Avviso ufficiale da parte del datore di lavoro: cosa significa e come rispondere

Un richiamo ufficiale da parte del datore di lavoro (officiële waarschuwing) è una comunicazione scritta che documenta una specifica condotta scorretta o un rendimento insufficiente, indicando cosa deve cambiare e entro quando, e cosa accadrà in caso di mancato cambiamento. Non comporta la cessazione del rapporto di lavoro e non costituisce di per sé una sanzione, ma viene inserito nel fascicolo personale, che verrà esaminato dal tribunale distrettuale (kantonrechter) qualora il datore di lavoro richieda in seguito la risoluzione del contratto. L'eccezione principale: in caso di gravi illeciti come furto o violenza, il datore di lavoro può licenziare il dipendente in tronco senza preavviso.

Che cos'è un avvertimento ufficiale secondo la legge olandese?

Si tratta di una prova, non di un atto giuridico distinto. Il Codice civile olandese (Burgerlijk Wetboek, BW) non contiene alcun articolo sugli avvertimenti e non ne prescrive la forma.

Il Codice Civile contiene due norme che spiegano l'esistenza degli avvertimenti. Secondo l'articolo 7:611 del Codice Civile, sia il datore di lavoro che il dipendente devono comportarsi come un buon datore di lavoro e un buon dipendente. L'articolo 7:669 del Codice Civile elenca una serie di motivi per cui un contratto di lavoro può essere risolto. Un datore di lavoro che intende risolvere il contratto per scarso rendimento o condotta colposa deve dimostrare al tribunale di aver informato il dipendente dell'errore, di avergli dato una reale possibilità di porvi rimedio e che quest'ultimo non l'abbia fatto. L'avvertimento costituisce la prova dei primi due punti.

È possibile presentare ricorso contro un avvertimento?

No, non esiste una procedura per annullare un avvertimento. Puoi inserire la tua risposta scritta nel fascicolo e puoi esercitare i tuoi diritti ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR, in olandese AVG).

L'articolo 15 del GDPR ti dà il diritto di consultare il tuo fascicolo personale. L'articolo 16 del GDPR ti dà il diritto di far rettificare i dati personali inesatti e l'articolo 17 del GDPR può autorizzarne la cancellazione. Se il tuo datore di lavoro si rifiuta e l'avvertimento è manifestamente infondato, puoi chiedere al tribunale di ordinarne la rimozione dal fascicolo, e i tribunali concedono tali ordinanze. La nostra guida sui limiti di ciò che un buon datore di lavoro può fare illustra fino a che punto un datore di lavoro può spingersi.

Cosa deve contenere un avviso valido?

Un avvertimento efficace elenca i fatti, la norma, il miglioramento richiesto, un periodo di tempo realistico con un adeguato supporto e le conseguenze. Poiché l'avvertimento costituisce una prova, la sua qualità ne determina il valore: una lettera che si limita a dire che bisogna "migliorare il proprio atteggiamento" non dice nulla a un giudice. Gli elementi elencati di seguito rendono un avvertimento efficace, e la mancanza di un elemento è la prima cosa da segnalare nella propria risposta.

Un datore di lavoro che omette il periodo di miglioramento e il supporto solitamente invia un avvertimento che non avrà il peso che si aspetta. Se ricevi un avvertimento che contiene tutti e cinque gli elementi, trattalo come il documento serio che è.

Perché il fascicolo personale è determinante per l'esito?

Poiché la legge olandese in materia di licenziamento è chiusa e motivata, il datore di lavoro necessita di un motivo legale e, in caso di problemi di rendimento o di condotta, deve provarlo in tribunale. Un datore di lavoro non può semplicemente dare preavviso.

Nella maggior parte dei casi, il datore di lavoro necessita del tuo consenso scritto, dell'autorizzazione dell'Agenzia per l'assicurazione dei dipendenti (UWV) o di un'ordinanza del tribunale che rescinda il contratto. I casi di licenziamento per riduzione del personale e di incapacità lavorativa di lunga durata sono di competenza dell'UWV. Tutto ciò che riguarda il tuo rendimento o la tua condotta è di competenza del tribunale distrettuale.

Tre motivi nell'articolo 7:669(3) BW si attivano nel file:

• Prestazioni inferiori alle aspettative (d-ground). Il datore di lavoro deve dimostrare che l'inadeguatezza al lavoro è dovuta a motivi diversi dalla malattia, che tale inadeguatezza è stata comunicata tempestivamente al dipendente e che quest'ultimo ha avuto sufficienti opportunità di migliorare. L'inadeguatezza non deve inoltre essere causata da una negligenza del datore di lavoro in merito alla formazione o alle condizioni di lavoro.
• Condotta colpevole (e-ground). La tua condotta deve essere tale da non consentire, in circostanze ragionevoli, al datore di lavoro di proseguire con il contratto.
• Un rapporto di lavoro seriamente e duraturamente compromesso (g-ground). I datori di lavoro spesso ricorrono a questa argomentazione quando le prove relative ai primi due punti sono scarse.

Dal 1° gennaio 2020 è stato introdotto anche un motivo cumulativo (i-ground). Il tribunale può risolvere il contratto quando le circostanze derivanti da più motivi, considerati congiuntamente, rendono irragionevole la prosecuzione del rapporto di lavoro. In tal caso, il tribunale può disporre il pagamento di un'indennità aggiuntiva fino alla metà dell'indennità di transizione (transitievergoeding), oltre a quest'ultima (articolo 7:671b BW). In pratica, una documentazione insufficiente comporta una perdita economica per il datore di lavoro, anziché impedire completamente il licenziamento.

La creazione del fascicolo si chiama dossieropbouw. ​​Non è di per sé un atto losco: la legge impone al datore di lavoro di farlo prima di poter rescindere un contratto per scarso rendimento. Ciò che conta per voi è che il fascicolo sia accurato e che contenga la vostra versione dei fatti. Le nostre guide su come viene risolto un rapporto di lavoro nei Paesi Bassi e su quando si configura legalmente uno scarso rendimento illustrano cosa si aspetta un tribunale.

Quali sono i motivi più comuni per un avvertimento ufficiale?

Un richiamo riguarda o prestazioni insufficienti (il lavoro non è all'altezza) o condotta colposa (è stata violata una regola). La distinzione è importante perché la legge prevede requisiti diversi per ciascuna motivazione. Un datore di lavoro che etichetta un problema di condotta come prestazioni insufficienti, o viceversa, indebolisce la propria posizione.

Che cosa coprono gli avvisi sulle prestazioni?

In genere, questi richiami riguardano obiettivi non raggiunti per un periodo prolungato, errori ricorrenti, svolgimento incompleto delle mansioni principali o mancato rispetto degli standard stabiliti nella descrizione del lavoro o in una valutazione. Ciò che rende valido un richiamo è anche ciò che lo rende equo. Lo standard deve essere stato comunicato prima di essere applicato. E deve essere concesso un periodo di tempo adeguato, con il supporto necessario, per raggiungerlo. Un singolo trimestre negativo non costituisce una prestazione insufficiente.

Che cosa comprendono gli avvertimenti di condotta?

Queste includono ritardi ripetuti o assenze ingiustificate, rifiuto di eseguire un'istruzione ragionevole, violazione delle norme di sicurezza, uso improprio dei sistemi aziendali, comportamento aggressivo o inappropriato nei confronti di colleghi o clienti, violazione della riservatezza e conflitti di interesse. La ragionevolezza di un'istruzione viene valutata oggettivamente. È possibile rifiutare un'istruzione illegale o che esula dalle mansioni concordate. Se il datore di lavoro desidera modificare la mansione stessa, si applicano regole diverse; la nostra guida sul cambio di ruolo sul lavoro spiega quando è obbligatorio accettarlo.

Quando non è necessario alcun preavviso?

Per una causa urgente (dringende reden), come furto, frode, violenza, grave intimidazione o titoli di studio falsificati. Tale condotta può giustificare il licenziamento in tronco ai sensi degli articoli 7:677 e 7:678 BW, senza necessità di preavviso. Il nostro articolo sulla menzogna relativa al titolo di studio tratta uno di questi casi.

D'altro canto, la malattia non costituisce una mancanza professionale. Se sei assente per malattia, potresti ricevere un richiamo per non aver rispettato le regole relative alle assenze, ma non per il fatto di essere malato. Le domande che il datore di lavoro può farti riguardo alla tua malattia sono limitate dalla normativa sulla protezione dei dati, come spiegato nella nostra guida su congedo per malattia e privacy.

Come si svolge la procedura?

Non esiste una procedura legale, ma esiste una prassi consolidata, ed è proprio alle deviazioni da essa che bisogna prestare attenzione. Un richiamo formale di solito segue un colloquio in cui il datore di lavoro solleva il problema e voi potete rispondere. Confermarlo per iscritto in seguito, con riferimento a quel colloquio e a quanto avete detto, trasforma la discussione in una documentazione ufficiale. Un richiamo formale emesso senza alcun colloquio preliminare non è invalido, ma è meno efficace e si concilia meno con il dovere di agire come un buon datore di lavoro.

Un avvertimento verbale è valido?

Può essere, ma costituisce una prova debole. Un richiamo verbale viene talvolta utilizzato per un primo problema di lieve entità. Se nessuno lo registra, allora, per quanto riguarda un eventuale fascicolo successivo, non è mai accaduto. I datori di lavoro che si affidano ai richiami verbali e poi chiedono la rescissione del contratto perdono spesso su questo punto.

Dovresti firmare l'avviso?

Sì, ma solo per ricevuta. I datori di lavoro consegnano la lettera di persona dietro presentazione di una firma, la inviano tramite raccomandata o via e-mail chiedendo di confermarne la ricezione. Accanto alla firma, scrivere "voor ontvangst, niet voor akkoord" (per ricevuta, non per approvazione). Questa è la prassi standard nei Paesi Bassi e nessun datore di lavoro può ragionevolmente opporsi. Rifiutarsi di firmare non serve a nulla: il datore di lavoro si limiterà a registrare che la lettera è stata consegnata in presenza di un testimone.

Il tuo datore di lavoro ha un proprio regolamento disciplinare?

Verificate prima questo. Molti contratti collettivi di lavoro e manuali per i dipendenti contengono una procedura disciplinare. Questa può stabilire chi può emettere un richiamo, se è consentito farsi accompagnare da qualcuno al colloquio, per quanto tempo un richiamo rimane agli atti e se esiste una procedura interna per la presentazione di reclami. Se tale procedura esiste, il vostro datore di lavoro è vincolato a rispettarla. Un datore di lavoro che viola le proprie regole vi offre uno degli argomenti più validi a vostro favore.

Quali sono i tuoi diritti e come dovresti comportarti?

Mantieni la calma, chiedi i dettagli e rispondi per iscritto. Non sei obbligato ad accettare la versione dei fatti del tuo datore di lavoro e non devi essere spinto a una reazione immediata. Tre diritti sono fondamentali: il diritto di sapere esattamente di cosa sei accusato, il diritto di esporre la tua versione dei fatti e il diritto di accedere ai tuoi dati personali e di correggerli.

Cosa dovresti dire durante la prima conversazione?

Confermate la ricezione, dichiarate che risponderete per iscritto e chiedete i dettagli necessari: date, orari, documenti e, se possibile, i nomi di chi ha segnalato l'incidente. Non accettate un richiamo che faccia riferimento a reclami senza specificarne la natura. Non rassegnate le dimissioni e non firmate un accordo transattivo (vaststellingsovereenkomst) durante lo stesso incontro. Entrambe le decisioni sono difficili da annullare e non siete tenuti a rispettarle.

Come si scrive una buona risposta?

Siate concisi, precisi e pacati. Indicate la data in cui avete ricevuto l'avvertimento, rispondete a ciascuna accusa singolarmente, fornite la vostra versione dei fatti corredata dalle prove a supporto e chiedete espressamente che la lettera venga inserita nel vostro fascicolo personale. Se l'avvertimento è parzialmente corretto, specificatelo. Una risposta che nega tutto è meno credibile di una che ammette ciò che è vero e corregge ciò che non lo è. Se il vostro datore di lavoro non vi ha offerto alcun supporto o periodo di adattamento, fatelo presente, perché tale omissione avrà ripercussioni in seguito.

Il silenzio è l'unica risposta che non porta alcun vantaggio. Nei procedimenti successivi, un avvertimento senza risposta viene trattato come un avvertimento non contestato, ed è esattamente l'impressione che il documento è progettato per creare.

Quali informazioni può allegare un datore di lavoro a un avvertimento?

Molto poco: un avvertimento è una comunicazione, non una sanzione. Alcune misure che i datori di lavoro collegano a un avvertimento sono lecite, altre no.

Si può essere sospesi o rimandati a casa?

La sospensione o l'allontanamento dal lavoro (schorsing o op non-actiefstelling) sono consentiti come misura temporanea, ad esempio durante le indagini su un incidente. Non comportano l'interruzione della retribuzione. Ai sensi dell'articolo 7:628 del Codice Civile tedesco (BW), il datore di lavoro continua a retribuire il dipendente anche in caso di assenza per motivi rientranti nella sua sfera di responsabilità, e la sospensione imposta dal datore di lavoro rientra in tale sfera. Un datore di lavoro che sospende la retribuzione durante un periodo di sospensione è generalmente inadempiente.

Il tuo datore di lavoro può multarti?

Solo entro limiti ristretti. Ai sensi dell'articolo 7:650 BW, una multa richiede un contratto di lavoro scritto che elenchi le infrazioni e gli importi, e si applicano ulteriori restrizioni se si guadagna intorno al salario minimo legale. In pratica, la maggior parte dei datori di lavoro olandesi non può legalmente multare un dipendente, e la decurtazione dello stipendio come punizione per una violazione di livello di avvertimento non è consentita.

È possibile essere retrocessi o trasferiti dopo un avvertimento?

Si tratta di una modifica unilaterale al tuo contratto. Ai sensi dell'articolo 7:613 del Codice Civile tedesco (CBD), il datore di lavoro può imporla solo se il contratto contiene una clausola scritta di modifica unilaterale e se il datore di lavoro ha un interesse preminente. In assenza di tale clausola, la modifica deve essere talmente ragionevole che, in quanto buon dipendente, tu non possa rifiutarla. Presentare una retrocessione come conseguenza di un richiamo non esonera da tali requisiti.

Cosa succede dopo un avvertimento?

Di solito non c'è altro da fare: basta apportare le modifiche entro il periodo stabilito e, con il tempo, l'avvertimento perde di valore. Chiedete al vostro datore di lavoro di confermare per iscritto che la questione è chiusa; tale conferma rappresenta il contrappeso all'avvertimento stesso.

Se il problema persiste, l'escalation è prevedibile:

1. Un secondo avvertimento, dai toni più decisi.
2. Un piano di miglioramento formale con obiettivi, traguardi e revisioni programmate. In caso di prestazioni insufficienti, i tribunali di fatto se lo aspettano, e dovrebbe includere la formazione o il coaching che il datore di lavoro fornirà.
3. Se ciò non dovesse funzionare, si potrà presentare una richiesta al tribunale distrettuale per la risoluzione del contratto.

In quell'udienza, il fascicolo costituisce la prova. Avvertenze specifiche e datate, un effettivo periodo di miglioramento con relativo supporto e valutazioni documentate di solito convinceranno un tribunale che il datore di lavoro ha fatto ciò che la legge richiede. Reclami vaghi, avvertimenti emessi dopo che la decisione di interrompere il rapporto di lavoro era già stata presa, o un piano di miglioramento che non è mai stato realmente attuato, non saranno sufficienti.

Se il tribunale scioglie il contratto, in linea di principio hai diritto all'indennità di transizione prevista dalla legge. Ai sensi dell'articolo 7:673(7) della legge tedesca sul lavoro (BW), la perdi solo se hai agito con grave colpa (ernstig verwijtbaar), una soglia elevata riservata ai casi eccezionali. Se è il datore di lavoro ad aver agito con grave colpa, il tribunale può anche riconoscerti un equo risarcimento (billijke vergoeding).

Quali limiti di tempo sono importanti?

Due. In primo luogo, se vieni licenziato in tronco, devi chiedere al tribunale di annullare il licenziamento o di richiedere un risarcimento entro due mesi dalla data di cessazione del contratto (articolo 7:686a(4) BW). Il mancato rispetto di tale termine comporta la decadenza del diritto, per quanto fondato, quindi rivolgiti a un legale nella stessa settimana.

In secondo luogo, i tribunali hanno chiarito che una prestazione insufficiente, per quanto persistente, non costituisce di per sé una causa urgente di licenziamento immediato. Il nostro resoconto su un caso in cui la scarsa prestazione non è stata ritenuta una causa urgente illustra come ciò si concretizzi. I datori di lavoro che si trovano ad affrontare un dipendente realmente dannoso troveranno la procedura legale nella nostra guida su come licenziare legalmente un dipendente tossico e la procedura generale nella nostra guida su come gestire legalmente il licenziamento di un dipendente.

E se un avvertimento riguardasse in realtà qualcos'altro?

In tal caso, la tempistica rappresenta l'argomento più convincente. Gli avvertimenti a volte compaiono poco dopo che un dipendente ha segnalato comportamenti indesiderati, si è lamentato della retribuzione o dell'orario di lavoro, è rimasto incinta, si è ammalato o ha sollevato un sospetto di illecito. In questo caso, l'avvertimento potrebbe non essere un documento disciplinare, ma il primo passo in un fascicolo, e l'analisi legale cambia.

Possono quindi essere applicate diverse forme di protezione:

• Vittimizzazione. La legislazione olandese in materia di parità di trattamento vieta sia la discriminazione che la vittimizzazione. Il tuo datore di lavoro non può trattarti in modo meno favorevole perché hai invocato le norme sulla parità di trattamento o hai aiutato qualcuno che lo ha fatto.
• Divieti di licenziamento. Ai sensi dell'articolo 7:670 BW, sei tutelato contro il preavviso di licenziamento durante la malattia, la gravidanza e il congedo di maternità, nonché in relazione alla tua appartenenza a un consiglio di fabbrica.
• Protezione degli informatori. Da quando la legge olandese sulla protezione dei segnalatori di illeciti (Wet bescherming klokkenluiders) è entrata in vigore il 18 febbraio 2023, un dipendente che segnala un sospetto di illecito interno o esterno è protetto da qualsiasi ritorsione, comprese valutazioni negative e misure disciplinari. Il datore di lavoro deve dimostrare che la misura adottata non è collegata alla segnalazione.

Nessuno di questi elementi rende automaticamente illegale un richiamo: anche i dipendenti che si lamentano possono avere prestazioni inferiori alle aspettative. Tuttavia, se un richiamo arriva entro poche settimane da un atto tutelato, è opportuno documentare tale sequenza nella risposta, specificando anche che lo stesso comportamento non era mai stato criticato in precedenza. È proprio questo dettaglio che, nella maggior parte dei casi, cambia la prospettiva di un fascicolo.

Un avvertimento ha importanza in un contratto a tempo determinato o durante il periodo di prova?

Meno di quanto si possa pensare, perché la tutela contro il licenziamento descritta sopra presuppone un contratto a tempo indeterminato. I dipendenti tendono regolarmente a sovrastimare la propria posizione in entrambe le situazioni.

E se ti trovi nel periodo di libertà vigilata?

Durante un periodo di prova valido, ciascuna delle parti può recedere dal contratto con effetto immediato ai sensi dell'articolo 7:676 del Codice Civile tedesco (CCE), senza preavviso e senza ricorrere al tribunale; è sufficiente richiederne la motivazione per iscritto. Ai sensi dell'articolo 7:652 del CCE, la clausola è valida solo se concordata per iscritto, identica per entrambe le parti e rimane entro il termine massimo di uno o due mesi previsto dalla legge. Un avvertimento durante il periodo di prova è quindi perlopiù una formalità; ciò che conta è la validità della clausola, come spiegato nel nostro articolo sul recesso durante il periodo di prova.

E se avessi un contratto a tempo determinato?

Un contratto a tempo determinato termina alla sua data di scadenza senza alcuna procedura di licenziamento. Gli avvertimenti ricevuti durante il periodo di validità del contratto sono importanti per un altro motivo: costituiscono il fascicolo a cui il datore di lavoro farà riferimento quando deciderà di non rinnovarlo. Per i contratti di sei mesi o più, il datore di lavoro deve comunicare per iscritto al dipendente, almeno un mese prima della scadenza, se il contratto verrà rinnovato e a quali condizioni (articolo 7:668 del Codice Civile tedesco). In caso contrario, il contratto non viene rinnovato, ma il datore di lavoro è tenuto a corrispondere al dipendente un'indennità pari a un massimo di un mese di stipendio. La risoluzione anticipata di un contratto a tempo determinato è possibile solo se il contratto contiene una clausola di preavviso; in assenza di tale clausola, il datore di lavoro deve ricorrere alle vie legali.

Che cosa dovresti controllare come dipendente?

La tua risposta nelle prime due settimane determinerà come verrà valutato il fascicolo in seguito. Verifica questi punti:

• L'avviso riporta date, fatti verificabili e la norma o l'istruzione che si presume sia stata violata?
• Il documento stabilisce un periodo di miglioramento realistico e specifica il tipo di supporto che riceverai?
• Firmare solo per ricevuta, con “voor ontvangst, niet voor akkoord”.
• Richiedi una copia del tuo fascicolo personale ai sensi dell'articolo 15 del GDPR e rispondi per iscritto, chiedendo che la tua risposta venga allegata.
• Consulta il contratto collettivo di lavoro o il manuale del personale per conoscere la procedura disciplinare che il tuo datore di lavoro è tenuto a seguire.
• Si noti se l'avvertimento è giunto poco dopo un periodo di malattia, una gravidanza, un reclamo o una segnalazione di irregolarità.

Che cosa dovresti verificare in qualità di datore di lavoro?

I datori di lavoro perdono le richieste di scioglimento del rapporto di lavoro molto più spesso per via di documenti presentati che per motivi di fatto. Verifica questi punti prima di emettere un avvertimento:

• Scrivi l'avvertimento il giorno stesso, riguardando la condotta piuttosto che il carattere, con date e fatti verificabili.
• Indicare lo standard violato e dimostrare che la violazione era stata comunicata in anticipo.
• Indicare il miglioramento richiesto, un periodo di tempo ragionevole e il supporto che si intende fornire, come previsto dall'articolo 7:669(3)(d) del BW in caso di prestazioni insufficienti.
• Seguite la vostra procedura disciplinare interna e trattate con la stessa severità comportamenti analoghi da parte di altri dipendenti.
• Effettuare una valutazione al termine del periodo di miglioramento e documentare per iscritto l'esito.
• Limitate il fascicolo alle informazioni strettamente necessarie; i dati sanitari appartengono al medico aziendale, non al fascicolo personale.

Cosa possiamo fare per te in caso di avviso ufficiale?

I nostri avvocati specializzati in diritto del lavoro assistono dipendenti e datori di lavoro in ogni fase del procedimento disciplinare e della relativa documentazione. Ulteriori informazioni sono disponibili nelle nostre guide sul diritto del lavoro olandese e nella nostra panoramica sul diritto del lavoro olandese.

• Esaminiamo l'avvertimento e il suo fascicolo personale e valutiamo come un tribunale distrettuale li interpreterebbe.
• Redigiamo la tua risposta scritta, punto per punto, con le relative prove a supporto.
• Redigiamo una richiesta di accesso, rettifica o cancellazione dei dati contenuti nei file ai sensi degli articoli da 15 a 17 del GDPR.
• Verifichiamo se una sospensione, una multa o una retrocessione siano conformi agli articoli 7:628, 7:650 e 7:613 del Codice Civile tedesco (BW).
• Per i datori di lavoro, redigiamo avvisi e piani di miglioramento conformi ai requisiti dell'articolo 7:669 BW.
• Ci occupiamo di procedimenti di divorzio e presentiamo la richiesta entro il termine di due mesi successivo al rigetto sommario.

Sintesi

• Un avvertimento ufficiale costituisce prova per un successivo fascicolo, non un licenziamento né una sanzione; la legge olandese non prescrive una forma specifica.
• Un avvertimento efficace indica i fatti, la norma violata, i miglioramenti richiesti, un periodo di tempo realistico con relativo supporto e le conseguenze.
• Firmare solo per ricevuta (“voor ontvangst, niet voor akkoord”) e rispondere sempre per iscritto; un avvertimento senza risposta viene considerato accettato.
• Un avvertimento non può essere legalmente accompagnato da una multa al di fuori degli stretti limiti previsti dall'articolo 7:650 BW, e una sospensione non comporta l'interruzione del pagamento dello stipendio.
• Se vieni licenziato in tronco, hai due mesi di tempo per ricorrere in tribunale (articolo 7:686a BW).

Domande frequenti