La legge sul deposito elettronico nei registri commerciali: come il governo si muove con i tempi

Introduzione

Aiutare i clienti internazionali che hanno un'attività nei Paesi Bassi fa parte della mia pratica quotidiana. Dopotutto, i Paesi Bassi sono un ottimo paese in cui condurre affari, ma imparare la lingua o abituarsi alle pratiche commerciali olandesi può essere talvolta complicato per le società straniere. Pertanto, una mano amica è spesso apprezzata. La portata della mia assistenza spazia dall'assistenza in compiti complessi, all'aiuto nella comunicazione con le autorità olandesi. Di recente, ho ricevuto una domanda da un cliente per spiegare cosa era stato affermato in una lettera della Camera di commercio olandese. Questa semplice, sebbene importante e informativa lettera riguardava una novità nell'archiviazione dei bilanci, che a breve sarà possibile solo elettronicamente. La lettera era il risultato del desiderio del governo di spostarsi con i tempi, di sfruttare i vantaggi dello scambio elettronico di dati e di introdurre un modo standardizzato di gestire questo processo annuale ricorrente. Questo è il motivo per cui i bilanci devono essere depositati elettronicamente dall'esercizio finanziario 2016 o 2017, come previsto dal deponering a umido in handelsregisters langs elektronische weg (la legge sull'archiviazione elettronica nei registri commerciali), che è stata introdotta insieme all'Elektronische Besluit deponering handelsregisters (Risoluzione sull'archiviazione elettronica nei registri commerciali); quest'ultimo fornisce regole aggiuntive e dettagliate. Piuttosto un boccone, ma cosa comportano esattamente questo atto e risoluzione?

La legge olandese sull'archiviazione elettronica nei registri commerciali: come il governo si muove con i tempi

Allora e ora

In precedenza, i rendiconti finanziari potevano essere depositati presso la Camera di commercio sia elettronicamente che su carta. Il codice civile olandese conosce ancora ampiamente le disposizioni basate sul deposito su carta. Attualmente, questo metodo può essere visto come obsoleto e in realtà sono rimasto un po 'sorpreso dal fatto che questo sviluppo non sia sorto prima. Non è difficile immaginare che l'archiviazione dei rendiconti finanziari su carta presenti molti svantaggi rispetto all'archiviazione elettronica di questi documenti quando si guarda dal punto di vista dei costi e dei tempi. Pensa ai costi per la carta e ai costi e ai tempi necessari per mettere le dichiarazioni annuali su carta e presentarle - anche su carta - alla Camera di commercio, che deve quindi elaborare questi documenti scritti, senza nemmeno menzionare i tempi e i costi che ne derivano quando consente a un contabile di redigere o verificare questi rendiconti finanziari (non standardizzati). Pertanto, il governo ha proposto di utilizzare "SBR" (abbreviazione di: Standard Business Report), che è un metodo elettronico standardizzato per la creazione e la presentazione di informazioni e documenti finanziari, basato su un catalogo di dati (la Taxonomie olandese). Questo catalogo contiene definizioni di dati che possono essere utilizzate per creare i rendiconti finanziari. Un altro vantaggio del metodo SBR è che non sarà semplificato solo lo scambio di dati tra la società e la Camera di commercio, ma, come risultato della standardizzazione, lo scambio di dati con terzi diventerà più semplice. Le piccole imprese possono già presentare elettronicamente le dichiarazioni annuali mediante il metodo SBR dal 2007. Per le medie e grandi imprese questa possibilità è stata introdotta nel 2015.

Quindi, quando e per chi?

Il governo ha chiarito che la risposta a questa domanda è un tipico caso di "dimensioni importanti". Le piccole imprese saranno tenute a presentare i bilanci per via elettronica tramite SBR a partire dall'esercizio 2016 in poi. In alternativa, le piccole imprese che (redigono e) presentano gli stessi rendiconti finanziari, hanno la possibilità di depositare gli estratti conto tramite un servizio online gratuito - il servizio "zelf deponeren jaarrekening", attivo dal 2014. Il vantaggio di questo il servizio è che non si dovrà acquistare un software "compatibile SBR". Le medie imprese dovranno presentare i rendiconti finanziari tramite SBR a partire dall'esercizio finanziario 2017 in poi. Anche per queste aziende verrà introdotto un servizio online temporaneo alternativo ("opstellen jaarrekening"). Tramite questo servizio, le medie imprese possono redigere gli stessi rendiconti finanziari in formato XBRL. Successivamente queste dichiarazioni possono essere inviate tramite un portale online ("Digipoort"). Ciò significa che la società non dovrà necessariamente acquistare immediatamente un software "compatibile con SBR". Questo servizio sarà temporaneo e cadrà dopo cinque anni, a partire dal 2017. Non vi è ancora alcun obbligo per le grandi aziende e le strutture di gruppo di medie dimensioni di presentare i bilanci tramite SBR. Questo perché queste aziende hanno a che fare con una serie di requisiti molto complessi. L'aspettativa è che queste aziende avranno l'opportunità di scegliere tra l'archiviazione tramite SBR o l'archiviazione attraverso un formato europeo specifico dal 2019 in poi.

Nessuna regola senza eccezioni

Una regola non sarebbe una regola se non ci fossero eccezioni da fare. Due, per essere precisi. Le nuove norme relative all'archiviazione dei rendiconti finanziari non si applicano alle persone giuridiche e alle società con sede legale al di fuori dei Paesi Bassi, che, sulla base della Handelsregisterbesluit 2008 (Risoluzione del registro di commercio 2008), hanno l'obbligo di presentare i documenti finanziari presso la Camera di commercio, nella misura e nella forma in cui tali documenti devono essere divulgati nel paese della sede legale. La seconda eccezione è fatta per gli emittenti come definiti nell'articolo 1: 1 della Wft (Financial Supervision Act) e le filiali di un emittente, nel caso in cui si tratti di emittenti stessi. Un emittente è chiunque desideri emettere titoli o intende emettere titoli.

Altri punti di attenzione

Tuttavia, non è tutto. Le stesse persone giuridiche devono prendere nota di alcuni aspetti aggiuntivi di importanza. Uno di questi aspetti è il fatto che l'entità legale rimarrà responsabile della presentazione di bilanci conformi alla legge. Tra l'altro, ciò significa che i rendiconti finanziari dovrebbero essere in grado di creare una visione tale da consentire una valutazione sufficiente della posizione finanziaria della persona giuridica. Pertanto consiglio a tutte le società di controllare attentamente i dati nei rendiconti finanziari prima che vengano archiviati in qualsiasi momento. Ultimo ma non meno importante, prestare attenzione al fatto che il rifiuto di presentare le dichiarazioni nel modo prescritto, costituirà un reato sulla base del Wet op de Economische Delicten (Economic Offense Act). Piuttosto convenientemente, è stato confermato che i rendiconti finanziari creati con il metodo SBR possono essere utilizzati dall'assemblea degli azionisti per stabilire tali dichiarazioni. Questi conti possono anche essere soggetti a revisione contabile da parte di un contabile ai sensi dell'articolo 2: 393 del codice civile olandese.

Conclusione

Con l'introduzione della legge sull'archiviazione elettronica nei registri commerciali e la risoluzione associata, il governo ha mostrato un gradevole progresso. Di conseguenza, diventerà obbligatorio per le piccole e medie imprese depositare i bilanci elettronicamente rispettivamente dagli anni 2016 e 2017, a meno che la società non rientri nell'ambito di applicazione di una delle eccezioni. I vantaggi sono numerosi. Tuttavia, consiglio a tutte le aziende di mantenere il loro ingegno poiché la responsabilità finale spetta ancora alle società obbligate a presentare le stesse e in qualità di direttore della società, non vorrai certo lasciarti occupare delle conseguenze.

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