Lavoro da remoto nei Paesi Bassi: diritti, contratti e obblighi

Nei Paesi Bassi non esiste un diritto generale al lavoro da casa. Ai sensi dell'articolo 2 della Legge sul lavoro flessibile (Wet flexibel werken), un dipendente con almeno 26 settimane di servizio può richiedere un luogo di lavoro diverso e un datore di lavoro con dieci o più dipendenti è tenuto a valutare tale richiesta, consultare il dipendente prima di rifiutarla e comunicare la propria decisione per iscritto; se il datore di lavoro non si pronuncia almeno un mese prima della data di inizio richiesta, la richiesta si considera automaticamente accolta.

Una volta avviato il telelavoro, la normativa ordinaria sul lavoro continua ad applicarsi integralmente: il datore di lavoro rimane responsabile delle condizioni di lavoro, dell'orario di lavoro, della privacy e della retribuzione, e il contratto deve descrivere l'accordo. Questo articolo illustra la procedura di richiesta, il contratto, la salute e la sicurezza, i costi, il monitoraggio e il telelavoro transfrontaliero.

Esiste il diritto di lavorare da casa nei Paesi Bassi?

No. La legge olandese ti dà il diritto di chiedere un posto di lavoro diverso, non il diritto di ottenerlo. Il disegno di legge per un diritto più forte (Wet werken waar je wilt), che avrebbe richiesto ai datori di lavoro di avere validi motivi aziendali per rifiutare, non è mai stato approvato, quindi la legge sul lavoro flessibile rimane in vigore.

Come si fa una richiesta?

Ai sensi dell'articolo 2(1) della Legge sul lavoro flessibile, devi essere stato impiegato per almeno 26 settimane alla data di inizio prevista. Ai sensi dell'articolo 2(3), devi presentare la richiesta per iscritto almeno due mesi prima di tale data, indicando la data di inizio e il luogo di lavoro desiderato. Dopo che il datore di lavoro ha accolto o respinto la richiesta, puoi presentarne una nuova dopo un anno.

La procedura non si applica ai datori di lavoro con meno di dieci dipendenti (articolo 2(18)). Tali datori di lavoro sono comunque vincolati dalle buone pratiche di gestione del personale e da tutte le norme previste dal contratto collettivo di lavoro (CAO) applicabile.

In quali casi il datore di lavoro può rifiutarsi?

Per una richiesta relativa al luogo di lavoro, il datore di lavoro deve esaminare la richiesta e consultarti se intende rifiutarla (articolo 2, paragrafo 6), e deve comunicare per iscritto la decisione e le relative motivazioni (articolo 2, paragrafo 8). Non sono necessari i rilevanti interessi commerciali o di servizio (zwaarwegende bedrijfs- or dienstbelangen) richiesti dall'articolo 2, paragrafo 5, per rifiutare una modifica dell'orario di lavoro.

Per il datore di lavoro è importante rispettare i tempi. Ai sensi dell'articolo 2(12), se il datore di lavoro non ha preso una decisione almeno un mese prima della data di inizio richiesta, l'orario di lavoro, il luogo di lavoro o i tempi di lavoro vengono modificati secondo la vostra richiesta. Ciò vale anche per la richiesta di lavorare da casa.

Il rifiuto rimane soggetto ai principi di buona condotta lavorativa, al divieto di discriminazione e all'obbligo di adottare misure di adattamento per i dipendenti con disabilità o malattie croniche. Le controversie nascono solitamente da politiche generalizzate applicate senza valutare il singolo caso; si veda il nostro articolo sulle controversie relative al lavoro a distanza.

Cosa deve prevedere il contratto di lavoro in merito al lavoro da remoto?

Un lavoratore da remoto ha un normale contratto di lavoro , con le stesse tutele legali del personale d'ufficio. Ai sensi dell'articolo 7:655 del Codice civile olandese (BW), il datore di lavoro deve fornire per iscritto le condizioni principali, compreso il luogo o i luoghi di lavoro.

Ai sensi dell'articolo 7:655(3) BW, le informazioni essenziali devono essere fornite entro una settimana dall'inizio del lavoro e le restanti entro un mese. In assenza di un luogo di lavoro fisso, il datore di lavoro deve specificare che il dipendente può scegliere il luogo di lavoro o lavorare in luoghi diversi. È necessario registrare il numero concordato di giorni di telelavoro, le attrezzature, le spese e la disponibilità, e aggiornare il documento in caso di modifiche all'accordo.

Un accordo di telelavoro applicato per anni senza essere formalizzato per iscritto può diventare una condizione di impiego che il datore di lavoro non può più modificare autonomamente. Un'autorità competente può anche regolamentare direttamente il telelavoro, ad esempio il numero di giorni di lavoro da remoto e l'indennità per le spese.

Il consiglio di fabbrica ha voce in capitolo?

Sì, nella maggior parte dei casi. Ai sensi dell'articolo 27(1) della legge sui consigli di fabbrica, un regolamento sull'orario di lavoro, sul trattamento dei dati personali dei dipendenti o sulle modalità di monitoraggio delle presenze, della condotta o delle prestazioni richiede il previo consenso del consiglio di fabbrica. Una politica sul telelavoro di solito riguarda almeno uno di questi argomenti e una politica introdotta senza consenso è nulla se il consiglio ne invoca la nullità.

Chi è responsabile della salute e della sicurezza in casa?

Il datore di lavoro. La legge sulle condizioni di lavoro (Arbeidsomstandighedenwet) si applica anche al luogo di lavoro domestico e il datore di lavoro non può trasferire tale responsabilità tramite contratto; il dipendente deve utilizzare correttamente le attrezzature e le istruzioni fornite.

Il Decreto sulle Condizioni di Lavoro (Arbeidsomstandighedenbesluit) prevede un regime più flessibile per il lavoro da remoto, esonerando quindi il datore di lavoro dall'obbligo di ispezionare il soggiorno. Gli obblighi fondamentali rimangono: una postazione di lavoro ergonomicamente adeguata, per quanto ragionevolmente possibile, informazioni e istruzioni sul lavoro sicuro da casa e l'inclusione dei rischi legati al telelavoro nell'inventario e nella valutazione dei rischi (RI&E). Anche il carico di lavoro psicosociale, come l'isolamento e la costante reperibilità, rientra in tale valutazione.

La legge sull'orario di lavoro (Arbeidstijdenwet) si applica integralmente anche a casa: l'orario massimo di lavoro, i periodi minimi di riposo e le pause non cambiano. Nei Paesi Bassi non esiste un diritto legale alla disconnessione, quindi è necessario concordare gli orari di lavoro principali e i tempi di risposta nel contratto, nell'accordo di lavoro o in una politica aziendale; si veda il nostro articolo sul diritto alla disconnessione.

Chi si fa carico dei costi del lavoro da casa?

Non esiste un obbligo di legge che preveda il pagamento di un'indennità per il telelavoro, ma molti accordi collettivi di lavoro e contratti la prevedono. In base alle norme fiscali sui salari, il datore di lavoro può corrispondere un'indennità fissa non tassata per ogni giorno di lavoro svolto da casa; l'importo massimo viene indicizzato annualmente e pubblicato dall'Agenzia delle Entrate olandese (Belastingdienst).

L'indennità per il telelavoro non tassabile e l'indennità di trasporto non tassabile non possono essere corrisposte entrambe per lo stesso giorno. Le attrezzature di lavoro, come uno schermo o una sedia, possono spesso essere fornite senza tassazione se vengono soddisfatte le condizioni. Il resto della retribuzione rimane invariato: l'indennità per le ferie è pari ad almeno l'8% dello stipendio ai sensi dell'articolo 15 della Legge sul salario minimo e sulle ferie minime (WML), e il diritto alle ferie per legge è pari ad almeno quattro volte le ore lavorative settimanali all'anno ai sensi dell'articolo 7:634 BW.

Un datore di lavoro può monitorare i lavoratori che lavorano da remoto?

Solo entro limiti rigorosi. Ai sensi del GDPR, il monitoraggio deve essere motivato da un interesse legittimo, deve essere necessario senza alternative meno invasive e deve essere proporzionato; il consenso del dipendente raramente costituisce una base valida perché di rado viene dato liberamente.

Il datore di lavoro deve annunciare in anticipo il monitoraggio tramite un'apposita informativa che specifichi cosa viene monitorato, perché, chi ha accesso ai dati e per quanto tempo vengono conservati. Il monitoraggio sistematico dei dipendenti richiede una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA). Misure continue come la registrazione della digitazione, gli screenshot regolari o una webcam che deve rimanere accesa tutto il giorno invadono la sfera privata del dipendente e sono molto difficili da giustificare. Il riconoscimento delle emozioni dei dipendenti è una pratica vietata dal Regolamento UE sull'intelligenza artificiale.

Il consiglio di fabbrica deve dare il proprio consenso agli impianti di monitoraggio ai sensi dell'articolo 27(1)(l) del WOR, e l'Autorità olandese per la protezione dei dati ( Autoriteit Persoonsgegevens ) vigila sul rispetto di tale disposizione. Per indagare su un sospetto specifico, consultare il nostro articolo sulla possibilità per il datore di lavoro di leggere le e-mail.

Cosa cambia quando si lavora da casa oltre confine?

Si applicano tre sistemi, che non necessariamente fanno riferimento allo stesso Paese: la legislazione sul lavoro, la previdenza sociale e l'immigrazione. Le questioni fiscali e relative alla stabile organizzazione sono prioritarie e richiedono la consulenza di un esperto fiscale.

Diritto del lavoro. All'interno dell'UE si applica il Regolamento Roma I. La scelta della legge applicabile non può privare il dipendente della tutela obbligatoria del paese in cui il lavoro viene svolto abitualmente. Se lavori abitualmente da casa nei Paesi Bassi, si applicano le norme olandesi in materia di licenziamento, salario minimo e orario di lavoro, anche in presenza di un contratto regolato da una legge straniera. Consulta la nostra guida sul lavoro transfrontaliero.

Sicurezza sociale. In base alle norme di coordinamento dell'UE, un dipendente che lavora in due o più Stati membri è assicurato nel paese di residenza se vi svolge almeno il 25% del lavoro. Un accordo quadro multilaterale sul telelavoro transfrontaliero, applicabile dal 1° luglio 2023 tra gli Stati firmatari, compresi i Paesi Bassi, consente il telelavoro nel paese di residenza per meno del 50% dell'orario di lavoro, mantenendo la copertura assicurativa nello Stato del datore di lavoro. Tale accordo è applicabile solo su richiesta; la Sociale Verzekeringsbank (SVB) gestisce le domande e rilascia il certificato A1 per i Paesi Bassi.

Immigrazione. I cittadini dell'UE, del SEE e della Svizzera possono lavorare nei Paesi Bassi senza permesso. Ai sensi dell'articolo 2.38 della Legge sulle banche dati anagrafiche (Wet BRP), chiunque preveda di soggiornare per almeno due terzi di un periodo di sei mesi deve registrarsi presso il comune entro e non oltre il quinto giorno dall'arrivo. Gli altri cittadini necessitano di un permesso di soggiorno che consenta di lavorare, ad esempio come lavoratori altamente qualificati tramite uno sponsor riconosciuto; l'IND (Servizio Immigrazione e Naturalizzazione olandese) valuta tali richieste. I Paesi Bassi non prevedono visti per nomadi digitali.

Il datore di lavoro può interrompere un accordo di telelavoro?

Non è possibile modificare il lavoro da casa a piacimento una volta che questo sia diventato una condizione di impiego. Una modifica unilaterale richiede quindi una clausola di variazione unilaterale scritta e un interesse rilevante ai sensi dell'articolo 7:613 BW, oppure una proposta ragionevole che il dipendente non possa ragionevolmente rifiutare.

Il tribunale valuta le motivazioni del datore di lavoro, la proposta offerta e le circostanze del dipendente; un periodo di transizione o un compromesso ibrido spesso rendono il cambiamento difendibile. Il lavoro da remoto non costituisce di per sé un motivo di licenziamento. La cessazione del rapporto di lavoro segue le normali procedure di licenziamento olandesi : mutuo consenso, autorizzazione UWV o scioglimento da parte del tribunale distrettuale (kantonrechter).

Che cosa dovresti controllare come dipendente?

• Verifica di avere maturato 26 settimane di servizio e che il tuo datore di lavoro abbia almeno dieci dipendenti.
• Invia la tua richiesta per iscritto almeno due mesi prima della data di inizio desiderata, indicando il luogo di lavoro e la data di inizio.
• Prendi nota della data di un mese prima della data di inizio: se non viene presa una decisione entro tale data, la tua richiesta si intende accolta per legge.
• Contatta il tuo ufficio di assistenza finanziaria (CAO) per informazioni sui giorni di telelavoro e sull'eventuale indennità per le spese.
• Richiedete la politica di monitoraggio e verificate se il consiglio di fabbrica ha dato il suo consenso.
• Se vivi all'estero, verifica quanti giorni lavori nel tuo paese di residenza prima di accettare.

Che cosa dovresti verificare in qualità di datore di lavoro?

• Decidete per iscritto e per tempo ogni richiesta, almeno un mese prima della data di inizio desiderata.
• Prima di rifiutare, consultate il dipendente e fornite le motivazioni per iscritto.
• Registrare il luogo di lavoro e i giorni di telelavoro nelle informazioni scritte ai sensi dell'articolo 7:655 BW.
• Includi i rischi del lavoro da casa nella valutazione dei rischi e delle valutazioni (RI&E) e fornisci istruzioni e attrezzature adeguate.
• È necessario ottenere il consenso del consiglio di fabbrica prima di introdurre una politica di telelavoro o di monitoraggio.
• Per il personale transfrontaliero, è necessario regolarizzare la situazione previdenziale, le buste paga e le pratiche di immigrazione prima della data di inizio del rapporto di lavoro.

Cosa possiamo fare per te in termini di lavoro da remoto?

I nostri avvocati specializzati in diritto del lavoro forniscono consulenza a datori di lavoro e dipendenti in merito alle modalità di lavoro da casa.

• Esaminiamo una richiesta presentata ai sensi della legge sul lavoro flessibile o la decisione del datore di lavoro in merito.
• Redigiamo clausole e una politica aziendale in materia di telelavoro, che includono anche la gestione delle spese.
• Prepariamo la richiesta di consenso al consiglio di fabbrica per una politica di telelavoro o di monitoraggio.
• Analizziamo la situazione in materia di diritto del lavoro e sicurezza sociale relativa al telelavoro transfrontaliero.
• Offriamo consulenza su come modificare o interrompere un accordo di telelavoro esistente e, se necessario, ci occupiamo della procedura.

Sintesi

• Non esiste un diritto al lavoro da casa, ma solo il diritto di richiederlo ai sensi dell'articolo 2 della legge sul lavoro flessibile (per i datori di lavoro con dieci o più dipendenti).
• Il datore di lavoro deve comunicare per iscritto la propria decisione almeno un mese prima della data di inizio; in caso contrario, la richiesta si considera accolta per legge.
• Le norme in materia di salute e sicurezza, orario di lavoro e privacy si applicano integralmente anche a casa; il monitoraggio richiede l'autorizzazione del consiglio comunale.
• Il telelavoro transfrontaliero può modificare la legislazione e la previdenza sociale applicabili; le soglie del 25% e del 50% sono rilevanti.
• Un accordo di telelavoro consolidato può essere modificato unilateralmente solo in presenza di condizioni rigorose.

Domande frequenti