Controversie sul lavoro a distanza nei Paesi Bassi: regole per i team ibridi

Le controversie sul lavoro a distanza sono conflitti di lavoro che sorgono a causa della modalità di lavoro svolta da remoto: riguardano il luogo di lavoro, la disponibilità al di fuori dell'orario lavorativo, il monitoraggio e il comportamento sui canali digitali. La legge olandese non prevede un regime specifico in materia e il dipendente non ha un diritto legale al lavoro da casa: ai sensi dell'articolo 2(6) della Legge sul lavoro flessibile (Wet flexibel werken, Wfw), il datore di lavoro è tenuto a valutare solo una richiesta relativa al luogo di lavoro e a discutere un eventuale rifiuto, mentre è obbligato ad accogliere una richiesta relativa all'orario di lavoro, a meno che non sussistano seri interessi aziendali che si oppongano.

Questa pagina illustra le regole sul telelavoro, gli obblighi del datore di lavoro nei confronti dei dipendenti che lavorano da remoto, come possono sorgere e prevenire le controversie, come indagare legalmente su un reclamo, cosa succede se una controversia si aggrava e le problematiche aggiuntive che si presentano quando si lavora dall'estero.

I dipendenti hanno il diritto di lavorare da casa?

No. Il disegno di legge "Lavora dove vuoi" (Wet werken waar je wilt), che avrebbe rafforzato le richieste relative al luogo di lavoro, è stato respinto dal Senato (Eerste Kamer) nel 2023 e non è stato sostituito da nulla.

Ai sensi dell'articolo 2 della legge sul lavoro (WFW), un dipendente con almeno 26 settimane di servizio può richiedere per iscritto, con almeno due mesi di preavviso, una modifica dell'orario di lavoro, dei turni o del luogo di lavoro. Il datore di lavoro è tenuto a concedere la modifica dell'orario o dei turni, a meno che non sussistano seri interessi aziendali o di servizio (zwaarwegende bedrijfs- or dienstbelangen) che si oppongano. Per quanto riguarda il luogo di lavoro, il datore di lavoro è tenuto unicamente a valutare la richiesta e a consultare il dipendente in caso di rifiuto.

Ai sensi dell'articolo 2(12) della legge WFW, se il datore di lavoro non ha preso una decisione un mese prima della data di inizio richiesta, la modifica ha effetto come richiesto: il silenzio non costituisce rifiuto. Ai sensi dell'articolo 2(18) della legge WFW, la legge non si applica ai datori di lavoro con meno di dieci dipendenti; in tal caso, si applicano il contratto, il manuale del personale o il contratto collettivo di lavoro (CAO).

In linea di principio, un datore di lavoro può quindi richiamare i dipendenti in ufficio, e il rifiuto di presentarsi equivale a rifiutarsi di svolgere il lavoro concordato. La possibilità di farlo in un caso specifico dipende dal buon comportamento del datore di lavoro ai sensi dell'articolo 7:611 del Codice civile olandese (BW): da un lato, ciò che è stato promesso, ciò che è stato tollerato per anni, da motivi medici o di assistenza e dal preavviso dato. Il nostro articolo sui limiti di una buona condotta del datore di lavoro illustra tale criterio.

L'obbligo di diligenza del datore di lavoro si estende anche alla sede centrale?

Sì. L'articolo 7:658 della legge tedesca sul lavoro (BW) impone al datore di lavoro di adottare le misure ragionevolmente necessarie per prevenire danni nello svolgimento del lavoro, l'articolo 7:611 della BW impone una buona condotta lavorativa e la legge sulle condizioni di lavoro (Arbowet) si applica anche al lavoro domestico.

Ai sensi dell'articolo 5 Arbowet, l'inventario e la valutazione dei rischi (RI&E) scritti devono riguardare il lavoro da casa: lavoro davanti allo schermo, ergonomia, orario di lavoro e carico di lavoro. Ai sensi dell'articolo 3(2) Arbowet, il datore di lavoro deve adottare una politica per prevenire o limitare il carico di lavoro psicosociale, che comprende la pressione lavorativa, nonché il bullismo, l'aggressività, la discriminazione e le molestie, anche in una chat di gruppo.

Nei Paesi Bassi non esiste una legge specifica sul diritto alla disconnessione, ma l'obbligo di limitare il carico di lavoro psicosociale richiede già attenzione alla disponibilità al di fuori dell'orario lavorativo; si veda il nostro articolo sul diritto alla disconnessione . Se la pressione si trasforma in malattia, si applicano le disposizioni relative al reinserimento e alla continuazione del pagamento dello stipendio, come spiegato nella nostra guida su malattia, burnout e pressione lavorativa secondo la legge olandese.

L'obbligo non è illimitato: il datore di lavoro non può ispezionare un'abitazione privata a suo piacimento e il dipendente deve a sua volta lavorare in sicurezza e segnalare eventuali problemi. Tuttavia, un datore di lavoro che non abbia mai chiesto come lavorano i dipendenti che lavorano da remoto e non abbia mai registrato la risposta, si trova in una posizione di debolezza. Qualora un dipendente soffra di un problema di salute, la richiesta di risarcimento nei confronti del datore di lavoro rientra nell'ambito del diritto del lavoro; qualsiasi richiesta di risarcimento per lesioni personali viene invece gestita da un avvocato specializzato in risarcimento danni.

Chi paga per la postazione di lavoro domestica?

Ai sensi dell'articolo 44 della legge Arbowet, i costi per l'adempimento degli obblighi previsti dalla legge non possono essere addebitati ai dipendenti. Una sedia adeguata, uno schermo all'altezza corretta e una postazione di lavoro sicura sono responsabilità del datore di lavoro qualora il dipendente lavori da casa in modo strutturale.

I contributi per internet, energia e altre attrezzature sono regolati dal contratto o dal CAO. Esiste un'indennità per il telelavoro esentasse, ma il suo limite massimo è stabilito annualmente, quindi è consigliabile fare riferimento al meccanismo previsto dalla propria polizza piuttosto che a una cifra fissa e farsi confermare il trattamento fiscale da un consulente. È opportuno conservare un inventario di ciò che è stato fornito e una conferma annuale da parte del dipendente.

Da dove provengono i conflitti a distanza?

Quattro schemi ricorrenti sono all'origine della maggior parte delle controversie: messaggi privi di contesto che risultano bruschi, una preferenza per i dipendenti presenti fisicamente, la disponibilità che si protrae fino a sera e un carico di lavoro che rimane invisibile fino all'arrivo di un certificato medico. Questi problemi emergono in un secondo momento rispetto a quanto accade in ufficio, il che li rende più costosi.

Il pregiudizio di prossimità ha anche un risvolto legale. Se promozioni o progetti vengono assegnati in modo sproporzionato al personale che lavora in ufficio, e i lavoratori da casa sono principalmente dipendenti con responsabilità di cura o disabilità, la denuncia può trasformarsi in una rivendicazione ai sensi della legge sulla parità di trattamento. Le diverse tipologie di conflitto sul luogo di lavoro hanno ciascuna un proprio percorso di escalation.

In un team che lavora da remoto, quasi tutto viene documentato per iscritto. Questo facilita le indagini e fa sì che un messaggio di chat inviato con noncuranza da un manager diventi una prova.

Come si possono prevenire le controversie legate al lavoro da remoto?

Con una politica scritta sul lavoro da remoto, applicata in modo coerente. Tale politica dovrebbe includere canali, orari di lavoro principali, tempi di risposta, misurazione delle prestazioni, attrezzature e spese, lavoro dall'estero e chi decide sul rientro in ufficio e per quali motivi.

Per un piano generale, di solito è coinvolto il consiglio di fabbrica. Ai sensi dell'articolo 27(1)(l) della legge sui consigli di fabbrica (Wet op de ondernemingsraden), il consiglio deve dare il proprio consenso a qualsiasi disposizione relativa a strutture destinate o idonee al monitoraggio delle presenze, della condotta o delle prestazioni; uno strumento di monitoraggio introdotto senza consenso può essere contestato. Anche le norme relative all'orario di lavoro e alle assenze richiedono il consenso ai sensi dell'articolo 27.

L'onboarding è un'occasione a basso costo per la prevenzione: affiancate al nuovo dipendente un collega diverso dal responsabile e definite aspettative chiare per i primi mesi. Ai sensi dell'articolo 7:652 del Codice Civile tedesco (CBD), il periodo di prova per un contratto a tempo indeterminato è di massimo due mesi, pertanto un onboarding a distanza che non consenta al responsabile di conoscere il nuovo dipendente porta a decisioni tardive. Rivedete periodicamente la politica aziendale e documentate le motivazioni di eventuali eccezioni, perché un'applicazione non uniforme può trasformarsi in una questione di parità di trattamento.

Come si fa a individuare e disinnescare tempestivamente una controversia?

Presta attenzione agli schemi ricorrenti: un collaboratore che smette di partecipare alle discussioni nei canali condivisi, risposte brevi e concise, colleghi che smettono di taggarsi a vicenda o un progressivo allontanamento dalle videochiamate. Nessuno di questi elementi, preso singolarmente, dimostra nulla, ma uno schema ricorrente merita un approfondimento.

Poni domande aperte sugli ostacoli, mantieni separata la conversazione sulla performance da quella interpersonale e concludi ogni conversazione con un breve riassunto scritto da inviare a tutti i partecipanti. Un riassunto neutrale scritto al momento ha molto più peso in tribunale di una ricostruzione successiva.

Se le parti non comunicano più direttamente, la mediazione è il passo successivo e si svolge tramite videoconferenza, con stanze virtuali separate e regole di base chiare. Per le controversie di natura fattuale e a basso impatto emotivo, la mediazione scritta può risultare più efficace. La nostra guida sulla mediazione nelle controversie di lavoro illustra il processo.

Come si indaga su un reclamo a distanza?

Definisci un ambito preciso, nomina un investigatore esterno, ascolta entrambe le parti e documenta per iscritto l'esito. Ciò che cambia a distanza sono le prove e le interviste.

Protezione del record digitale

Istruire le persone coinvolte nella redazione a non eliminare il materiale rilevante e sospendere l'eliminazione automatica delle caselle di posta e dei canali pertinenti. Definire quindi cosa verrà esaminato: account specifici, un periodo di tempo definito e un argomento specifico.

La revisione di e-mail e chat costituisce un trattamento di dati personali ai sensi del GDPR. Il datore di lavoro necessita di una base giuridica, solitamente un interesse legittimo documentato; il consenso del dipendente è raramente valido. La revisione deve essere limitata a quanto richiesto dal reclamo, i dipendenti devono essere stati informati in anticipo della possibilità di monitoraggio e una revisione sistematica potrebbe richiedere una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati. Consulta le nostre guide sulla protezione dei dati relativi alle e-mail ai sensi del GDPR e sulla videosorveglianza sul luogo di lavoro . Le prove derivanti da un monitoraggio sproporzionato possono essere ignorate dal tribunale.

Interviste via video

Intervistate ciascuna persona individualmente, su una piattaforma sicura, e spiegate la procedura, la riservatezza, il fatto che la registrazione richiede il consenso e che non ci saranno ritorsioni. Inviate all'intervistato le vostre note e lasciate che le corregga.

Una segnalazione di un presunto illecito di interesse pubblico può rientrare nell'ambito di applicazione della legge sulla protezione dei segnalatori di illeciti (Wet bescherming klokkenluiders). Ai sensi dell'articolo 2 di tale legge, un datore di lavoro con almeno 50 dipendenti è tenuto ad adottare una procedura interna di segnalazione e il segnalatore è tutelato da eventuali ritorsioni.

Cosa succede se la controversia non viene risolta?

Se un dipendente si rifiuta di presentarsi in ufficio dopo aver ricevuto un ordine ragionevole, il datore di lavoro può in linea di principio trattenere la retribuzione per le ore non lavorate, ma solo dopo avergli inviato un chiaro avvertimento scritto e avergli dato la possibilità di conformarsi. Un datore di lavoro che abbia di fatto escluso il dipendente dal lavoro non può avvalersi di questa possibilità.

Se il rapporto di lavoro si è deteriorato, il tribunale distrettuale (kantonrechter) può risolvere il contratto per grave e permanente deterioramento del rapporto di lavoro ai sensi dell'articolo 7:669(3)(g) della legge tedesca sul lavoro (BW). Il tribunale valuta gli sforzi compiuti da entrambe le parti per sanare la situazione; il datore di lavoro che non ha mai offerto una mediazione si trova in una posizione di svantaggio. Il dipendente ha diritto, in linea di principio, all'indennità di transizione (transitievergoeding) ai sensi dell'articolo 7:673 della legge tedesca sul lavoro (BW), con un tetto massimo di 102,000 euro nel 2026 o di una retribuzione annua, se superiore, e il tribunale può concedere un ulteriore equo risarcimento qualora il datore di lavoro abbia agito in modo gravemente colpevole.

Molti casi si concludono con un accordo transattivo (vaststellingsovereenkomst). Ai sensi dell'articolo 7:670b del Codice di Lavoro tedesco (BW), tale accordo deve essere redatto per iscritto e il dipendente può recedere entro quattordici giorni senza doverne specificare i motivi, oppure entro tre settimane se l'accordo non prevede tale diritto. La formulazione dell'accordo deve tutelare il diritto del dipendente all'indennità di disoccupazione.

Cosa cambia quando un dipendente lavora dall'estero?

Si pongono tre domande, ognuna con la propria risposta: quale normativa sul lavoro si applica, dove il dipendente è iscritto ai contributi previdenziali e dove paga le tasse. È necessaria un'autorizzazione scritta preventiva per un periodo e un luogo specifici, subordinata all'espletamento delle pratiche burocratiche necessarie.

Ai sensi del Regolamento Roma I, le parti possono scegliere la legge applicabile, ma tale scelta non può privare il lavoratore della tutela obbligatoria del paese in cui il lavoro viene abitualmente svolto. Un lavoratore che lavora dall'estero per un lungo periodo può acquisire la tutela contro il licenziamento prevista da tale paese, indipendentemente da quanto stabilito nel contratto.

Nell'UE, nello Spazio economico europeo (SEE) e in Svizzera, la previdenza sociale segue in linea di principio il luogo di lavoro. Un accordo quadro multilaterale sul telelavoro transfrontaliero consente ai dipendenti che lavorano da remoto dal proprio paese di residenza per meno della metà del loro orario di lavoro di rimanere assicurati nel paese del datore di lavoro, a condizione che entrambi i paesi lo abbiano firmato e che venga presentata una domanda; nei Paesi Bassi il certificato A1 viene rilasciato dalla Banca di previdenza sociale (SVB). La tassazione è regolata dal trattato fiscale applicabile e dovrebbe essere verificata da un consulente fiscale prima dell'inizio del rapporto di lavoro.

Che cosa dovresti verificare in qualità di datore di lavoro?

• Hai formalizzato per iscritto la tua richiesta di lavoro da remoto almeno un mese prima della data di inizio desiderata?
• Il tuo piano RI&E copre il lavoro da casa, il lavoro al computer e il carico psicosociale?
• Il consiglio di fabbrica ha approvato la politica di lavoro a distanza e l'eventuale strumento di monitoraggio?
• Le attrezzature fornite e le spese sostenute vengono registrate, con una conferma annuale da parte del dipendente?
• Hai inviato un avvertimento scritto prima di trattenere lo stipendio per il rifiuto di presentarsi in ufficio?
• Avete autorizzato per iscritto eventuali lavori dall'estero, con verifica della previdenza sociale e delle imposte?

Che cosa dovresti controllare come dipendente?

• Hai presentato la tua richiesta per iscritto ai sensi del WFW, almeno due mesi prima della data prevista per la modifica?
• Cosa promettevano il tuo contratto, il tuo accordo collettivo o le tue prassi precedenti in merito al lavoro da casa?
• Hai un motivo medico o di assistenza che il datore di lavoro dovrebbe valutare in quanto buon datore di lavoro?
• Hai segnalato per iscritto eventuali problemi relativi al tuo ambiente di lavoro domestico o al carico di lavoro?
• Hai un'autorizzazione scritta per lavorare dall'estero?

Cosa possiamo fare per te in caso di controversie relative al lavoro da remoto?

I nostri avvocati specializzati in diritto del lavoro assistono datori di lavoro e dipendenti nella gestione del lavoro ibrido:

• Elaboriamo o rivediamo la vostra politica sul lavoro a distanza, compresa la procedura di approvazione da parte del consiglio di fabbrica.
• Valutiamo le richieste o i rifiuti ai sensi della legge sul lavoro flessibile entro i termini previsti.
• Abbiamo avviato un'indagine legale in seguito a un reclamo, che comprende la valutazione della revisione ai sensi del GDPR.
• Prepariamo la mediazione o vi rappresentiamo dinanzi al kantonrechter.
• Negoziamo e redigiamo un accordo transattivo.

Sintesi

• Non esiste un diritto legale al lavoro da casa; il datore di lavoro deve solo prendere in considerazione una richiesta relativa al luogo di lavoro (articolo 2, paragrafo 6, Wfw).
• In assenza di una decisione scritta un mese prima della data di inizio, la richiesta di lavoro part-time viene accolta automaticamente.
• L'obbligo di diligenza e la sentenza Arbowet si applicano al lavoro da casa, compreso il carico di lavoro psicosociale.
• Gli strumenti di monitoraggio richiedono il consenso del consiglio di fabbrica e una base giuridica ai sensi del GDPR.
• Lavorare dall'estero solleva questioni specifiche in materia di diritto del lavoro, previdenza sociale e fiscalità.

Domande frequenti