Conformità legale nei Paesi Bassi: quali norme vincolano la tua attività?

La conformità legale significa che la tua azienda rispetta ogni norma a cui è soggetta: leggi olandesi, regolamenti UE direttamente applicabili, condizioni di permessi e licenze, contratti collettivi di lavoro e le politiche interne che hai adottato. Per un'azienda nei Paesi Bassi, tali norme rientrano in un numero limitato di aree, ognuna con il proprio organo di controllo, ma puoi gestirle efficacemente solo se sai quali aree ti riguardano e chi ne garantisce il rispetto.

Le principali aree di competenza sono: occupazione, protezione dei dati e sicurezza informatica, fiscalità e rendicontazione finanziaria, antiriciclaggio e sanzioni, diritto della concorrenza e dei consumatori, ambiente e sicurezza dei prodotti, gestione aziendale e licenze di settore. Di seguito, spieghiamo cosa richiede ciascuna area, quale autorità la supervisiona, quali sono i costi della non conformità e come costruire un programma di comprovata efficacia.

Qual è la differenza tra conformità legale e conformità normativa?

La conformità legale è il dovere generale di rispettare la legge che si applica a tutti. La conformità normativa è l'insieme più ristretto di obblighi che un'autorità di vigilanza designata monitora e fa rispettare in un particolare settore o in relazione a un rischio specifico.

La conformità legale comprende il Codice civile olandese (Burgerlijk Wetboek, BW), la legislazione fiscale, il diritto del lavoro, il diritto penale e le norme generali in materia di ambiente e dati personali. Stabilisce gli standard minimi e si applica indipendentemente dal fatto che vengano effettuati controlli o meno.

La conformità normativa si applica, ad esempio, a un istituto di pagamento ai sensi della legge sulla vigilanza finanziaria (Wet op het financieel toezicht, Wft), a un ospedale ai sensi dell'ispettorato sanitario, a un'azienda che gestisce un impianto in possesso di un'autorizzazione ambientale e urbanistica (omgevingsvergunning) o a un operatore di gioco d'azzardo ai sensi della legge sulle scommesse e i giochi (Wet op de kansspelen). Le caratteristiche tipiche includono una licenza o una registrazione, un obbligo di rendicontazione continuativo, poteri di ispezione e sanzioni amministrative come un ordine di pagamento di una penale (last onder dwangsom) o una sanzione amministrativa (bestuurlijke boete).

Perché questa distinzione è importante nella pratica

Le due normative vengono applicate attraverso percorsi e con tempistiche differenti. La violazione di una legge generale emerge solitamente a seguito di una controversia, un reclamo o un'indagine penale, e spetta a un tribunale pronunciarsi in merito. La violazione di una norma regolamentare, invece, emerge a seguito di un'ispezione o di una segnalazione obbligatoria, e viene gestita a livello amministrativo, spesso molto prima che un tribunale intervenga.

Fate attenzione ai modelli normativi di altre giurisdizioni. Il Sarbanes-Oxley Act statunitense e i codici di settore redatti per il mercato americano non hanno valore legale nei Paesi Bassi, sebbene spesso compaiano nei software di compliance. Ciò che vincola un'azienda olandese è il diritto olandese e quello dell'UE, oltre agli standard contrattuali concordati, come ad esempio il regolamento di un sistema di pagamento o i requisiti di audit di un cliente.

Da dove provengono i tuoi obblighi: dall'esterno o dall'interno?

La conformità esterna riguarda le norme imposte dall'esterno; la conformità interna riguarda le norme che stabilisci tu stesso. Entrambe sono importanti, perché una norma interna, una volta adottata, diventa il parametro di riferimento con cui un tribunale o un superiore valuta la tua condotta.

Le norme interne includono un codice di condotta, una matrice di approvazione delle spese, una politica in materia di regali e ospitalità, un codice di condotta per i fornitori e standard di qualità superiori al minimo legale. Sono di natura volontaria, ma non vincolanti nella pratica. Una volta comunicata, una norma interna può entrare a far parte del rapporto di lavoro e costituire il criterio per un licenziamento per violazione delle norme aziendali.

La legislazione olandese ed europea richiedono sempre più spesso di poter dimostrare di essersi organizzati per garantire la conformità. Ne sono un esempio il principio di responsabilità previsto dal GDPR, l'obbligo di mantenere una solida organizzazione amministrativa e un efficace controllo interno nella vigilanza finanziaria, nonché l'inventario e la valutazione dei rischi ai sensi della normativa sulle condizioni di lavoro. La documentazione, quindi, costituisce una prova, non un mero adempimento burocratico. Ciò spiega anche perché la conformità necessiti di una figura responsabile con competenze ben definite a livello di consiglio di amministrazione.

Che cosa richiede la conformità in materia di lavoro?

Il diritto del lavoro è una legge inderogabile: non è possibile derogarvi tramite contratto a svantaggio del dipendente. La maggior parte delle aziende si conforma innanzitutto a questa normativa, attraverso le norme sul licenziamento, l'orario di lavoro, il salario minimo e la salute e sicurezza sul lavoro.

La normativa sul licenziamento è contenuta nel Libro 7 del Codice Civile olandese. Si tratta di un sistema chiuso: il datore di lavoro deve sussistere uno dei motivi previsti dall'articolo 7:669 del Codice Civile olandese e seguire la procedura corretta. Il licenziamento per motivi economici e dopo due anni di malattia viene gestito dall'Agenzia per l'Assicurazione dei Lavoratori (UWV). Il licenziamento per motivi personali, come scarso rendimento, rapporto di lavoro compromesso o condotta colposa, viene gestito dal tribunale distrettuale (kantonrechter). La risoluzione consensuale del rapporto di lavoro viene formalizzata in un accordo transattivo (vaststellingsovereenkomst), che il dipendente può revocare entro 14 giorni ai sensi dell'articolo 7:670b del Codice Civile olandese.

Attorno a questo nucleo si sviluppano altri tre regimi. La legge sull'orario di lavoro (Arbeidstijdenwet) limita gli orari di lavoro e di riposo. La legge sul salario minimo e sulle ferie minime (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag) ha stabilito un salario minimo orario legale a partire dal 1° gennaio 2024, con adeguamenti semestrali. La legge sulle condizioni di lavoro (Arbeidsomstandighedenwet) richiede un inventario e una valutazione dei rischi scritti (risico-inventarisatie en -evaluatie, RI&E) con un piano d'azione. Tale documento è solitamente la prima cosa che l'Autorità olandese per il lavoro (Nederlandse Arbeidsinspectie) richiede.

Se assumete cittadini di paesi extra-SEE, si applica la legge sull'impiego di cittadini stranieri (Wet arbeid vreemdelingen). Avete bisogno di un permesso di lavoro o di un permesso unico di lavoro e soggiorno, e dovete controllare e copiare il documento d'identità del dipendente. L'Autorità del Lavoro sanziona l'applicazione di tale legge con sanzioni amministrative.

Due sviluppi da includere nel tuo piano

I datori di lavoro con 50 o più dipendenti devono disporre di una procedura interna di segnalazione conforme ai requisiti della legge olandese sulla protezione dei segnalatori di illeciti (Wet bescherming klokkenluiders). L'Autorità olandese per la protezione dei segnalatori di illeciti (Huis voor Klokkenluiders) è uno dei canali esterni a cui i dipendenti possono rivolgersi.

Le imprese che mettono a disposizione lavoratori per conto terzi devono prepararsi all'entrata in vigore della legge sull'ammissione degli intermediari del lavoro (Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten, Wtta). La legge entrerà in vigore il 1° gennaio 2027 e l'Autorità olandese per il lavoro (Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt) applicherà il requisito di ammissione a partire dal 1° gennaio 2028. La nuova Autorità olandese per il mercato del lavoro (Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt) valuterà le domande di ammissione. Anche le aziende che assumono lavoratori saranno interessate, poiché sarà vietato utilizzare un fornitore non ammesso.

Quali sono le esigenze in termini di protezione dei dati e sicurezza informatica?

Se trattate dati personali, si applica il GDPR e dovete essere in grado di dimostrare che il trattamento è lecito. Se operate in un settore soggetto alla legge sulla sicurezza informatica (Cyberbeveiligingswet), avete anche un obbligo di diligenza e l'obbligo di segnalare gli incidenti.

Il GDPR (in olandese: Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) è integrato dalla legge olandese di attuazione del GDPR (Uitvoeringswet AVG). L'autorità di controllo è l'Autorità olandese per la protezione dei dati (Autoriteit Persoonsgegevens, AP). Non esiste un obbligo generale di registrarsi presso l'AP prima di trattare dati personali. Il GDPR, tuttavia, richiede la responsabilità.

In pratica, ciò significa una base giuridica per ogni operazione di trattamento, una registrazione delle attività di trattamento, informazioni chiare sulla privacy, procedure praticabili per le richieste di accesso, rettifica e cancellazione e un accordo sul trattamento con ogni responsabile del trattamento. È inoltre necessaria una valutazione documentata dei trasferimenti al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE), misure di sicurezza adeguate e una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati laddove il trattamento possa comportare un rischio elevato.

Ai sensi dell'articolo 33 del GDPR, è necessario notificare al responsabile del trattamento qualsiasi violazione dei dati personali entro 72 ore dalla data in cui se ne viene a conoscenza, a meno che la violazione non comporti un rischio per gli interessati. Ai sensi dell'articolo 34 del GDPR, è inoltre necessario informare le persone interessate qualora il rischio sia elevato. La mancata notifica può comportare sanzioni fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato annuo mondiale. Le sanzioni più elevate previste dal GDPR, ad esempio per il trattamento dei dati senza una base giuridica, possono arrivare fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo mondiale, a seconda di quale dei due importi sia maggiore.

Sicurezza informatica ai sensi della legge sulla sicurezza informatica

La legge sulla sicurezza informatica, che attua la direttiva NIS2 dell'UE, è in vigore dal 15 agosto 2026. Essa riguarda le entità essenziali e importanti nei settori designati. Queste devono registrarsi presso il Centro nazionale per la sicurezza informatica (NCSC) e adempiere a un obbligo di diligenza che comprende la gestione del rischio, la sicurezza della catena di approvvigionamento, la gestione degli incidenti e la continuità operativa. La responsabilità di tale adempimento ricade sulla direzione aziendale.

Gli incidenti significativi devono essere segnalati in due fasi: un allarme precoce entro 24 ore e una notifica più completa entro 72 ore. La supervisione è suddivisa tra autorità di controllo settoriali, con l'Autorità olandese per le infrastrutture digitali (Rijksinspectie Digitale Infrastructuur, RDI) che si occupa delle infrastrutture digitali e dei fornitori di servizi digitali. Iniziate verificando se rientrate nell'ambito di applicazione. Le dimensioni e il settore di appartenenza determinano questo aspetto, non la vostra autovalutazione della criticità della vostra attività.

L'intelligenza artificiale

Ai sensi dell'AI Act dell'UE, sono già in vigore i divieti sulle pratiche proibite, gli obblighi per i modelli di IA di uso generale e i doveri di trasparenza per i sistemi che interagiscono con le persone o generano contenuti sintetici. Il regime ad alto rischio è stato posticipato dal pacchetto omnibus digitale: al 2 dicembre 2027 per i sistemi elencati nell'allegato III e al 2 agosto 2028 per l'IA nei prodotti contemplati dall'allegato I. La proposta di direttiva sulla responsabilità per l'IA è stata ritirata, pertanto la responsabilità per i danni causati dall'IA viene valutata secondo le normali norme olandesi in materia di responsabilità extracontrattuale, responsabilità da prodotto e contrattualistica.

Quali sono gli obblighi fiscali, di rendicontazione e antiriciclaggio applicabili?

Ogni impresa ha obblighi fiscali e, in quanto società a responsabilità limitata (BV) o società senza scopo di lucro (NV), l'obbligo di presentare i bilanci annuali. Gli obblighi in materia di antiriciclaggio si applicano solo agli enti designati, ma tale gruppo è più ampio di quanto la maggior parte delle persone pensi.

A seconda della forma giuridica della tua impresa, paghi l'imposta sul reddito delle società o l'imposta sul reddito delle persone fisiche, oltre all'IVA, e devi trattenere e versare le imposte sui salari dei tuoi dipendenti. L'amministrazione di tutti questi adempimenti è affidata all'Agenzia delle Entrate e delle Dogane (Belastingdienst). Il compito è tanto procedurale quanto sostanziale: dichiarazioni corrette e puntuali, documentazione completa e un'amministrazione verificabile. Devi conservare la documentazione aziendale per sette anni e i dati relativi ai beni immobili per dieci anni.

Law & More Non fornisco consulenza sulla pianificazione fiscale. Per la vostra posizione fiscale sostanziale, avete bisogno di un consulente fiscale. Una divisione di compiti sensata prevede che il consulente fiscale determini la posizione, mentre un avvocato si occupi delle conseguenze in caso di controversie o indagini.

Conti annuali

Una BV o NV deve preparare, approvare e depositare i propri bilanci annuali presso la Camera di Commercio (Kamer van Koophandel, KvK) entro e non oltre dodici mesi dalla fine dell'esercizio finanziario. Il deposito tardivo non è una semplice formalità, ma costituisce un illecito economico e, in caso di successivo fallimento, implica che gli amministratori siano ritenuti responsabili per negligenza nell'adempimento dei propri doveri ai sensi dell'articolo 2:248 del Codice di procedura civile olandese (BW). La legge presume quindi che tale negligenza sia stata una causa determinante del fallimento, motivo per cui gli amministratori possono essere ritenuti personalmente responsabili per il deficit. Le società quotate in borsa hanno ulteriori obblighi di rendicontazione e divulgazione, sotto la supervisione dell'Autorità olandese per i mercati finanziari (Autoriteit Financiële Markten, AFM).

Antiriciclaggio

La legge sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, Wwft) si applica agli enti designati. Tra questi figurano banche, compagnie assicurative e istituti di pagamento, ma anche commercialisti, consulenti fiscali, notai, avvocati per determinati servizi, agenti immobiliari, società fiduciarie, fornitori di servizi di criptovalute e operatori che accettano ingenti pagamenti in contanti.

I loro compiti consistono nella due diligence della clientela basata sul rischio, nell'identificazione e verifica del beneficiario effettivo (che detiene più del 25%), nel monitoraggio continuo e nella segnalazione di transazioni insolite all'Unità di Informazione Finanziaria (FIU-Nederland). Il sistema olandese richiede la segnalazione di transazioni insolite, non solo di quelle sospette, il che rappresenta una soglia volutamente più bassa. La supervisione è suddivisa tra la Banca Centrale dei Paesi Bassi (DNB), l'Autorità Federale dei Mercati (AFM), l'ufficio di vigilanza dell'autorità fiscale (Bureau Toezicht Wwft) e gli ordini professionali.

Il riciclaggio di denaro è di per sé un reato ai sensi degli articoli da 420bis a 420quater del Codice penale olandese (Wetboek van Strafrecht, Sr); la legge olandese sul riciclaggio di denaro (WWFT) impone solo obblighi di prevenzione. La nostra guida sul riciclaggio di denaro nei Paesi Bassi spiega come i due aspetti si integrano. Se la tua azienda gestisce asset digitali, leggi anche la nostra nota sui rischi di conformità relativi alle criptovalute.

sanzioni

La conformità alle sanzioni viene spesso confusa con la normativa antiriciclaggio, ma vincola tutte le imprese, non solo gli istituti designati, e non prevede esenzioni basate sul rischio. Se operate a livello internazionale, consultate la nostra guida sulla conformità alle sanzioni nei Paesi Bassi . Essa tratta argomenti quali lo screening, il test di proprietà e controllo e gli obblighi di segnalazione previsti dalla legge sulle sanzioni del 1977 (Sanctiewet 1977).

Cosa richiedono il diritto della concorrenza, il diritto dei consumatori e il diritto contrattuale?

Non è consentito concordare prezzi o mercati con i concorrenti, né abusare di una posizione dominante. Se vendete ai consumatori, dovete inoltre rispettare le norme a tutela dei consumatori previste dai libri 6 e 7 del Codice civile olandese.

La legge sulla concorrenza (Mededingingswet) rispecchia la normativa europea in materia. Essa vieta gli accordi e le pratiche concordate che limitano la concorrenza e l'abuso di posizione dominante. L'Autorità per i consumatori e i mercati (Autoriteit Consument en Markt, ACM) ne garantisce l'applicazione, con poteri che includono ispezioni a sorpresa presso le sedi aziendali e l'accesso ai dati digitali.

I rischi reali sono rappresentati dagli scambi di informazioni all'interno di un'associazione di categoria, dagli accordi sui prezzi o sul territorio tra distributori, dai patti di non concorrenza tra datori di lavoro e dal mantenimento del prezzo di rivendita presentato come prezzo consigliato. Le sanzioni sono calcolate in base al fatturato e gli amministratori possono essere multati personalmente per aver istigato o guidato l'infrazione.

L'ACM si occupa anche dell'applicazione della legislazione a tutela dei consumatori. Le norme relative alla vendita a distanza, alle informazioni precontrattuali, al diritto di recesso entro 14 giorni, alle pratiche commerciali sleali e alle condizioni generali eccessivamente onerose si applicano a tutte le imprese che vendono ai consumatori. Tali norme vengono applicate sia privatamente, poiché il consumatore può annullare una clausola vessatoria, sia pubblicamente, poiché l'ACM può imporre sanzioni pecuniarie. L'ACM vigila anche sui mercati dell'energia, delle telecomunicazioni, dei servizi postali e dei trasporti. Dal 1° gennaio 2026, data di entrata in vigore dell'Energy Act (Energiewet), l'ACM applica tale legge in sostituzione dell'Electricity Act del 1998 e del Gas Act.

Conformità contrattuale

L'adempimento contrattuale è l'aspetto più silenzioso ma anche il più controverso. Ai sensi dell'articolo 6:234 del Codice Civile tedesco (BW), è necessario fornire le proprie condizioni generali di contratto prima o al momento della conclusione del contratto stesso; in caso contrario, l'altra parte può invalidare le clausole. I termini di legge decorrono indipendentemente dal fatto che qualcuno li controlli o meno. L'acquirente deve presentare reclamo entro un termine ragionevole dopo aver scoperto un difetto, e il termine di prescrizione viene interrotto solo da una comunicazione scritta in cui si riserva espressamente il diritto all'adempimento.

Un'agenda per le scadenze contrattuali e legali è quindi uno strumento di conformità, non un dettaglio legale. Per le problematiche ricorrenti in questo ambito, si veda la nostra panoramica sulle questioni legali aziendali più comuni.

Quali normative ambientali e di prodotto si applicano al tuo caso?

Le attività che incidono sull'ambiente fisico rientrano nell'ambito della legge sull'ambiente e la pianificazione (Omgevingswet), sia in base a norme generali che tramite autorizzazione. I prodotti immessi sul mercato dell'UE devono essere conformi alla legislazione europea in materia di prodotti.

La legge Omgevingswet è in vigore dal 1° gennaio 2024. Ha unificato le precedenti normative in materia di pianificazione, edilizia e ambiente in un unico sistema. I comuni, le province e gli enti gestori delle risorse idriche sono le autorità competenti, mentre i servizi ambientali regionali (omgevingsdiensten) si occupano della maggior parte delle ispezioni e dell'applicazione delle norme. Se la vostra attività gestisce rifiuti, scarica in acqua, emette nell'aria, immagazzina sostanze pericolose o gestisce impianti ad alto consumo energetico, presumete di rientrare nell'ambito di applicazione della legge e verificate le normative vigenti.

La conformità dei prodotti è in gran parte determinata dalle normative UE. Per immettere un prodotto sul mercato UE, questo deve essere conforme alla legislazione armonizzata applicabile, recare la marcatura CE ove richiesto, essere corredato da documentazione tecnica e avere un operatore economico responsabile stabilito nell'UE. L'Autorità olandese per la sicurezza alimentare e dei prodotti di consumo (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, NVWA) vigila sull'igiene alimentare, l'etichettatura e la tracciabilità, nonché sulla sicurezza dei prodotti di consumo, dei giocattoli e di alcuni altri prodotti. L'Ispettorato per l'ambiente umano e i trasporti (Inspectie Leefomgeving en Transport, ILT) vigila sui trasporti, le spedizioni di rifiuti, gli alloggi e le infrastrutture.

Rendicontazione di sostenibilità e due diligence

L'UE ha ristretto l'ambito di applicazione delle norme sulla sostenibilità attraverso il pacchetto Omnibus I, Direttiva (UE) 2026/470. La direttiva sulla due diligence (CSDDD) si applica ora solo alle imprese di grandi dimensioni, a partire dal 26 luglio 2029; gli Stati membri devono recepirla entro il 26 luglio 2028. Il regime armonizzato di responsabilità civile dell'UE è stato abolito e le sanzioni sono limitate al 3% del fatturato netto mondiale. Anche l'ambito di applicazione della rendicontazione di sostenibilità (CSRD) è stato ridotto alle imprese di maggiori dimensioni. L'attuazione nei Paesi Bassi è ancora in corso, quindi è consigliabile verificare la situazione attuale prima di fare affidamento su fonti obsolete.

Quali sono gli obblighi e le licenze aziendali in materia di gestione degli affari societari?

Ogni persona giuridica olandese deve mantenere aggiornata la propria iscrizione alla Camera di Commercio e registrare i propri titolari effettivi. Se l'accesso al vostro mercato richiede una licenza, le condizioni di tale licenza sono tra i vostri obblighi più importanti.

Il registro delle imprese (Handelsregister) deve indicare gli amministratori in carica, i firmatari autorizzati e la sede legale. Un registro obsoleto consente di presentare a terzi un ex amministratore come ancora autorizzato. I titolari effettivi devono essere registrati nel registro UBO (Uniform Benefit Officer) tenuto dalla Camera di Commercio. L'accesso pubblico a tale registro è stato chiuso a seguito della sentenza della Corte di Giustizia dell'UE del 22 novembre 2022, ma l'obbligo di registrazione rimane invariato. Le autorità competenti e, in determinate circostanze, gli enti Wwft (Worldwide Financial Centre) hanno ancora accesso al registro.

La governance aziendale aggiunge un ulteriore livello di complessità. Ai sensi dell'articolo 2:239 del Codice delle Imprese (BW), gli amministratori devono agire nell'interesse della società e della sua attività. Un amministratore in conflitto di interessi non può partecipare al processo decisionale. Il regime delle grandi imprese (structuurregime) e la legge sui consigli di fabbrica (Wet op de ondernemingsraden) prevedono specifici requisiti di consultazione e approvazione.

Le licenze di settore sono di primaria importanza. I servizi finanziari richiedono una licenza rilasciata dalla DNB (Autorità olandese per la sicurezza e la salute) o dall'AFM (Autorità olandese per la sicurezza e la salute). I giochi d'azzardo richiedono una licenza rilasciata dall'Autorità olandese per il gioco d'azzardo (Kansspelautoriteit). Gli operatori sanitari rispondono all'Ispettorato per la salute e l'assistenza all'infanzia (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, IGJ) e, per quanto riguarda tariffe e condotta di mercato, all'Autorità olandese per la sanità (Nederlandse Zorgautoriteit, NZa). Servizi di assistenza all'infanzia, sicurezza privata, trasporto in taxi, trattamento dei rifiuti e armi da fuoco sono tutti soggetti a normative specifiche. La violazione delle condizioni di licenza mette a rischio la licenza stessa, non solo le finanze.

Chi fa rispettare cosa?

La conformità diventa gestibile una volta individuata l'autorità responsabile di ciascun obbligo. Questa è la mappa operativa per la maggior parte delle aziende:

• Autorità olandese per la protezione dei dati (AP): il GDPR, le notifiche di violazione dei dati e i reclami degli interessati.
• Autorità olandese del lavoro: condizioni di lavoro, orario di lavoro, salario minimo, impiego di cittadini stranieri e sfruttamento del lavoro.
• Autorità per i consumatori e i mercati (ACM): concorrenza, tutela dei consumatori e mercati regolamentati dell'energia, delle telecomunicazioni, dei servizi postali e dei trasporti.
• La Banca olandese e l'AFM: vigilanza sugli enti finanziari sotto la giurisdizione della WFT e vigilanza della WFT sugli enti ad essa assegnati.
• Amministrazione fiscale e doganale, incluso l'Ufficio doganale (Bureau Toezicht Wwft): dichiarazioni e pagamenti fiscali, tenuta dei registri e vigilanza antiriciclaggio su commercianti e intermediari.
• FIU-Nederland: riceve segnalazioni di transazioni insolite e decide quali dichiarare sospette e trasmettere alle autorità inquirenti.
• NVWA: sicurezza alimentare, sicurezza dei prodotti, etichettatura e benessere degli animali.
• ILT: trasporti, smaltimento dei rifiuti, acqua e alloggi.
• Comuni, province e servizi ambientali: permessi e applicazione della legge Omgevingswet.
• RDI e i supervisori settoriali della sicurezza informatica: l'obbligo di diligenza e la segnalazione degli incidenti ai sensi della legge sulla sicurezza informatica (Cyberbeveiligingswet).
• Dogana (Douane) e Ufficio Centrale di Importazione ed Esportazione (CDIU): dogana, controllo delle esportazioni, licenze a duplice uso e sanzioni alla frontiera.
• Regolatori del settore: Kansspelautoriteit, IGJ e NZa, e dal 2027 Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt per gli intermediari del lavoro.

Dietro a tutto ciò si cela la via penale. La legge sui reati economici (Wet op de economische delicten, WED) trasforma le violazioni di numerose norme regolamentari in reati economici. Questi vengono indagati dal Servizio di intelligence e investigazione fiscale (FIOD) o dall'ispettorato competente e perseguiti dalla Procura della Repubblica (Functioneel Parket). È così che un problema amministrativo si trasforma in un reato penale, ed è per questo che la vostra risposta alla prima richiesta di informazioni da parte di un superiore è una decisione legale, non operativa.

Quali sono i costi della mancata conformità?

La multa è il costo più visibile, ma raramente il più elevato. La revoca della licenza, la responsabilità personale degli amministratori e il danno commerciale solitamente pesano di più.

Le sanzioni massime sono elevate: fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato mondiale ai sensi del GDPR, sanzioni basate sul fatturato nel diritto della concorrenza e categorie di sanzioni previste dalla direttiva WED che aumentano con la gravità dell'infrazione.

Il secondo costo è la perdita dell'autorizzazione all'esercizio dell'attività. Un'autorità di controllo può sospendere o revocare una licenza, imporre un provvedimento comprensivo di una sanzione pecuniaria che continua a decorrere fino all'adempimento, chiudere i locali o vietare un prodotto sul mercato. Per un'attività regolamentata, ciò può essere fatale. Presentare un'opposizione o un ricorso non sospende tale decisione; per questo è necessario chiedere al giudice cautelare un provvedimento provvisorio.

Il terzo costo è personale. Gli amministratori possono essere ritenuti responsabili nei confronti della società per l'esecuzione impropria dei loro doveri ai sensi dell'articolo 2:9 BW, nei confronti di terzi per atti illeciti e nei confronti del patrimonio fallimentare se i bilanci non sono stati depositati o se l'amministrazione è stata inadeguata. Ai sensi dell'articolo 51 Sr, un reato commesso da una società può essere perseguito anche nei confronti delle persone che hanno impartito l'ordine o che hanno effettivamente condotto la condotta illecita. Il vostro fascicolo di conformità diventa quindi una prova sia per le singole persone che per la società.

Il quarto costo è di natura commerciale. Le banche rivedono il rapporto con la società, le compagnie assicurative aumentano i premi o revocano la copertura, le gare d'appalto richiedono dichiarazioni che non è più possibile rilasciare, i clienti esercitano il diritto di recesso e di verifica, e gli acquirenti della vostra azienda chiedono riduzioni di prezzo o indennizzi. Come spiegato nella nostra nota su come anticipare gli obblighi di conformità aziendale , rimanere aggiornati è molto più economico che riparare i danni sotto supervisione.

Come si costruisce un programma di conformità dimostrabile?

Iniziate con un registro dei vostri obblighi, valutate i rischi, integrate i controlli nei vostri processi e conservate le prove della loro efficacia. Un supervisore guarda a ciò che avete fatto, non a ciò che dice la vostra politica.

Il registro degli obblighi è un elenco unico di tutto ciò che vincola la tua azienda, organizzato per aree come sopra indicato. Per ogni obbligo vengono registrati la fonte, il responsabile, il titolare interno e la documentazione che dimostra l'adempimento.

Valutare i rischi

Valuta ciascun obbligo in base alla probabilità di fallimento e alla gravità delle sue conseguenze. La gravità non è solo di natura finanziaria: un permesso a rischio ha un peso maggiore rispetto a una sanzione più elevata. Concentra i controlli sulle aree in cui il punteggio è più alto e documenta le motivazioni.

Integra i controlli nei tuoi processi

I controlli funzionano al meglio quando operano senza che nessuno debba ricordarsene. Ad esempio, una fase di verifica delle sanzioni in fase di acquisizione degli ordini, un campo obbligatorio per la base giuridica nel vostro strumento di marketing, l'approvazione a quattro occhi per i pagamenti superiori a un determinato importo e un promemoria automatico per le date di rinnovo dei permessi. Formate il personale che prende le decisioni pertinenti, come ad esempio il reparto vendite per le sanzioni e le risorse umane per le assunzioni, e registrate le presenze. Assegnate a ciascun controllo un responsabile con l'autorità e il budget necessari per garantirne il funzionamento, che riferisca a un membro del consiglio di amministrazione responsabile dell'intero processo.

Monitorare e conservare le prove

Definisci un programma per i controlli interni, traccia un campione di transazioni dall'inizio alla fine almeno una volta all'anno, registra gli incidenti e i quasi incidenti e segui ogni problema fino alla sua risoluzione. Presenta un rapporto al consiglio di amministrazione con cadenza regolare, non solo dopo che si è verificato un problema.

Se si scopre che si tratta di una violazione, è opportuno chiedere tempestivamente un parere legale per capire se una segnalazione spontanea possa migliorare la propria posizione. In molti casi è possibile, ma solo se ci si fa avanti prima che l'autorità di controllo ne venga a conoscenza in altro modo.

Come possiamo aiutarvi in ​​materia di conformità legale?

I nostri avvocati specializzati in compliance aiutano le aziende nei Paesi Bassi a stabilire e difendere i propri obblighi di conformità. In pratica, ci occupiamo di:

• Redigete il registro degli obblighi per area, indicando la fonte, il responsabile e il responsabile interno per ciascun obbligo.
• Esamina la tua documentazione GDPR e ti aiutiamo a notificare una violazione dei dati al Responsabile della protezione dei dati entro il termine di 72 ore.
• Verifica se rientri nell'ambito di applicazione della legge sulla sicurezza informatica (Cyberbeveiligingswet), della legge tedesca sulla protezione dei consumatori (WWFT) o di una licenza di settore.
• Prepara la tua risposta alla richiesta di informazioni da parte del tuo superiore e valuta se la divulgazione volontaria ti sia d'aiuto.
• Redigere il parere (zienswijze) o l'opposizione (bezwaar) contro una multa o un provvedimento soggetto al pagamento di una sanzione entro il termine di sei settimane previsto per l'opposizione.
• Valutate la responsabilità personale dei vostri amministratori ai sensi degli articoli 2:9 e 2:248 del Codice Civile tedesco (BW).

Sintesi

• La conformità legale comprende tutte le norme che vincolano la tua attività; la conformità normativa è la parte che un supervisore designato ha il compito di far rispettare.
• Le principali aree di competenza sono: diritto del lavoro, protezione dei dati e sicurezza informatica, fiscalità e rendicontazione, antiriciclaggio e sanzioni, diritto della concorrenza e dei consumatori, ambiente e prodotti, e gestione aziendale.
• Ogni area ha un proprio supervisore e il WED può trasformare una violazione normativa in un caso penale.
• La mancata osservanza delle norme può comportare la revoca della licenza e, oltre alle multe, la responsabilità personale degli amministratori.
• Un programma funziona solo se ha dei responsabili, dei controlli integrati nei processi e delle prove che ne dimostrino l'efficacia.

Domande frequenti