Piano di reintegrazione: cosa deve contenere e le scadenze da rispettare

Un piano di reinserimento, formalmente denominato piano d'azione (plan van aanpak), è l'accordo scritto tra voi e il vostro dipendente malato sui passi che entrambi intraprenderete per il suo ritorno al lavoro. Ai sensi della legge sul miglioramento della sicurezza sul lavoro (Wet verbetering poortwachter), tale piano deve essere redatto entro l'ottava settimana di malattia e, in caso contrario, l'Agenzia per l'assicurazione dei lavoratori (UWV) può obbligarvi a continuare a corrispondere la retribuzione per un periodo massimo di 52 settimane.

The plan is both a practical tool and your main evidence. Around week 93 of sickness, UWV assesses on the basis of your reintegration file whether you and your employee have done enough.

Quali regole si applicano quando un dipendente è malato per un lungo periodo?

Quando un dipendente si ammala, il datore di lavoro è tenuto a continuare a corrispondergli almeno il 70% dello stipendio per un massimo di 104 settimane (articolo 7:629 del Codice Civile olandese, BW) e a impegnarsi attivamente per il suo rientro al lavoro. I suoi obblighi sono definiti dall'articolo 7:658a del BW, mentre quelli del dipendente dall'articolo 7:660a del BW.

The Gatekeeper Improvement Act, in force since 2002, turned these duties into a fixed process with deadlines, worked out in the Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar. The aim is to prevent employees from ending up on disability benefit under the Work and Income (Capacity for Work) Act (WIA) when a return to work was possible.

Nel primo anno, il datore di lavoro deve corrispondere almeno il salario minimo; molti contratti collettivi di lavoro (CAO) e contratti individuali prevedono il 100% nel primo anno e una percentuale inferiore nel secondo. Ulteriori informazioni sul quadro generale sono disponibili nella nostra panoramica sulla legislazione olandese in materia di lavoro.

Quali sono le tempistiche previste per il reinserimento?

La cronologia inizia dal primo giorno di malattia e contiene momenti fissi. Saltare uno di questi momenti non è automaticamente fatale, ma ogni lacuna dovrà essere spiegata in seguito.

• Settimana 6: il medico aziendale o il servizio di medicina del lavoro redige un'analisi del problema, descrivendo cosa il dipendente può e non può fare e le prospettive di recupero.
• Settimana 8: tu e il dipendente elaborate insieme il piano d'azione, basandovi sull'analisi del problema. Nominate inoltre un responsabile del caso, che supervisionerà il processo.
• Almeno ogni sei settimane: tu e il dipendente valutate i progressi e, se necessario, modificate il piano.
• Settimana 42: denunciate la malattia cronica all'UWV (ziekmelding).
• Settimana 52: si svolge la valutazione del primo anno (eerstejaarsevaluatie), in cui si valutano i risultati ottenuti finora e si definisce l'obiettivo di reintegrazione per il secondo anno.
• Settimana 88: UWV invia a te e al dipendente una lettera relativa alla domanda per il sussidio WIA. Il dipendente deve presentare la domanda entro sei settimane dalla data di ricezione di tale lettera.
• Settimana 93: il dipendente presenta domanda per il sussidio WIA, allegando la relazione di reintegrazione (re-integratieverslag) che avete redatto insieme.

Il medico aziendale aggiorna l'analisi del problema ogniqualvolta la situazione subisca modifiche significative. È necessario conservare un fascicolo di reintegrazione (re-integratiedossier) completo di tutte le relazioni, i piani, le valutazioni e la corrispondenza.

Cosa deve contenere il piano d'azione?

Il piano definisce l'obiettivo del reinserimento, le attività concrete per raggiungerlo e le responsabilità di ciascuna fase. Deve essere redatto congiuntamente, preferibilmente firmato da entrambe le parti, e si basa sul parere del medico aziendale.

In pratica, un buon piano contiene almeno:

• l'obiettivo di reintegrazione, ad esempio il ritorno al lavoro originario del dipendente, a un lavoro adattato o ad un altro lavoro all'interno o all'esterno dell'azienda
• le attività e gli interventi concordati, come un graduale aumento delle ore, adattamenti al luogo di lavoro, formazione o trattamento
• la cronologia e i momenti di valutazione
• il nome del responsabile del caso e gli accordi sui contatti tra datore di lavoro e dipendente

Se tu e il dipendente non riuscite a raggiungere un accordo sul piano, mettete per iscritto entrambe le posizioni e, se necessario, richiedete un parere di un esperto (deskundigenoordeel) all'UWV. Un piano che non viene mai firmato o valutato indebolisce la vostra posizione in seguito.

Il piano d'azione deve essere elaborato entro due settimane dall'analisi del problema da parte del medico aziendale (articolo 4 del Regolamento sul processo di malattia del primo e secondo anno). Se il medico aziendale fornisce nuove indicazioni a causa di un cambiamento della situazione, il piano deve essere adeguato di conseguenza, in accordo con il dipendente.

Il tuo dipendente può contestare il parere del medico aziendale?

Sì. Il dipendente può richiedere un secondo parere a un altro medico aziendale. Il medico aziendale è tenuto ad accogliere tale richiesta, a meno che non sussistano motivi validi per opporsi (articolo 14, paragrafo 2, lettera g) della legge sulle condizioni di lavoro, Arbeidsomstandighedenwet).

Tenete a mente le norme sulla privacy. In qualità di datore di lavoro, non potete chiedere informazioni sulla diagnosi o sui dettagli medici del dipendente né registrarli; solo il medico aziendale è autorizzato a trattarli. Il piano e la documentazione devono descrivere limitazioni e possibilità, non la malattia in sé.

Quali sono i tuoi doveri in qualità di datore di lavoro?

È vostra responsabilità gestire il processo di reintegrazione. Ai sensi dell'articolo 7:658a del Codice del Lavoro, dovete adottare tutte le misure ragionevoli per consentire al dipendente di tornare al proprio lavoro o, se ciò non è possibile, a un altro lavoro idoneo.

In pratica questo significa che tu:

• Contatta un medico aziendale o un servizio di medicina del lavoro e segui i suoi consigli, oppure documenta il motivo per cui te ne discosti.
• elaborare il piano d'azione con il dipendente e valutarlo regolarmente
• offrire, ove ragionevolmente possibile, adattamenti al luogo di lavoro, all'orario di lavoro o alle mansioni.
• Se il posto di lavoro del dipendente non è più un'opzione, cercategli un'altra posizione lavorativa adatta all'interno della vostra organizzazione.
• Se un rientro interno non è realistico, iniziate per tempo a cercare lavoro presso un altro datore di lavoro.
• mantenere un fascicolo completo di reintegrazione

I costi delle attività di reinserimento, inclusi quelli di un'agenzia di reinserimento, della formazione e del supporto nella ricerca di lavoro, sono a carico del dipendente. Non investire adeguatamente nel reinserimento è una delle cause più comuni di sanzioni salariali.

Quali sono gli obblighi del dipendente?

Il dipendente deve collaborare attivamente al processo di reinserimento. Ai sensi dell'articolo 7:660a del Codice del Lavoro, il dipendente deve seguire le ragionevoli istruzioni del datore di lavoro e del medico aziendale, collaborare alla stesura, alla valutazione e all'adeguamento del piano d'azione e svolgere un lavoro adeguato che gli venga offerto.

Un lavoro adeguato (passende arbeid) è un lavoro che si adatta alle capacità e alle competenze del dipendente e che può essere ragionevolmente richiesto, tenendo conto di fattori quali la formazione, le esperienze lavorative precedenti, i tempi di spostamento e il livello salariale. Non deve necessariamente trattarsi del vecchio lavoro del dipendente e, nel corso dei due anni, la gamma di ciò che viene considerato adeguato si amplia.

Se il dipendente si rifiuta senza giustificato motivo, è possibile interrompere il pagamento della retribuzione o sospenderla, a seconda dell'obbligo violato (articolo 7:629, paragrafi 3 e 6, Legge federale tedesca sulla retribuzione). È necessario avvisare preventivamente il dipendente per iscritto, specificando chiaramente cosa ci si aspetta. Le misure retributive devono essere adottate tempestivamente e in modo proporzionato; un tribunale le esaminerà con occhio critico. Per saperne di più sui diritti e gli obblighi dei dipendenti malati , consultare la sezione dedicata.

Qual è la differenza tra la traccia 1 e la traccia 2?

Il percorso 1 (spoor 1) prevede il reinserimento all'interno della propria organizzazione. Il percorso 2 (spoor 2) prevede il reinserimento presso un altro datore di lavoro, che va avviato non appena risulti evidente che un ritorno all'interno della propria azienda non sia realistico.

Il percorso 1 è sempre il punto di partenza. Innanzitutto si valuta se il dipendente può tornare al proprio lavoro, eventualmente con delle modifiche alle mansioni, all'orario o al luogo di lavoro. Se ciò non è possibile, si cerca un'altra posizione lavorativa idonea all'interno dell'organizzazione.

Il percorso 2 deve iniziare quando il medico aziendale conclude che è improbabile che il dipendente possa tornare a lavorare all'interno dell'organizzazione. L'UWV si aspetta questa decisione al più tardi in occasione della valutazione del primo anno, ma può e deve essere presa prima se le prospettive mediche sono chiare fin dall'inizio. L'avvio del percorso 2 non comporta la fine del percorso 1: finché esiste la possibilità di un reinserimento interno, entrambi i percorsi continuano.

Iniziare il percorso di reinserimento lavorativo (Track 2) troppo tardi è una delle cause più frequenti di sanzioni salariali. Il Track 2 prevede solitamente l'intervento di un'agenzia di reinserimento che assiste il dipendente nella ricerca di lavoro, nella presentazione delle domande e nella formazione. Il vostro coinvolgimento attivo rimane comunque necessario.

In che modo l'UWV valuta i vostri sforzi di reintegrazione?

Quando il dipendente presenta domanda per il sussidio WIA intorno alla 93a settimana, l'UWV valuta la relazione di reintegrazione. In questa valutazione preliminare (poortwachtertoets), l'UWV verifica se voi e il dipendente avete fatto abbastanza per ottenere un ritorno al lavoro.

L'UWV verifica se le scadenze sono state rispettate, se sono state seguite le indicazioni del medico aziendale, se il percorso di reinserimento lavorativo (track 2) è iniziato nei tempi previsti e se le attività svolte erano effettivamente finalizzate al rientro al lavoro. La documentazione è determinante. Ciò che non è possibile dimostrare per iscritto, l'UWV lo considererà generalmente come non effettuato.

Se l'UWV conclude che il dipendente non ha collaborato a sufficienza, può rifiutare o ridurre il sussidio WIA. Se conclude che il datore di lavoro è venuto meno ai suoi obblighi senza una valida ragione, impone una sanzione salariale.

Che cosa significa una sanzione salariale?

Con una sanzione salariale (loonsantie), l'UWV estende il periodo in cui è necessario continuare a pagare i salari fino a un massimo di 52 settimane (articolo 25(9) WIA). Durante tale periodo, si pagano i salari al livello applicato nel secondo anno di malattia e il dipendente non è ancora soggetto alla valutazione per l'indennità WIA.

Use the extra period to make up for what was missed. Once you have repaired the shortcoming, you can ask UWV to shorten the sanction; UWV checks whether the missed steps were taken. Typical reasons for a sanction are missed deadlines, not following the company doctor’s advice without a documented reason, a late or half-hearted track 2 and an incomplete file.

È possibile presentare un reclamo contro una sanzione salariale all'UWV entro sei settimane e successivamente ricorrere al tribunale amministrativo. Una documentazione solida è di gran lunga la migliore difesa.

Quando è possibile richiedere un parere di un esperto all'UWV?

Sia voi che il dipendente potete richiedere a UWV un parere di un esperto in qualsiasi momento durante i due anni, ad esempio sull'adeguatezza del lavoro offerto, sull'idoneità del dipendente al proprio lavoro o sull'efficacia degli sforzi di reinserimento. Il parere non è vincolante, ma ha valore legale presso i tribunali e spesso contribuisce a sbloccare una situazione di stallo.

A fee applies to the request. If you and the employee go to court about wages during sickness, the employee must in principle include an expert opinion with the claim (Article 7:629a BW).

È possibile licenziare un dipendente per malattia?

In linea di principio no. Durante le prime 104 settimane di malattia, non è possibile dare preavviso di licenziamento per malattia (articolo 7:670 BW) e l'UWV non concederà un permesso di licenziamento per invalidità di lunga durata prima che siano trascorsi due anni.

Esistono delle eccezioni. Il divieto non si applica se il dipendente si ammala dopo che l'UWV ha ricevuto una richiesta di licenziamento, o durante un valido periodo di prova. Un licenziamento in tronco per un motivo urgente non correlato alla malattia, come ad esempio il furto, rimane possibile. Il tribunale può risolvere il contratto per un motivo diverso dalla malattia, ma solo se la richiesta non ha nulla a che vedere con la malattia.

Un contratto a tempo determinato si estingue automaticamente alla data concordata, anche in caso di malattia. Un contratto di lavoro può essere risolto anche di comune accordo, ma in caso di malattia ciò comporta dei rischi per le prestazioni del dipendente, e l'UWV valuta con occhio critico tali accordi.

Dopo 104 settimane, è possibile richiedere all'UWV l'autorizzazione al licenziamento del dipendente per invalidità permanente, a condizione che non sia previsto il reinserimento entro 26 settimane e che non vi siano posizioni lavorative idonee disponibili. In tal caso, è dovuto il pagamento dell'indennità di transizione (transitievergoeding), ma è possibile richiedere all'UWV un'indennità compensativa nell'ambito del regime di indennizzo per invalidità permanente. Per maggiori informazioni sulla cessazione del rapporto di lavoro, consultare la nostra guida su come interrompere un rapporto di lavoro nei Paesi Bassi.

Quanto costa alla tua azienda l'assenza per malattia di lunga durata?

The main costs are up to two years of wages, the reintegration activities and replacement staff; a wage sanction adds up to 52 weeks of wages. Afterwards, the WGA contribution is partly differentiated per employer, and an employer that bears the WGA risk itself (eigenrisicodrager) pays the benefit of former employees for up to ten years. If you have sickness absence insurance (verzuimverzekering), check which reintegration steps the policy requires.

Che cosa dovresti verificare in qualità di datore di lavoro?

Think from the end: a UWV assessor reads your file around week 93 without knowing you or your employee. Check these points:

• Were the problem analysis (week 6) and plan of action (week 8) made on time, and is there an evaluation at least every six weeks?
• Are agreements from each evaluation sent to the employee in writing, with a request to respond if the summary is wrong?
• If you deviated from the company doctor’s advice, is the reason recorded at the time?
• Have you documented which internal positions you considered for suitable work and why they did or did not fit?
• Did track 2 start on a written conclusion of the company doctor, at the latest at the first-year evaluation in week 52?
• Does your case manager have enough time and authority to keep the process on schedule?

Che cosa dovresti controllare come dipendente?

Your right to wages and later to WIA benefit depends on your own cooperation under Article 7:660a BW. Check these points:

• Have you seen and signed the plan of action, and does it reflect what you can actually do?
• Do you attend every appointment with the company doctor and respond to written summaries of evaluations?
• If you disagree with the company doctor, have you asked for a second opinion or a UWV expert opinion?
• If work is offered that you consider unsuitable, have you explained in writing why?
• Do you keep copies of the plan, evaluations and correspondence for your own WIA application?

È possibile, previo accordo, prorogare il periodo di pagamento degli stipendi?

Yes. You and the employee can jointly ask UWV to postpone the WIA assessment (vrijwillige verlenging), for example because the employee is close to a full return to work. You continue paying wages for the agreed period; the request must be made before the employee applies for WIA benefit.

What can we do for you with a reintegration plan?

avvocati del lavoro assist both employers and employees during the two years of sickness:

• We review the plan of action and the reintegration file against the Regeling procesgang before UWV does.
• We advise on wage measures under Article 7:629 BW when an employee does not cooperate.
• We request a UWV expert opinion (deskundigenoordeel) on suitable work or reintegration efforts.
• We draft the objection against a wage sanction and file it with UWV within the six-week deadline.
• We prepare the request to UWV for a dismissal permit after 104 weeks and the claim for compensation of the transition payment.

Sintesi

• Il piano d'azione deve essere elaborato con il dipendente entro l'ottava settimana, sulla base dell'analisi del problema effettuata dal medico aziendale, e valutato regolarmente.
• È necessario intraprendere tutte le misure ragionevoli per il rientro al lavoro, in primo luogo all'interno della propria organizzazione e, se ciò non fosse realistico, presso un altro datore di lavoro.
• Il dipendente è tenuto a collaborare e a svolgere un lavoro adeguato; in caso contrario, è possibile interrompere o sospendere il pagamento dello stipendio previa comunicazione scritta.
• L'UWV valuta il tuo fascicolo intorno alla settimana 93 e può imporre una sanzione salariale fino a 52 settimane se non hai svolto il lavoro necessario.
• Non è possibile licenziare un dipendente per malattia nei primi due anni; successivamente, è necessaria l'autorizzazione dell'UWV.

Domande frequenti