Applicazione delle normative nei Paesi Bassi: autorità di vigilanza, sanzioni e ricorsi

Nei Paesi Bassi, l'applicazione delle normative si basa quasi interamente sul diritto amministrativo: un ispettore olandese non ha bisogno di un tribunale per entrare nei vostri locali, richiedere la documentazione, ordinare la cessazione dell'attività o imporre una sanzione. L'unica eccezione è che non siete obbligati a rispondere alle domande una volta che l'ispettore ha avviato un procedimento per l'irrogazione di una sanzione; da quel momento, l'articolo 5:10a della Legge generale sul diritto amministrativo (Algemene wet bestuursrecht, Awb) vi garantisce il diritto di rimanere in silenzio.

La legge AWB definisce sia i poteri di controllo che i loro limiti. Questo articolo spiega cosa può richiedere un supervisore, dove termina il vostro obbligo di collaborazione, come viene inflitta una sanzione e come potete contestarla entro il termine di sei settimane.

Che cosa potrebbe chiederti un supervisore olandese?

Un supervisore (toezichthouder) può entrare nei locali della tua attività, richiedere informazioni e ispezionare e copiare i tuoi registri aziendali. Tali poteri sono sanciti dagli articoli da 5:15 a 5:19 della legge australiana sulla protezione dei dati personali (Awb) e si applicano a ogni supervisore designato, dall'Autorità per le Persone (AP) all'ispettore comunale.

Ai sensi dell'articolo 5:15 della legge australiana sulla protezione dei consumatori (Awb), un supervisore può entrare in qualsiasi luogo, eccetto un'abitazione, senza il consenso dell'occupante, se necessario con l'assistenza della polizia. L'articolo 5:16 della legge australiana sulla protezione dei consumatori gli consente di richiedere informazioni, e l'articolo 5:17 della legge australiana sulla protezione dei consumatori gli consente di ispezionare dati e documenti aziendali e di farne copie, oppure di portarli via per un breve periodo dietro rilascio di ricevuta scritta, qualora la copia in loco non sia possibile.

Non è necessario alcun sospetto di violazione. La vigilanza è preventiva, quindi un ispettore può effettuare una visita semplicemente perché il vostro settore è incluso nel programma di ispezione di quest'anno. L'unico limite generale è l'articolo 5:13 della legge tedesca sulla vigilanza (AWB): un'autorità di vigilanza può esercitare i propri poteri solo nella misura ragionevolmente necessaria allo svolgimento del suo compito.

Fino a che punto si estende il tuo obbligo di cooperazione?

Ai sensi dell'articolo 5:20(1) Awb, ognuno deve fornire al supervisore tutta la cooperazione che quest'ultimo può ragionevolmente richiedere, entro il termine ragionevole da lui stabilito. Il rifiuto o l'ostruzione intenzionale nei confronti del supervisore costituisce reato ai sensi dell'articolo 184 del Codice penale olandese (Sr), punibile con la reclusione fino a tre mesi o con una multa.

Il dovere prevede tre limiti che è bene conoscere prima che un ispettore si trovi alla reception.

Segreto professionale

Articolo 5:20(2) Awb consente a coloro che sono vincolati alla riservatezza per carica, professione o statuto di rifiutare la collaborazione nella misura in cui tale riservatezza si estende. La vostra corrispondenza con il vostro avvocato olandese (advocaat) è coperta dal segreto professionale (verschoningsrecht). Nelle indagini sulla concorrenza dell'UE condotte dalla Commissione europea, i pareri degli avvocati interni non sono coperti dal segreto professionale, quindi un gruppo che archivia tutti i pareri in un unico sistema dovrebbe valutare dove vengono archiviati tali pareri.

Il diritto a non autoincriminarsi

Quando l'interrogatorio è finalizzato all'irrogazione di una sanzione punitiva, come ad esempio una sanzione amministrativa, si applica l'articolo 5:10a della legge tedesca sulle sanzioni amministrative (Awb): non siete obbligati a rilasciare dichiarazioni in merito alla violazione e dovete esserne informati prima dell'interrogatorio. Il confine tra la normale attività di vigilanza e l'indagine per l'irrogazione di una sanzione viene spesso oltrepassato a metà di una conversazione, motivo per cui tutti i contatti dovrebbero essere gestiti da una sola persona informata.

Ambito della richiesta

Un supervisore può richiedere solo ciò che è ragionevolmente necessario per l'espletamento del suo compito statutario (articolo 5:13 Awb). Le richieste eccessivamente ampie possono essere circoscritte per iscritto, motivandole, entro il termine stabilito dal supervisore, anziché essere soddisfatte per intero per timore di essere soddisfatte.

A quale supervisore è affidata la gestione della sua pratica?

La maggior parte delle organizzazioni risponde a più di un'autorità. La prima domanda da porsi in caso di incidente è quale autorità abbia giurisdizione, poiché da ciò dipendono i poteri, i termini e la procedura di ricorso.

• Autoriteit Persoonsgegevens (AP): dati personali ai sensi del GDPR e della legge olandese di attuazione del GDPR, comprese le notifiche di violazione e i diritti degli interessati.
• Autoriteit Financiële Markten (AFM) e De Nederlandsche Bank (DNB): condotta e vigilanza prudenziale delle imprese finanziarie ai sensi della legge sulla vigilanza finanziaria (Wft).
• Autoriteit Consument & Markt (ACM): concorrenza, tutela dei consumatori e regolamentazione del settore dell'energia, delle telecomunicazioni, dei trasporti e delle poste.
• Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA): sicurezza alimentare e dei prodotti, etichettatura, tracciabilità e richiami.
• Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT): trasporti, ambiente e alloggi, compresi permessi e gestione della sicurezza.
• Comuni e province: permessi ambientali, utilizzo di edifici e terreni, ospitalità, eventi e regolamenti locali.

Le sovrapposizioni sono frequenti. Una violazione dei dati presso un'azienda di pagamenti può coinvolgere contemporaneamente il responsabile della contabilità fornitori (AP) e il responsabile della gestione degli incidenti di sicurezza (AFM), e un incidente relativo a un prodotto può coinvolgere il responsabile della sicurezza delle vendite (NVWA) e il responsabile della gestione degli incidenti di sicurezza (ACM). Quando sono coinvolti due supervisori, è importante stabilire l'ordine delle risposte, poiché le informazioni fornite a uno possono raggiungere l'altro.

Quali misure di controllo può adottare un supervisore?

Le autorità di vigilanza olandesi possono scegliere tra misure riparative, che pongono fine alla violazione, e misure punitive, che la sanzionano. La differenza è importante, perché le garanzie previste per le sanzioni punitive, come il diritto al silenzio, non si applicano a quelle riparative.

Le principali misure riparatorie sono l'ordine di pagamento di una penale (last onder dwangsom), che impone di agire entro una data prestabilita pena il pagamento di una somma fissa giornaliera o per ogni violazione, e la coercizione amministrativa (last onder bestuursdwang), che consente all'autorità di eseguire direttamente i lavori a spese del debitore. Il nostro articolo sugli ordini di pagamento di una penale e sull'esecuzione amministrativa spiega come funzionano nella pratica.

La misura punitiva è la sanzione amministrativa (bestuurlijke boete). Ai sensi dell'articolo 5:46(1) della legge tedesca sulla protezione dei dati personali (AWB), la legge che crea il reato stabilisce il limite massimo; per la protezione dei dati, il limite massimo è stabilito dal GDPR stesso. Le leggi di settore aggiungono misure che possono avere conseguenze più gravi del semplice risarcimento monetario: revoca o sospensione della licenza, istruzioni al consiglio di amministrazione, divieto per la persona di ricoprire una posizione in un'impresa regolamentata e pubblicazione della decisione.

Come viene imposta una sanzione amministrativa?

Il procedimento per l'applicazione di una sanzione segue una sequenza prestabilita: una segnalazione, la possibilità di replicare e infine una decisione motivata. Ogni fase rappresenta un'opportunità per influenzare l'esito.

Qualora sia prevista una sanzione superiore a 340 euro, l'articolo 5:53 della legge tedesca sui diritti dei consumatori (AWB) impone al responsabile della vigilanza di redigere una relazione sull'infrazione e di darvi la possibilità di esprimere il vostro parere prima di prendere una decisione. La decisione stessa, con le relative motivazioni, fa decorrere il termine per presentare ricorso.

Due disposizioni di legge ti tutelano dalla doppia sanzione. Ai sensi dell'articolo 5:43 della legge australiana sulla protezione dei minori (Awb), non può essere inflitta una multa se sei già stato multato per la stessa infrazione. Ai sensi dell'articolo 5:44 della legge australiana sulla protezione dei minori (Awb), non può essere inflitta una multa una volta che il procedimento penale per la stessa condotta sia giunto a giudizio o sia stato emesso un provvedimento di condanna (strafbeschikking). La scelta tra la via amministrativa e quella penale viene solitamente fatta dal supervisore e dalla Procura della Repubblica (Openbaar Ministerie) senza il tuo coinvolgimento, ma determina quali diritti hai e in quale tribunale dovrai comparire.

È possibile ridurre l'importo della multa?

Sì. Ai sensi dell'articolo 5:46(2) Awb, il supervisore deve adeguare la sanzione alla gravità dell'infrazione e al grado di responsabilità che ne deriva. La maggior parte dei supervisori pubblica politiche in materia di sanzioni con un importo base che viene poi adeguato in base alla durata, alla colpevolezza, al turnover e alla recidiva.

Laddove una legge stabilisca una sanzione fissa, l'articolo 5:46(3) Awb richiede comunque una sanzione inferiore se si dimostra che l'importo fisso è sproporzionato nel proprio caso. La prova del danno effettivo, dei rimedi già effettuati e della capacità di pagare deve essere presentata nella zienswijze, non solo in un successivo ricorso.

Come si può presentare un reclamo e un ricorso contro la decisione di un supervisore?

È necessario presentare un'opposizione (bezwaar) all'autorità che ha preso la decisione entro sei settimane (articolo 6:7 Awb). Il termine decorre dal giorno successivo alla comunicazione della decisione secondo le modalità prescritte (articolo 6:8 Awb); in caso di mancato rispetto di tale termine senza una valida giustificazione, la decisione diventa definitiva, per quanto errata.

Dopo la decisione sull'opposizione, è possibile presentare ricorso al tribunale amministrativo e, da lì, a un tribunale superiore. La competenza giurisdizionale dipende dalla legge. Le decisioni emesse, tra l'altro, ai sensi della legge sulla concorrenza (Mededingingswet) e di alcune parti della legge sulla vigilanza finanziaria, vengono esaminate dal Tribunale distrettuale di Rotterdam e successivamente dal Tribunale d'appello per il commercio e l'industria (College van Beroep voor het bedrijfsleven, CBb). Le decisioni del Tribunale amministrativo e la maggior parte delle decisioni comunali vengono esaminate dal tribunale distrettuale della propria regione e successivamente dalla Sezione di giurisdizione amministrativa del Consiglio di Stato (Raad van State). Le nostre guide sulla procedura di opposizione e sul Consiglio di Stato illustrano entrambe le fasi.

Un'obiezione sospende la decisione?

No. Un provvedimento che entra in vigore immediatamente, o una pubblicazione che sta per avvenire, può essere bloccato solo chiedendo un provvedimento cautelare provvisorio al giudice amministrativo competente, ai sensi dell'articolo 8:81 della legge tedesca sui procedimenti amministrativi (Awb). Tale richiesta deve essere urgente e deve essere preparata in pochi giorni, non in settimane.

Perché la pubblicazione di una sanzione è spesso la misura più severa?

Diverse normative di vigilanza, tra cui la legge sulla vigilanza finanziaria, impongono all'autorità di controllo di pubblicare le decisioni sanzionatorie che nominano l'azienda, talvolta prima che la decisione sia definitiva. Per un'azienda autorizzata, una fintech o un produttore alimentare, tale pubblicazione raggiunge clienti, banche e partner commerciali molto prima che un tribunale si pronunci.

La pubblicazione può far scattare il diritto di recesso contrattuale, la riduzione del rischio da parte della banca e l'esclusione dalle gare d'appalto. Si tratta di una decisione separata che può essere contestata a sua volta, e la procedura cautelare prevista dall'articolo 8:81 della legge tedesca sui brevetti (AWB) è solitamente l'unica efficace. Le argomentazioni che hanno successo tendono ad essere concrete: la pubblicazione sarebbe sproporzionata rispetto all'inadempimento, identificherebbe persone inutilmente o traviserebbe quanto effettivamente riscontrato.

Come si crea un dossier che resista a un'ispezione?

I supervisori cercano prove, non politiche. Una politica che nessuno può dimostrare essere stata comunicata, applicata e testata ha poco peso, mentre un controllo modesto supportato da documentazione datata ha molto peso.

• Mantieni un registro degli obblighi che colleghi ogni regola a un responsabile specifico e a un processo.
• Conservare registri datati della formazione, degli incidenti e del relativo seguito.
• Per i dati personali, conservare il registro delle attività di trattamento (articolo 30 GDPR) e le valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati; la nostra nota sulla contratto di trattamento dei dati copre l'aspetto contrattuale.
• Durante un'ispezione, nominate una persona di riferimento e tenete un registro di ogni domanda e di ogni documento consegnato.
• Confermate per iscritto quanto detto verbalmente lo stesso giorno e rispondete alle domande che vi sono state poste, non a quelle che temete possano esservi poste in seguito.

Se si avvia un'indagine interna su richiesta di un superiore, è fondamentale stabilire fin da subito chi la condurrà. Una relazione redatta da consulenti e diffusa liberamente all'interno dell'azienda può essere richiesta ai sensi dell'articolo 5:17 della legge tedesca sui precedenti penali (AWB) e interpretata come un'ammissione di colpa. La stessa indagine, condotta su incarico di un avvocato, con un ambito di competenza definito per iscritto e una chiara linea gerarchica, mantiene la riservatezza sull'analisi legale, pur consentendo la divulgazione dei risultati fattuali.

I settori regolamentati aggiungono le proprie norme a questo quadro normativo. Le imprese del settore finanziario e delle criptovalute sono soggette a obblighi di licenza e di adeguata verifica della clientela; si vedano i nostri articoli sui rischi di conformità nel settore delle criptovalute e sulla prevenzione del riciclaggio di denaro . L'AWB disciplina comunque le modalità con cui ciascuna autorità di vigilanza esercita i propri poteri e le procedure per opporsi a tali azioni.

Cosa possiamo fare per voi in materia di applicazione delle normative?

In qualità di avvocati specializzati in compliance e diritto societario , assistiamo le aziende in ogni fase di un procedimento di vigilanza:

• Partecipiamo o prepariamo un'ispezione, predisponiamo un referente unico e un registro delle ispezioni.
• Esaminiamo le richieste di informazioni e le richieste troppo generiche presentate per iscritto entro i termini stabiliti dal supervisore.
• Redigiamo la vostra memoria difensiva contro una multa prevista, includendo argomentazioni sull'importo e sulla proporzionalità.
• Presentiamo l'opposizione entro il termine di sei settimane e conduciamo il ricorso dinanzi al tribunale distrettuale, al CBb o al Consiglio di Stato.
• Chiediamo provvedimenti cautelari contro gli ordini immediati e contro la pubblicazione di una sanzione.
• Strutturiamo un'indagine interna in modo che l'analisi legale rimanga riservata.

Sintesi

• I supervisori olandesi possono entrare nei locali, richiedere informazioni e copiare documenti senza un mandato del tribunale (articoli 5:15-5:17 Awb), ma solo nella misura ragionevolmente necessaria.
• È obbligatorio collaborare (articolo 5:20 Awb), salvo nei casi in cui si applichi il segreto professionale o in cui l'interrogatorio sia finalizzato all'irrogazione di una sanzione pecuniaria (articolo 5:10a Awb).
• Per le multe superiori a 340 € si ha diritto a una relazione e al diritto di esprimere il proprio parere prima della decisione (articolo 5:53 Awb).
• L'opposizione deve essere presentata entro sei settimane; ciò non sospende la decisione, pertanto potrebbe essere necessario un provvedimento cautelare.
• La pubblicazione di una sanzione è una decisione a sé stante e spesso la misura più dolorosa.

Domande frequenti