Come registrare un'azienda presso un indirizzo di ufficio virtuale?
Una domanda comune tra gli imprenditori è se è possibile registrare un'azienda presso un indirizzo di ufficio virtuale. Sulle notizie che leggi spesso su società straniere con un indirizzo postale nei Paesi Bassi. Avere le cosiddette società di caselle postali ha i suoi vantaggi. La maggior parte degli imprenditori sa che questa possibilità esiste, ma il modo in cui la gestisci e quali requisiti devi soddisfare, non è ancora chiaro a molti. Tutto inizia con la registrazione presso la Camera di commercio. È possibile registrare la propria attività anche se si vive all'estero. Tuttavia, vi è una richiesta principale: la tua azienda deve avere un indirizzo di visita olandese o le attività commerciali della tua azienda devono svolgersi nei Paesi Bassi.
Negozio online di requisiti legali
In qualità di proprietario di un negozio online hai obblighi legali nei confronti del cliente. È obbligatorio avere una politica di restituzione, devi essere raggiungibile per le richieste dei clienti, sei responsabile della garanzia e ti viene richiesto di offrire almeno un'opzione dopo il pagamento. Nel caso di un acquisto da parte di un consumatore, la richiesta è anche che un consumatore non debba pagare in anticipo più del 50% dell'importo dell'acquisto. Ovviamente è consentito, se il consumatore lo fa volontariamente, effettuare un pagamento completo ma un rivenditore (web) non è autorizzato ad obbligarlo. Questa richiesta si applica solo quando si acquistano prodotti, per i servizi è richiesto il pagamento anticipato completo.
È obbligatorio menzionare un indirizzo?
La posizione delle informazioni di contatto deve essere chiaramente e logicamente reperibile nel webshop. Il motivo è che un cliente ha il diritto di sapere con chi sta facendo affari. Questo requisito è supportato da legge ed è quindi obbligatorio per ogni negozio online.
Le informazioni di contatto sono composte da tre parti:
- L'identità dell'azienda
- I dettagli di contatto dell'azienda
- L'indirizzo geografico dell'azienda.
L'identità dell'azienda indica i dettagli di registrazione dell'azienda, come il numero della Camera di Commercio, il numero di partita IVA e il nome dell'azienda. I dettagli di contatto sono i dati che i consumatori possono utilizzare per contattare il negozio online. L'indirizzo geografico è definito come l'indirizzo da cui l'azienda svolge la propria attività.
L'indirizzo geografico deve essere un indirizzo visitabile e non può essere un indirizzo di casella postale. In molti piccoli negozi online, l'indirizzo di contatto è lo stesso dell'indirizzo geografico. Potrebbe essere difficile soddisfare il requisito di fornire i dettagli di contatto. Qui sotto puoi leggere di più su come puoi comunque soddisfare questo requisito.
Indirizzo virtuale
Se non vuoi o non sei in grado di fornire un indirizzo visitabile sul tuo negozio online, puoi utilizzare un indirizzo di ufficio virtuale. Questo indirizzo può essere gestito anche dall'organizzazione a cui paghi l'affitto. Questo tipo di organizzazioni dispone anche di vari servizi come il monitoraggio e l'inoltro degli invii postali. Avere un indirizzo olandese fa bene alla fiducia dei visitatori del tuo negozio online.
Per chi?
Potrebbe essere necessario un indirizzo di ufficio virtuale per diversi motivi. Un indirizzo di ufficio virtuale è principalmente per:
- Le persone che fanno affari a casa; che vogliono mantenere separati gli affari e la vita privata.
- Persone che fanno affari all'estero, ma stanno anche tentando di mantenere un ufficio nei Paesi Bassi;
- Le persone con un'impresa nei Paesi Bassi, che vorrebbero avere un ufficio virtuale.
A determinate condizioni, un indirizzo virtuale può essere registrato presso la Camera di commercio.
Iscrizione alla Camera di commercio
Durante il processo di richiesta, una o più filiali della tua azienda saranno registrate. In questo processo saranno registrati sia l'indirizzo postale che l'indirizzo di visita. L'indirizzo di visita sarà valido solo se puoi dimostrare che la tua filiale si trova lì. Ciò può essere verificato tramite un contratto di affitto. Ciò si applica anche se la tua azienda si trova in un centro commerciale.
Se il contratto di locazione mostra che stai affittando in modo permanente un ufficio (spazio), puoi registrarlo come tuo indirizzo di visita nel Registro delle Imprese. Avere un indirizzo di affitto permanente non significa che devi essere sempre presente, ma devi avere la possibilità di essere presente in modo permanente se necessario. Ad esempio, se affitti una scrivania o un ufficio per due ore a settimana, non è sufficiente per soddisfare i requisiti per la registrazione della tua azienda.
Per registrare la tua azienda, devi avere diversi documenti disponibili:
- I moduli di registrazione della Camera di commercio;
- Un contratto di locazione firmato, - acquisto, - o leasing dall'indirizzo di visita olandese;
- Una copia legalizzata di un documento di identità in corso di validità (è possibile concordarlo con l'ambasciata olandese o un notaio);
- Un estratto originale o una copia legalizzata del registro della popolazione del comune straniero in cui vivi o un altro documento di un'organizzazione ufficiale che indichi il tuo indirizzo straniero.
Regolamento della Camera di Commercio in materia di 'Ufficio virtuale'
Negli ultimi anni si è notato che un ufficio virtuale era un ufficio in cui si trovava un'azienda ma in cui il lavoro effettivo non veniva eseguito. Un paio di anni fa, la Camera di Commercio ha cambiato le regole per un ufficio virtuale. In passato era comune per le cosiddette aziende "fantasma" stabilire le proprie attività presso un indirizzo di ufficio virtuale.
Per prevenire attività illegali, la Camera di Commercio verifica se le aziende hanno un ufficio virtuale che svolge anche le proprie attività da questo stesso indirizzo. La Camera di Commercio chiama questa pratica commerciale sostenibile. Ciò non significa che gli imprenditori che hanno un ufficio virtuale debbano anche essere permanentemente presenti lì, ma significa che devono avere la possibilità di essere permanentemente presenti quando necessario.
In caso di domande su questo blog o in caso di difficoltà con la Camera di commercio, contattare gli avvocati di Law & More. Risponderemo alle tue domande e forniremo assistenza legale ove necessario.
