Come imprenditore stipula regolarmente accordi. Anche con altre società. I termini e le condizioni generali fanno spesso parte dell'accordo. I termini e le condizioni generali regolano gli argomenti (legali) che sono importanti in ogni contratto, come i termini di pagamento e le responsabilità. Se, in qualità di imprenditore, acquisti beni e/o servizi, potresti avere anche una serie di condizioni generali di acquisto. Se non li possiedi, potresti considerare di compilarli. Un avvocato di Law & More sarà lieto di aiutarti in questo. Questo blog tratterà gli aspetti più importanti delle condizioni generali di acquisto ed evidenzierà alcune condizioni per settori specifici. Nel nostro blog 'Termini e condizioni generali: cosa dovresti sapere su di loro' puoi leggere informazioni più generiche su termini e condizioni generali e informazioni che interessano i consumatori o le aziende che si concentrano sui consumatori.
Quali sono i termini e le condizioni generali?
I termini e le condizioni generali contengono spesso clausole standard che possono essere nuovamente utilizzate per ogni contratto. Nel contratto stesso le parti concordano su cosa si aspettano esattamente l'una dall'altra: gli accordi fondamentali. Ogni contratto è diverso. Le condizioni generali stabiliscono i presupposti. I termini e le condizioni generali sono destinati ad essere utilizzati più e più volte. Li usi se sottoscrivi regolarmente lo stesso tipo di contratto o se puoi farlo. Le condizioni generali facilitano notevolmente la stipula di nuovi contratti, poiché non è necessario stabilire ogni volta una serie di argomenti (standard). Le condizioni di acquisto sono le condizioni che si applicano all'acquisto di beni e servizi. Questo è un concetto molto ampio. Le condizioni di acquisto possono quindi essere trovate in tutti i tipi di settori come l'industria delle costruzioni, il settore sanitario e altri settori dei servizi. Se sei attivo nel mercato al dettaglio, l'acquisto sarà all'ordine del giorno. A seconda del tipo di attività svolta, devono essere redatte condizioni generali adeguate.
Quando si utilizzano i termini e le condizioni generali, due aspetti sono di grande importanza: 1) quando possono essere invocati i termini e le condizioni generali e 2) cosa può e cosa non può essere regolato in termini e condizioni generali?
Invocare i propri termini e condizioni generali
In caso di conflitto con il fornitore, potresti voler fare affidamento sulle tue condizioni generali di acquisto. Se puoi davvero fare affidamento su di loro dipende da una serie di aspetti. Prima di tutto, le condizioni generali devono essere dichiarate applicabili. Come puoi dichiararli applicabili? Dichiarando nella richiesta di preventivo, ordine o ordine di acquisto o nel contratto che dichiari le tue condizioni generali di acquisto applicabili al contratto. Ad esempio, puoi includere la seguente frase: "Le condizioni generali di acquisto di [nome dell'azienda] si applicano a tutti i nostri accordi". Se ti occupi di diverse tipologie di acquisto, ad esempio sia l'acquisto di beni che l'appalto di lavori, e lavori con condizioni generali diverse, devi anche indicare chiaramente quale insieme di condizioni dichiari applicabile.
In secondo luogo, le tue condizioni generali di acquisto devono essere accettate dalla tua controparte. La situazione ideale è che ciò avvenga per iscritto, ma ciò non è necessario affinché le condizioni siano applicabili. Le condizioni possono essere accettate anche tacitamente, ad esempio, perché il fornitore non ha protestato contro la dichiarazione di applicabilità delle tue condizioni generali di acquisto e successivamente stipula il contratto con te.
Infine, l'utente delle condizioni generali di acquisto, ovvero l'acquirente, ha l'obbligo di informazione (sezione 6:233 lettera b del codice civile olandese). Tale obbligo è adempiuto se le condizioni generali di acquisto sono state consegnate al fornitore prima o al momento della conclusione del contratto. Se la consegna delle condizioni generali di acquisto prima o al momento della conclusione del contratto è non ragionevolmente possibile, l'obbligo di fornire informazioni può essere adempiuto in altro modo. In tal caso sarà sufficiente dichiarare che le condizioni sono disponibili per la consultazione presso l'ufficio dell'utente o presso una Camera di Commercio da lui indicata o che sono state depositate presso una cancelleria, e che saranno inviate su richiesta. Tale dichiarazione deve essere resa prima della conclusione del contratto. Il fatto che la consegna non sia ragionevolmente possibile può essere ipotizzato solo in casi eccezionali.
La consegna può avvenire anche per via telematica. In questo caso valgono gli stessi requisiti previsti per la consegna fisica. In tal caso, le condizioni di acquisto devono essere messe a disposizione prima o al momento della conclusione del contratto, in modo tale che il fornitore possa conservarle e siano accessibili per futura consultazione. Se questo è non ragionevolmente possibile, il fornitore deve essere informato prima della conclusione del contratto in cui le condizioni possono essere consultate elettronicamente e che saranno inviate elettronicamente o in altro modo su richiesta. Nota: se il contratto non viene concluso elettronicamente, è necessario il consenso del fornitore affinché le condizioni generali di acquisto siano disponibili elettronicamente!
Se l'obbligo di fornire informazioni non è stato rispettato, potrebbe non essere possibile invocare una clausola nelle condizioni generali. La clausola è quindi annullabile. Una grande controparte non può invocare la nullità per violazione dell'obbligo di fornire informazioni. L'altra parte può, tuttavia, fare affidamento sulla ragionevolezza e sull'equità. Ciò significa che l'altra parte potrebbe obiettare che e perché una disposizione nelle tue condizioni generali di acquisto è inaccettabile alla luce della suddetta norma.
Battaglia di forme
Se dichiari applicabili le tue condizioni generali di acquisto, può accadere che il fornitore rifiuti l'applicabilità delle tue condizioni e dichiari applicabili le proprie condizioni generali di consegna. Questa situazione è chiamata "battaglia delle forme" in gergo legale. Nei Paesi Bassi, la regola principale è che si applicano le condizioni di cui prima. Dovresti quindi assicurarti di dichiarare applicabili le tue condizioni generali di acquisto e di consegnarle il prima possibile. Le condizioni possono essere dichiarate applicabili già al momento della richiesta di offerta. Se il fornitore non rifiuta esplicitamente le tue condizioni durante l'offerta, si applicano le tue condizioni generali di acquisto. Se il fornitore include i propri termini e condizioni nell'offerta (offerta) e rifiuta esplicitamente i tuoi e tu accetti l'offerta, devi fare nuovamente riferimento alle tue condizioni di acquisto e rifiutare esplicitamente quelle del fornitore. Se non li rifiuti esplicitamente, verrà comunque stabilito un accordo al quale si applicano le condizioni generali di vendita del fornitore! È quindi importante che tu indichi al fornitore che desideri accettare solo se si applicano le tue condizioni generali di acquisto. Al fine di ridurre la possibilità di discussioni, è meglio includere nel contratto stesso il fatto che le condizioni generali di acquisto si applicano.
Accordo internazionale
Quanto sopra potrebbe non applicarsi se esiste un contratto di vendita internazionale. In tal caso, il tribunale potrebbe dover esaminare la Convenzione sulle vendite di Vienna. In tale convenzione si applica la "regola del knock out". La regola principale è che il contratto è concluso e le disposizioni dei termini e delle condizioni concordate fanno parte del contratto. Le disposizioni di entrambe le condizioni generali che contrastano non diventano parte del contratto. Le parti devono quindi prendere accordi sulle disposizioni in conflitto.
Libertà contrattuale e restrizioni
Il diritto contrattuale è regolato dal principio della libertà contrattuale. Ciò significa che non solo sei libero di decidere con quale fornitore stipulare un contratto, ma anche su cosa esattamente sei d'accordo con quella parte. Tuttavia, non tutto può essere stabilito nelle condizioni senza limitazioni. La legge stabilisce anche che e quando le condizioni generali possono essere 'non valide'. In questo modo ai consumatori viene offerta una protezione aggiuntiva. A volte anche gli imprenditori possono invocare le norme di tutela. Questa è chiamata azione riflessa. Di solito si tratta di piccole controparti. Si tratta, ad esempio, di persone fisiche che agiscono nell'esercizio di una professione o di un'impresa, come un fornaio locale. Dipende dalle circostanze specifiche se tale parte può fare affidamento sulle norme di protezione. Come parte acquirente non devi tenerne conto nelle tue condizioni generali, perché l'altra parte è sempre una parte che non può appellarsi alle norme a tutela del consumatore. L'altra parte è spesso una parte che vende/fornisce o fornisce servizi su base regolare. Se si fa affari con una "parte più debole" è possibile stipulare accordi separati. Se scegli di utilizzare le tue condizioni standard di acquisto, corri il rischio di non poter fare affidamento su una determinata clausola delle condizioni generali perché, ad esempio, viene annullata dalla tua controparte.
La legge prevede anche restrizioni alla libertà contrattuale che si applicano a tutti. Ad esempio, gli accordi tra le parti non possono essere contrari alla legge o all'ordine pubblico, altrimenti sono nulli. Ciò vale sia per le disposizioni del contratto stesso sia per le disposizioni delle condizioni generali. Inoltre, le clausole possono essere annullate se inaccettabili secondo criteri di ragionevolezza ed equità. In ragione della citata libertà contrattuale e della regola che gli accordi presi devono essere eseguiti, la suddetta norma deve essere applicata con moderazione. Se l'applicazione del termine in questione è inaccettabile, può essere annullata. Tutte le circostanze del caso specifico giocano un ruolo nella valutazione.
Quali argomenti sono trattati nei termini e condizioni generali?
Nelle condizioni generali puoi anticipare qualsiasi situazione in cui potresti trovarti. Se una disposizione non è applicabile in un caso specifico, le parti possono concordare che questa disposizione – e qualsiasi altra disposizione – sarà esclusa. È inoltre possibile prevedere nel contratto stesso disposizioni diverse o più specifiche rispetto alle condizioni generali. Di seguito sono riportati una serie di argomenti che potrebbero essere regolati nelle condizioni di acquisto.
Definizioni
Innanzitutto è utile inserire un elenco di definizioni nelle condizioni generali di acquisto. Questo elenco spiega termini importanti che ricorrono nelle condizioni.
Responsabilità
La responsabilità è un argomento che deve essere adeguatamente regolamentato. In linea di principio, si desidera che lo stesso regime di responsabilità si applichi a ogni contratto. Vuoi escludere il più possibile la tua responsabilità. Si tratta quindi di materia da disciplinare preventivamente nelle condizioni generali di acquisto.
Diritti di Proprietà Intellettuale
In alcuni termini e condizioni generali dovrebbe essere inclusa anche una disposizione sulla proprietà intellettuale. Se incarichi spesso architetti per la progettazione di disegni costruttivi e/o appaltatori per la consegna di determinati lavori, vorrai che i risultati finali siano di tua proprietà. In linea di principio, un architetto, in quanto creatore, ha il diritto d'autore sui disegni. Nelle condizioni generali, ad esempio, può essere previsto che l'architetto trasferisca la proprietà o conceda il permesso di apportare modifiche.
riservatezza
Quando si negozia con l'altra parte o si effettua un acquisto effettivo, le informazioni sensibili (aziendali) vengono spesso condivise. È quindi importante includere una disposizione nei termini e condizioni generali che garantisca che la tua controparte non possa utilizzare informazioni riservate (proprio così).
Garanzia
Se acquisti prodotti o incarichi una parte di fornire servizi, desideri naturalmente che l'altra parte garantisca determinate qualifiche o risultati.
Legge applicabile e giudice competente
Se la tua parte contraente si trova nei Paesi Bassi e la consegna dei beni e dei servizi avviene anche nei Paesi Bassi, una disposizione sulla legge applicabile al contratto potrebbe sembrare meno importante. Tuttavia, al fine di prevenire situazioni impreviste, è una buona idea includere sempre nei tuoi termini e condizioni generali quale legge dichiari applicabile. Inoltre, puoi indicare nelle condizioni generali di contratto a quale tribunale deve essere sottoposta l'eventuale controversia.
Appalto di lavori
L'elenco di cui sopra non è esaustivo. Ci sono ovviamente molti altri argomenti che possono essere regolati in termini e condizioni generali. Questo dipende anche dal tipo di azienda e dal settore in cui opera. A titolo illustrativo, si entrerà in una serie di esempi di argomenti di interesse per le condizioni generali di acquisto in caso di appalto d'opera.
Responsabilità della catena
Se in qualità di principale o appaltatore assumi un (sub)appaltatore per eseguire un lavoro materiale, rientri nella regolamentazione della responsabilità a catena. Ciò significa che sei responsabile del pagamento delle imposte sui salari da parte del tuo (sub)appaltatore. Le imposte sui salari e i contributi previdenziali sono definiti come imposte sui salari e contributi previdenziali. Se il tuo appaltatore o subappaltatore non rispetta gli obblighi di pagamento, l'amministrazione fiscale e doganale può ritenerti responsabile. Per evitare il più possibile la responsabilità e ridurre il rischio, dovresti stipulare determinati accordi con il tuo (sub)appaltatore. Questi possono essere stabiliti nei termini e condizioni generali.
Obbligo di avvertenza
Ad esempio, come principale puoi concordare con il tuo appaltatore che prima di iniziare il lavoro indagherà sulla situazione in loco e poi ti riferirà se ci sono errori nell'incarico. Questo è concordato per impedire all'appaltatore di svolgere il lavoro alla cieca e costringe l'appaltatore a pensare insieme a te. In questo modo si possono prevenire eventuali danni.
Sicurezza
Per motivi di sicurezza, si vogliono imporre requisiti alle qualità dell'appaltatore e del personale dell'appaltatore. Ad esempio, potresti richiedere la certificazione VCA. Questo è principalmente un argomento da trattare nelle condizioni generali.
UAV 2012
In qualità di imprenditore potresti voler dichiarare le Condizioni Amministrative Uniformi per l'esecuzione dei Lavori e dei Lavori di Installazione Tecnica 2012 applicabili al rapporto con la controparte. In tal caso è importante anche dichiararli applicabili nelle condizioni generali di acquisto. Inoltre, devono essere espressamente indicate anche eventuali scostamenti dall'UAV 2012.
I Law & More gli avvocati assistono sia gli acquirenti che i fornitori. Vuoi sapere esattamente quali sono i termini e le condizioni generali? Avvocati di Law & More può consigliarti in merito. Possono anche redigere per voi condizioni generali o valutare quelle esistenti.