Responsabilità del fornitore IT: quando si è responsabili per danni e ritardi?

Un fornitore di servizi IT è responsabile per danni e ritardi quando non adempie al contratto, l'inadempimento è a lui imputabile e, nella maggior parte dei casi, si configura come inadempimento contrattuale. La possibilità per il cliente di recuperare effettivamente il danno subito dipende in larga misura dal contratto e dalle sue clausole generali, che di solito limitano la responsabilità ed escludono i danni consequenziali, salvo in caso di dolo o colpa grave.

Il fondamento è l'articolo 6:74 del Codice Civile olandese (BW): ogni inadempimento obbliga il debitore a risarcire il danno derivante, a meno che l'inadempimento non sia a lui imputabile. Questo articolo spiega quando sorge la responsabilità, quale danno ne è qualificato, come funzionano i limiti di responsabilità, cosa significa legalmente il ritardo e cosa dovrebbero verificare clienti e fornitori.

Quando un fornitore di servizi IT è responsabile?

Il fornitore è responsabile qualora non adempia agli obblighi contrattuali e tale inadempimento sia a lui imputabile. Esempi tipici sono un software che non soddisfa le specifiche concordate, una migrazione che causa la perdita di dati o un progetto che non viene consegnato entro la data stabilita.

Un inadempimento non è imputabile al fornitore se non è colpa sua e non rientra nel suo rischio ai sensi di legge, del contratto o delle consuetudini generalmente accettate (articolo 6:75 del Codice Civile tedesco). Si tratta di forza maggiore. Anche in questo caso, il cliente potrebbe comunque avere il diritto di recedere dal contratto.

È necessario inviare un avviso di inadempimento?

Nella maggior parte dei casi, sì. Finché l'adempimento è ancora possibile, il risarcimento dei danni per ritardo può essere richiesto solo quando il fornitore è inadempiente (articolo 6:74(2) BW). L'inadempimento si verifica quando il cliente ha inviato una comunicazione scritta concedendo un termine ragionevole per l'adempimento e tale termine è trascorso senza che l'adempimento sia avvenuto (articolo 6:82(1) BW).

Ai sensi dell'articolo 6:83 del Codice Civile tedesco (CCE), l'inadempimento si verifica senza preavviso in tre situazioni: quando è scaduto il termine per l'adempimento, salvo diversa indicazione; quando l'obbligazione è quella di risarcire i danni; oppure quando il fornitore ha dichiarato che non adempirà. Qualora l'adempimento sia divenuto irrevocabile, non è necessario alcun preavviso.

Il fornitore può essere ritenuto responsabile anche per illecito civile?

Sì. Ai sensi dell'articolo 6:162 del Codice Civile tedesco (BW), chi commette un illecito nei confronti di un altro soggetto è tenuto a risarcire il danno subito. Ciò riguarda principalmente i terzi che non hanno un contratto con il fornitore, ad esempio i clienti del fornitore i cui dati personali sono stati divulgati a causa di un errore di sicurezza.

Quale perdita dà diritto a un risarcimento?

Ai sensi dell'articolo 6:96 del Codice Civile tedesco (CCE), la perdita finanziaria comprende sia le perdite subite che il mancato guadagno, oltre ai costi ragionevoli sostenuti per limitare la perdita e per accertare la perdita e la responsabilità. La perdita deve essere sufficientemente connessa all'inadempimento per essere attribuita al fornitore (articolo 6:98 del CCE).

I contratti solitamente distinguono tra danni diretti e danni indiretti (consequenziali). I danni diretti comprendono, ad esempio, il costo della riparazione di un software difettoso, il costo aggiuntivo di un fornitore sostitutivo e il costo per accertare la causa di un difetto. I danni consequenziali comprendono la perdita di profitto, i mancati risparmi, l'interruzione dell'attività e il danno alla reputazione, che in pratica sono spesso di gran lunga superiori al valore del contratto.

Le clausole contrattuali standard in ambito IT escludono quasi sempre i danni consequenziali. Nei rapporti tra professionisti, i tribunali olandesi rispettano in linea di principio tale esclusione. Quando negoziate il contratto, verificate le definizioni e classificate espressamente come danni diretti le voci di perdita che vi riguardano, come ad esempio l'interruzione dell'attività fino a un importo prestabilito.

La limitazione di responsabilità è sempre valida?

Non sempre, ma di solito. La maggior parte dei fornitori di servizi IT utilizza i Termini e Condizioni di NLdigital o termini generali simili, che limitano la responsabilità per evento, ad esempio al valore del contratto o a un multiplo del canone annuo, spesso con un massimale annuo assoluto. Verifica quale edizione dei termini e condizioni è stata effettivamente concordata, poiché le edizioni precedenti rimangono applicabili ai contratti che vi fanno riferimento.

In genere, un limite massimo non offre alcuna protezione in caso di dolo o colpa grave da parte della direzione del fornitore. Inoltre, una clausola in termini generali può essere annullata se risulta irragionevolmente onerosa (articolo 6:233(a) del Codice Civile tedesco), sebbene le società che pubblicano bilanci annuali o che impiegano 50 o più persone non possano invocare tale motivo (articolo 6:235 del Codice Civile tedesco), e l'invocazione di qualsiasi norma contrattuale non è valida se questa risulterebbe inaccettabile secondo i principi di ragionevolezza ed equità (articolo 6:248(2) del Codice Civile tedesco). Tra professionisti, queste soglie sono elevate.

Anche le condizioni generali devono essere state validamente concordate e il fornitore deve aver dato al cliente una ragionevole opportunità di leggerle (articolo 6:233(b) BW). In caso di dubbi su quali condizioni si applichino, tale questione viene prima di tutto chiarita.

Quali sono le conseguenze del ritardo?

Il ritardo è una delle cause più comuni di controversie in ambito IT. La responsabilità immediata del fornitore dipende da come è stata concordata la scadenza.

Se il contratto stabilisce una data entro la quale il fornitore deve adempiere, l'inadempimento si verifica quando tale data scade senza che l'adempimento sia stato eseguito, a meno che non ne consegua che la data fosse intesa diversamente, ad esempio come data obiettivo (articolo 6:83(a) BW). I contratti IT spesso descrivono le date come "indicative" o prevedono che il fornitore sia inadempiente solo dopo una diffida scritta; in tal caso, è comunque necessaria una diffida con un termine ragionevole.

Un avviso di inadempimento deve indicare con precisione cosa deve ancora essere consegnato e entro quando. Invialo per iscritto e conserva la prova di spedizione.

Che cosa aggiunge una clausola penale?

Una clausola penale (boetebeding) obbliga il fornitore a pagare una somma fissa in caso di ritardo o difetto nell'esecuzione, ad esempio una percentuale del valore del contratto per ogni settimana di ritardo (articolo 6:91 BW). Il cliente non è tenuto a dimostrare il danno effettivo subito.

La penale sostituisce il risarcimento danni previsto dalla legge e non è dovuta se l'inadempimento non è imputabile al fornitore (articolo 6:92 BW). Il giudice può ridurre la penale se l'equità lo richiede chiaramente, ma mai al di sotto del risarcimento danni previsto dalla legge, e può concedere un risarcimento danni aggiuntivo in casi eccezionali (articolo 6:94 BW). Se si desidera richiedere un risarcimento danni superiore alla penale, è necessario specificarlo espressamente.

Il cliente può recedere dal contratto?

Sì, ogni inadempimento dà diritto di recedere dal contratto, in tutto o in parte, a meno che l'inadempimento non sia di lieve entità (articolo 6:265(1) BW). Finché l'adempimento è ancora possibile, il recesso richiede che il fornitore sia in mora (articolo 6:265(2) BW).

La rescissione del contratto e il risarcimento dei danni possono essere cumulabili. Ai sensi dell'articolo 6:277 del Codice Civile tedesco (CBD), il fornitore è tenuto a risarcire il cliente per il danno subito a causa della rescissione del contratto anziché della sua esecuzione. A tale richiesta si applicano comunque le limitazioni contrattuali di responsabilità.

Che cosa dovresti verificare come cliente?

• Quali sono le condizioni generali applicabili, quale edizione e sono state validamente concordate e fornite?
• Qual è il limite massimo di responsabilità e sono escluse le perdite consequenziali?
• Le tappe fondamentali, le scadenze e i criteri di accettazione misurabili sono registrati? Ed è chiaro se una scadenza è vincolante?
• È prevista una clausola penale? È possibile richiedere un risarcimento danni superiore all'importo della penale?
• Avete segnalato i difetti entro un termine ragionevole dopo averli scoperti (articolo 6:89 BW)?
• Hai inviato una diffida scritta di inadempimento con un termine ragionevole prima di richiedere un risarcimento danni o recedere dal contratto?

Che cosa dovresti verificare come fornitore?

• Le tue condizioni generali si applicano anche in questo caso? Hai dato al cliente la possibilità di leggerle in un momento ragionevole?
• Conservate la documentazione relativa al progetto, comprese le decisioni prese, le richieste di modifica e i test di accettazione?
• Documentate per iscritto le modifiche al progetto, specificandone l'impatto su prezzi e pianificazione?
• Registrate i casi in cui il cliente non fornisce input, decisioni o non verifica la propria capacità? Questo può configurarsi come inadempimento del creditore (schuldeisersverzuim, articolo 6:58 BW) e limitare la vostra responsabilità per ritardo.
• Segnalate immediatamente e per iscritto i ritardi minacciati, indicandone la causa?

Quali accordi prevengono le controversie?

Definire accordi chiari fin dall'inizio riduce il rischio di controversie in materia di responsabilità. Nei contratti IT olandesi sono comuni tre strumenti:

• deposito in garanzia del codice sorgente, so that the client keeps access to the source code if the supplier goes bankrupt or stops performing;
• protocolli di test di accettazione che stabiliscono oggettivamente quando una consegna è stata accettata;
• Fatturazione a fasi, legata alle funzionalità fornite e accettate.

Cosa possiamo fare per voi in materia di responsabilità dei fornitori IT?

I nostri avvocati specializzati in diritto informatico offrono consulenza sia ai clienti che ai fornitori di servizi IT. Possiamo:

• esaminare il contratto IT e le condizioni generali, compresi il limite di responsabilità e la definizione di danno diretto;
• negozia le clausole relative a responsabilità, penali e accettazione prima di firmare;
• redigere un avviso di inadempimento o una risposta ad esso;
• valutare se il fornitore è inadempiente e quale perdita può essere richiesta di risarcimento;
• preparare un'istanza di annullamento o di risarcimento danni, o la relativa difesa, da presentare al tribunale.

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Sintesi

• Un fornitore di servizi IT è responsabile per le inadempienze imputabili al fornitore (articolo 6:74 BW), di norma solo nel momento in cui si trova in stato di inadempimento.
• Il superamento di un termine crea inadempimento senza preavviso, a meno che il termine non fosse inteso diversamente (articolo 6:83(a) BW).
• Le clausole generali solitamente limitano la responsabilità ed escludono i danni consequenziali; l'intento o la colpa grave della direzione fanno scattare tale limite.
• Una clausola penale elimina la necessità di provare la perdita, ma sostituisce il risarcimento danni previsto dalla legge, salvo diverso accordo.
• Una buona documentazione relativa all'ambito del progetto, alle decisioni prese e al contributo del cliente rappresenta la migliore difesa per il fornitore.

Domande frequenti