto di "grave colpa" significa che le azioni o le omissioni dell'amministratore sono così negligenti che un amministratore che agisse ragionevolmente non le avrebbe commesse. I fattori rilevanti includono la natura delle attività svolte dall'ente giuridico, i rischi generalmente derivanti da tali attività, la ripartizione dei compiti all'interno del consiglio di amministrazione, eventuali linee guida, le informazioni disponibili o che avrebbero dovuto essere disponibili all'amministratore e il modo in cui il consiglio avrebbe potuto ragionevolmente giungere alla propria decisione nelle circostanze date.

Responsabilità collettiva

Nel caso di un consiglio di amministrazione composto da più membri, si applica il principio di responsabilità collettiva. In linea di principio, una gestione impropria da parte di un amministratore rende tutti i co-amministratori solidalmente responsabili per l'intero danno. Ciò deriva dalla loro responsabilità congiunta per la politica aziendale complessiva. È quindi fondamentale che il controllo interno e la gestione del rischio all'interno dell'organizzazione siano adeguati al fine di prevenire una gestione impropria e la responsabilità.

Un singolo amministratore può esonerarsi dimostrando di non essere personalmente responsabile e di non aver adottato misure negligenti per prevenire le conseguenze di una gestione impropria. Tuttavia, questa possibilità di esonero è limitata nel caso di compiti intrinsecamente collegiali, come la supervisione finanziaria o la gestione del rischio. La responsabilità collettiva del consiglio di amministrazione è direttamente correlata al funzionamento dei sistemi e delle procedure interne. I regolamenti del consiglio di amministrazione che suddividono i compiti non esonerano i colleghi amministratori dalla loro responsabilità collettiva per tali obblighi fondamentali, come il rispetto degli obblighi legali e contrattuali.

Un punto importante da considerare è la responsabilità collettiva: la giurisprudenza dimostra che in circa il 40% dei ricorsi interni la responsabilità collegiale è determinante per l'esito del procedimento.

Campi pratici di applicazione

La responsabilità degli amministratori interni si manifesta in situazioni specifiche che possono riguardare qualsiasi consiglio di amministrazione. È fondamentale che l'ordine all'interno dell'azienda nell'ambito della gestione del rischio e del controllo interno sia adeguatamente tutelato al fine di prevenire una gestione impropria e la conseguente insorgenza di responsabilità. Nello svolgimento delle proprie attività, gli amministratori hanno la responsabilità di agire con attenzione nell'interesse dell'azienda e dei suoi creditori. Le decisioni in materia di gestione del rischio e qualsiasi deviazione dalle linee guida interne sono direttamente correlate all'attenzione e alle scelte politiche responsabili all'interno dell'organizzazione. La pratica dimostra che determinati comportamenti e omissioni portano sistematicamente a richieste di risarcimento danni. Le aree di rischio più comuni sono illustrate di seguito.

Gestione del rischio e controllo interno

Un amministratore è tenuto a istituire sistemi adeguati per la gestione del rischio e il controllo interno. Tali obblighi implicano che gli amministratori debbano garantire che i sistemi e le procedure siano adeguati a prevenire una gestione impropria e la conseguente responsabilità. L'ordine nella gestione del rischio e nel controllo interno è di fondamentale importanza, poiché l'assenza o il malfunzionamento di questi sistemi può comportare cattiva gestione e responsabilità personale. La natura e la portata di questi sistemi dipendono dalle dimensioni e dalla complessità dell'azienda, ma la loro completa assenza comporterà quasi certamente gravi critiche.

La negligenza strutturale nell'amministrazione finanziaria è un classico esempio di gestione apparentemente impropria. Se l'amministrazione è così carente che il management non ha una visione adeguata della situazione finanziaria dell'azienda, sarà difficile per l'amministratore in questione difendersi. Non solo l'azienda, ma anche terzi o creditori potrebbero risultarne svantaggiati. Il tribunale presumerà che un amministratore che agisse ragionevolmente avrebbe almeno garantito l'affidabilità dei dati.

Esempi di gestione impropria includono:

• Prevenzione
• Utilizzo delle risorse per scopi privati
• Rischi irresponsabili
• Negligenza in questioni assicurative essenziali

Decisioni senza una ricerca sufficiente

Le decisioni di gestione richiedono un'adeguata preparazione. Prima di prendere decisioni importanti, i manager devono informarsi sui fatti e sui rischi rilevanti. Gli amministratori hanno il dovere di condurre un'attenta ricerca prima di prendere decisioni. Una decisione presa senza alcuna ricerca può portare a gravi critiche se l'esito è sfavorevole. Un accordo mal ponderato con un impatto finanziario significativo senza ricerche di mercato può portare a gravi critiche.

Un altro esempio riguarda le decisioni di investimento in cui è stata trascurata la due diligence di base. Sebbene il tribunale sia riluttante a valutare retrospettivamente le decisioni aziendali, il modo in cui un amministratore giunge alla sua decisione viene effettivamente valutato. Tali decisioni possono svantaggiare non solo la società, ma anche terze parti o creditori. Ignorare chiari segnali di allarme o non effettuare ricerche evidenti viola la protezione normalmente offerta dalla soglia elevata.

Violazione delle regole interne

La violazione delle disposizioni di legge e delle linee guida interne può comportare responsabilità. È fondamentale mantenere l'ordine nelle regole e nelle procedure interne dell'azienda per prevenire una gestione impropria e la conseguente insorgenza di responsabilità. Gli amministratori hanno l'obbligo di rispettare le disposizioni di legge e gli altri obblighi contrattuali. Un esempio lampante di ciò è la situazione in cui un amministratore ignora i requisiti di approvazione previsti dalla legge per le decisioni importanti da parte dell'assemblea generale. Dopotutto, lo statuto contiene le regole entro cui il consiglio di amministrazione deve operare.

Agire in situazioni di conflitto di interessi senza comunicarlo ai colleghi amministratori o agli azionisti comporta anche un rischio di responsabilità. La violazione delle norme interne può comportare uno svantaggio per la società o per terzi, ad esempio perché subiscono danni a causa di una gestione impropria. Un amministratore che antepone i propri interessi a quelli della società si espone a un'azione legale ai sensi dell'articolo 2:9 del Codice Civile olandese. Ciò vale anche nei casi in cui i beni aziendali vengano sottratti per un guadagno personale.

Quando sorge la responsabilità?

La determinazione della responsabilità ai sensi dell'articolo 2:9 del Codice Civile olandese richiede un'attenta valutazione di diverse condizioni. Non tutte le carenze porteranno a un'azione legale accolta. Una società che desideri ritenere responsabile il proprio amministratore deve soddisfare un onere probatorio considerevole. Deve essere dimostrato che la società o terzi abbiano effettivamente subito un danno a seguito delle azioni o omissioni dell'amministratore. Gli amministratori hanno il dovere di svolgere i propri compiti con la dovuta diligenza e nell'interesse della società; il mancato rispetto di tali obblighi può comportare la responsabilità. Inoltre, la responsabilità presuppone che siano soddisfatti i requisiti legali per la responsabilità.

Valutazione della gestione impropria

Il tribunale valuta se vi sia stato un inadempimento dei doveri confrontando le azioni dell'amministratore con ciò che ci si potrebbe aspettare da un amministratore che agisca ragionevolmente in circostanze analoghe. Il criterio della ragionevolezza gioca un ruolo importante in questa valutazione, in base al quale si esamina se le azioni siano gravemente colpose. Il concetto di "gestione impropria" si riferisce ad azioni od omissioni che non soddisfano lo standard di diligenza che ci si può aspettare da un amministratore. Non esiste una presunzione legale di gestione impropria; la società deve dimostrare che tale standard è stato violato.

Rischi eccessivi senza misure di mitigazione possono comportare responsabilità. L'imprenditorialità comporta dei rischi, ma la base su cui tali rischi vengono accettati deve essere difendibile. Una gestione impropria può comportare che l'azienda o terze parti siano svantaggiate dalle azioni o omissioni dell'amministratore. Un amministratore che mette a rischio l'intera azienda senza alcuna diversificazione del rischio o strategia di uscita potrebbe agire in modo improprio.

Fasi del procedimento di responsabilità

I procedimenti di responsabilità seguono un sistema fisso. Nei casi di responsabilità interna dell'amministratore ai sensi dell'articolo 2:9 del Codice Civile olandese, le parti devono prendere sul serio i propri obblighi di fornire prove al fine di corroborare le proprie posizioni:

1. Determinazione del danno — La società deve dimostrare concretamente di aver subito un danno e quantificarlo. Ciò può riguardare situazioni in cui la società o terzi siano stati danneggiati dalle azioni o omissioni dell'amministratore. In pratica, l'ammontare del danno varia da decine di migliaia a milioni di euro, a seconda delle dimensioni della società e della natura dell'accusa.
2. Collegamento causale — Deve sussistere un nesso sufficiente tra l'operato dell'amministratore e il danno subito. L'onere della prova spetta alla società.
3. Grave colpa — La società deve dimostrare che l'amministratore è seriamente responsabile. Questo è il fulcro di molti procedimenti e richiede un'analisi di tutte le circostanze rilevanti.
4. Discarico — Al dirigente in questione viene data la possibilità di dimostrare di non avere personalmente colpa o di aver adottato misure adeguate. Nel caso di incarichi collettivi, questa possibilità è limitata.

Le indagini peritali svolgono regolarmente un ruolo importante, soprattutto in questioni finanziarie complesse o quando è richiesta una conoscenza specifica del settore. I costi legali possono essere ingenti, il che a volte spinge le parti a raggiungere un accordo. L'esperienza pratica dimostra che le richieste di risarcimento accolte nei casi contestati sono rare – stimate in meno del 20-30% – sebbene i curatori fallimentari intraprendano spesso azioni legali nei casi di fallimento.

Confronto tra responsabilità interna ed esterna

La distinzione è rilevante nella pratica: una società che desidera ritenere il proprio amministratore responsabile per un danno arrecato a se stessa agirà ai sensi dell'articolo 2:9 del Codice Civile olandese. Ciò riguarda il danno arrecato alla società stessa, mentre nel caso di responsabilità esterna, sono terzi o creditori a essere danneggiati dalle azioni o omissioni dell'amministratore. I creditori che ritengono l'amministratore responsabile del pregiudizio arrecato al proprio credito basano la propria azione su motivi esterni. In caso di fallimento, il curatore fallimentare può perseguire entrambe le strade, a seconda della natura del danno.

In caso di responsabilità esterna, l'amministratore spesso svolge anche il ruolo di debitore della società, essendo responsabile dell'adempimento degli obblighi nei confronti dei creditori. Il mancato adempimento di tali obblighi, come il mancato pagamento puntuale dei debiti o la mancata corretta informazione dei creditori, può comportare la responsabilità personale dell'amministratore.

Problemi comuni e soluzioni

La pratica mostra modelli ricorrenti in situazioni che comportano responsabilità interne degli amministratori. È fondamentale che siano in atto procedure e controlli interni per prevenire una gestione impropria. Gli amministratori devono adempiere scrupolosamente ai propri obblighi legali e contrattuali. Una fornitura inadeguata di informazioni può comportare svantaggi per l'azienda o per terze parti. Riconoscere queste insidie ​​consente agli amministratori di adottare misure preventive.

Insufficiente fornitura di informazioni ai colleghi amministratori

Se un amministratore nasconde informazioni rilevanti ai suoi colleghi, tutti potrebbero essere ritenuti responsabili per eventuali danni derivanti. La mancata comunicazione di informazioni può comportare uno svantaggio per la società o per terzi, ad esempio perché non sono in grado di rispondere tempestivamente ai rischi o perché non vengono rispettati gli obblighi. Gli amministratori hanno l'obbligo di informare i colleghi in modo completo e tempestivo su tutti i fatti e gli sviluppi rilevanti. I colleghi amministratori troveranno difficile discolparsi se non hanno adottato un approccio attivo alla raccolta di informazioni.

Soluzione: Implementare requisiti formali di rendicontazione in base ai quali ciascun amministratore renda periodicamente conto per iscritto del proprio portafoglio. Documentare attentamente le riunioni del consiglio di amministrazione e registrare quali informazioni sono state condivise e quando. I regolamenti del consiglio di amministrazione che contengono requisiti minimi per la condivisione delle informazioni forniscono un riferimento nelle successive discussioni su chi era a conoscenza di cosa.

Follow-up inadeguato degli incidenti

L'incapacità di dare seguito in modo adeguato quando vengono alla luce problemi può rappresentare di per sé una critica seria. È fondamentale mantenere l'ordine all'interno dell'organizzazione affinché gli incidenti vengano gestiti in modo strutturato ed efficace. Gli amministratori hanno il dovere di dare seguito agli incidenti in modo tempestivo e corretto e di adempiere ai propri obblighi legali e contrattuali. Ciò vale in particolare per le situazioni in cui vengono identificate debolezze sostanziali nelle operazioni aziendali, ma non affrontate.

Soluzione: Stabilire procedure di escalation che determinino le modalità di indagine, segnalazione e risoluzione degli incidenti. Stabilire obblighi di indagine e monitorarne l'attuazione. Una volta identificato un problema, documentare le misure adottate per proteggere l'entità giuridica da future richieste di risarcimento.

Comunicazione fuorviante del rischio

Anche una comunicazione errata o incompleta sui rischi ad azionisti, amministratori o altri stakeholder può comportare responsabilità. Ciò vale in particolare quando i rischi vengono minimizzati o occultati. Una comunicazione fuorviante può comportare uno svantaggio per l'azienda o per terzi, ad esempio perché prendono decisioni errate sulla base di informazioni errate. Gli amministratori hanno il dovere di fornire informazioni accurate e complete e di essere trasparenti sui rischi rilevanti.

Soluzione: Assicurare un'accurata informativa sui rischi in tutti i documenti e le presentazioni pertinenti. Evitare di presentare la situazione in una luce più favorevole di quanto giustificato. In caso di dubbi sulla materialità di un rischio, consultare un consulente legale specializzato. La trasparenza previene successive accuse di inganno.

Conclusione e prossimi passi

La responsabilità interna degli amministratori ai sensi dell'articolo 2:9 del Codice Civile olandese si basa su due pilastri: l'inadempimento dei doveri e la colpa grave. È fondamentale che i sistemi e le procedure aziendali siano in regola, in modo da identificare e gestire tempestivamente i rischi. Gli amministratori devono adempiere scrupolosamente ai propri obblighi legali e contrattuali. Una gestione impropria può comportare svantaggi per l'azienda o per terzi, con conseguente possibile responsabilità dell'amministratore. L'elevata soglia di responsabilità tutela gli amministratori dalla responsabilità per normali decisioni aziendali che si rivelano sfavorevoli, ma non offre immunità per condotte palesemente negligenti o riprovevoli.

La responsabilità collettiva implica che i colleghi amministratori possano essere responsabili in solido, anche se non direttamente coinvolti nella condotta che ha causato il danno. La Corte Suprema ha inoltre stabilito che il principio di responsabilità interna si applica anche quando un singolo azionista ritiene responsabile un amministratore. L'esonero è possibile, ma limitato, soprattutto nel caso di compiti intrinsecamente collegiali come la supervisione finanziaria.

Punti di azione specifici per i direttori:

1. Garantire sistemi amministrativi adeguati che generino informazioni affidabili in modo tempestivo
2. Documentare il processo decisionale e le informazioni su cui si basano le decisioni
3. Rispettare rigorosamente le disposizioni di legge e i requisiti di approvazione interna
4. Implementare procedure formali di segnalazione e di escalation all'interno del consiglio
5. Considerare l'assicurazione D&O come protezione aggiuntiva

Per ulteriori approfondimenti, sono rilevanti i temi della responsabilità degli amministratori esterni in caso di fallimento (Articolo 2:138/248 del Codice Civile olandese) e della responsabilità per atto illecito (Articolo 6:162 del Codice Civile olandese). Questi principi possono essere paralleli alla responsabilità interna e richiedono ciascuno una propria analisi.

Fonti aggiuntive

Giurisprudenza rilevante:

• Corte Suprema 10 gennaio 1997, ECLI:NL:HR:1997:ZC2243 (Staleman/Van de Ven) — sentenza fondamentale sul criterio della colpa grave; questo caso riguarda la questione di quando un amministratore può essere ritenuto internamente responsabile per cattiva gestione.
• Decisioni della Camera di Commercio sulle procedure di indagine che possono costituire la base fattuale per le rivendicazioni dell'articolo 2:9

Codice di Corporate Governance:

• Disposizioni in materia di gestione dei rischi e sistemi di controllo interno (disposizioni di buone pratiche sui compiti e sui metodi di lavoro del consiglio di amministrazione)
• Raccomandazioni sulla fornitura di informazioni tra il consiglio di amministrazione e il consiglio di sorveglianza

Strumenti pratici:

• Lista di controllo delle responsabilità di gestione per riunione
• Modello di regolamento di gestione con ripartizione dei compiti e obblighi di rendicontazione
• Procedura per la registrazione dei conflitti di interesse