Firma elettronica: quando è legalmente valida nei Paesi Bassi?

Nei Paesi Bassi, una firma elettronica ha lo stesso valore legale di una firma autografa, a condizione che il metodo sia sufficientemente affidabile per lo scopo del documento e le circostanze del caso. Questo è lo standard previsto dall'articolo 3:15a del Codice Civile olandese (BW); l'eccezione riguarda gli atti per i quali la legge richiede un atto notarile o un'altra forma specifica.

La legge non prescrive una tecnologia specifica; si chiede piuttosto se il metodo sia adeguato alla transazione. Il regolamento europeo eIDAS (Regolamento (UE) n. 910/2014) conferisce maggiore struttura a tale standard definendo tre tipologie di firma elettronica.

Quali sono i tre tipi di firma elettronica?

eIDAS distingue tra firma elettronica semplice, avanzata e qualificata. Solo la firma qualificata ha lo stesso effetto di una firma autografa per effetto di legge, ai sensi dell'articolo 25, paragrafo 2, del regolamento eIDAS, in tutta l'Unione europea.

Una semplice firma elettronica è qualsiasi dato elettronico allegato a un documento per firmarlo, come un nome digitato, una firma scansionata o un clic. Una firma elettronica avanzata è univocamente collegata al firmatario, può identificarlo e mostrare se il documento è stato successivamente modificato. Una firma elettronica qualificata è una firma avanzata creata con un dispositivo di firma qualificato e basata su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari presente nell'elenco UE dei prestatori di servizi fiduciari.

Di che tipo hai bisogno?

Per la maggior parte dei documenti commerciali, ai sensi dell'articolo 3:15a del Codice Civile tedesco (BW), è sufficiente una firma semplice o avanzata. In pratica, la firma avanzata offerta dalle piattaforme di firma più diffuse rappresenta la scelta predefinita più sensata: identifica il firmatario e registra eventuali modifiche al documento, aspetto su cui si baserà un'eventuale controversia.

Una firma scansionata e incollata su un documento rappresenta un punto debole. Chiunque abbia accesso al file può riutilizzarla, e non offre alcuna garanzia su eventuali modifiche successive al documento. Se l'altra parte nega di aver firmato, chi si è affidato a una semplice firma deve dimostrare che il metodo utilizzato era sufficientemente affidabile; con una firma qualificata, questo problema non si pone.

Quando una firma elettronica non è sufficiente?

Alcuni atti richiedono un atto notarile, e una normale firma elettronica non può sostituirlo. Esempi sono il trasferimento di proprietà registrate, il trasferimento di quote di una società a responsabilità limitata (BV) ai sensi dell'articolo 2:196 del Codice Civile tedesco (BW) e la costituzione di una società a responsabilità limitata (BV) o di una società per azioni (NV) dinanzi a un notaio.

Anche alcuni documenti relativi al diritto di famiglia e al diritto del lavoro prevedono specifici moduli, come ad esempio una clausola di non concorrenza scritta in un contratto di lavoro. Prima di firmare qualsiasi documento in formato elettronico, verifica se la legge richiede un modulo specifico per quell'atto.

Come si fa a rendere valida una firma elettronica?

Ciò che decide una controversia sono le prove relative al processo di firma, non l'immagine della firma. Secondo la legge processuale olandese, il tribunale valuta liberamente tali prove, quindi conservate la traccia di controllo generata dalla piattaforma: chi ha firmato, quando, da quale indirizzo, come è stata effettuata l'autenticazione e l'hash che dimostra che il documento non è cambiato.

Concordate in anticipo, idealmente nel contratto stesso, che le parti accettino la firma elettronica e quale metodo applicare. Scegliete il metodo in base alla posta in gioco: una firma qualificata per una transazione che merita di essere tutelata, una firma semplice per una conferma di routine.

Cosa bisogna verificare quando si invia un documento per la firma?

• Se la legge richieda un atto notarile o un'altra forma specifica per questo atto.
• Quale livello eIDAS offre la piattaforma di firma: semplice, avanzato o qualificato.
• Modalità con cui la piattaforma autentica il firmatario, ad esempio tramite codice SMS o documento d'identità.
• Che puoi scaricare e conservare la traccia di controllo e il file firmato.
• Il contratto deve attestare che le parti accettano la firma elettronica.

Cosa bisogna verificare quando viene richiesto di firmare elettronicamente?

• Che il documento che firmi sia la versione definitiva e che tu ne riceva una copia firmata.
• Chi sono gli altri firmatari e se sono autorizzati a rappresentare la loro azienda, ad esempio nel Registro delle Imprese (Handelsregister) della KVK.
• Se la piattaforma ti mostra la cronologia delle operazioni in seguito.
• Sia un nome digitato che un clic da parte tua potrebbero essere interpretati come una firma su un documento che intendevi solo rivedere.

Cosa possiamo fare per voi con le firme elettroniche?

Offriamo consulenza ad aziende e privati ​​in materia di firma elettronica; per saperne di più sul nostro lavoro, visitate la nostra pagina dedicata agli avvocati specializzati in diritto informatico.

• Valutiamo quale livello di firma sia più adatto a una specifica transazione.
• Verifichiamo se un requisito del modulo o un atto notarile escluda la firma elettronica.
• Redigiamo la clausola in cui le parti accettano la firma elettronica.
• Analizziamo la traccia di controllo quando una firma viene contestata e valutiamo le prove fornite.
• Vi rappresentiamo nei procedimenti in cui è in discussione la validità di una firma.

Sintesi

• Nei Paesi Bassi, ai sensi dell'articolo 3:15a della legge olandese sulle firme elettroniche (BW), una firma elettronica è valida se il metodo è sufficientemente affidabile per il documento e le circostanze.
• eIDAS distingue le firme elettroniche semplici, avanzate e qualificate; una firma qualificata ha lo stesso effetto di una firma autografa in tutta l'UE (articolo 25, paragrafo 2, eIDAS).
• Atti quali il trasferimento di quote in una società a responsabilità limitata (articolo 2:196 BW) o il trasferimento di proprietà richiedono ancora un atto notarile.
• Ciò che ti protegge in caso di controversia è la tracciabilità della firma, non l'immagine della firma stessa.

Domande frequenti