Licenziamento sommario tramite messaggi WhatsApp: quando è lecito?

Nei Paesi Bassi, il licenziamento in tronco basato su messaggi WhatsApp è lecito solo se vengono soddisfatti contemporaneamente tre requisiti: i messaggi devono indicare un motivo urgente ai sensi dell'articolo 7:678 del Codice Civile olandese, il datore di lavoro deve licenziare il dipendente senza indugio dopo averne scoperto la natura, e il motivo del licenziamento deve essere comunicato al dipendente al momento del licenziamento stesso. Qualora anche solo uno di questi tre requisiti venga meno, il licenziamento può essere annullato dal tribunale, anche se il contenuto dei messaggi è effettivamente lesivo.

L'Ontslag op staande voet è lo strumento più incisivo del diritto del lavoro olandese. Il contratto si estingue in un solo giorno, senza preavviso, senza autorizzazione dell'UWV (l'ente olandese per la previdenza sociale) e senza un'ordinanza di scioglimento del tribunale distrettuale (kantonrechter). Proprio per questo motivo i tribunali esaminano scrupolosamente ogni elemento e l'onere della prova ricade sul datore di lavoro. Gli screenshot di una chat di gruppo raramente sono sufficienti a questo scopo.

Che cos'è il licenziamento sommario secondo la legge olandese?

Il licenziamento in tronco è la cessazione immediata di un contratto di lavoro per una causa urgente, comunicata senza indugio e con l'indicazione immediata del motivo. La base giuridica è l'articolo 7:677, paragrafo 1, del Codice civile olandese. Qualsiasi altra modalità di cessazione del rapporto di lavoro nei Paesi Bassi , come illustrato nella nostra panoramica sulla legislazione olandese in materia di lavoro , richiede il consenso scritto del dipendente, un'autorizzazione al licenziamento da parte dell'UWV (Uganda Workers' Compensation Authority) o un provvedimento di scioglimento del kantonrechter (diritto cantonale). Il licenziamento in tronco rappresenta l'unica eccezione e la sua interpretazione è restrittiva.

L'articolo 7:678 del Codice civile olandese definisce una causa urgente per il datore di lavoro come atti, caratteristiche o condotte del dipendente tali da rendere impossibile per il datore di lavoro la prosecuzione del contratto di lavoro. Il secondo paragrafo elenca alcuni esempi, tra cui furto, appropriazione indebita, inganno deliberato al momento della stipula del contratto, grave insulto o minaccia nei confronti del datore di lavoro o dei colleghi, violazione del dovere di riservatezza e ostinato rifiuto di seguire istruzioni ragionevoli. Tale elenco è esemplificativo e non esaustivo, e la presenza in esso non rende automaticamente valido il licenziamento.

Il test si articola in due livelli. Il motivo deve essere oggettivamente urgente, ovvero la condotta in sé deve essere sufficientemente grave da qualsiasi punto di vista ragionevole, e soggettivamente urgente, ovvero il datore di lavoro deve aver effettivamente percepito la situazione come tale da rendere impossibile la prosecuzione del rapporto di lavoro e aver agito di conseguenza. Un datore di lavoro che continua a mantenere il dipendente al lavoro per settimane dopo aver letto i messaggi mina il secondo livello senza proferire parola.

Il tribunale valuta quindi tutte le circostanze del caso, inclusa la natura e la gravità della condotta, la durata e la qualità del curriculum lavorativo, le prestazioni del dipendente e le conseguenze personali della perdita del lavoro. Un curriculum lungo e impeccabile non esenta il dipendente da responsabilità, ma innalza il livello di difficoltà che i messaggi devono superare. Per una panoramica più ampia delle diverse vie di uscita, si veda la nostra analisi su come gestire legalmente il licenziamento di un dipendente.

Quando i messaggi WhatsApp costituiscono un motivo di urgenza?

I messaggi costituiscono un motivo valido per il licenziamento immediato quando dimostrano una condotta che compromette il rapporto di lavoro, non semplicemente una condotta che mette in imbarazzo il datore di lavoro. Questa distinzione è fondamentale nella maggior parte dei casi. Passare dati dei clienti o un listino prezzi a un concorrente, gestire un'attività secondaria con i clienti del datore di lavoro durante l'orario lavorativo, organizzare la falsificazione di ore lavorate o note spese, minacciare un collega o molestare sistematicamente qualcuno in una chat di gruppo aziendale: queste sono le categorie in cui i tribunali olandesi confermano il licenziamento immediato.

Un linguaggio volgare, un commento sarcastico su un superiore, una lamentela sui turni o una battuta di cattivo gusto in una chat privata tra due colleghi normalmente non raggiungono questo livello. Ai dipendenti è concesso un certo margine di manovra nella comunicazione informale, e il fatto che un messaggio risulterebbe inopportuno se stampato e messo sulla scrivania non è il criterio di valutazione. La questione è se la prosecuzione del contratto sia divenuta impossibile.

Il contesto è fondamentale. I tribunali olandesi valutano cosa ha preceduto un commento, chi era presente nella chat, se il tono fosse normale in quel team, se il datore di lavoro avesse già affrontato la questione e se il dipendente fosse stato provocato. Quattro screenshot su una conversazione di quattrocento messaggi sollevano il sospetto che il fascicolo sia incompleto.

Anche il fatto che la condotta scorretta sia stata affrontata in precedenza è rilevante. Se un avvertimento, un rimprovero formale, una sospensione o un trasferimento avrebbero realisticamente risolto il problema, il licenziamento in tronco è sproporzionato. I datori di lavoro che hanno tollerato lo stesso comportamento da parte di altri dipendenti, o che non hanno mai applicato le proprie politiche di comunicazione, faticano a sostenere che questo caso specifico abbia reso impossibile la prosecuzione del rapporto di lavoro.

Le chat private vengono trattate in modo diverso dalle chat di gruppo aziendali?

Un messaggio in un gruppo WhatsApp aziendale riguardante il lavoro è una comunicazione aziendale e può essere utilizzato senza particolari difficoltà. Un messaggio in una chat privata tra due dipendenti, o tra un dipendente e il suo partner, comporta invece un'aspettativa di privacy molto più forte, anche se il contenuto riguarda il lavoro. Ciò non rende il messaggio privato intoccabile, ma sposta l'equilibrio che il datore di lavoro deve giustificare, sia in termini di privacy sia in merito a ciò che il messaggio effettivamente dimostra.

Con quanto anticipo deve agire il datore di lavoro?

Il licenziamento deve avvenire senza indugio, non appena venga accertata la causa urgente. Non esiste un termine di legge che preveda un periodo di tempo limitato. La giurisprudenza olandese riconosce al datore di lavoro il tempo ragionevolmente necessario per indagare, ascoltare il dipendente, consultare un avvocato e, in un'organizzazione di grandi dimensioni, per far sì che la decisione venga presa dalla persona autorizzata a farlo. Ciò che non ammette è il protrarsi indefinitamente.

In pratica, il datore di lavoro dovrebbe agire entro pochi giorni ed essere in grado di dimostrare cosa è successo in ognuno di essi. Ascoltare il dipendente il giorno in cui emergono i messaggi, verificare la versione dei fatti con il collega che li ha segnalati, chiedere un parere legale la mattina successiva e inviare la lettera nel pomeriggio è una procedura difendibile; rifletterci su per tre settimane, invece, non lo è.

La sospensione con retribuzione completa è la procedura standard per guadagnare tempo nelle indagini senza perdere la validità dell'argomentazione relativa all'urgenza. Segnala che il datore di lavoro considera la questione seria mentre si accertano i fatti. Qualora l'indagine sia effettivamente complessa, ad esempio perché è necessario mettere in sicurezza i dati dei messaggi o ascoltare più persone, il datore di lavoro dovrebbe documentare i tempi necessari per ciascuna fase.

Perché è necessario indicare il motivo al momento del licenziamento?

La motivazione del licenziamento deve essere comunicata al dipendente contestualmente alla risoluzione del contratto, e tale comunicazione è definitiva. Il datore di lavoro non può aggiungere in seguito una seconda motivazione qualora la prima si riveli insufficiente, né può trasformare un'accusa circoscritta in una lamentela generica sull'atteggiamento del dipendente una volta avviato il procedimento. L'articolo 7:677, paragrafo 1, del Codice civile olandese impone che la motivazione sia comunicata immediatamente, e la giurisprudenza vincola il datore di lavoro a quanto dichiarato in quel momento.

La conseguenza pratica è che la lettera di licenziamento deve essere precisa. Deve indicare la condotta, le date, le chat in questione e spiegare perché tale condotta rende impossibile la prosecuzione del rapporto di lavoro. Una lettera che si limiti ad affermare che il dipendente si è comportato in modo inaccettabile su WhatsApp non offre al tribunale alcun elemento da verificare e fornisce al dipendente un facile pretesto per contestare la decisione. Confermate il licenziamento per iscritto lo stesso giorno, contestualmente alla comunicazione verbale, e inviate la comunicazione in modo che possa essere provata.

L'audizione del dipendente prima della decisione non è una mera formalità legale nel diritto olandese in materia di licenziamento, ma è pressoché indispensabile nella pratica. È il momento in cui può emergere una spiegazione innocente, e un tribunale si chiederà perché un datore di lavoro, sicuro della fondatezza delle proprie ragioni, non abbia voluto ascoltarla. Quando il dipendente viene messo di fronte ai messaggi e gli viene data una reale opportunità di replicare, il fascicolo risulta molto più solido. Si confronti la diversa situazione durante il periodo di prova, di cui si parla nel nostro articolo sul licenziamento durante il periodo di prova nei Paesi Bassi.

Come vengono considerati i messaggi WhatsApp come prove dai tribunali olandesi?

Il sistema di procedura civile olandese si basa sulla libera prova. Ai sensi dell'articolo 152 del Codice di procedura civile olandese, le prove possono essere prodotte con qualsiasi mezzo, salvo diversa disposizione di legge, e la valutazione di tali prove è demandata al giudice. Screenshot, file di chat esportati, stampe e dichiarazioni testimoniali sul contenuto di una chat sono quindi, in linea di principio, tutti ammissibili. Il loro peso probatorio è un'altra questione.

L'autenticità è il primo terreno di scontro. Uno screenshot ritagliato dimostra ben poco: non mostra l'identità del mittente oltre il nome visualizzato, non fornisce timestamp completi né la conversazione circostante, ed è facilissimo da modificare. Un datore di lavoro che si affida a prove WhatsApp dovrebbe assicurarsi un'esportazione completa della conversazione in questione, conservare il dispositivo originale o il file originale, annotare chi ha effettuato l'esportazione e quando, ed essere in grado di spiegare come è stata ottenuta. Qualora l'autenticità venga effettivamente contestata, il tribunale può nominare un esperto, ma a quel punto il datore di lavoro avrà già perso terreno.

La raccolta illecita di prove rappresenta una seconda questione, e nei procedimenti civili olandesi si sviluppa in modo diverso da quanto i datori di lavoro spesso si aspettano. Non esiste una regola di esclusione automatica. Generalmente prevale l'interesse ad accertare la verità, e le prove ottenute in violazione delle norme sulla privacy vengono escluse solo in circostanze eccezionali. Ciò non rende la raccolta illecita di prove priva di conseguenze: può costituire la base per una richiesta di risarcimento danni separata, influenza la valutazione del tribunale nei confronti del datore di lavoro e, nel bilanciamento degli interessi, può far pendere una causa al limite a favore del dipendente.

Il datore di lavoro deve inoltre dimostrare che i messaggi siano stati effettivamente inviati dal dipendente. Dispositivi condivisi, un telefono sbloccato lasciato sulla scrivania e l'accesso all'account da parte di un familiare sono elementi di difesa che hanno maggiore probabilità di successo rispetto al semplice contenuto di una chat. Qualora l'identità del mittente non venga confermata in modo indipendente, un licenziamento in tronco basato su una singola chat risulta fragile.

Quali limiti di privacy si applicano alla raccolta dei messaggi?

La lettura dei messaggi di un dipendente costituisce un trattamento di dati personali e, ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), necessita di una base giuridica. Nel rapporto di lavoro, il consenso non costituisce quasi mai una base valida, poiché la dipendenza tra le parti implica che non venga dato liberamente. I datori di lavoro si basano quindi sul legittimo interesse, che è valido solo se il trattamento è effettivamente necessario: deve sussistere un sospetto concreto, la ricerca deve essere limitata a quanto richiesto da tale sospetto e non devono essere disponibili mezzi meno invasivi.

Le norme olandesi sulla protezione dei dati pongono come tre questioni fondamentali, da valutare in tribunale, la necessità, la proporzionalità e la sussidiarietà. Un'analisi mirata di una singola conversazione, a seguito della segnalazione di una minaccia da parte di un collega, è giustificabile. Al contrario, esaminare mesi di chat su un telefono aziendale a causa di prestazioni deludenti non lo è. La minimizzazione dei dati implica che il datore di lavoro legga solo ciò che gli è necessario e si fermi, registrando cosa è stato cercato, perché e chi ha avuto accesso alle informazioni.

La trasparenza viene prima di tutto. I dipendenti devono sapere in anticipo che le comunicazioni sui dispositivi aziendali possono essere ispezionate, in quali circostanze e da chi. Uno strumento a tal fine è una politica scritta sull'uso di telefoni, computer portatili e strumenti di messaggistica aziendali, che distingua chiaramente tra uso lavorativo e privato. Il nostro articolo sulla possibilità che il datore di lavoro legga i messaggi WhatsApp approfondisce la questione relativa ai dispositivi privati, e gli stessi principi si applicano alla posta elettronica aziendale.

Laddove l'organizzazione disponga di un consiglio di fabbrica, il monitoraggio non è una semplice decisione gestionale. Ai sensi dell'articolo 27, paragrafo 1, della legge sui consigli di fabbrica (Wet op de ondernemingsraden), il consiglio di fabbrica ha il diritto di esprimere il proprio consenso per qualsiasi disposizione relativa al trattamento e alla protezione dei dati personali dei dipendenti, ai sensi del paragrafo k, e per qualsiasi disposizione relativa a strutture destinate o idonee all'osservazione o al monitoraggio della presenza, della condotta o delle prestazioni dei dipendenti, ai sensi del paragrafo l. Una politica di monitoraggio adottata senza tale consenso può essere invalidata su richiesta del consiglio di fabbrica, il che rappresenta una situazione scomoda per un datore di lavoro che ha già utilizzato tale politica per licenziare qualcuno.

Cosa può fare il dipendente dopo il licenziamento?

Un dipendente che desidera contestare un licenziamento in tronco deve presentare ricorso al kantonrechter entro due mesi dalla data di cessazione del contratto di lavoro. Tale termine è un termine di prescrizione particolare: non può essere prorogato e, una volta trascorso, il licenziamento è definitivo, per quanto viziato. Questa è la data più importante in assoluto nell'ambito del procedimento, ed è per questo che nei Paesi Bassi i diritti dei lavoratori vengono persi più spesso per ritardo che per argomentazioni deboli.

Esistono due vie alternative. Il dipendente può chiedere al tribunale l'annullamento del licenziamento, ripristinando così il contratto e il diritto alla retribuzione, oppure può accettare la cessazione del contratto e chiedere un equo indennizzo, la cosiddetta "billijke vergoeding". La scelta della via più opportuna dipende dalla volontà del dipendente di tornare al lavoro, dallo stato del rapporto e dalla fondatezza delle proprie ragioni. L'annullamento è solitamente accompagnato da una richiesta di mantenimento della retribuzione e, se necessario, da un'istanza in via sommaria per ottenere un reddito durante il procedimento principale.

Oltre a ciò, il dipendente può richiedere l' indennità di transizione prevista dalla legge , il " transievergoeding" e un risarcimento pari alla retribuzione che avrebbe percepito durante il periodo di preavviso non rispettato dal datore di lavoro. Il dipendente licenziato sulla base di un'accusa che si rivela infondata dovrebbe inoltre leggere il nostro articolo sulle false accuse e i relativi diritti.

Un avvertimento vale per chiunque riceva una lettera del genere. Non dimettetevi, non firmate immediatamente un accordo transattivo e non confermate per iscritto di accettare il licenziamento. Una firma può trasformare un licenziamento contestabile in una risoluzione consensuale del rapporto di lavoro e può costare al dipendente sia il diritto di impugnarlo sia, in alcuni casi, l'indennità di disoccupazione. Prima di firmare, consultate un avvocato.

Quali sono i costi per il datore di lavoro in caso di esito negativo di un ricorso per licenziamento sommario?

Se il tribunale annulla il licenziamento, il contratto si considera come se non fosse mai terminato e la retribuzione arretrata è dovuta a partire dal giorno del licenziamento, con gli interessi legali e, in linea di principio, la maggiorazione prevista per il ritardo nel pagamento degli stipendi. Qualora il dipendente sia rimasto senza lavoro per mesi durante lo svolgimento del procedimento, tale periodo può già di per sé ammontare a una somma considerevole, dovuta indipendentemente dal fatto che il dipendente sia tornato o meno al lavoro.

Se il dipendente opta per un risarcimento, il tribunale può concedere un equo indennizzo in aggiunta all'indennità di transizione. La legge olandese non prevede un tetto massimo a tale importo né una formula per calcolarlo. Il tribunale valuta le circostanze, tra cui la gravità della condotta del datore di lavoro, il reddito perso e che il dipendente rischia di perdere, l'anzianità di servizio e le prospettive sul mercato del lavoro.

L'indennità di transizione è una questione a sé stante e spesso viene fraintesa. Non viene persa semplicemente perché il licenziamento è stato in tronco. Viene persa solo quando la cessazione del rapporto di lavoro è il risultato di una condotta gravemente colpevole da parte del dipendente, il che rappresenta una soglia più elevata rispetto a una causa urgente, e anche in tal caso il tribunale può comunque concederla se la sua negazione risulterebbe inaccettabile secondo i principi di ragionevolezza ed equità. I ​​datori di lavoro che presumono che un licenziamento in tronco ponga fine alla discussione sull'indennità di fine rapporto e sulla procedura di licenziamento spesso si sbagliano.

Il datore di lavoro perde anche il periodo di preavviso non rispettato. Qualora il licenziamento venga dichiarato illegittimo, il datore di lavoro è tenuto a corrispondere un risarcimento pari alla retribuzione percepita durante il periodo di preavviso applicabile . Esiste anche il caso opposto: se il dipendente ha addotto la motivazione urgente intenzionalmente o per colpa (articolo 7:677, paragrafo 3), è il dipendente a dover corrispondere al datore di lavoro una somma fissa pari alla retribuzione percepita durante il periodo di preavviso, e il datore di lavoro può richiederla.

Infine, la raccolta illecita di messaggi può comportare una richiesta di risarcimento danni ai sensi dell'articolo 82 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), un reclamo all'Autorità olandese per la protezione dei dati ( Autoriteit Persoonsgegevens ) e una controversia in seno al consiglio di fabbrica in merito a una politica di monitoraggio adottata senza consenso.

Che cosa dovresti verificare in qualità di datore di lavoro?

È necessario dimostrare l'urgenza della situazione, la rapidità della risposta e la legittimità della raccolta dei messaggi. Prima di respingere la richiesta, verificate i seguenti punti:

• Proteggi l'intera conversazione esportata e il dispositivo o il file originale, e registra chi ha effettuato l'esportazione e quando.
• Verificate di leggere solo quanto richiesto dal sospetto concreto, in conformità con una politica scritta approvata dal consiglio di fabbrica (articolo 27, paragrafo 1, WOR).
• Se necessario, sospendi il dipendente con retribuzione completa e documenta ogni giorno dell'indagine.
• Ascolta il dipendente e confrontalo con i messaggi prima di prendere una decisione.
• Nella lettera di licenziamento, specificate con precisione la condotta, le date e le conversazioni avute, e inviatela lo stesso giorno del licenziamento verbale.
• Valutare se un avvertimento, una richiesta di scioglimento o un insediamento, se necessario tramite mediazionecomporta meno rischi.

Che cosa dovresti controllare come dipendente?

Avete due mesi di tempo dalla scadenza del contratto per presentare ricorso al kantonrechter (articolo 7:686a, paragrafo 4, del Codice civile olandese). Verificate subito questi punti:

• Annota la data esatta in cui si presumeva che il contratto sarebbe terminato e registra il termine di due mesi.
• Se la lettera è vaga, chiedi una spiegazione scritta.
• Conserva l'intera conversazione, non solo i messaggi selezionati dal datore di lavoro, e non cancellare nulla.
• Non rassegnate le dimissioni, non firmate immediatamente un accordo transattivo e non confermate di accettare il licenziamento.
• Verifica se il datore di lavoro ha aspettato, ha fornito una motivazione vaga o ha letto le chat private senza una procedura ufficiale.
• Decidi se desideri l'annullamento e gli arretrati, oppure un equo risarcimento e il pagamento di transizione; la nostra panoramica su Diritto del lavoro per i cittadini stranieri nei Paesi Bassi spiega il quadro di riferimento.

Cosa possiamo fare per voi con un licenziamento sommario basato su messaggi WhatsApp?

I nostri avvocati specializzati in diritto del lavoro e licenziamenti offrono consulenza a datori di lavoro e dipendenti; potete anche contattare direttamente il nostro team di esperti in diritto del lavoro :

• Valutiamo entro pochi giorni se il motivo urgente, i tempi e la lettera siano validi.
• Verifichiamo se i messaggi sono stati raccolti legalmente e se la politica di monitoraggio ha ottenuto l'approvazione del consiglio di fabbrica.
• Redigiamo la lettera di licenziamento o la petizione al kantonrechter entro il termine di due mesi.
• Calcoliamo gli arretrati salariali, l'indennità di transizione, il compenso per il periodo di preavviso e un equo risarcimento.
• Ricorriamo a un accordo transattivo quando questo è più vantaggioso per voi rispetto a un procedimento giudiziario.

Sintesi

• Il licenziamento sommario richiede un motivo urgente (articolo 7:678 BW), un licenziamento senza indugio e la motivazione indicata immediatamente (articolo 7:677 BW).
• I messaggi WhatsApp rientrano in questa categoria solo se mostrano un comportamento che rende impossibile la prosecuzione della relazione, se letti nel contesto; un linguaggio volgare in una chat privata di solito non lo è.
• Gli screenshot sono ammissibili (articolo 152 Rv), ma la loro validità dipende dall'autenticità, dall'identità del mittente e dai limiti di raccolta previsti dal GDPR.
• Il dipendente deve presentare ricorso entro due mesi; il tribunale può annullare il licenziamento o concedere un equo risarcimento.
• Il pagamento transitorio viene perso solo in caso di condotta gravemente colpevole, una soglia più elevata rispetto a una causa di urgenza.

Domande frequenti