Quando un dipendente si ammala per un periodo prolungato, si avvia un processo in cui datore di lavoro e dipendente sono congiuntamente responsabili del miglior rientro possibile al lavoro. Tale processo – il reinserimento dopo la malattia – è ampiamente regolato nei Paesi Bassi dalla legge sul miglioramento della tutela dei lavoratori (Wet verbetering poortwachter) e dalle norme sul pagamento continuativo della retribuzione durante la malattia, stabilite dal Codice civile olandese.
In pratica, a volte si ha la percezione che sia principalmente il datore di lavoro a correre i rischi. Questa visione è incompleta. Anche il dipendente ha obblighi ben precisi e chiunque non li rispetti senza una valida ragione può perdere il diritto alla retribuzione.
In questo blog spieghiamo cosa comporta il reinserimento, quali sono gli obblighi del dipendente e quando possono essere applicate una sospensione salariale, un blocco dello stipendio o altre sanzioni. Affrontiamo anche la questione della sanzione salariale che l'UWV (l'ente previdenziale statunitense) può imporre al datore di lavoro, poiché in pratica i due aspetti sono strettamente collegati.
Reinserimento dopo la malattia: il quadro giuridico in sintesi
Un dipendente non idoneo al lavoro ha in linea di principio diritto al pagamento continuativo di almeno il 70% della propria retribuzione per 104 settimane (due anni) (articolo 7:629 del Codice civile olandese). Durante tale periodo, entrambe le parti hanno l'obbligo di adoperarsi al massimo per il reinserimento del dipendente. Il datore di lavoro deve agevolare tale rientro, ad esempio ricercando un lavoro adeguato e supervisionando attentamente l'assenza, mentre il dipendente deve collaborare attivamente. Gli obblighi del dipendente sono stabiliti dall'articolo 7:660a del Codice civile olandese; le sanzioni previste in caso di malattia sono contenute nell'articolo 7:629 del Codice civile olandese.
La legge sul miglioramento del sistema di controllo degli accessi (in vigore dal 1° aprile 2002) elabora questo concetto in un piano graduale con tappe fisse. Le fasi principali sono:
- Segnalazione di malattia: il datore di lavoro segnala l'assenza al medico aziendale o servizio di medicina del lavoro.
- Intorno alla settimana 6: Il medico aziendale elabora un'analisi del problema insieme al dipendente.
- Entro l'ottava settimana al più tardi: il datore di lavoro e il dipendente redigono un piano d'azione (entro due settimane dall'analisi del problema).
- Durante il processo: Riunioni periodiche di avanzamento lavori, durante le quali il piano d'azione viene modificato ove necessario.
- Nella settimana 42: notifica di assenza prolungata all'UWV.
- Intorno alla settimana 52: la valutazione del primo anno.
- Intorno alle settimane 91-93: la valutazione finale.
- Nella settimana 104: Se il dipendente risulta ancora (parzialmente) inabile al lavoro, di solito segue la richiesta di indennità per inabilità al lavoro (WIA).
Se non è possibile il reinserimento del dipendente nel suo ruolo originario o in un altro impiego idoneo all'interno dell'organizzazione (prima opzione), occorre valutare tempestivamente la possibilità di un reinserimento presso un altro datore di lavoro (seconda opzione). Anche quest'ultima rimane responsabilità del datore di lavoro.
Quali sono gli obblighi del dipendente?
Il principio cardine è che il dipendente deve collaborare in modo adeguato per una pronta e responsabile ripresa e per il suo ritorno al lavoro. Ai sensi dell'articolo 7:660a del Codice civile olandese, il dipendente è tenuto, tra l'altro, a:
- collaborare seguendo le ragionevoli istruzioni e misure del datore di lavoro o di un esperto incaricato (come un'agenzia di reinserimento) che consentano loro di svolgere un lavoro adeguato;
- svolgere un lavoro adeguato per il quale siano capaci, sia presso il proprio datore di lavoro sia – in mancanza di alternative – eventualmente presso un altro datore di lavoro;
- cooperare alla stesura, alla valutazione e all'adeguamento del piano d'azione;
- non ostacolare né ritardare la loro guarigione.
Inoltre, il dipendente deve rispettare le norme di monitoraggio stabilite dal datore di lavoro. Si tratta di norme ragionevoli e scritte che consentono al datore di lavoro di verificare se sussiste il diritto alla retribuzione, ad esempio la partecipazione alle visite mediche aziendali e la reperibilità. Nel fare ciò, il datore di lavoro non può esprimere un proprio giudizio medico sull'idoneità al lavoro del dipendente; questo compito spetta al medico aziendale. Inoltre, il datore di lavoro non può chiedere informazioni sulla natura o la causa della malattia né trattare i dati medici del dipendente; la valutazione della situazione medica è di competenza del medico aziendale.
Due misure che si confondono facilmente: sospensione salariale e blocco salariale.
Se il dipendente non collabora a sufficienza, il datore di lavoro può sospendere o addirittura interrompere il pagamento dello stipendio. Dal punto di vista legale, si tratta di due provvedimenti diversi, con conseguenze molto diverse. Confonderli può rivelarsi costoso per il datore di lavoro.
Sospensione del salario (articolo 7:629(6) del Codice civile olandese)
La sospensione dello stipendio è intesa come strumento di pressione quando il dipendente non consente al datore di lavoro di verificare il proprio diritto alla retribuzione, ad esempio perché, nonostante la convocazione, non si presenta al medico aziendale. Il datore di lavoro, in tal caso, trattiene il pagamento dello stipendio. La caratteristica principale della sospensione è che la retribuzione deve comunque essere corrisposta retroattivamente non appena il dipendente si conforma alle procedure di controllo e si accerta la sua inabilità al lavoro. Il dipendente, quindi, non perde definitivamente il diritto alla retribuzione.
Blocco del salario: perdita del diritto al salario (articolo 7:629(3) del Codice civile olandese)
Il blocco salariale è una misura di portata più ampia che, in linea di principio, è permanente. L'articolo 7:629(3) del Codice civile olandese elenca una serie di situazioni (da a a f) in cui il dipendente non ha diritto alla retribuzione per il periodo in questione. La maggior parte di queste situazioni riguarda il mancato rispetto degli obblighi di reinserimento, tra cui:
- causare intenzionalmente l'incapacità lavorativa o fornire false informazioni durante una visita medica pre-assunzione;
- ostacolare o ritardare il recupero;
- rifiutarsi, senza validi motivi, di svolgere un lavoro adeguato;
- rifiutarsi, senza validi motivi, di collaborare con istruzioni o misure ragionevoli volte a un lavoro adeguato;
- rifiutarsi, senza validi motivi, di cooperare alla stesura, alla valutazione o alla modifica del piano d'azione.
La differenza rispetto alla sospensione è fondamentale. Con la sospensione, il pagamento viene temporaneamente sospeso e gli arretrati vengono versati una volta che il dipendente ha ripreso a collaborare. Con un blocco giustificato dello stipendio, invece, le retribuzioni relative al periodo di rifiuto vengono perse definitivamente. Se il dipendente in seguito riprende a lavorare, ha diritto alla retribuzione a partire da quel momento, ma non gli viene restituito l'importo già trattenuto.
Attenzione alla corretta classificazione e a un avviso tempestivo
Il datore di lavoro ha l'obbligo di avvertire (articolo 7:629(7) del Codice civile olandese). Deve informare immediatamente il dipendente, preferibilmente per iscritto, del motivo per cui intende sospendere o interrompere il pagamento dello stipendio, in modo che il dipendente possa ancora cambiare idea. Nel farlo, deve specificare chiaramente se si tratta di una sospensione o di un'interruzione.
In pratica, questo è un punto importante. Non ogni inesattezza comporta la perdita dei diritti del datore di lavoro, ma la giurisprudenza ha riconosciuto che una comunicazione poco chiara o errata può precludergli l'applicazione di misure più severe. Se, ad esempio, si usa il termine "sospensione" quando si intende un blocco dello stipendio, il dipendente può fare affidamento su quanto gli è stato comunicato e il datore di lavoro può perdere il diritto di interrompere definitivamente il pagamento. Una comunicazione chiara e tempestiva è quindi essenziale.
Inoltre, la semplice mancata visita dal medico aziendale non può, di norma, comportare immediatamente il blocco dello stipendio: prima è opportuna la sospensione dello stipendio. Solo se il dipendente continua a violare i propri obblighi È solo su un periodo prolungato che si profila l'ipotesi di un'interruzione del pagamento dello stipendio. È proprio su questo punto che una tenuta accurata della contabilità assume grande importanza.
Sospensione totale o parziale del salario?
Per lungo tempo si è discusso se, in caso di rifiuto di svolgere un lavoro adeguato, si potesse trattenere l'intera retribuzione o solo la parte relativa al lavoro rifiutato. Il 6 giugno 2014, la Corte Suprema (Hoge Raad) ha stabilito che, in linea di principio, il datore di lavoro può trattenere l'intera retribuzione se il dipendente si rifiuta, senza giustificato motivo, di svolgere un lavoro adeguato, anche se avrebbe potuto lavorare solo per una parte delle ore previste. Il ragionamento si basa sul fatto che solo un incentivo sufficientemente forte spingerà il dipendente a prendere sul serio i propri obblighi. Esiste tuttavia un'eccezione: se la trattenuta totale della retribuzione è inaccettabile secondo i principi di ragionevolezza ed equità, può essere trattenuta solo una parte della retribuzione. Tale eccezione viene applicata in modo restrittivo.
Altre possibili conseguenze per il dipendente
Il blocco dello stipendio non è l'unica conseguenza. Chi non adempie ai propri obblighi di reinserimento può incorrere anche nelle seguenti sanzioni:
- Decadimento del divieto di cessazione del rapporto di lavoro durante la malattia (articolo 7:670b(3) del Codice civile olandese). Il divieto legale di licenziare un dipendente malato non si applica quando il dipendente non adempie ai propri obblighi di reinserimento senza giustificato motivo. In pratica, l'UWV (Uganda Workers' Compensation) di solito richiede che il datore di lavoro abbia prima tentato, senza successo, di bloccare lo stipendio; solo a quel punto si può prendere in considerazione il licenziamento.
- Conseguenze per il sussidio WIA. L'UWV può concedere un sussidio inferiore o addirittura decidere di non elaborare una domanda WIA qualora il dipendente non abbia collaborato a sufficienza al suo reinserimento.
- Nessun accumulo di giorni di ferie durante il periodo in cui è in vigore un blocco salariale dovuto al mancato rispetto degli obblighi di reintegrazione.
E il datore di lavoro? La sanzione salariale dell'UWV
L'altro lato della medaglia è la sanzione salariale che l'UWV può imporre al datore di lavoro. Quando viene presentata la domanda WIA, l'UWV valuta se datore di lavoro e dipendente insieme hanno compiuto sforzi sufficienti per il reinserimento (la valutazione RIV). Se l'UWV riscontra che il datore di lavoro non ha adempiuto ai suoi obblighi senza una valida ragione — ad esempio, iniziando troppo tardi, attivando il secondo percorso troppo tardi o creando un fascicolo incompleto — può estendere l'obbligo di continuazione del pagamento dello stipendio fino a 52 settimane. Il datore di lavoro dovrà quindi continuare a pagare lo stipendio per un terzo anno. La gravità della sanzione dipende dalla gravità dell'inadempienza. Un fascicolo di reinserimento accurato, tempestivo e ben documentato è quindi il mezzo più importante per evitare questa situazione.
Una controversia sulla reintegrazione? Richiedi un opinione di un esperto
Se datore di lavoro e dipendente non sono d'accordo, ad esempio sull'adeguatezza del lavoro offerto o sul grado di incapacità lavorativa, possono richiedere un parere di un esperto (deskundigenoordeel) all'UWV (Associazione dei Lavoratori e delle Lavoratori). Tale parere non è vincolante, ma ha un peso considerevole in qualsiasi procedimento e può contribuire a sbloccare la situazione prima che vengano applicate sanzioni.
Sviluppi da tenere d'occhio
Il sistema non è immobile. Al momento in cui scrivo, nei Paesi Bassi sono in discussione due proposte che potrebbero rivelarsi rilevanti nella pratica:
- Un disegno di legge che rende determinante il parere del medico aziendale sulla capacità lavorativa del dipendente ai fini della valutazione RIV da parte dell'UWV. L'obiettivo è quello di dare maggiore certezza ai datori di lavoro e di prevenire sanzioni salariali derivanti da divergenze di opinione medica tra il medico aziendale e il medico dell'assicurazione.
- Un disegno di legge che offre alle piccole e medie imprese la possibilità, a partire dal secondo anno di malattia, di concentrarsi sul reinserimento lavorativo in un'occupazione adeguata presso un altro datore di lavoro (il cosiddetto "secondo percorso"), a determinate condizioni.
Entrambe le proposte non erano ancora entrate in vigore alla fine del 2025. Chiunque si trovi attualmente coinvolto in un procedimento in corso non può quindi ancora farvi affidamento; resta fondamentale attenersi al quadro normativo applicabile.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra sospensione salariale e blocco salariale?
Con la sospensione dello stipendio, il datore di lavoro trattiene temporaneamente la retribuzione fino a quando il dipendente non collabora, ad esempio presentandosi alla visita medica aziendale. In caso di collaborazione, il dipendente riceve lo stipendio retroattivamente. Con un blocco dello stipendio giustificato, invece, il dipendente perde definitivamente la retribuzione relativa a tale periodo. La sospensione è legata alla mancata osservanza delle norme di monitoraggio; il blocco dello stipendio è legato alla mancata osservanza degli obblighi di reinserimento.
Il mio datore di lavoro può semplicemente sospendere il mio stipendio?
No. Deve sussistere una base giuridica (articolo 7:629(3) del Codice civile olandese) e il datore di lavoro deve avvisarti immediatamente in anticipo, preferibilmente per iscritto, specificando se si tratta di una sospensione o di un'interruzione del rapporto di lavoro. Se non ti avvisa o classifica il provvedimento in modo errato, non potrà farvi ricorso in seguito.
Cosa succede se non mi presento alla visita medica aziendale?
In linea di principio, il datore di lavoro può sospendere il pagamento dello stipendio, poiché non è in grado di verificare se il dipendente ne abbia diritto. Se, nonostante tutto, il dipendente si presenta al lavoro e risulta non idoneo, lo stipendio viene corrisposto retroattivamente. In genere, in questi casi non è consentito un blocco immediato del pagamento dello stipendio.
Devo accettare un lavoro adeguato?
Sì. Se il lavoro offerto è adatto alle tue capacità e sei in grado di svolgerlo, devi accettarlo. Se rifiuti senza validi motivi, il datore di lavoro può sospendere il pagamento dello stipendio, in linea di principio per intero. Se hai dubbi sull'effettiva idoneità del lavoro, richiedi un parere di un esperto all'UWV prima di rifiutare.
Il mio datore di lavoro può chiedermi cosa c'è che non va in me?
No. Il datore di lavoro non può chiedere informazioni sulla natura o la causa della tua malattia e non può trattare i tuoi dati medici. La valutazione delle tue capacità lavorative (la tua capacità operativa) viene effettuata dal medico aziendale.
Qual è la seconda traccia e quando inizia?
Se il ritorno al proprio datore di lavoro non sembra più realistico, occorre valutare la possibilità di un reinserimento presso un altro datore di lavoro: questa è la seconda opzione. Questa possibilità emerge solitamente nel corso del primo anno di malattia, su consiglio del medico aziendale o di un esperto in medicina del lavoro, e rimane di competenza del datore di lavoro.
In cosa consiste la sanzione salariale per il datore di lavoro?
Se l'UWV (Unione dei Veterani di Guerra) riscontra, al momento della presentazione della domanda WIA (Women in Independence Allowance), che il datore di lavoro ha fatto troppo poco per il reinserimento, può estendere l'obbligo di continuazione salariale fino a 52 settimane, ovvero un terzo anno di retribuzione. Questa estensione è distinta dalle sanzioni che il datore di lavoro può imporre al dipendente.
Cosa posso fare se non sono d'accordo con una sanzione o con il reinserimento?
È possibile richiedere un parere di un esperto all'UWV e, se necessario, richiedere la continuazione del pagamento dello stipendio tramite un procedimento (sommaria). Poiché i termini e la formulazione sono molto precisi, è consigliabile richiedere una consulenza legale per tempo.
In conclusione
Il reinserimento è un processo bidirezionale. Il dipendente che collabora attivamente e il datore di lavoro che supervisiona e documenta attentamente corrono il rischio minore. Se il dipendente non collabora a sufficienza, la sospensione dello stipendio e, in caso di persistente inadempienza, il blocco definitivo della retribuzione sono strumenti efficaci, purché comunicati correttamente. Dal punto di vista del datore di lavoro, uno sforzo insufficiente rischia di comportare un prolungamento della retribuzione per un intero anno. In entrambi i casi, la giusta sequenza, la formulazione corretta e una documentazione completa fanno la differenza.
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