I datori di lavoro elaborano molti dati sui propri dipendenti nel tempo. Tutti questi dati sono memorizzati in un file personale. Questo file contiene dati personali importanti e, per questo motivo, è essenziale che ciò avvenga in modo sicuro e corretto. Per quanto tempo i datori di lavoro sono autorizzati (o, in alcuni casi, obbligati) a conservare questi dati? In questo blog puoi leggere di più sul periodo di conservazione legale dei fascicoli personali e su come gestirlo.
Cos'è un fascicolo personale?
Come accennato in precedenza, un datore di lavoro ha spesso a che fare con i dati personali dei propri dipendenti. Questi dati devono essere correttamente archiviati e quindi distrutti. Questo viene fatto attraverso un file personale. Ciò include il nome e l'indirizzo dei dipendenti, i contratti di lavoro, i rapporti sulle prestazioni, eccetera. Questi dati devono essere conformi ai requisiti previsti dalla normativa AVG e devono essere conservati per un determinato periodo di tempo.
(Se vuoi sapere se il tuo fascicolo personale soddisfa i requisiti dell'AVG, consulta la nostra lista di controllo AVG del fascicolo personale qui)
Conservazione dei dati dei dipendenti
L'AVG non fornisce periodi di conservazione specifici per i dati personali. Non esiste una risposta univoca al periodo di conservazione di un fascicolo personale, in quanto è costituito da diversi tipi di dati (personali). Ad ogni categoria di dati si applica un diverso periodo di conservazione. Influisce anche sul fatto che la persona sia ancora un dipendente o abbia lasciato il lavoro.
Categorie di periodi di conservazione
Come indicato sopra, esistono diversi periodi di conservazione relativi alla conservazione dei dati personali in un fascicolo personale. Ci sono due criteri da considerare, vale a dire se un dipendente è ancora impiegato o ha lasciato il lavoro. Quanto segue mostra quando alcuni dati dovrebbero essere distrutti, o meglio conservati.
Fascicolo personale attuale
Non sono previsti periodi di conservazione fissi per i dati contenuti in un fascicolo personale corrente di un dipendente che è ancora impiegato. L'AVG impone solo ai datori di lavoro l'obbligo di mantenere i fascicoli del personale "aggiornati". Ciò significa che il datore di lavoro stesso è obbligato a fissare un termine per la revisione periodica dei fascicoli del personale e la distruzione dei dati obsoleti.
Dettagli applicazione
I dati della candidatura relativi a un candidato non assunto devono essere distrutti entro un massimo di 4 settimane dalla fine della procedura di candidatura. Rientrano in questa categoria dati quali la lettera di motivazione o di candidatura, il CV, la dichiarazione sul comportamento, la corrispondenza con il richiedente. Con il consenso del richiedente è possibile conservare i dati per circa 1 anno.
Processo di reintegrazione
Quando un dipendente ha completato un processo di reintegrazione e ritorna al suo posto di lavoro, si applica un periodo di conservazione massimo di 2 anni dopo il completamento della reintegrazione. C'è un'eccezione a questo quando il datore di lavoro è autoassicuratore. In tale situazione, si applica un periodo di conservazione di 5 anni.
Massimo 2 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro
Dopo che un dipendente ha lasciato il rapporto di lavoro, la maggior parte dei dati (personali) nel fascicolo personale è soggetta a un periodo di conservazione fino a 2 anni.
Questa categoria comprende:
- Contratti di lavoro e relative modifiche;
- Corrispondenza relativa alle dimissioni;
- Relazioni di valutazioni e revisioni delle prestazioni;
- Corrispondenza relativa a promozione/retrocessione;
- Corrispondenza malattia da UWV e medico aziendale;
- Rapporti relativi al Gatekeeper Improvement Act;
- Accordi sull'appartenenza al comitato aziendale;
- Copia del certificato.
Almeno 5 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro
Alcuni dati del file personale sono soggetti a un periodo di conservazione di 5 anni. Il datore di lavoro è quindi obbligato a conservare questi dati per un periodo di 5 anni dopo che il dipendente ha lasciato il rapporto di lavoro. Questi sono i seguenti dati:
- Dichiarazioni fiscali sui salari;
- Copia del documento di identificazione del dipendente;
- Dati sull'etnia e sull'origine;
- Dati relativi alle imposte sui salari.
Tali dati dovrebbero quindi essere conservati per almeno cinque anni, anche se sostituiti da nuove dichiarazioni nel fascicolo personale.
Almeno 7 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro
Inoltre, il datore di lavoro ha anche un cosiddetto "obbligo di ritenzione fiscale". Ciò obbliga il datore di lavoro a conservare tutti i registri di base per un periodo di 7 anni. Quindi questo include i dati di base, i pignoramenti salariali, i registri delle buste paga e gli accordi salariali.
Periodo di conservazione scaduto?
Quando è scaduto un periodo massimo di conservazione dei dati di un fascicolo personale, il datore di lavoro non può più utilizzare i dati. Questi dati dovrebbero quindi essere distrutti.
Quando è scaduto un periodo minimo di conservazione, il datore di lavoro può distruggere questi dati. Un'eccezione si applica quando è scaduto un periodo minimo di conservazione e il dipendente richiede la distruzione dei dati.
Hai domande sui periodi di conservazione dei file del personale o sui periodi di conservazione di altri dati? Nel caso, per favore contattateci. Nostro avvocati del lavoro sarà felice di aiutarti!