Contratto di fornitura nei Paesi Bassi: clausole, rischi e risoluzione

Un contratto di fornitura è un contratto quadro in cui un fornitore si impegna a fornire beni o servizi a un acquirente secondo termini concordati per un determinato periodo di tempo. Secondo la legge olandese, si forma mediante offerta e accettazione (articolo 6:217 del Codice Civile olandese) e non richiede una forma particolare, ma le norme generali del Codice Civile si applicano laddove il contratto non preveda disposizioni specifiche. La principale eccezione a tale libertà risiede nelle norme imperative relative alle condizioni di pagamento, alle condizioni generali di vendita e, nelle vendite transfrontaliere, alla Convenzione di Vienna sulla vendita internazionale di beni mobili.

Che cos'è un contratto di fornitura secondo la legge olandese?

Si tratta di un contratto come un altro: vincolante nel momento in cui entrambe le parti intendono esserlo e gli obblighi essenziali possono essere determinati. Non è richiesta alcuna forma scritta, quindi uno scambio di email può essere vincolante quanto un documento firmato.

Un documento scritto ha ancora la sua importanza. Laddove il contratto non preveda nulla in merito, le norme di default dei Libri 6 e 7 colmano la lacuna e, ai sensi dell'articolo 152 del Codice di procedura civile, il tribunale è libero di valutare le prove. La parte che può dimostrare una specifica firmata, un programma di consegna datato e una documentazione relativa ai reclami si trova in una posizione di gran lunga più forte rispetto alla parte che si affida alla memoria.

Perché si tratta di un pacchetto completo anziché di un singolo acquisto?

Poiché la maggior parte degli accordi di fornitura sono contratti continuativi (duurovereenkomsten), si instaura un rapporto duraturo anziché un singolo scambio. Le singole consegne vengono poi effettuate tramite ordini di acquisto.

In genere, l'accordo in sé non prevede alcun obbligo di acquisto, o solo un volume minimo. Questa struttura a due livelli funziona bene, ma solo se l'accordo stabilisce chiaramente che prevale su qualsiasi cosa stampata su un ordine, una conferma d'ordine o una bolla di consegna. Senza tale clausola, ogni ordine si trasforma in una nuova negoziazione sulle condizioni applicabili.

Un contratto di fornitura è la stessa cosa di un contratto di agenzia o di distribuzione?

No. Un agente commerciale gode di una tutela legale obbligatoria; un fornitore o distributore che acquista e vende a proprio nome non ne gode.

Un agente che negozia o conclude contratti per conto del mandante è tutelato dagli articoli 7:428 e seguenti del Codice Civile, che includono termini di preavviso e un pagamento a titolo di buonuscita in caso di risoluzione del contratto. Un distributore non gode di una tutela analoga, sebbene la giurisprudenza olandese in materia di contratti a lungo termine limiti comunque la risoluzione improvvisa. La nostra panoramica sulle tipologie di accordi commerciali previste dalla legge olandese illustra la posizione di ciascuna tipologia contrattuale.

Quali clausole stabiliscono chi si assume il rischio?

Quattro clausole svolgono la maggior parte del lavoro: la descrizione del prodotto, le condizioni di pagamento, la disposizione relativa alla consegna e al rischio, e la riserva di proprietà. Quando un rapporto di fornitura si incrina, queste sono le disposizioni che un tribunale esamina per prime.

Come si fa a rendere le specifiche vincolanti?

Rendilo oggettivo e verificabile. Tutto ciò che includi nelle specifiche diventa il metro di misura per la conformità; tutto ciò che ometti viene valutato in base a un vago standard di utilizzo normale.

L'articolo 7:17 del Codice Civile richiede che i beni consegnati siano conformi al contratto. L'acquirente può aspettarsi le caratteristiche necessarie per il normale utilizzo. Per qualsiasi utilizzo particolare comunicato, l'acquirente può aspettarsi le caratteristiche che ragionevolmente può presumere in base all'accordo. La parola che ha tutto il peso in questo caso è "accordo".

Quali termini di pagamento possono concordare le aziende?

Il termine legale per il pagamento è di 30 giorni dalla ricezione della fattura, e un termine superiore a 60 giorni è valido solo se non è manifestamente iniquo per il fornitore. Dal 1° luglio 2017, una grande azienda che acquista da un fornitore di piccole o medie dimensioni non può in alcun caso concordare un termine di pagamento superiore a 30 giorni.

Queste norme sono contenute nell'articolo 6:119a del Codice Civile. Quando una grande azienda acquista da una piccola o media impresa, un termine di pagamento più lungo è nullo e si applica automaticamente il termine di 30 giorni. Verificate le vostre condizioni generali di acquisto rispetto a questa norma prima di estenderle ai fornitori più piccoli.

In caso di ritardo nel pagamento, gli interessi commerciali legali previsti dall'articolo 6:119a decorrono automaticamente, senza necessità di sollecito. Il tasso è pari al tasso di rifinanziamento della BCE maggiorato di otto punti percentuali e viene adeguato due volte l'anno, pertanto è opportuno fare riferimento al tasso legale anziché a una percentuale fissa. Ai sensi del Decreto sulle spese di riscossione extragiudiziale (Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten), è possibile richiedere il rimborso anche delle spese di riscossione extragiudiziale.

Quando si trasferisce il rischio e in che modo la riserva di proprietà tutela il fornitore?

Il rischio passa all'acquirente al momento della consegna, anche se la proprietà non è ancora stata trasferita. La riserva di proprietà consente al fornitore di mantenere la proprietà fino al pagamento del prezzo.

La prima regola si trova nell'articolo 7:10 del Codice Civile. Gli Incoterms 2020 sono la formula sintetica che solitamente definisce chi organizza e paga il trasporto, l'assicurazione e i dazi doganali, e quando si trasferisce il rischio. Si tratta, tuttavia, di termini commerciali contrattuali, non di norme di legge. È importante specificare con precisione la regola e il luogo di riferimento, e verificare che la regola scelta corrisponda al mezzo di trasporto effettivamente utilizzato.

Per il fornitore, la clausola più vantaggiosa è la riserva di proprietà prevista dall'articolo 3:92 del Codice Civile. La proprietà si trasferisce solo al momento del pagamento del prezzo. Il fornitore può quindi rivalersi sulla merce non pagata da un acquirente che smette di pagare o diventa insolvente. La legge olandese prevede inoltre una riserva di proprietà estesa a tutti i crediti derivanti dal rapporto di fornitura.

Il diritto di ritenzione è valido solo a tre condizioni: deve essere concordato prima o al momento della consegna; la merce deve rimanere identificabile; e non deve essere stata trasformata in un nuovo oggetto. La clausola deve essere supportata da misure pratiche come la marcatura dei lotti e la conservazione separata. Un appaltatore o un riparatore che detiene la merce di terzi può anche avere diritto di ritenzione ai sensi dell'articolo 3:290 del Codice Civile.

A chi si applicano le condizioni generali di contratto?

In linea di principio, prevalgono le condizioni indicate per prime. Secondo la regola olandese del "primo colpo", le condizioni contenute nell'offerta prevalgono a meno che l'accettazione non le respinga espressamente.

Gli articoli 6:231 e seguenti del Codice Civile definiscono le clausole generali come clausole redatte per un uso ripetuto e non negoziate individualmente.

Come funziona la battaglia delle forme?

L'articolo 6:225, paragrafo 3, del Codice Civile contiene questa regola. Non basta respingere le condizioni della controparte in piccolo nel proprio contratto. Il rifiuto deve essere esplicito e formulato al momento opportuno. In pratica, la parte che presenta per prima le proprie condizioni e respinge espressamente quelle altrui, di solito vince.

Cosa succede se non hai mai inviato i tuoi termini e condizioni?

L'altra parte potrebbe essere in grado di annullare le clausole che non le piacciono. Chi utilizza condizioni generali deve dare all'altra parte una ragionevole opportunità di prenderne visione.

Ai sensi degli articoli 6:233 e 6:234 del Codice Civile, ciò avviene in linea di principio mediante la consegna o l'invio delle condizioni contrattuali prima o al momento della stipula del contratto. La fornitura elettronica è consentita quando il contratto viene concluso per via elettronica, o comunque con il consenso dell'altra parte. Qualora tale obbligo non venga rispettato, l'altra parte può annullare la clausola. Una clausola eccessivamente onerosa può comunque essere annullata.

Vi è un'importante eccezione. Ai sensi dell'articolo 6:235, una parte che sia di per sé di grandi dimensioni non può invocare tali motivi. Per "grandi dimensioni" si intende che la parte è obbligata a pubblicare i bilanci annuali o impiega almeno cinquanta persone. Un piccolo acquirente olandese, invece, spesso può invocarli.

La lezione pratica è tutt'altro che affascinante. Allega le condizioni all'offerta, fai riferimento ad esse nella conferma d'ordine e conserva la prova di invio. Dopodiché, verifica se il tuo set standard contiene clausole che un tribunale olandese potrebbe invalidare. Approfondiamo questo aspetto nella nostra guida alla redazione di termini e condizioni generali.

Cosa si può fare quando il fornitore è in ritardo o consegna la merce sbagliata?

Innanzitutto, mettete il fornitore in mora con una diffida scritta che stabilisca una scadenza ragionevole. Solo allora potrete richiedere un risarcimento danni o rescindere il contratto, a meno che quest'ultimo non contenga una scadenza inderogabile che renda superflua la diffida.

L'articolo 6:82 del Codice Civile richiede una diffida scritta che conceda un termine ragionevole per l'adempimento. Solo dopo la scadenza di tale termine, in assenza di adempimento, il fornitore è inadempiente e solo allora può sorgere il diritto al risarcimento dei danni ai sensi dell'articolo 6:74. La diffida non è una formalità da trascurare. Un acquirente che si lamenta telefonicamente senza mai fissare un termine per iscritto mette a rischio il proprio diritto al risarcimento.

Come si può evitare l'avviso di inadempimento?

Definisci una scadenza improrogabile per le consegne critiche. L'inadempimento si verifica nel momento stesso in cui la scadenza è superata.

Ai sensi dell'articolo 6:83 del Codice Civile, l'inadempimento si verifica senza preavviso quando un termine stabilito nel contratto scade senza che la prestazione sia stata eseguita e tale termine era inteso come definitivo. Concordare espressamente un termine fatale (fatale termijn) trasforma ogni scadenza critica non rispettata in un inadempimento immediato. Una clausola penale ai sensi degli articoli 6:91 e seguenti può avere un effetto simile e vi solleva dall'onere della prova del danno. Il tribunale conserva il potere, ai sensi dell'articolo 6:94, di ridurre una penale manifestamente eccessiva, e tale potere non può essere escluso.

Quali rimedi ha a disposizione l'acquirente?

In caso di inadempimento da parte del fornitore, l'acquirente può sospendere i pagamenti, richiedere il risarcimento dei danni, esigere l'adempimento o risolvere il contratto. La risoluzione non è prevista per inadempimenti di lieve entità.

La sospensione si basa sull'articolo 6:262 del Codice Civile e la risoluzione sull'articolo 6:265. La risoluzione è disponibile per qualsiasi inadempimento, salvo nei casi in cui l'inadempimento, data la sua scarsa rilevanza, non la giustifichi. Per questo motivo, i rimedi seri meritano un termine di sanatoria scritto e una soglia definita, come ad esempio un numero prestabilito di consegne in ritardo in un periodo di riferimento.

In quali casi il fornitore può sottrarsi alla responsabilità?

Per cause di forza maggiore o, eccezionalmente, per circostanze impreviste. Il contratto può ampliare o restringere la prima; la seconda ha una soglia elevata.

La forza maggiore ai sensi dell'articolo 6:75 del Codice Civile esonera da responsabilità un inadempimento non imputabile al fornitore, e il contratto può ampliarne o restringerne la portata; una clausola che elenca l'inadempimento del fornitore o la carenza di materie prime come cause di esonero da responsabilità sposta considerevolmente il rischio. Ai sensi dell'articolo 6:258, un tribunale può modificare o annullare un contratto per circostanze impreviste, ma la soglia per l'applicazione di tale clausola è elevata.

Entro quanto tempo bisogna presentare un reclamo per una consegna difettosa?

Entro un termine ragionevole (bekwame tijd) da quando hai scoperto il difetto, o da quando avresti dovuto ragionevolmente scoprirlo. Se superi tale termine, perdi il diritto di far valere il difetto, per quanto grave esso sia.

L'articolo 7:23, paragrafo 1, del Codice Civile impone tale obbligo all'acquirente di beni. L'articolo 6:89 impone un obbligo equivalente in ogni altro rapporto contrattuale, compresa la fornitura di servizi.

Ciò che si considera un lasso di tempo ragionevole dipende dalle circostanze. La natura della merce, se il difetto fosse visibile al momento della consegna, lo sforzo necessario per un'ispezione e il danno arrecato al fornitore dal ritardo sono tutti fattori da considerare. Il periodo fisso di due mesi, spesso citato, si applica solo agli acquisti di beni mobili da parte di consumatori, non alle forniture commerciali. Un acquirente professionale non può presumere di avere due mesi di tempo per pensarci. Per merci deperibili o con tempi di consegna ristretti, potrebbe essere necessario presentare un reclamo entro pochi giorni.

In che modo una clausola di ispezione può essere d'aiuto?

Sostituisce una discussione sulla ragionevolezza con una procedura chiara. Entrambe le parti sanno quando la merce si considera accettata.

Concordate un periodo di tempo per l'ispezione. Specificate che la merce si considera accettata se non viene presentato alcun reclamo scritto entro tale periodo. Definite cosa accade in caso di rifiuto: riparazione, sostituzione o rimborso, entro un periodo prestabilito, a spese e rischio del fornitore. Questo offre al fornitore certezza e all'acquirente una procedura chiara.

Esiste una seconda scadenza dopo la presentazione del reclamo?

Sì. Ai sensi dell'articolo 7:23 comma 2 del Codice Civile, il diritto dell'acquirente si prescrive due anni dopo la presentazione del reclamo, salvo interruzione del termine di prescrizione.

L'interruzione si effettua mediante richiesta o diffida scritta ai sensi dell'articolo 3:317 del Codice Civile. Una breve lettera raccomandata con riserva dei propri diritti ha un costo irrisorio rispetto a un reclamo che decade inosservato mentre le parti sono ancora in trattativa.

Come si può rescindere un contratto di fornitura senza finire in tribunale?

Un contratto a tempo determinato scade semplicemente; un contratto a tempo indeterminato può essere rescisso con preavviso. Tuttavia, per i rapporti di lunga durata, la ragionevolezza e l'equità possono richiedere un periodo di preavviso più lungo, una valida motivazione o un risarcimento.

Una clausola di rinnovo automatico può estendere silenziosamente un contratto a tempo determinato per un altro periodo completo se nessuno invia preavviso. Annotate la data di preavviso anziché la data di scadenza. Per i contratti a tempo indeterminato, la legge olandese è più restrittiva di quanto spesso suggerisca il testo contrattuale.

Di quanto preavviso hai bisogno per un contratto a tempo indeterminato?

Se il contratto non prevede un preavviso, in linea di principio è rescindibile. Tuttavia, i requisiti di ragionevolezza ed equità di cui all'articolo 6:248 del Codice Civile potrebbero comunque richiedere una causa sufficientemente grave, un periodo di preavviso più lungo o un risarcimento.

Ciò deriva dalla giurisprudenza della Corte Suprema in materia di contratti a tempo indeterminato. I fattori da considerare includono la durata del rapporto, gli investimenti effettuati dall'altra parte su vostra richiesta, il suo grado di dipendenza economica e il tempo necessario per trovare un'alternativa. Un fornitore che ha riorganizzato la propria linea di produzione per un singolo acquirente non può essere semplicemente licenziato con un preavviso di un mese.

Cosa succede se il fornitore fallisce?

L'acquirente può obbligare il fiduciario a scegliere se il contratto debba essere eseguito. Un patto di riserva di proprietà debitamente concordato rimane valido nei confronti del fiduciario.

Ai sensi dell'articolo 37 della legge fallimentare, l'acquirente può richiedere al curatore fallimentare di dichiarare entro un termine ragionevole se il contratto verrà eseguito. Se il curatore non risponde, perde il diritto di esigere l'adempimento. Per il fornitore, questo è un ulteriore motivo per definire correttamente la riserva di proprietà fin dall'inizio, piuttosto che dopo il primo mancato pagamento. La nostra nota sulla stipula di contratti con controparti olandesi illustra gli errori più frequenti in questa fase.

Quale legge e quale tribunale si applicano alle forniture transfrontaliere?

Ciò dipende dalla scelta della legge applicabile e del foro competente nel contratto; in assenza di una specifica indicazione, le norme UE rimandano al paese del venditore o del fornitore di servizi e al tribunale del convenuto o al luogo di consegna. Inoltre, la Convenzione di Vienna sulla vendita internazionale di beni (CISG) si applica automaticamente a molte vendite internazionali di beni.

Quale legge disciplina il contratto?

La legge scelta dalle parti. In assenza di scelta, si applica di norma la legge del paese del venditore o del fornitore di servizi.

La legge applicabile è determinata dal Regolamento Roma I (Regolamento (CE) n. 593/2008). Un contratto di compravendita di beni senza scelta della legge applicabile è disciplinato dalla legge del paese in cui il venditore ha la propria residenza abituale. Un contratto di prestazione di servizi è disciplinato dalla legge del paese in cui ha sede il prestatore di servizi. Un acquirente olandese che non abbia mai affrontato la questione potrebbe quindi stipulare un contratto secondo una legge straniera.

Perché la Convention di Vienna sulle vendite è importante?

La scelta del diritto olandese implica quindi l'applicazione della Convenzione di Vienna sulla vendita internazionale di beni mobili (CISG), e non delle norme del Codice civile olandese in materia di compravendita, a meno che il contratto non la escluda espressamente. La CISG ha un proprio regime. Richiede una violazione fondamentale affinché un contratto possa essere risolto. Prevede specifici requisiti di notifica per la non conformità, con un termine di prescrizione di due anni dalla consegna. Inoltre, non disciplina la riserva di proprietà né la validità delle clausole penali e di esonero da responsabilità, che rimangono regolate dal diritto nazionale. Escludetela o accettatela consapevolmente, ma non lasciatela al caso.

Quale tribunale decide sulla controversia?

Nell'ambito dell'UE, il tribunale scelto per iscritto dalle parti. In mancanza di scelta, il tribunale del domicilio del convenuto o il tribunale del luogo di consegna.

Nell'ambito dell'UE, si applica il Regolamento Bruxelles I bis (Regolamento (UE) n. 1215/2012): la scelta scritta del foro competente è in linea di principio vincolante ai sensi dell'articolo 25 e, in sua assenza, il convenuto può essere citato in giudizio nel proprio paese o, per le controversie contrattuali, nel luogo di consegna. L'arbitrato con sede nei Paesi Bassi è disciplinato dagli articoli 1020 e seguenti del Codice di procedura civile e i lodi arbitrali sono esecutivi all'estero ai sensi della Convenzione di New York.

Quali clausole di rischio aggiuntive vale la pena negoziare?

Quale di questi ti serve dipende da cosa acquisti e da dove proviene.

• Sanzioni e controllo delle esportazioni. Le normative dell'Unione Europea in materia di sanzioni si applicano direttamente nei Paesi Bassi e prevalgono sugli obblighi contrattuali. Il Regolamento (UE) 2021/821 sui beni a duplice uso introduce l'obbligo di licenza per gli articoli elencati. Una clausola che definisce chi può ottenere le licenze e cosa accade in caso di rifiuto evita una situazione di stallo in cui nessuna delle parti può legalmente adempiere.
• Limiti di responsabilità. I limiti di risarcimento e le esclusioni sono validi in linea di principio nei contratti commerciali. Un tribunale può annullarli ai sensi dell'articolo 6:248, comma 2, del Codice Civile, in particolare quando il danno è stato causato da dolo o colpa grave del fornitore o dei suoi dirigenti. È importante redigere un limite di risarcimento difendibile: proporzionato al valore del contratto, con esclusioni per la riservatezza e per i diritti di proprietà intellettuale di terzi.
• Dati e riservatezza. Se il fornitore tratta dati personali per tuo conto, l'articolo 28 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) richiede un accordo scritto con il responsabile del trattamento. Un contratto di fornitura che non rispetti tale articolo è da considerarsi incompleto per legge.
• Due diligence della catena di approvvigionamento. La Direttiva sulla Due Diligence in materia di Sostenibilità Aziendale, come modificata dal pacchetto Omnibus I, deve essere recepita entro il 26 luglio 2028 e si applicherà alle imprese di maggiori dimensioni a partire dal 26 luglio 2029. Gli obblighi in essa previsti saranno trasferiti a cascata tramite contratto, pertanto è fondamentale stabilire fin da ora chi si farà carico dei costi relativi alle richieste di informazioni.

Cosa dovresti verificare in qualità di acquirente?

In qualità di acquirente, il rischio è quello di avere un fornitore che fallisce senza offrire soluzioni alternative. Verifica questi punti prima di firmare:

• La specifica descrive qualcosa che è possibile testare, con tolleranze e un test di accettazione.
• Le date di consegna critiche sono termini inderogabili ai sensi dell'articolo 6:83 del Codice Civile, pertanto non è necessario alcun preavviso di inadempimento.
• La finestra di ispezione e la procedura di reclamo sono applicabili ai vostri prodotti, a condizione che sussista l'obbligo di presentare reclamo nei termini previsti dall'articolo 7:23.
• La CISG è espressamente esclusa o espressamente accettata.
• La clausola di forza maggiore non esonera dai normali inadempimenti dei fornitori, come ad esempio la carenza di materie prime.
• La persona che firma per il fornitore è autorizzata secondo il Registro delle Imprese presso KVK.

Che cosa dovresti verificare in qualità di fornitore?

In qualità di fornitore, il rischio per te è quello del ritardo nel pagamento e della brusca interruzione di un rapporto in cui hai investito. Verifica questi punti prima di firmare:

• Il termine di pagamento è conforme all'articolo 6:119a, compreso il termine massimo di 30 giorni se l'acquirente è una grande azienda e voi siete una PMI.
• La riserva di proprietà ai sensi dell'articolo 3:92 è concordata prima della prima consegna e si applica nel magazzino dell'acquirente.
• Le vostre condizioni generali sono state inviate insieme all'offerta, e l'offerta respinge espressamente le condizioni dell'acquirente ai sensi dell'articolo 6:225.
• Il limite di responsabilità è proporzionale al valore del contratto.
• La clausola di recesso stabilisce un periodo di preavviso e riguarda gli ordini finali, gli utensili, i pezzi di ricambio e le scorte.

Cosa possiamo fare per voi con un contratto di fornitura?

I nostri avvocati specializzati in diritto societario redigono, revisionano e negoziano contratti di fornitura ai sensi della legge olandese, in olandese e in inglese. Nello specifico:

• Redigiamo o esaminiamo il vostro contratto di fornitura ed elenchiamo le clausole che trasferiscono il rischio a voi.
• Verifichiamo le vostre condizioni generali alla luce degli articoli da 6:231 a 6:237 del Codice Civile.
• Redigiamo l'avviso di inadempimento (ingebrekestelling) o la lettera di risoluzione quando la controparte non adempie ai propri obblighi.
• Forniamo consulenza in merito alla legge applicabile, alla Convenzione di Vienna sulla vendita internazionale di beni (CISG) e alla scelta tra tribunale competente e arbitrato nelle forniture transfrontaliere.
• Valutiamo il periodo di preavviso e l'eventuale indennizzo in caso di cessazione di un rapporto di fornitura di lunga durata.

Sintesi

• Secondo la legge olandese, un contratto di fornitura non necessita di forma scritta, ma un contratto scritto stabilisce quali norme predefinite del Codice Civile vengono sostituite e funge da prova.
• I termini di pagamento sono regolamentati: 30 giorni di default, e una grande azienda che acquista da un fornitore di piccole o medie dimensioni non può concordare un termine superiore a 30 giorni.
• Informa per iscritto i fornitori inadempienti o concorda scadenze inderogabili per le consegne critiche.
• Segnala i difetti entro un termine ragionevole e interrompi per iscritto il termine di prescrizione di due anni.
• Nelle vendite transfrontaliere, è fondamentale valutare attentamente la legge applicabile, la Convenzione di Vienna sulla vendita internazionale di beni mobili (CISG) e il foro competente.

Domande frequenti